Aprobación de tiempos
Utiliza esta función para gestionar los tiempos que han capturado los colaboradores de forma individual.
Esta función permite controlar, aprobar o rechazar capturas de tiempos una vez que el colaborador ha capturado y validado el tiempo en la función Captura de tiempos (PJMTE) o Registro de tiempo semanal (PJMTEW). En una misma empresa, puedes gestionar las capturas de tiempos de una o todas las plantas, de uno o todos los empleados, de uno o todos los proyectos o de las actividades fuera de proyecto.
Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza el control y la aprobación.
La captura, la aprobación y la contabilización de los tiempos de trabajo son fases distintas del proceso. Si es necesario, hay una fase adicional disponible. Es la fase de control. En esta fase, el administrador de captura de tiempos puede verificar los tiempos validados antes de que los apruebe otro administrador. Cuando se utiliza la fase de control, el ciclo de procesamiento de una captura de tiempos es el siguiente:
- Captura: el tiempo de trabajo se captura y se valida.
La captura y la validación se realizan en la función Captura de tiempos (PJMTE) o Registro de tiempo semanal (PJMTEW).
Por lo general, el colaborador que crea el tiempo es el que lo captura y lo valida. También puede ser un administrador de captura de tiempos.
Cuando el parámetro PJMTIMAUTO - Validación auto. captura tpo. (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí, se crea una nueva línea de captura de tiempos en estado Validado. - Control: si el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria, hay que controlar todas las capturas de tiempos antes de poder aprobarlas.
La fase de control se desarrolla en esta función (PTEVAL).
Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza el control. Independientemente del rol del jefe de proyecto o del administrador, deben contar con los derechos necesarios en su Ficha de usuario. - Aprobación: las capturas de tiempos validadas y controladas (opcional) se aprueban o se rechazan.
La aprobación o el rechazo de una captura de tiempos validada y controlada se realiza en esta función (PTEVAL). Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza esta aprobación. - Tienes que aprobar las capturas de tiempos en esta función antes de poder contabilizarlas.
- Una vez controlada, la captura de tiempos no se puede modificar.
- Puedes acceder a las capturas rechazadas y corregirlas en la función Captura de tiempos o Registro de tiempo semanal.
- Contabilización: las capturas de tiempos aprobadas son las únicas que se pueden registrar como gastos de proyecto en el módulo de Contabilidad.
La contabilización de una captura de tiempos aprobada se realiza en función Contabilización de tiempos (PTELABPOS).
Hay que validar y controlar (si el parámetro PJMTIMENT está activado) todas las capturas antes de poder aprobarlas y contabilizarlas.
Las capturas de tiempos solo se pueden contabilizar si se han aprobado en esta función.
Requisitos previos
Consulta la documentación de Puesta en marcha
Gestión de pantalla
La función Aprobación de tiempos está compuesta por una sección de cabecera en la que se introducen los criterios de selección, dos secciones para consultar los tiempos de trabajo en espera de validación y para procesar los tiempos validados, y una sección de referencia:
- Por procesar. Esta sección permite modificar el estado de un registro de captura de tiempos.
- En espera de validación. Esta sección permite mostrar el tiempo dedicado por fecha que el colaborador todavía no ha validado. Esta sección permite que los administradores de capturas de tiempos verifiquen que todos los tiempos esperados se realizan en los plazos correspondientes.
- Sección analítica. Esta sección muestra los tipos de secciones analíticas asociados a la planta seleccionada. Las secciones analíticas sirven de referencia; no se pueden contabilizar en el libro mayor.
Cabecera
Esta sección permite filtrar o seleccionar registros de tiempo de los colaboradores:
- Fecha inicio/Fecha fin. Para gestionar los tiempos capturados de un solo día, introduce la misma fecha en los campos Fecha inicio y Fecha fin. Para consultar todas las capturas actuales disponibles, deja en blanco el campo Fecha inicio.
- Proyecto. Introduce o selecciona un código de proyecto específico. Para incluir todos los proyectos y las actividades fuera de proyecto, deja este campo en blanco.
