Registro de tiempo semanal
Utiliza esta función para capturar los tiempos realizados durante una semana de trabajo determinada.
Esta función se puede utilizar sola o con Captura de tiempos (PJMTE).
Si capturas tus propios tiempos, puedes asociarlos a proyectos, tareas o presupuestos determinados o registrar actividades fuera de proyecto, como vacaciones o una formación de una semana entera.
Si dispones de los derechos de administrador de captura de tiempos, puedes capturar los tiempos de cualquier colaborador asignado a un proyecto.
Fases de la gestión de tiempos
La captura, la aprobación y la contabilización de los tiempos de mano de obra en los proyectos son fases distintas del proceso. Si es necesario, hay una fase adicional disponible. Es la fase de control. En esta fase, el administrador de captura de tiempos puede verificar los tiempos validados antes de que los apruebe otro administrador. Cuando se utiliza la fase de control, el ciclo de procesamiento de una captura de tiempos es el siguiente:
- Captura. El tiempo de trabajo se captura y se valida.
La captura y la validación se realizan en esta función o en Captura de tiempos (PJMTE). En esta función, estos procesos son más rápidos cuando los tiempos corresponden a una semana laboral.
Por lo general, el colaborador que crea el tiempo es el que lo captura y lo valida. También puede ser un administrador de captura de tiempos.
Cuando el parámetro PJMTIMAUTO - Validación auto. captura tpo. (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Sí, se crea una nueva línea de captura de tiempos en estado Validado. - Control. Si el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria, hay que controlar todas las capturas de tiempos antes de poder aprobarlas.
La fase de control se desarrolla en la función Aprobación de tiempos (PTEVAL).
Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza el control. Independientemente del rol del jefe de proyecto o del administrador, deben contar con los derechos necesarios en su ficha de usuario. -
Aprobación. Las capturas de tiempos validadas y controladas (opcional) se aprueban o se rechazan.
La aprobación o el rechazo de una captura de tiempos validada y controlada se realiza en la función Aprobación de tiempos (PTEVAL). Por lo general, el jefe de proyecto o el administrador del proyecto es el que realiza esta aprobación.- Tienes que aprobar las capturas de tiempos antes de poder contabilizarlas.
- Una vez controlada, la captura de tiempos no se puede modificar.
- Puedes acceder a las capturas rechazadas y corregirlas en esta función o en Captura de tiempos.
- Contabilización. Las capturas de tiempos aprobadas son las únicas que se pueden registrar como gastos de proyecto en el módulo de Contabilidad.
Estas se contabilizan en la función Contabilización de tiempos (PTELABPOS).
Hay que validar y controlar (si el parámetro PJMTIMENT está activado) todas las capturas antes de poder aprobarlas y contabilizarlas.
Requisitos previos
Consulta la documentación de Puesta en marcha.
Gestión de pantalla
Esta función está compuesta por una sección de cabecera en la que se introducen los criterios de selección y una sección de referencia:
- Cabecera
- Resumen de tiempos. Utiliza esta sección para capturar tus tiempos diarios relativos a una semana completa.
- Selección modelo actividad. Utiliza esta sección para seleccionar las actividades predefinidas que quieras añadir a tu registro de tiempo.
Cabecera
Utiliza esta sección para filtrar o seleccionar las capturas de tiempos de una semana determinada de los colaboradores:
Bloque número 1
Colaborador (campo CLB) |
Este campo muestra tu código de usuario. Si estás autorizado para capturar los tiempos de todos los colaboradores, introduce o selecciona el código del usuario para el que quieres capturar los tiempos. Si capturas tus propios tiempos, debes tener marcada la casilla Captura de tiempos en tu ficha de usuario. |
Proyecto (campo OPPNUM) |
Utiliza este campo para filtrar los códigos de proyecto de origen (maestros) a los que tú o el colaborador correspondiente estáis asignados. Introduce o selecciona un código de proyecto específico. Para incluir todos los códigos de proyecto, deja este campo en blanco. |
Semana (campo PTEWEEK) |
Se muestra la semana actual del año. Indica el número de semana para filtrar los resultados de una semana determinada. Para encontrar el número de semana, introduce una fecha en el campo Fecha inicio y tabula en el campo Fecha fin o selecciona la acción Buscar. |
Fecha inicio (campo STRDAT) |
Filtra las capturas de tiempos de una semana determinada del año. La fecha de inicio es el primer día de trabajo de la semana indicada. Puedes introducir cualquier fecha en el campo Fecha inicio. Los campos Fecha inicio y Fecha fin muestran automáticamente las fechas de la semana correspondiente y el campo Semana muestra automáticamente el número de la semana. Los campos de fecha también permiten filtrar las líneas de la sección Selección modelo actividad relativas a las actividades sin fecha o cuya fecha se encuentra en la semana indicada. |
Unidad (campo PTEUOM) |
Esta es la unidad de tiempo indicada en la operación de tarea del proyecto, pero se puede modificar. |
Sgmto. categ. (campo CATTRK) |
Marca esta casilla para asignar el tiempo de mano de obra a una categoría de tiempo específica (horas suplementarias, doble turno, desplazamientos). La columna adicional Categoría de tiempo se muestra en la sección Resumen de tiempos. |
Pestaña de resumen de tiempos
Esta sección muestra la lista de proyectos y tareas a los que tú o el colaborador correspondiente estáis asignados cada día de la semana indicada. Permite capturar, modificar y validar los tiempos dedicados a un proyecto, una tarea, una operación, un presupuesto o una actividad fuera de proyecto (vacaciones, formación, etc.) durante una semana completa. Cada línea de captura de tiempos vinculada a un proyecto proporciona información sobre los gastos, que permiten calcular la tasa que hay que aplicar al proyecto.
