Cette fonction permet d'effectuer le report des pré-engagements et des engagements non soldés de l'exercice qui se termine sur l'exercice suivant.

En fin d'exrcice budgétaire, certaines demandes d'achats non commandées ou commandées partiellement, certaines commandes non facturées ou facturées partiellement, seront commandées ou facturées sur l'exercice suivant. Les demandes d'achats et les commandes devenues sans objet ayant été soldées préalablement, ces pré-engagements et engagements restants, ainsi que la part de budget correspondante, devront être reportés sur le nouvel exercice pour permettre :

  • La saisie d'une commande sur une demande d'achat de l'exercice précédent,
  • La saisie d'une facture sur une commande de l'exercice précédent,

Avec, remontée du budget correspondant dans les lignes budgétaires du nouvel exercice.

L'opération de report des pré-engagements et engagements non soldés s'effectue en deux étapes :

  • Sélection des lignes d'achats à reporter par la fonction BUOCMMREP (Budgets opérationnels/Clôture budgétaire/Report des engagements),
  • Présentation du résultat de la sélection sur un tableau qui permettra au responsable budgétaire de choisir les pré-engaments et les engagements à traiter.

Le report des pré-engagements et des engagements constitue la 3ème ou la quatrième étape de la clôture budgétaire (le traitement des Factures à recevoir de fin d'exercice pouvant être effectué avant ou après le report des pré-engagements et engagements non soldés).

Etapes de la clôture budgétaire

Etapes de la clôture budgétaire : 

SEEWARNING L'exécution de ces étapes doit suivre l'ordre chronologique ci-dessus, aux exceptions suivantes :

  • Si la reconduction d'une enveloppe annuelle n'est pas effectuée, le report des engagements et pré-engagements procédera à la création d'une nouvelle enveloppe, mais la reconduction ne sera plus possible.
  • Le report des engagements peut être effectué avant ou après le traitement des factures à recevoir de fin d'exercice,
  • Le report des enveloppes pluriannuelles est impérativement la dernière étape de la clôture budgétaire.

Conditions du report

Ligne destinataire existante

  • Le report des pré-engagements et des engagements ne peut être effectué que si la ligne budgétaire destinataire existante est de statut "APPROUVE".
  • Il  sera refusé lors du traitement si la ligne budgétaire destinataire existante est de statut "SAISI" ou "A APPROUVER".

Ligne destinataire inexistante

  • Dans ce cas, le report effectuera la création d'une ligne budgétaire de statut "APPROUVE", chaque report ultérieur sur cette ligne budgétaire viendra augmenter le montant approuvé de cette ligne.
  • Si le budget de l'exercice n'existe pas, le report en effectuera la création pour le montant approuvé de la ligne budgétaire. Ce budget sera de statut "SAISI".
  • Si le budget de l'exercice existe, le montant de la nouvelle ligne budgétaire, viendra en augmenter le montant, sans modification de son statut.
  • Si l'enveloppe n'existe pas, le report en effectuera la création pour le montant du budget. Cette enveloppe sera de statut "SAISI".
  • Si l'enveloppe existe, le montant de la nouvelle ligne budgétaire, viendra en augmenter le montant, sans modification de son statut.

Résultats du report

Exercice émetteur :

Mises à jour communes aux enveloppes annuelles et pluriannuelles :
  • Déduction du montant reporté du montant budgété de la ligne budgétaire, du budget de l'exercice et de l'enveloppe d'origine,
  • Déduction du montant reporté, du montant pré-engagé ou engagé de la ligne budgétaire,
  • Création d'une ligne de solde dans le pré-engagement ou l'engagement sur l'exercice en cours de clôture,
  • Lors du dernier report (engagé et pré-engagé de la ligne budgétaire = zéro), la ligne budgétaire d'origine est passée en statut "REPORTE" pour interdire la saisie des achats sur cet exercice.
Mises à jour spécifiques aux enveloppes annuelles :
  • Si l'enveloppe, le budget et la ligne budgétaire sont créés par le report, mise à jour dans l'enveloppe d'origine du numéro de l'enveloppe créée sur l'exercice suivant. Message "Engagements reportés sur (numéro de la nouvelle enveloppe) le xx/xx/xxxx". Un contrôle interdit la reconduction de l'enveloppe annuelle si celle-ci a été créée par le report.

