Captura de tiempos
Utiliza esta función para capturar diariamente los tiempos de trabajo.
Esta función se puede utilizar sola o junto con la función Registro de tiempo semanal (PJMTEW).
Si capturas tus propios tiempos, puedes asociarlos a proyectos, tareas o presupuestos determinados o registrar actividades fuera de proyecto, como vacaciones o una formación.
Si dispones de los derechos de administrador de captura de tiempos, puedes capturar los tiempos de cualquier colaborador.
La captura, la aprobación y la contabilización de los tiempos de trabajo son fases distintas del proceso. Si es necesario, hay una fase adicional disponible. Es la fase de control. En esta fase, el administrador de captura de tiempos puede verificar los tiempos validados antes de que los apruebe otro administrador. Cuando se utiliza la fase de control, el ciclo de procesamiento de una captura de tiempos es el siguiente:
- Captura: el tiempo de trabajo se captura y se valida.
La captura y la validación se realizan en esta función (PJMTE) o en la función Registro de tiempo semanal (PJMTEW).
Por lo general, el colaborador que crea el tiempo es el que lo captura y lo valida. También puede ser un administrador de captura de tiempos.
Cuando el parámetro PJMTIMAUTO - Validación auto. captura tpo. (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí, se crea una nueva línea de captura de tiempos en estado Validado. - Control: si el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria, hay que controlar todas las capturas de tiempos antes de poder aprobarlas.
La fase de control se desarrolla en la función Aprobación de tiempos (PTEVAL).
Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza el control. Independientemente del rol del jefe de proyecto o del administrador, deben contar con los derechos necesarios en su Ficha de usuario. - Aprobación: las capturas de tiempos validadas y controladas (opcional) se aprueban o se rechazan.
La aprobación o el rechazo de una captura de tiempos validada y controlada se realiza en la función Aprobación de tiempos (PTEVAL). Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza esta aprobación. - Tienes que aprobar las capturas de tiempos antes de poder contabilizarlas.
- Una vez controlada, la captura de tiempos no se puede modificar.
- Puedes acceder a las capturas rechazadas y corregirlas en esta función o en la función Registro de tiempo semanal.
- Contabilización: las capturas de tiempos aprobadas son las únicas que se pueden registrar como gastos de proyecto en el módulo de Contabilidad.
La contabilización de una captura de tiempos aprobada se realiza en función Contabilización de tiempos (PTELABPOS).
Hay que validar y controlar (si el parámetro PJMTIMENT está activado) todas las capturas antes de poder aprobarlas y contabilizarlas.
Requisitos previos
Consulta la documentación de Puesta en marcha
Gestión de pantalla
La función Captura de tiempos está compuesta por una sección de cabecera en la que se introducen los criterios de selección, dos secciones para capturar los tiempos y dos secciones de referencia:
- Resumen de tiempos. Utiliza esta sección para capturar por fecha el tiempo dedicado.
- Asignaciones. Utiliza esta sección para capturar por fecha el tiempo dedicado a la lista de operaciones a las que tú o el colaborador correspondiente estáis asignados en los proyectos que cumplen con los criterios.
- Sección analítica. Esta sección muestra las secciones analíticas asociadas a la línea de captura de tiempos seleccionada.
- Selección modelo actividad. Utiliza esta sección para seleccionar las actividades predefinidas que quieras añadir a tu registro de tiempo.
Cabecera
Esta sección permite filtrar o seleccionar registros de tiempo de los colaboradores:
- Fecha inicio/fin. Para consultar un único día, introduce la misma fecha en los campos Fecha inicio y Fecha fin. Para consultar todas las capturas actuales disponibles, deja en blanco el campo Fecha inicio.
- Proyecto. Introduce o selecciona un código de proyecto específico. Para incluir todos los proyectos a los que tú o el colaborador correspondiente estéis asignados, deja este campo en blanco.
Utiliza las casillas Solo XX para filtrar los resultados por estado de proyecto y/o captura de tiempos.
Los campos Fecha inicio y Fecha fin permiten filtrar las líneas de la sección Selección modelo actividad relativas a las actividades sin fecha o cuya fecha cumple con los criterios.
Bloque Número 3
Pestaña Resumen de tiempos
Esta sección muestra el tiempo dedicado por fecha según los criterios de selección. Permite capturar el tiempo dedicado a un proyecto, una tarea, una operación, un presupuesto o una actividad fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.). Cada línea de captura de tiempos vinculada a un proyecto proporciona información sobre los gastos, que permiten calcular la tasa que hay que aplicar al proyecto.
Los parámetros PJMTIMBUD - Permitir capturas tiempos en presupuesto y PJMTIMTAS - Permitir captura tiempo tareas (capítulo TC, grupo PJM) se pueden utilizar para controlar el carácter obligatorio u opcional de las capturas de tiempos de las operaciones y presupuestos específicos.
Las líneas de captura rechazadas se pueden corregir. Las líneas de captura controladas, validadas y contabilizadas no se muestran.
Se puede añadir una fase de control para aprobar las líneas validadas cuando el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria. Las líneas de captura de tiempos deben tener asignado el valor Controlado para poder pasar a Aprobado y contabilizarse en un proyecto.
