Tâche

Une tâche peut être générée de trois façons dans Sage X3 :

• Manuellement, directement depuis cette fonction (menu Fichier / Nouveau).
• Automatiquement, lors de l'affectation d'une demande de service à un service commercial.
• Automatiquement, lors de la synchronisation d'une tâche Outlook si celle-ci est active dans le dossier (voir l'aide sur les paramètres  CRMSYNC -Gestion de la synchronisation et CRMSYNCTSK - Gestion synchro des tâches)  et à la condition que les paramètres de Synchronisation de l'utilisateur courant le permettent.

L'écran d'en-tête permet ainsi d'identifier une tâche dans X3 :

• En lui attribuant un numéro de chrono. Il s'agit d'une clé unique, qui peut être automatiquement incrémentée à partir du compteur ACT ou manuellement renseignée si l'affectation manuelle du compteur ACT est autorisée.
• En spécifiant un site de vente par défaut. La valeur de cette zone dépend d'une manière générale du profil fonction de l'opérateur courant, mais peut dépendre in fine des règles d'affectation automatique des représentant et des sites (paramètres du chapitre CRM, groupe REP : CRMDEFREP - Représentant connecté/défaut, CRMREPSIT - Récupération site représentant, et CRMREPTSK - Rep connecté prioritaire Tâche). Dans tous les cas, un site doit être obligatoirement renseigné.
• En associant un code tiers (Tiers référencé dans le référentiel BPARTNER) et éventuellement un numéro de chrono interlocuteur. Il peut s'agir d'une association soit automatique (le contact par défaut du tiers est pré-chargé, mais reste modifiable), soit manuelle. En effet, le code tiers n'étant pas obligatoire, une tâche X3 peut être saisie au titre d'un interlocuteur indépendant. Plusieurs possibilités sont alors offertes à partir des tunnels accessibles depuis la zone "Interlocuteur". Il est d'abord possible de sélectionner un interlocuteur déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des interlocuteurs déjà référencés. L'utilisateur peut aussi accéder directement à la fonction de gestion des interlocuteurs.
  De même, dans le cadre de la gestion des contacts Outlook connus sous l'appellation de correspondants dans X3, il est aussi possible de sélectionner un correspondant déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des correspondants déjà référencés. L'utilisateur peut enfin faire une recherche d'interlocuteurs à partir du menu d'identification "Recherche personne".
• En l'associant à une affaire. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel permet d'afficher la liste des affaires gérées soit pour le tiers, soit pour l'interlocuteur si aucun tiers n'est renseigné. Le deuxième menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste complète de toutes les affaires saisies dans l'application.
• En lui donnant un statut. Une tâche considérée comme clôturée peut être manuellement cochée "effectuée". Le statut d'une tâche par défaut dépend de la valeur du paramètre général DONDEFTSK - Tâches effectuées par défaut (chapitre CRM, groupe DEF), mais reste modifiable.

L'onglet Tâche permet de saisir des informations plus détaillées sur la tâche en cours, ainsi que sur son déroulement (événement déclencheur de la tâche, description des étapes...). Des informations temporelles peuvent être notamment ajoutées (date de début, date d'échéance, retard).

Depuis cet écran, il est aussi possible de saisir un descriptif successif et détaillé d'une tâche.

De même, l'origine d'une tâche peut être amenée à évoluer dans le temps. Pour ce faire, il est possible de déverrouiller par clic-droit le champ Liaison (événement déclencheur), puis de sélectionner un type d'événement, puis un enregistrement en particulier.

Remarques sur l'origine d'une tâche :

Le champ liaison du bloc Origine affiche l'action à l'origine de la création de la tâche. L'origine de la tâche peut être une demande de service (affectation de la demande de service à un service commercial), une campagne marketing, une opération marketing en particulier (publipostage, campagne d'appels, salon profssionnel ou campagne presse), une synchronisation de tâches Outlook. L'origine d'une tâche peut être aussi simplement manuelle (création directe depuis l'objet Tâches).

Quelle que soit l'origine de la tâche, il est toujours possible de déverrouiller a posteriori la zone à partir du menu contextuel disponible par clic-droit. Une fois le champ accessible en saisie, l'utilisateur peut modifier l'origine (sélection de valeurs à partir d'une liste contrôlée). Par exemple, le fait de rattacher une tâche à une campagne marketing a pour intérêt d'alimenter les statistiques de retours de cette campagne.

Toute tâche créée dans Outlook, puis générée dans Sage X3 suite au lancement du traitement de synchronisation, implique que l'origine prendra la valeur "synchronisation". Ceci à la condition que les paramètres de synchronisation le permettent (paramètres CRMSYNC -Gestion de la synchronisation, CRMSYNCTSK - Gestion synchro des tâches, et fonction Synchronisation).