Exercice récepteur :

Mises à jour communes aux enveloppes annuelles et pluriannuelles :
  • Ajout du montant reporté au montant budgété de la ligne budgétaire, du budget de l'exercice et de l'enveloppe  destinataire,
  • Ajout du montant reporté, au montant approuvé de la ligne budgétaire,
  • Ajout du montant reporté, au montant pré-engagé ou engagé de la ligne budgétaire,
  • Création d'une ligne de pré-engagement ou d'engagement sur le nouvel exercice
Mises à jour spécifiques aux enveloppes annuelles
  • Création d'une ligne de pré-engagement ou d'engagement sur le nouvel exercice comportant le numéro de la nouvelle enveloppe,
  • Si l'enveloppe, le budget et la ligne budgétaire sont créés par le report, mise à jour dans la nouvelle enveloppe du numéro de l'enveloppe d'origine. Message "Engagements reportés depuis (numéro de l'enveloppe d'origine) le xx/xx/xxxx".
  • Mise à jour du numéro de la nouvelle enveloppe dans les demandes d'achats, les commandes, et les réceptions reportées.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Sélection des lignes d'achats à reporter

Ce traitement est effectué à partir d'une requête par société (BUOCMMREP) permettant de sélectionner les demandes d'achats et les lignes de commandes en cours, qui n'ont pas été soldées sur un exercice, pour les reporter sur l'exercice suivant : Budgets opérationnels/Clôture budgétaire/Report des engagements.

Les informations d'en-tête de l'écran permettent de préciser les principaux critères de sélection : Société et exercice émetteur dont la saisie pilote les dates de début et de fin de cet exercice, ainsi que la mise à jour de l'exercice récepteur et de ses dates de début et de fin. 

Des critères complémentaires peuvent être combinés pour réduire la population des objets à consulter : Bornes de sites et types de documents.

  • Bornes de sites : Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.
  • Types de documents : Il est possible de réduire la sélection aux demandes d'achats seules ou aux commandes seules. Par défaut les deux types de documents répondant aux critères de sélection sont présentés.

L'activation de la touche "Afficher/Raffraîchir" a pour effet d'afficher dans le tableau la liste des enveloppes budgétaires correspondant à la sélection effectuée.

Le nombre maximum de lignes autorisé par sélection est de 500. En cas de dépassement de cette limite, un message "Tableau plein" indique que la sélection dépasse les 500 lignes autorisées. La réponse "OK" à ce message présente donc les 500 premières lignes. Pour réduire la sélection, il faut utiliser les critères de sélection sur les bornes : Sites et Types de documents.

Résultat de la sélection

Après saisie des critères de sélection et activation du bouton "Afficher/Rafraîchir" les lignes d'achats sélectionnées apparaissent dans un tableau qui permet ou non de lancer leur report.

Les colonnes présentées sont informatives (Type de document, numéro de pièce, date, engagements, enveloppe, entité, compte, montant à reporter, devise et budget) et ne sont pas modifiables à l'exception des colonnes suivantes :

  • Colonne "Reporter" : La sélection de toutes les lignes d'achats présentées peut être effectuée en une seule opération par le bouton "Tout cocher/Décocher". Cette sélection peut être annulée par le même bouton.
  • Colonne "Détail" : La loupe permet d'accéder directement à la demande d'achat ou à la commande.

Des boutons contextuels, accessibles par "clic droit" et sélection dans la liste, permettent :

  • De trier les lignes d'achats par numéro de pièce, par numéro d'enveloppe, par entité et par compte budgétaire.
  • D'accéder à la commande, à l'enveloppe et au pré-engagements ou à l'engagement.

Ecran de saisie

Sélection

Société (champ CPY)

Code de la société de rattachement de la pièce d'achat dans laquelle sont recherchées les informations. La sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société.

Exercice émetteur (champ EFIY)

Code de l'exercice émetteur sur lequel la sélection doit être effectuée.

La saisie du code de l'exercice émetteur permet d'afficher la date de début et de fin de cet exercice, le code de l'exercice récepteur et ses dates de début et de fin. La modification de la période de sélection ne peut être effectuée que par la modification du code de l'exercice émetteur. Par défaut ce code est renseigné par l'exercice en cours.  
champ INTEFIY

Millésime de l'exercice émetteur
Date début (champ DFIY)

Date de début de l'exercice émetteur. Cette date est mise à jour par la modification du code de l'exercice émetteur.
Date fin (champ FFIY)

Date de fin de l'exercice émetteur. Cette date est mise à jour par la modification du code de l'exercice émetteur.
Exercice récepteur (champ RFIY)

Code de l'exercice récepteur. Ce code est mis à jour par la modification du code de l'exercice émetteur.
champ INTRFIY

Millésime de l'exercice récepteur.
Date début (champ DRFIY)

Date de début de l'exercice récepteur. Cette date est mise à jour par la modification du code de l'exercice émetteur.
Date fin (champ FRFIY)

Date de fin de l'exercice récepteur. Cette date est mise à jour par la modification du code de l'exercice émetteur.
Site début (champ FCYSTR)

Cette zone permet d'affiner la recherche à un site ou à une fourchette de sites.  Elle correspond au premier site de la sélection.

Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.

Site fin (champ FCYEND)

Cette zone permet d'affiner la recherche à un site ou à une fourchette de sites.  Elle correspond au dernier site de la sélection.

Seuls les sites rattachés à la société saisie sont présentés en sélection.

Bloc numéro 2

Afficher/Rafraichir (champ SEARCH)

Ce bouton permet d'afficher les lignes d'achats répondant à la requête. Il doit être utilisé après chaque modification des critères.
Tout cocher/décocher (champ COCHER)

Permet de cocher ou de décocher toutes les lignes d'achats présentées.

Type de document

Type document (champ TYPDOC)

Il est possible de réduire la sélection aux demandes d'achats seules ou aux commandes seules. Par défaut les deux types de documents répondant aux critères de sélection sont présentés.

Trace

Fichier trace (champ TRC)

Si cette case est cochée, le traitement génère un fichier de trace des pièces reportées.

Tableau Engagements

Report (champ REPOR)

Si cette case est cochée, la ligne d'achat sera reportée.
Détail (champ DET)

Cette loupe permet d'accéder à l'écran de saisie/consultation de la demande d'achat ou de la commande.
Type document (champ TYP)

Cette colonne indique si le document présenté est une commande ou une demande d'achat.
Numéro de pièce (champ NUM)

Numéro d'identifiant unique de la demande d'achat ou de la commande, généré lors de leur création.
Date (champ DAT)

Date de création de la demande d'achat ou de la commande.
Engagements (champ CMM)

Identifiant du pré-engagement ou de l'engagement rattaché à la pièce d'achat.
Enveloppe (champ ENV)

Code de l'enveloppe de rattachement de la pièce d'achat.
Entité (champ ENT)

Code de l'entité de rattachement de la pièce d'achat.
Compte (champ ACC)

Code du compte budgétaire d'imputation de la ligne d'achat.

Montant à reporter (champ AMTREP)

Montant en devise de saisie, du solde à reporter de la ligne d'achat.

Devise (champ CUR)

Code de la société de rattachement de la pièce d'achat dans laquelle sont recherchées les informations. La sélection présente tous les objets définis au niveau société, y compris ceux définis au niveau des sites de cette société.

Budget (champ BUD)

Code budget de la ligne d'achat.

Pour les budgets opérationnels, les enveloppes budgétaires sont liées à un code budget. Ce code budget définit le niveau de suivi (Site ou société). En fonction de cette règle, l’enveloppe est rattachée soit à une société, soit à un site. Tous les niveaux inférieurs (exercice, ligne) héritent du code société ou du code site positionné sur l’enveloppe.

Le plan de comptes du budget doit être le même que le plan de comptes du référentiel analytique principal de la société. Dans le cas contraire la création de l'enveloppe est interdite.

Ce code budget doit être réservé aux Budgets opérationnels. Cette affectation s'effectue par le cochage de l'indicateur "Budget opérationnel" du code budget. Dans ce cas, la saisie de budgets analytiques par les fonctions standard est interdite sous ce code budget. La gestion des budgets opérationnels est activée et les enveloppes, budgets par exercices et lignes budgétaires sont rattachés à ce code budget.

Enveloppe

Accès à l'écran de saisie/consultation de l'enveloppe budgétaire de la demande d'achat ou de la commande.

Engagement

Accès à l'écran de saisie/consultation du pré-engagement ou de l'engagement de la demande d'achat ou de la commande.

Accès à l'écran de saisie/consultation de la pièce (demande d'achat ou commande).

Tri par n° de pièce

Tri des lignes d'achats par numéro de pièce.

Tri par enveloppe

Tri des lignes d'achats par numéro d'enveloppe.

Tri par entité

Tri des lignes d'achats par numéro d'entité.

Tri par compte budgétaire

Tri des lignes d'achats par compte budgétaire.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Vous n'avez rien coché. Souhaitez-vous quitter sans rien faire?

Ce message s'affiche si vous validez (OK ou "Entrée") et que vous n'avez sélectionné aucune enveloppe à reconduire.

Exercice budgétaire récepteur fermé

Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant est fermé.

Il n'existe pas d'exercice recepteur pour cet exercice sur cette société et son référentiel analytique principal

Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque l'exercice récepteur correspondant n'est pas créé.

Exercice non ouvert

Ce messsage s'affiche après saisie du champ "Exercice émetteur" lorsque cet exercice existe mais n'est pas ouvert.

Société inexistante

Ce messsage s'affiche si le code de la société saisie n'est pas un code existant.

Tables mises en oeuvre

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