Los parámetros PJMTIMBUD - Permitir capturas tiempos en presupuesto y PJMTIMTAS - Permitir captura tiempo tareas (capítulo TC, grupo PJM) se pueden utilizar para controlar el carácter obligatorio u opcional de las capturas de tiempos de las operaciones y presupuestos específicos.
Las líneas de captura rechazadas se pueden corregir. Las líneas de captura controladas, aprobadas y contabilizadas también se muestran.
Se puede añadir una fase de control para aprobar las líneas validadas cuando el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria. Las líneas de captura de tiempos deben tener asignado el valor Controlado para poder pasar a Aprobado y contabilizarse en un proyecto.
Los tiempos se capturan por día y por tarea de proyecto o fuera de proyecto. Puedes añadir una tarea de proyecto o fuera de proyecto en la sección Selección modelo actividad si quieres registrar los tiempos de una tarea que no se muestra en la pantalla y añadir los detalles de dicha tarea de forma manual. La tabla utiliza un código de color determinado para visualizar fácilmente el estado de las capturas de tiempos. El color del borde cambia según la acción realizada en la línea o en una captura de tiempos determinada o cuando un administrador de captura de tiempos realiza una acción, como una aprobación, en otra función. Los totales diarios, semanales y de tarea se van calculando conforme se añaden y registran los tiempos.
Los siguientes colores por defecto están asociados a los estados de los tiempos:
Borde gris: la captura está contabilizada. Estos valores no se pueden modificar. Has validado los tiempos y un administrador o un jefe de proyecto los ha aprobado y contabilizado.
Borde azul oscuro: la captura está aprobada. Estos valores no se pueden modificar. Has validado los tiempos y un administrador o un jefe de proyecto los ha aprobado.
Borde verde: la captura está validada. Estos valores se pueden modificar. Has capturado y validado los tiempos. Puedes cancelar la validación y modificar estos valores hasta que los apruebe un administrador o un jefe de proyecto.
Borde azul claro: la captura está controlada. Estos valores no se pueden modificar. Este estado corresponde a una fase opcional. Solo se muestra cuando el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria. Un administrador de captura de tiempos tiene que controlar las capturas de tiempos validadas y otro administrador tiene que aprobarlas.
Borde naranja: la captura está en espera de validación. Estos valores se pueden modificar. Has capturado los tiempos, pero no los has validado. Tienes que validar los tiempos para que un administrador pueda aprobarlos.
Borde rojo: la captura está rechazada. Estos valores se pueden modificar. Un administrador de captura de tiempos ha rechazado la captura. Tienes que modificarla y validarla de nuevo.
Celda azul: el tiempo total. El sistema calcula el total de horas dedicadas correspondientes al día, la semana y cada tarea conforme se capturan y registran los tiempos.
