Le but de cette fonction est de valider les factures enregistrées à l'aide de la fonction de Contrôle facture, afin de générer les écritures comptables et analytiques correspondant à ces factures.

Lorsque le module Immobilisations est géré dans le dossier, la validation d'une facture déclenche, si les conditions sont réunies, la création automatique d'une dépense pour la ligne de facture achat (les modalités de création de la dépense sont détaillées ci-après).

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Ce traitement opère une validation en masse des factures d’achat enregistrées et contrôlées.
Une fois le traitement de validation effectué :

  • Une pièce comptable est générée pour chaque facture validée.
  • Pour chaque ligne de facture validée, un enregistrement est créé dans une table dédiée PTDSTKVAL, lorsque le paramètre PRIFLG – Valorisation complète stocks a pour valeur Oui. Cet enregistrement historise les liens de cette facture ou de cet avoir avec les autres documents achats : commandes, expéditions et réceptions. Il enregistre également toutes les informations de valorisation, telles que la quantité et le coût stock unitaire calculé sur la base des valeurs du document.
    Ces informations sont utilisées notamment dans le calcul de la valorisation des stocks. Le coût stock unitaire est ainsi déterminé au niveau de la réception à partir du prix de l’ordre, puis au moyen de régularisations de stock à partir de l’ensemble des factures, avoirs, factures complémentaires associés aux documents, et ce quel que soit l’ordre d’arrivée des documents.
    Particularité pour les factures complémentaires dont le champ Nouveau coût a pour valeur Non et dont le code charge est renseigné : le montant de la charge régularisée est directement intégré dans le coût stock unitaire de la ligne de réception.
  • Une dépense est créée automatiquement si le module Immobilisations est géré. 

La création s'effectue selon les modalités décrites ci-dessous.

La sélection des factures à traiter se fait par les critères suivants :

  • Société
  • Site
  • Utilisateur
  • Type de facture (facture, avoir…)
  • Bornes de date (date de création de facture)
  • Bornes sur numéro de facture à traiter

Sélectionnez la case Fichier de trace pour afficher, en fin de traitement, un récapitulatif de toutes les pièces validées.

Critères

Toutes sociétés (champ XCPYFLG)
Société (champ CPY)

Saisissez une société pour l’état.
Tous sites (champ XFCYFLG)
Site (champ FCY)

Indiquez le site pour lequel vous souhaitez effectuer le traitement.

Tous utilisateurs (champ XUSRFLG)
Utilisateur (champ USR)

Code opérateur permettant de trier les enregistrements à traiter.
Tous types (champ XTYPFLG)
Type (champ INVTYP)

Vous pouvez effectuer le traitement sur une catégorie de facture particulière.

Il existe cinq catégories de factures :

  • Facture
  • Avoir
  • Note de débit
  • Avoir
  • Proforma
Date début (champ STRDAT)

Date début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.
Date fin (champ ENDDAT)

Date fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.
No facture/avoir début (champ VCRDEB)

Numéro de facture début permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.
No facture/avoir fin (champ VCRFIN)

Numéro de facture fin permettant de sélectionner les enregistrements à traiter.

Génération

Fichier de trace (champ TRACE)

Sélectionnez cette case à cocher pour générer le fichier trace après exécution du traitement.

Modalités de création automatique d'une dépense

Pour la ligne de facture achat, une dépense est créée lorsque les conditions suivantes sont réunies :

  • Des imputations comptables sont précisées pour la ligne.
  • Le compte Social et le compte IAS sont suivis (au niveau de la définition de la table des Comptes : les cases à cocher Suivi immobilisation et Création dépense doivent être activées et une Nature comptable doit être précisée pour ce compte).
  • Par ailleurs, si la ligne possède un article, cet article doit être immobilisable (la case à cocher Immobilisable doit être activée au niveau du paramétrage de l'Article). Si l'article n'est pas immobilisable, la dépense est créée après validation d'un message d'avertissement.

Une dépense est également créée pour chacun des éléments de facturation pour lesquels la répartition sur les lignes de facture n'est pas demandée. Ce paramétrage s'effectue au niveau du Type de facture. Par contre, lorsqu'une répartition est demandée, aucune dépense n'est créée pour l'élément de facturation. Dans ce cas, le montant de chacune des dépenses créées est augmenté ou diminué de la partie ventilée de l'élément de facturation suivant les modalités de ventilation définies au niveau de l'élément de facturation.

Alimentation des champs de la dépense

La table des dépenses LAYOUTFAS est alimentée à partir des tables suivantes :
- En-tête de facture : PINVOICE
- Ligne de facture : PINVOICED
- Imputations comptables et analytiques : CPTANALIN

LAYOUTFAS

Table

Champ

Règle

Société

CPY

PINVOICE

CPY

 

le site,

FCY

PINVOICED

FCYLIN

Site de la ligne de facture s'il s'agit d'un site financier

PINVOICE

FCY

Site d'en-tête de la facture (toujours financier) si FCYLIN n'est pas financier. Le site de la ligne est conservé dans GEOFCY (site géographique) 

Référence article

CODLOF

PINVOICE

NUM

 

Numéro ligne

LINLOF

 

 

Numéro incrémental

Référence facture

BPRVCR

PINVOICE

BPRVCR

 