Utiliza el campo Estado para filtrar los resultados según el estado de los registros de captura de tiempos. Este campo es obligatorio.
Bloque Número 2
Pestaña Por procesar
Esta sección permite modificar el estado de un registro de captura de tiempos.
Las acciones disponibles se muestran por orden en función del estado actual de la línea de captura de tiempos. Si, por ejemplo, tu organización ha establecido una fase de control, la acción Aprobar solo se muestra una vez que se han controlado los registros de tiempos de trabajo. El orden de gestión es Validar > Control (opcional) > Aprobar. La acción Denegar solo está disponible hasta que los tiempos de trabajo se controlan o aprueban, según la parametrización.
Sugerencia: Para modificar el estado de todas las líneas mostradas, haz clic en la acción Marcar todo.
La ficha de usuario controla cada etapa del ciclo de captura y validación de un registro de captura de tiempos de la siguiente manera:
La casilla Captura de tiempos debe estar marcada para poder capturar y validar tu propio tiempo de trabajo. Las casillas Captura de tiempos y Administrador captura tiempos deben estar marcadas para poder capturar los tiempos de otro usuario. El acceso a la función Aprobación de tiempos (PTEVAL) debe estar activado en el Perfil función con la opción 4 para poder validar los tiempos de otro usuario. El acceso a la función Aprobación de tiempos (PTEVAL) debe estar activado en el Perfil función con la opción 5 para poder controlar los tiempos de trabajo. El acceso a la función Aprobación de tiempos (PTEVAL) debe estar activado en el Perfil función con la opción 6 para poder aprobar los tiempos de trabajo. El acceso a la función Aprobación de tiempos (PTEVAL) debe estar activado en el Perfil función con la opción 7 para poder rechazar una línea de captura de tiempos.
Tabla
| Cambiar estado (campo CHGSTA) |
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Marca esta casilla para cambiar el estado de esta línea de captura de tiempos. |
| Estado (campo PTESTA) |
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Este campo muestra el estado actual del registro de captura de tiempos validado. Las siguientes fases están asociadas al ciclo de validación de una captura de tiempos:
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| Colaborador (campo CLB) |
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Código de usuario para el que se han capturado los tiempos de colaborador.
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| Fecha (campo PTEDAT) |
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Este campo muestra la fecha específica en la que el colaborador ha realizado el tiempo de mano de obra. Puede ser el tiempo dedicado a un proyecto, una tarea, una operación, un presupuesto o una actividad fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.). |
| Código proyecto (campo OPPNUM) |
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Este campo muestra el código de un proyecto en el que su empresa está trabajando actualmente. |
| Código tarea (campo TASCOD) |
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Este campo indica el código de tarea asociado al proyecto cuyos tiempos se están registrando. Cada código de tarea corresponde a una fase operacional del proyecto. |
| Operación (campo OPENUM) |
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Este campo indica el número de contador de una operación determinada para la que se registran los tiempos del colaborador. |
| Código presupuesto (campo PBUCOD) |
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Este campo indica el código del presupuesto asociado al proyecto cuyos tiempos se están registrando. Cada código de presupuesto corresponde a una fase financiera del proyecto. |
| Descripción (campo PTEDESAXX) |
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Este campo muestra la descripción del número de contador de la operación. |
| Divisa (campo CUR) |
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Este campo recupera por defecto la divisa asociada a la planta de venta (campo Planta de venta) definida para el proyecto. Una vez creado el proyecto, ya no se puede modificar. |
| Unidad (campo PTEUOM) |