Tabla
Objeto destino (campo OBJDES) |
Esta es la estructura (jerarquía) del proyecto. Se incluyen todos los elementos de la estructura correspondientes a los criterios de selección definidos. Puedes expandir cada línea del nivel superior para mostrar los subniveles de la jerarquía. |
Categoría de tiempo (campo PTETYP) |
Este campo permite asignar el tiempo de mano de obra a una categoría de tiempo específica (horas suplementarias, doble turno). El código de la categoría de tiempo se muestra cuando la captura de tiempos es nueva y ya hay una categoría de tiempo definida en el proyecto o en la ficha de usuario del colaborador. Si es necesario, se puede modificar. Si el campo Proyecto (OPPNUMSCR) está en blanco, solo puedes indicar una categoría fuera de proyecto (baja por enfermedad, vacaciones). Las categorías de tiempo de un proyecto se pueden definir a nivel de un presupuesto, una tarea, una operación o una línea de asignación de colaborador. |
Proyecto (campo OPPNUMSCR) |
Este es el código del proyecto en el que está trabajando tu empresa y para el que quieres capturar los tiempos. |
Tarea (campo TASCODSCR) |
Este es el código de tarea para el que se capturan tus tiempos o los de un colaborador. |
Operación (campo OPENUM) |
Este es el número de contador de la operación para la que se capturan los tiempos. Este campo es obligatorio cuando hay un código de tarea (TASCOD) definido y el parámetro PJMTIMTAS - Permitir captura tiempo tareas (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor No. |
Presupuesto (campo PBUCODSCR) |
Este es el código de presupuesto para el que se capturan tus tiempos o los de un colaborador. Cada código de presupuesto corresponde a una fase financiera del proyecto. |
Descripción (campo PTEDESAXX) |
Esta es la descripción de la tarea, operación o código de presupuesto definido para la actividad de proyecto o fuera de proyecto. Se puede modificar. |
Validar (campo PTEVALALL) |
Estas casillas se controlan inicialmente con el parámetro PJMTIMAUTO - Validación auto. captura tpo. (capítulo TC, grupo PJM):
Para poder cambiar la casilla de otro colaborador, debes ser administrador de captura de tiempos (casilla Administrador captura tiempos marcada en tu ficha de usuario y acceso a la función Aprobación de tiempos (PTEVAL) activado en tu perfil de función con la opción 4). Se puede añadir una fase de control para aprobar las líneas validadas cuando el parámetro PJMTIMENT - Fase control captura tiempo (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor Obligatoria. |
Facturable (campo BILLABLEAL) |
Total (campo PTETOT) |
Este es el tiempo total acumulado del colaborador según los criterios de selección. Si modificas los filtros, los valores de resumen se actualizan en consecuencia. |
Campo PTEQTY1 |
Este es el tiempo que tú o el colaborador habéis dedicado al proyecto mostrado el día de la semana indicado. Los tiempos se pueden capturar para un proyecto, una tarea, una operación o un código de presupuesto específicos. El total de horas capturadas cada día de la semana, el total de la semana y el total de horas de cada tarea se van acumulando en la captura. |
Facturable desde (campo BILFROALL) |
División captura tiempos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Haz clic en División captura tiempos desde el icono Acciones para crear varias capturas de tiempos para una misma actividad y una misma jornada de trabajo. También puedes dividir los tiempos de una tarea determinada si pertenecen a categorías de tiempo diferentes, como horas de trabajo estándar y horas suplementarias. Los totales diarios se van calculando conforme se añaden y registran los tiempos en las subtareas. Esta acción solo está disponible en las celdas con varias capturas de tiempos. Para añadir varias capturas de tiempos a un mismo día, haz clic en Detalle capt. tiempos desde el icono Acciones y, a continuación, en Nuevo. |
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Actualización carga restante | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Descripciones de campos
Carga operación
Haz clic en Actualización carga restante desde el icono Acciones para modificar la cifra de la carga de trabajo restante o asignar colaboradores adicionales a la tarea. De esta forma, se garantiza que el proyecto muestre estimaciones en tiempo real de la carga de trabajo de cada operación. Los valores acumulados de la carga planificada y restante de todos los colaboradores deben ser iguales o inferiores a los de la línea de tarea. |
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Dividir todas las líneas | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Haz clic en Dividir todas las líneas desde el icono Acciones para crear varias capturas de tiempos para cada actividad de una misma jornada de trabajo. También puedes dividir los tiempos de una tarea determinada si pertenecen a categorías de tiempo diferentes, como horas de trabajo estándar y horas suplementarias. Los totales diarios se van calculando conforme se añaden y registran los tiempos en las subtareas. Esta acción solo está disponible en las celdas con varias capturas de tiempos. Para añadir varias capturas de tiempos a un mismo día, haz clic en Detalle capt. tiempos desde el icono Acciones y, a continuación, en Nuevo. |
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Suprimir | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Haz clic en Suprimir desde el icono Acciones para suprimir una captura de tiempos. Solo puedes suprimir las capturas en estado En espera de validación o Rechazado, es decir, las que tienen un borde naranja o rojo. |
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Validar | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Haz clic en Validar desde el icono Acciones para validar una captura de tiempos. Tienes que validar los tiempos para que un administrador pueda aprobarlos. Solo puedes validar las capturas en estado En espera de validación, es decir, las que tienen un borde naranja. Para cancelar la validación de una captura de tiempos, haz clic en Invalidar. Solo puedes invalidar las capturas en estado Validado, es decir, las que tienen un borde verde. No puedes modificar las capturas en estado Controlado, Aprobado o Contabilizado, es decir, las que tienen un borde azul claro, azul oscuro o gris, respectivamente. |
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Comentarios | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Descripciones de campos
Descripción
Comentario
Haz clic en Comentarios desde el icono Acciones para introducir una descripción detallada y comentarios que aporten más información sobre la captura de tiempos. |
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Detalle capt. tiempos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Descripciones de campos
Bloque número 1
Descripción
Comentario
Bloque número 4
Haz clic en Detalle capt. tiempos desde el icono Acciones para abrir una pantalla con los detalles de la captura de tiempos. Los campos se pueden modificar o no en función de tus derechos de usuario. Los detalles incluyen los tiempos de una tarea determinada, la descripción de la tarea y los comentarios introducidos. En esta pantalla también puedes añadir una nueva captura de tiempos para el mismo día. |
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Cambio divisa | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Haz clic en Cambio divisa desde el icono Acciones para introducir un cambio de divisa para la captura de tiempos. |
Pestaña de selección de modelo de actividad
Utiliza esta sección para seleccionar las actividades predefinidas que quieras añadir a tu registro de tiempo.
