Utilisez cette fonction pour gérer des campagnes de relance et :

  • sélectionner des échéances non soldées, les modifier, les valider ;
  • générer des lettres et envoyer des e-mails au moyen du workflow FUP ;
  • créer des tâches dans le module CRM.

Toutes les étapes d'une campagne peuvent être lancées en batch : sélection des échéances, validation de la campagne, envoi de lettres ou e-mails.

Devises des lettres de relance

La devise utilisée est déterminée par les champs Relance par devise de transaction et Solde en devise de transaction dans la fonction Groupes de relances.

Indemnité forfaitaire française

Les lettres de relance doivent inclure un avertissement légal et une indemnité de 40€* pour chaque retard de paiement, dans les conditions suivantes :

  • Le tiers payeur ou facturé est une société juridique française, et non un individu
  • Un code escompte/agios est présent en en-tête de la facture de l'échéance relancée
  • La relance concerne une facture, et non un avoir.
  • Ce montant ne varie pas en fonction du niveau de relance.

Utilisez l'état FUP - Gestion des relances pour ajouter un avertissement légal et une indemnité forfaitaire à l'état.

*Remarque : 40€ est le montant minimum exigé par la loi française.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Entête

Onglet Saisie des critères principaux

Onglet Saisie des critères secondaires

Onglet Liste des tiers à relancer

Cet écran s'affiche quand vous cliquez sur OK. Il présente un résumé des soldes de relance pour chaque combinaison Tiers/Société/Site. Les informations affichées, comme le Tiers payeur ou le Tiers facturé, dépendent de vos critères de sélection.

Le contenu de cet écran est disponible à l'affichage uniquement. Vous ne pouvez pas le modifier.

SEEWARNING Les montants sont exprimés en devise de tenue de la société.

L'état FUPSIM est rattaché à cet écran. Il récapitule dans un seul document par combinaison Tiers/Société/Site les échéances à relancer.

Cliquez sur Echéances pour visualiser la liste des échéances sélectionnées selon les critères de la campagne, pour une combinaison Tiers/Société/Site.

Détail campagnes de relance

Les échéances sont incluses dans la campagne si la case à cocher de la première colonne est activée.

Dans cet écran, vous pouvez :

  • saisir ou modifier un commentaire ; Ce texte est lié à l'échéance et s'affiche sur la relance suivante.
  • modifier la date d'échéance et le niveau de relance ;
  • modifier le code agios et le code litige ;
  • modifier le code de l'adresse des lettres, et le mode de relance.

Options du menu Actions sur chaque ligne :

  • Facture client : Visualiser la facture associée.
  • Gestion des échéances : Accéder au détail des échéances.
  • Sélectionner tout / Désélectionner tout ou Inverser la sélection : Ces actions s'appliquent à toutes les lignes de la table.
  • Mettre à jour les taux d'escompte/agios : Mettre à jour la colonne Code agios à partir de la ligne sélectionnée. Si la ligne n'a pas de code agios, le code agios des lignes suivantes sera effacé.
Fiche client

Cliquez sur cette action pour accéder à la ficher Client.

Situation Tiers

Cliquez sur cette action pour accéder à la Situation client et visualiser le solde des paiements de facture en attente par période.

Tâche CRM

Pour les campagnes validées, cliquez sur cette action pour afficher les Tâches CRM associées.

SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur le paramètre Lien entre relances et CRM (chapitre TRS, groupe FUP) pour plus d'informations.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  FUPSIM : Tiers à relancer

  FUPRC : Gestion des relances

  FUP : Gestion des relances

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

FUP - Gestion des relances : Utilisez cet état pour générer les lettres de relance qui incluent des agios, ainsi que l'avertissement légal et les 40€ d'indemnité forfaitaire pour les sociétés françaises. La génération est automatique quand une des échéances répond aux conditions décrites ci-dessus. L'état ne gère pas les intervalles.