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Este campo indica el código de la unidad de tiempo utilizada para registrar los tiempos de mano de obra. |
| Tpo dedicado (campo PTEQTY) |
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Este campo muestra el tiempo que ha capturado el colaborador en un actividad y una fecha determinadas. Puede ser el tiempo dedicado a un proyecto, una tarea, una operación, un presupuesto o una actividad fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.). |
| Categoría de tiempo (campo PTETYP) |
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Este campo indica la categoría de hora específica (horas suplementarias, doble turno, desplazamientos, etc.) para la que se han registrado los tiempos del colaborador. |
| Coeficiente multiplicador (campo PTETYPRAT) |
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Este campo indica el coeficiente multiplicador que se aplica a las tasas de mano de obra definidas en los campos Tasa MO proyecto (PJMCST) y Tasa MO colab. (CLBCST) de la captura de tiempos. Depende del valor del campo Categoría de tiempo (PTETYP). Por ejemplo, este campo muestra el valor "1" cuando el coste se multiplica por 1 (horas de trabajo normales) y el valor "2" cuando el coste se multiplica por 2 (horas suplementarias). Si muestra el valor 0, la captura de tiempos se inicializa con el valor 0. Este coeficiente multiplicador se utiliza en la función Seguimiento financiero (PJMFINOV0) para calcular los gastos y en la función Contabilización de tiempos (PTELABPOS) para calcular el valor de la línea de asiento asociada. El importe contabilizado se calcula aplicando la fórmula adecuada:
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| Tiempo facturable (campo BILLABLE) |
| Facturado el (campo BILFRO) |
| Número plan facturación (campo PRGBILNUM) |
| Planta financiera (campo FCY) |
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Este campo muestra, en un código presupuestario, la planta financiera asociada a la planta operacional y, en una tarea, la planta operacional del proyecto. |
| Creada por (campo CREUSR) |
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Este campo muestra el código del usuario que ha creado o introducido el registro. |
| Actualizado por (campo UPDUSR) |
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Este campo muestra el código del último usuario que ha modificado el registro. |
| Validado por (campo VALUSR) |
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Este campo indica el código del usuario que ha validado el registro. |
| Controlado por (campo CTRLUSR) |
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Este campo indica el código del usuario que ha controlado el registro. En otras palabras, este campo indica que un jefe o administrador de proyecto ha revisado esta ficha de captura de tiempos antes de que otro jefe o administrador de proyecto la apruebe.
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| Aprobado por (campo APPRUSR) |
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Este campo indica el código del usuario que ha aprobado el registro. |
| Rechazado por (campo REJUSR) |
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Este campo, si se alimenta, muestra el código del usuario que ha rechazado el registro. |
| Contabilizado por (campo POSTUSR) |
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Este campo indica el código del usuario que ha contabilizado el registro. |
| Cambio divisa |
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Haz clic en Cambio divisas desde el icono Acciones para mostrar o modificar el cambio aplicado a la línea. |
Pestaña En espera de validación
Esta sección muestra todas las nuevas capturas de tiempos correspondientes a los filtros definidos en la sección de cabecera. Esta sección permite mostrar por fecha los tiempos que el colaborador todavía no ha validado.
Las capturas de tiempos que se muestran en esta sección no están listas para procesarse.
Esta sección permite que los administradores de capturas de tiempos verifiquen que todos los tiempos esperados se realizan en los plazos correspondientes.
Tabla
| Colaborador (campo CLB) |
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Código de usuario para el que se han capturado los tiempos de colaborador.
