Utilisez cette fonction pour consulter un fournisseur ou une sélection de fournisseurs (ou prospects) sur les conditions pratiquées en termes de prix, de quantité, de délais de livraison ... ou toute autre information (texte) relatives à un ou plusieurs articles (référencés ou non).

Chaque appel d'offre est numéroté et pour un même numéro d'appel d'offre, les renseignements demandés aux différents fournisseurs sélectionnés sont identiques afin de faciliter par la suite l'analyse des réponses reçues.

Pré-requis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Ecran de saisie

La présentation de l'écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie. Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix ne vous est proposé, dans le cas contraire une fenêtre s'ouvre pour vous présenter la liste des transactions que vous êtes autorisé à utiliser. Quelle que soit la transaction utilisée, l'enregistrement d'un appel d'offre se décompose :

  • en une partie d'informations d'en-tête,
  • un tableau permettant d'identifier le ou les articles objets de l'appel d'offre,
  • un tableau permettant de choisir les fournisseurs auxquels l'appel d'offre va être envoyé.

Options de picking

 Utilisez le volet Sélection Demandes d'achat pour créer des lignes d'appels d'offre à partir des demandes d'achat. Les demandes d'achat proposées sont filtrées en fonction des informations déjà saisies sur l'appel d'offre (le site, le demandeur). Vous pouvez sélectionner de 1..n demandes d'achat et toutes ou parties des lignes de chaque demande d'achat. Les demandes d'achat pouvant être sélectionnées sont celles qui ne sont pas soldées. Si la ligne de demande d'achat sélectionnée est associée à un fournisseur, celui-ci est automatiquement ajouté à la liste des fournisseurs de l'appel d'offre. Si la date de réception souhaitée de la demande d'achat est inférieure à la date limite de l'appel d'offre, un message d'avertissement vous le signale.
Pour accéder à des critères supplémentaires de sélection, cliquez sur Critères picking DA.

 Utilisez le volet Sélection fournisseurs  pour choisir les fournisseurs concernés par l'appel. Les fournisseurs pouvant être sélectionnés sont ceux qui sont actifs.
Pour accéder à des critères supplémentaires de sélection, cliquez sur Critères picking fournisseurs.

Modification et suppression

Une ligne d'appel d'offre ne plus être modifiée dés lors qu'au moins une réponse a été enregistrée en référence à cette ligne. Seules les informations suivantes : Désignations, Code affaire et Sections analytiques, restent modifiables. 
Les informations d'en-tête telles que le Demandeur/acheteur (sauf si le paramètre BUYFLT - Filtre par acheteur a pour valeur 'Oui'), la Date de l'appel, la Date limite de réponse et la Référence interne peuvent être modifiées sans restriction.

Il est toujours possible d'ajouter un fournisseur à la liste des fournisseurs sélectionnés même lorsqu'il existe déjà des réponses pour la ligne considérée. Par contre, vous ne pouvez pas supprimer, de la liste des fournisseurs sélectionnés, un fournisseur qui a déjà répondu pour au moins un des articles de l'appel d'offre.

Bloc numéro 1

Site appel (champ PQHFCY)

Code du site à l'origine de l'ordre (demande de devis, demande d'achat, commande, ordre de sous-traitance, etc.).
Ce champ est obligatoire. Il est initialisé par défaut avec le site d'achat associé à votre profil fonction.
Vous pouvez modifier ce code en sélectionnant un code dans la liste des sites autorisés.
Nb fourn. (champ BPSNBR)

Ce champ, non modifiable, affiche le nombre de fournisseurs sélectionnés au titre de cet appel d'offre.

No appel (champ PQHNUM)

En fonction du paramétrage du compteur associé aux appels d'offre, ce numéro pourra être saisi manuellement ou il ne sera pas accessible ; le système attribuera alors un numéro de pièce lors de la création de l'appel d'offre.

Réf interne (champ PQHREF)

Zone libre permettant d'attribuer une référence interne à l'appel d'offre.
Cette référence interne est reprise :
- Sur les réponses associées à l'appel d'offre. Elle apparaît lors de la sélection d'un appel d'offre au moment de saisir la réponse d'un fournisseur.
- Dans la commande lors de la transformation automatique d'un appel d'offre en commande.
Date appel (champ PQHDAT)

Date d'enregistrement de l'appel d'offre.  Elle est initialisée par défaut à la date du jour mais reste modifiable.
Date limite (champ RSPDEA)

Date limite souhaitée pour les réponses. Elle est initialisée par défaut à la date du jour mais reste modifiable.
Demandeur (champ REQUSR)

Code de l'opérateur à l'origine de l'appel d'offre. Il est initialisé, par défaut, par le code de l'opérateur connecté. Il reste modifiable si la transaction l'autorise.
En fonction du paramètre PQHBUY - Utilisateur pour appel d'offre, l'utilisateur renseigné aura un rôle d'Acheteur ou de Demandeur. Le libellé de la zone est modifié selon le cas.
Si ce paramètre désigne un Acheteur et si le paramètre BUYFLT - Filtre par acheteur est à Oui, cette information est obligatoire.  Dans ce cas, seuls les articles suivis par cet acheteur et ceux suivis par aucun acheteur, pourront être saisis par la suite.
Si le paramètre PQHBUY - Utilisateur pour appel d'offre désigne un Demandeur, aucune restriction de type Acheteur ne sera appliquée sur la sélection des articles.