  • Référence de saisie
  • Montant de l'échéance
  • Date d'échéance
  • Le montant du document est exprimé dans la devise de transaction ou de société selon le paramétrage du champ Relance par devise de transaction dans la fonction Groupes de relance.
  • Le solde de l'échéance est exprimé en devise de transaction ou de société selon le paramétrage ci-dessus.
  • Montant en devise de société
  • Agios si applicables
  • Avertissement légal : "Tout retard de paiement entraîne l'exigibilité d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros" (pour les sociétés françaises), si applicable.
  • Totaux en cours par page, incluant le montant des échéances, les agios, et l'indemnité de 40€ si applicable
  • Totaux incluant le montant des échéances, les agios, et l'indemnité de 40€ si applicable, avec une ligne pour chaque échéance et un total global.

Cet état est le seul état qui inclut le montant de l'indemnité et l'avertissement légal pour les sociétés françaises.

FUPRC – Gestion des relances : Cet état vous permet de générer des lettres de relance qui prennent en compte les agios. Il prend également en charge la gestion des intervalles si le Type de fréquence des relances est défini sur Intervalle.

Cet état n'inclut pas le montant de l'indemnité et l'avertissement légal pour les sociétés françaises.

Etats pour les campagnes de relance tiers

Les états dédiés aux tiers listés ci-dessous ne permettent pas de générer des lettres de relance et n'incluent pas le montant de l'indemnité et l'avertissement légal prévus pour les sociétés françaises. Ces états sont uniquement accessibles depuis la fonction Campagne de relance. Pour imprimer ces états pour la campagne sélectionnée, cliquez sur OK : la Liste des tiers à relancer s'affiche dans la campagne dans l'écran Liste des tiers. Depuis cet écran, cliquez sur l'icône Impression. L'état affiche ainsi la liste des échéances à relancer sélectionnées dans la campagne, pour chaque client de la campagne.

FUPSIM – Tiers à relancer : Cet état imprime toutes les échéances de la campagne de relance, mais ne génère pas une lettre de relance. Pour chaque société, l'état inclut un total qui prend en compte les agios de chaque échéance, et les éléments suivants :

  • Référence de saisie
  • Tiers facturé
  • Tiers payeur
  • Date d'échéance
  • Niveau - Niveau de sévérité en fonction de la fréquence de relance
  • Montant en devise de société
  • Montant en EUR
  • Pourcentage et montant d'agios

FUPSIML - Tiers à relancer (détaillé) : Cet état édite les détails de chaque échéance, les totaux, et les commentaires. Les données commencent sur une nouvelle page pour chaque tiers.

FUPSIMP - Tiers à relancer (portrait) : Cet état édite les totaux des tiers de la campagne. Les totaux commencent sur une nouvelle page pour chaque tiers.

Boutons spécifiques

Validation

Cliquez sur cette action pour valider la campagne. Celle-ci n'est alors plus modifiable, excepté pour le champ commentaire.

La validation met à jour les échéances et génère des lettres ou e-mails, ainsi que des tâches CRM.

Réimpression

Cliquez sur cette action pour réimprimer les lettres ou e-mails pour une campagne validée.

Retour

Cliquez sur cette action pour retourner à l'écran précédent.

OK

Après avoir sélectionné ou créé un numéro de campagne de relance, cliquez sur OK pour ouvrir l'écran Liste des tiers qui vous présente un récapitulatif des informations de la campagne sélectionnée.

Limites

Pour les échéances non verrouillées : Si une échéance est modifiée entre le moment de la sélection et le moment de la validation de la campagne (exemple : modification de la date de l'échéance), la modification n'est pas prise en compte.

Au lancement d'une campagne de relance, seuls les tiers payeurs ou tiers facturés avec un rôle Client peuvent être inclus dans la campagne. D'autres rôles tiers, par exemple Tiers divers, ne sont pas pris en charge.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

"Aucune échéance ne correspond aux critères choisis, vérifiez vos critères""Tableau plein"

La dimension du tableau, 3000 lignes à la livraison, a été dépassée. La taille maximale des tableaux ne peut excéder 32767 lignes.

Tables mises en œuvre

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