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| Fecha (campo PTEDAT) |
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Este campo muestra la fecha específica en la que el colaborador ha realizado el tiempo de mano de obra. Puede ser el tiempo dedicado a un proyecto, una tarea, una operación, un presupuesto o una actividad fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.). |
| Código proyecto (campo OPPNUM) |
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Este campo muestra el código de un proyecto en el que su empresa está trabajando actualmente. |
| Código tarea (campo TASCOD) |
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Este campo indica el código de tarea asociado al proyecto cuyos tiempos se están registrando. Cada código de tarea corresponde a una fase operacional del proyecto. |
| Operación (campo OPENUM) |
|
Este campo indica el número de contador de una operación determinada para la que se registran los tiempos del colaborador. |
| Código presupuesto (campo PBUCOD) |
|
Este campo indica el código del presupuesto asociado al proyecto cuyos tiempos se están registrando. Cada código de presupuesto corresponde a una fase financiera del proyecto. |
| Descripción (campo PTEDESAXX) |
|
Este campo muestra la descripción del número de contador de la operación. |
| Unidad (campo PTEUOM) |
|
Este campo indica el código de la unidad de tiempo utilizada para registrar los tiempos de mano de obra. |
| Tpo dedicado (campo PTEQTY) |
|
Este campo muestra el tiempo que ha capturado el colaborador en un actividad y una fecha determinadas. Puede ser el tiempo dedicado a un proyecto, una tarea, una operación, un presupuesto o una actividad fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.). |
| Categoría de tiempo (campo PTETYP) |
|
Este campo indica la categoría de hora específica (horas suplementarias, doble turno, desplazamientos, etc.) para la que se han registrado los tiempos del colaborador. |
| Coeficiente multiplicador (campo PTETYPRAT) |
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Este campo indica el coeficiente multiplicador que se aplica a las tasas de mano de obra definidas en los campos Tasa MO proyecto (PJMCST) y Tasa MO colab. (CLBCST) de la captura de tiempos. Depende del valor del campo Categoría de tiempo (PTETYP). Por ejemplo, este campo muestra el valor "1" cuando el coste se multiplica por 1 (horas de trabajo normales) y el valor "2" cuando el coste se multiplica por 2 (horas suplementarias). Si muestra el valor 0, la captura de tiempos se inicializa con el valor 0. Este coeficiente multiplicador se utiliza en la función Seguimiento financiero (PJMFINOV0) para calcular los gastos y en la función Contabilización de tiempos (PTELABPOS) para calcular el valor de la línea de asiento asociada. El importe contabilizado se calcula aplicando la fórmula adecuada:
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| Divisa (campo CUR) |
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Este campo recupera por defecto la divisa asociada a la planta de venta (campo Planta de venta) definida para el proyecto. Una vez creado el proyecto, ya no se puede modificar. |
| Estado (campo PTESTA) |
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Este campo muestra el estado En espera del validación. Este estado indica que la línea de captura de tiempos está incompleta, sigue en curso o no se ha considerado válida, se ha corregido y está en espera de validación. |
| Cambio divisas |
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Haz clic en Cambio divisas desde el icono Acciones para mostrar o modificar el cambio aplicado a la línea. |
Pestaña Sección analítica
Esta sección muestra los tipos de secciones analíticas asociados a una captura de tiempos seleccionada en la sección Por procesar.
Las secciones analíticas sirven de referencia; no se pueden modificar en esta función.
El código de sección por defecto PTE que se entrega con el sistema permite obtener valores de sección por defecto en cada nueva captura de tiempos El código PTE se define en la función Secciones por defecto (GESCDE).
Bloque Número 2
Acciones específicas
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Haz clic en la acción Buscar para cargar la lista de capturas de tiempos que corresponden a los criterios de selección. El número máximo de líneas mostradas se define en la función Pantallas de consulta para el código PTE. |
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Haz clic en Marcar todo para seleccionar las casillas Cambiar estado de todas las líneas de la sección Por procesar. |
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Haz clic en Deseleccionar todo para desmarcar las casillas Cambiar estado de todas las líneas de la sección Por procesar. |
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Haz clic en la acción Validar para validar todas las líneas de la sección Por procesar con la casilla Cambiar estado marcada. |
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Haz clic en la acción Control para confirmar la revisión de todas las líneas de la sección Por procesar con la casilla Cambiar estado marcada. Esta acción solo está disponible si tu organización lleva a cabo una fase de control en el proceso de aprobación de los tiempos de trabajo (el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria). |
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Haz clic en la acción Denegar para rechazar formalmente todas las líneas de la sección Por procesar con la casilla Cambiar estado marcada. Esta acción solo está disponible en las líneas de captura de tiempos en estado Validado. No está disponible en las líneas controladas o aprobadas.
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Haz clic en la acción Aprobar para confirmar la revisión de todas las líneas de la sección Por procesar con la casilla Cambiar estado marcada y aprobarlas para contabilización.
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