Bloque Número 2
| Actualización carga restante |
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Descripciones de campos
Técnica |
| Operación (campo OPENUM) |
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Este campo indica el número de contador de la operación determinada para la que se capturan sus tiempos o los del colaborador correspondiente. |
| Carga prevista (campo EXTQTY) |
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Este campo indica el tiempo total previsto (estimado) para esta tarea del proyecto. La cantidad se expresa en la unidad de tiempo. |
| Carga consumida (campo CSMQTY) |
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Este campo indica el tiempo total que han consumido todos los colaboradores (tiempo agregado) en esta tarea u operación de tarea. La cantidad se expresa en la unidad de tiempo. |
| Carga restante (campo RMNQTY) |
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Este campo indica el tiempo total que queda por consumir (tiempo previsto - tiempo consumido) en esta tarea. La cantidad se expresa en la unidad de tiempo. Si es necesario, se puede modificar.
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| Unidad (campo OPEUOM2) |
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Este campo muestra la unidad de tiempo indicada en la operación de tarea del proyecto. |
Haz clic en Actualización carga restante desde el icono Acciones para modificar la cifra de la carga de trabajo restante o asignar colaboradores adicionales a la tarea. De esta forma, se garantiza que el proyecto muestre estimaciones en tiempo real de la carga de trabajo de cada operación.
Las cantidades acumuladas de la carga planificada y restante de todos los colaboradores deben ser iguales o inferiores a las de la línea de tarea operacional.
Haz clic en Cambio divisa desde el icono Acciones para mostrar o modificar el cambio aplicado a la línea.
Pestaña Asignaciones
Esta sección muestra la lista de operaciones a las que tú o el colaborador correspondiente estáis asignados en los proyectos que cumplen con los criterios de selección definidos en la cabecera. Utiliza esta sección en lugar de, o en conjunto con, la sección Resumen de tiempos para capturar los tiempos de trabajo.
Bloque Número 2
| Actualización carga restante |
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Descripciones de campos
Técnica |
| Operación (campo OPENUM) |
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Este campo indica el número de contador de la operación determinada para la que se capturan sus tiempos o los del colaborador correspondiente. |
| Carga prevista (campo EXTQTY) |
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Este campo indica el tiempo total previsto (estimado) para esta tarea del proyecto. La cantidad se expresa en la unidad de tiempo. |
| Carga consumida (campo CSMQTY) |
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Este campo indica el tiempo total que han consumido todos los colaboradores (tiempo agregado) en esta tarea u operación de tarea. La cantidad se expresa en la unidad de tiempo. |
| Carga restante (campo RMNQTY) |
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Este campo indica el tiempo total que queda por consumir (tiempo previsto - tiempo consumido) en esta tarea. La cantidad se expresa en la unidad de tiempo. Si es necesario, se puede modificar.
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| Unidad (campo OPEUOM2) |
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Este campo muestra la unidad de tiempo indicada en la operación de tarea del proyecto. |
Haz clic en Actualización carga restante desde el icono Acciones para modificar la cifra de la carga de trabajo restante o asignar colaboradores adicionales a la tarea. De esta forma, se garantiza que el proyecto muestre estimaciones en tiempo real de la carga de trabajo de cada operación.
Las cantidades acumuladas de la carga planificada y restante de todos los colaboradores deben ser iguales o inferiores a las de la línea de tarea operacional.
Haz clic en Cambio divisa desde el icono Acciones para mostrar o modificar el cambio aplicado a la línea.
Pestaña Sección analítica
Esta sección muestra las secciones analíticas asociadas a la línea de captura de tiempos seleccionada.
El código de sección por defecto PTE que se entrega con el sistema permite obtener valores de sección por defecto en cada nueva línea de captura de tiempos El código PTE se define en la función Secciones por defecto (GESCDE).
Bloque Número 2
Pestaña Selección modelo actividad
Utiliza esta sección para seleccionar las actividades predefinidas que quieras añadir a tu registro de tiempo.
El modelo contiene una lista de actividades sin fecha o con una fecha coherente con la indicada en la cabecera.
Cada actividad seleccionada se añade a una línea nueva del registro de tiempo. Una línea de actividad puede corresponder a una fecha o un día determinado o a una actividad genérica que se utiliza como referencia para añadir, si es necesario, ciertas actividades comunes al registro. Por lo tanto, una línea del modelo de actividad es, básicamente, una referencia de una actividad del registro de tiempo. Una vez que la línea se muestra en la sección Resumen de tiempos, puedes modificar la mayoría de los campos del modelo.
Sugerencia: Puedes añadir varias veces una misma actividad del modelo al registro de tiempo. Selecciona la actividad, desmarca la casilla Sel. y selecciona de nuevo la actividad. Cada vez que seleccionas una línea, la actividad se añade al Resumen de tiempos.
Bloque Número 2
Acciones específicas
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Haz clic en Buscar para cargar los tiempos correspondientes a los criterios de selección de la tabla Resumen de tiempos. |
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Haz clic en Modelo actividad para definir o modificar tu propio modelo de actividad. Puedes reutilizar las actividades del modelo en tus capturas de tiempos diarias o semanales. Sugerencia: Utiliza un modelo de actividad para ahorrar tiempo y evitar errores cuando el proyecto siga un esquema de trabajo periódico durante unas semanas, o si buscas una solución rápida para registrar las actividades fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.).
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