El modelo contiene una lista de actividades sin fecha o con una fecha coherente con la indicada en la cabecera.
Cada actividad seleccionada se añade a una línea nueva del registro de tiempo. Una línea de actividad puede corresponder a una fecha o un día determinado o a una actividad genérica que se utiliza como referencia para añadir, si es necesario, ciertas actividades comunes al registro. Por lo tanto, una línea del modelo de actividad es, básicamente, una referencia de una actividad del registro de tiempo. Una vez que la línea se muestra en la sección Resumen de tiempos, puedes modificar la mayoría de los campos del modelo.
Tabla
Sel. (campo PTESEL) |
Marca esta casilla para añadir la línea del modelo al registro de tiempo. |
Fecha (campo PTEDAT) |
Esta es la fecha de la actividad. El tiempo preregistrado se muestra en el registro de tiempo de esta fecha. |
Día (campo PTEDAY) |
Este es el día de la semana de la actividad. El tiempo preregistrado se muestra en el registro de tiempo de este día. |
Categoría de tiempo (campo PTETYP) |
Esta es la categoría de tiempo asociada a esta actividad (horas suplementarias, desplazamientos, etc.). |
Proyecto (campo OPPNUM) |
Este es el código del proyecto en el que está trabajando tu empresa y para el que se capturan tus tiempos o los de un colaborador. |
Tarea (campo TASCOD) |
Este es el el código de una tarea de la estructura de tareas del proyecto principal. Cada código de tarea corresponde a una fase operacional del proyecto. |
Operación (campo OPENUM) |
Este es el número de contador de la operación determinada para la que se capturan los tiempos. Este campo es obligatorio cuando hay un código de tarea (TASCOD) definido y el parámetro PJMTIMTAS - Permitir captura tiempo tareas (capítulo TC, grupo PJM) tiene asignado el valor No. Cuando el parámetro PJMTIMTAS - Permitir captura tiempo tareas tiene asignado el valor Sí, este campo se puede dejar en blanco. |
Presupuesto (campo PBUCOD) |
Este es el código de un presupuesto de la estructura de costes del proyecto principal. Cada código de presupuesto corresponde a una fase financiera del proyecto. |
Descripción (campo PTEDESAXX) |
Esta es la descripción de la tarea, operación o código de presupuesto definido en el proyecto, la descripción de una actividad fuera de proyecto o la descripción personalizada introducida en el modelo. Se puede modificar. |
Unidad tiempo (campo PTEUOM) |
Este es el código de la unidad en la que se expresa el tiempo capturado para la actividad. Si has introducido una fecha o un día en la línea, este campo es obligatorio. |
Tpo dedicado (campo PTEQTY) |
Este es el tiempo de mano de obra en la fecha o el día de la semana indicados. Si has introducido una fecha o un día en la línea, este campo es obligatorio. |
Origen (campo PTEORI) |
Este campo indica si el tiempo de la actividad se captura manualmente o se importa con el modelo PJMTIMACTI - Modelo de actividad. |
Acciones específicas
Haz clic en Buscar para cargar las actividades de proyecto y fuera de proyecto correspondientes a los criterios de selección de la tabla Resumen de tiempos. |
Haz clic en Copiar semana para duplicar todas las capturas de tiempos de la semana correspondiente en otra semana. La semana de destino por defecto es la siguiente, pero puedes seleccionar otra semana más tardía si es necesario. El fichero de traza mostrado incluye detalles de los proyectos, las tareas y las operaciones procesadas.