Bornes Article

ITMREF

PINVOICE

ITMREF

 

Fournisseur,

BPR

PINVOICE

BPR

 

Journal

JOU

PINVOICE

JOU

 

Type de cours

CURTYP

PINVOICE

CURTYP

 

Devise

CUR

PINVOICE

CUR

 

Date facture

DATVCR

PINVOICE

BPRDAT

 

Date imputation

DATIMP

PINVOICE

ACCDAT

 

Type facture

TYPVCR

PINVOICE

INVTYP

 

Site géographique

GEOFCY

PINVOICED

FCYLIN

 

Cours de devise

RATCUR

PINVOICE

RATMLT(0)

 

Désignation 1

DES

PINVOICE

<type facture> + BPRNAM

Si pas de désignation article

PINVOICED

ITMDES1

Si désignation article non vide

Désignation 2

DES2

PINVOICE

INVNUM

Si c’est un avoir

Subventionné

FLGGRA

 

 

1.

Montant subvention

FLGAMTGRA

 

 

1.

Liaison bien

FLGLIKAAS

 

 

1.

Dépense principale

FLGLOFMAI

 

 

1.

Origine complément

CPMCREORI

 

 

1.

Compte PCG

GAC

GACCOUNT

GAC

GAC = compte social

Compte PCG origine

GACORI

GACCOUNT

GAC

GAC = compte social

Nature PCG

GACACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = compte social

Compte IAS

IASACC

GACCOUNT

GAC

GAC = compte IAS

Compte IAS origine

IASACCORI

GACCOUNT

GAC

GAC = compte IAS

Nature IAS

IASACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = compte IAS

Référence commande

ORDBUY

PINVOICED

POHNUM

 

Bornes Article

ITMREF

PINVOICED

ITMREF

 

Unité

UOM

PINVOICED

UOM

 

Quantité

QTE

PINVOICED

QTYUOM

 

Taux TVA facturée

RATVAT

TABRATVAT

VATRAT

 

Taux TVA récupérée

RATVATREC

TABRATVAT

DEDRAT

 

Montant HT

AMTNOTCUR

PINVOICED

 
 
 
 
 
 AMTNOTLIN
 
 
 

 AMTNOTLIN + Montant réparti (DISCRGAMT1  DISCRGAMT2, ...)

En fonction du paramétrage effectué au niveau du Type de facture :

- Si pas de répartition des éléments de facturation

- Si répartition des éléments de facturation sur les lignes de facture

Montant TVA

AMTVATCUR

PINVOICED

AMTTAXLIN1

 

Montant TVA récupérée

AMTVATRCUR

PINVOICED

DEDTAXLIN1

 

Répartition

DSP

CPTANALIN

DSP

 

Sections analytiques

CCE(0..20)

CPTANALIN

CCE(0..20)

 

Famille immobilisation

ACGGRP

ITMMASTER

ACGGRP

 

Origine ligne détail

LIGORI

PINVOICED

PIDLIN

 

Validé

FLGVAL

 

 

1.

Opérateur création

CREUSR

 

 

GUSER

Date de création

CREDAT

 

 

Date$

Origine saisie

CREORI

 

 

4.

SEEINFO Remarques :

  • Lorsque l'article possède une famille immobilisation, les Associations de rubriques sont jouées lors de la création de la dépense.
  • Quand la société est soumise à la législation française, que le taux de récupération de TVA est différent de 100% et que le paramètre VATAUTVAL - Validation automatique de TVA est sur Non, les coefficients de TVA doivent être validés sur la dépense pour qu’elle soit immobilisable. Pour effectuer la validation, il faut sélectionner la case Validée disponible sur la dépense jusqu’à validation.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNPIH est prévue à cet effet.

Actions spécifiques

Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.

Le code mémo STD associé à l'écran s'affiche lorsque vous ouvrez la fonction.

Pour plus d'informations sur l'utilisation avancée de l'action Mémo, reportez-vous à la documentation Ergonomie générale des progiciels SAFE X3.

Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code.

Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Table déclenchante non référencée

Nombre d’arguments incorrect

Clé incorrecte

Erreur en validation de zone

Lien incorrect sur …

Dépassement de compteur

Pas de cours de devise

Transaction abandonnée

Pas de ligne

Pièce déséquilibrée

Ventilation déséquilibrée

Pour tous ces messages d’erreur, la facture ne sera pas validée. Ces messages sont principalement le résultat d’un paramétrage de la pièce automatique erroné. Vérifier le paramétrage de la pièce automatique PIHI et PIHC.

Comptes social et IAS immobilisables et article non immobilisable

Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- les comptes sont suivis
- la ligne possède un article mais l'article n'est pas immobilisable.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.

Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Comptes social et IAS non immobilisables et article immobilisable

Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- l'article est immobilisable
- les comptes ne sont pas suivis.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.

Aucune dépense ne sera créée pour la ligne
Compte social non suivi et compte IAS suivi (ou) Compte social suivi et compte IAS non suivi.

Ce message d'erreur de validation est provoqué lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- le module Immobilisations est géré
- un compte est suivi et l'autre ne l'est pas.
Se reporter ci-dessus aux Modalités de création automatique d'une dépense.

Tables mises en oeuvre

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