También puedes copiar la semana de origen en varias semanas de destino. Si una captura del registro de tiempo ya existe en la semana de destino, esta acción solo añade las capturas nuevas y no sobrescribe las existentes.
El estado de validación de cada nueva línea de captura de tiempos depende del parámetro PJMTIMAUTO - Validación auto. captura tpo. (capítulo TC, grupo PJM).
Semana de origen (campo WEEKSOC) |
Este campo corresponde al número de semana indicado en el registro de tiempo semanal asociado. Para modificarlo, vuelve al registro de tiempo y selecciona otro número de semana. |
Fecha inicio (campo STRDATSOC) |
La fecha de inicio corresponde al primer día laborable de la semana de trabajo de origen indicada y la fecha de fin corresponde al último día de trabajo de dicha semana. Estos campos corresponden al número de semana indicado en el registro de tiempo semanal asociado. Para modificarlos, vuelve al registro de tiempo y selecciona otro número de semana. |
Semana de destino (campo WEEKDES) |
Mantén la semana de destino que se muestra por defecto. Es la semana siguiente a la semana de origen. Para duplicar todas las capturas de tiempos de la semana de origen en otra semana, introduce un número de semana. Para encontrar el número de semana, puedes introducir una fecha en el campo Fecha inicio o Fecha fin. El número de semana se muestra automáticamente. |
Fecha inicio (campo STRDATDES) |
Estos campos muestran el primer y último día de trabajo del número de semana de destino. Si has introducido una semana de destino, mantén las fechas indicadas. Para duplicar todas las capturas de tiempos de la semana de origen en otra semana, introduce una fecha en los campos Fecha inicio o Fecha fin. Según el campo introducido, el campo correspondiente se alimenta automáticamente con la fecha de inicio o fin de la semana y el número de la semana de destino se muestra automáticamente. |
Haz clic en Modelo actividad para definir o modificar tu propio modelo de actividad. Puedes reutilizar las actividades del modelo en tus capturas de tiempos diarias o semanales.
Cada línea definida en el modelo de actividad puede corresponder a una fecha o un día determinado o a una actividad genérica que se utiliza como referencia para añadir, si es necesario, ciertas actividades comunes al registro.
Tabla
Fecha (campo PTEDAT) |
Esta es la fecha para la que quieres capturar los tiempos. Este campo es opcional. Si introduces una fecha, deja el campo Día en blanco. Si introduces un día, deja el campo Fecha en blanco. |
Día (campo PTEDAY) |
Este es el día de la semana para el que quieres capturar los tiempos. Este campo es opcional. Si introduces una fecha, deja el campo Día en blanco. Si introduces un día, deja el campo Fecha en blanco. |
Categoría de tiempo (campo PTETYP) |
Este campo permite asignar el tiempo de mano de obra a una categoría de tiempo específica (horas suplementarias, doble turno). |
Proyecto (campo OPPNUM) |
Este es el código del proyecto en el que está trabajando tu empresa y para el que quieres capturar los tiempos. |
Tarea (campo TASCOD) |
Este es el código de tarea específico para el que se capturan los tiempos. Cada código de tarea corresponde a una fase operacional del proyecto. |
Operación (campo OPENUM) |
Este es el número de contador de la operación para la que se capturan los tiempos. |
Presupuesto (campo PBUCOD) |
Este es el código de presupuesto específico para el que se capturan los tiempos. Cada código de presupuesto corresponde a una fase financiera del proyecto. |
Descripción (campo PTEDESAXX) |
Esta es la descripción de la tarea, operación o código de presupuesto definido en el proyecto, la descripción de una actividad fuera de proyecto o la descripción personalizada introducida en el modelo. Se puede modificar. |
Unidad tiempo (campo PTEUOM) |
Este es el código de la unidad en la que se expresa el tiempo capturado para la actividad. Si has introducido una fecha o un día en la línea, este campo es obligatorio. |
Tpo dedicado (campo PTEQTY) |
Este es el tiempo trabajado durante la fecha o el día de la semana indicados. Si has introducido una fecha o un día en la línea, este campo es obligatorio. |
Origen (campo PTEORI) |
Este campo indica si el tiempo de la actividad se captura manualmente o se importa con el modelo PJMTIMACTI - Modelo de actividad. |
Mensajes de error
Todos los mensajes de error son genéricos.
Tablas utilizadas
Consulta la documentación de Puesta en marcha.