Tableau Articles

Article (champ ITMREF)

Liste des articles faisant l'objet de l'appel d'offre.
A partir de ce champ, plusieurs possibilités vous sont offertes. Vous pouvez :

  • Saisir directement une référence article. L'existence de cette référence est contrôlée dans le fichier Articles. Un message d'avertissement s'affiche dans le cas où elle n'existe pas. Vous pouvez tout de même conserver cet article pour cet appel d'offre et créer une fiche article par la suite, par exemple, après réception d'une réponse acceptable.
    Si le filtre par acheteur (paramètre BUYFLT) est activé, seuls les articles suivis par cet acheteur pourront être saisis, avec ceux n'ayant pas d'acheteur déterminés. Dans ce contexte, un article est suivi par un acheteur si un code utilisateur est saisi sur la fiche Article (onglet Approvisionnement de la fiche Article / bloc Gestionnaires / zone Acheteur) ou sur la fiche Article-Site (onglet Gestion / bloc Gestionnaires / zone Acheteur). La définition d'un acheteur sur la fiche Article-Site permet d'associer différents acheteurs en fonction des sites. Cette information est prioritaire par rapport à la même information présente sur la fiche Article.
    Si une commande ouverte active existe en date de création de l'appel d'offre, un message avertit l'utilisateur et l'article sera affiché en bleu pour rappel.
  • Utiliser le bouton contextuel pour :

    - sélectionner un article dans le fichier,
    - créer, selon vos habilitations, l'article dans le fichier article,
    - consulter et prendre en compte des demandes d'achat existantes. L'activation du bouton après la saisie de la référence de l'article permet de restreindre la liste aux demandes d'achat concernant cet article spécifiquement.
Désignation (champ ITMDES)

Il s'agit de la désignation article traduite dans la langue de l'opérateur. Si cette traduction n'existe pas, c'est la désignation article non traduite qui est affichée.
Si l'article n'est pas référencé dans la base, la désignation devra être saisie manuellement.
A partir de ce champ, il est possible d'accéder, par tunnel, à la fiche Article.
Si la ligne d'appel d'offre a pour origine une demande d'achat, la désignation traduite proposée sera celle saisie sur la demande d'achat. C'est cette désignation qui sera utilisée sur l'état à destination des fournisseurs.

Désignation std (champ ITMDES1)

Il s'agit de la désignation saisie sur la fiche article. Si l'article n'est pas référencé dans la base, la désignation devra être saisie manuellement.
A partir de ce champ, il est possible d'accéder, par tunnel, à la fiche Article.
Si la ligne d'appel d'offre a pour origine une demande d'achat, la désignation proposée sera celle saisie sur la demande d'achat.

Affaire (champ PQDPJT)

Il s'agit de la référence de l'affaire pour laquelle la ligne d'appel d'offre est créée.
Cette information peut être issue de la demande d'achat si cette ligne d'appel d'offre a pour origine une demande d'achat. Elle n'est soumise à aucun contrôle.
UA (champ PUU)

Unité dans laquelle est exprimé l'appel d'offre.
Cette unité peut être choisie parmi toutes les unités de la table des unités. En effet, un appel d'offre peut être créé dans l'objectif de pouvoir commander dans une autre unité que celles définies pour l'article. Cette unité est initialisée par l'unité d'achat de la fiche article.
Lorsqu'un appel d'offre a pour origine une demande d'achat, l'unité d'achat proposée est l'unité d'achat de la demande d'achat.

Qté UA (champ QTYPUU)

Il s'agit de la quantité, exprimée dans l'unité d'achat, pour laquelle on souhaite avoir une proposition de la part des fournisseurs.
Cette quantité est initialisée par celle figurant sur la demande d'achat lorsque la ligne d'appel d'offre a pour origine une demande d'achat.
Délai (champ LTI)

Cette zone indique le délai de livraison, exprimé en nombre de jours, pour lequel on souhaite une proposition des différents fournisseurs concernés par l'appel d'offre.
Si aucune valeur n'est saisie dans cette zone, il est possible de saisir la date de réception souhaitée.
Date réception (champ RCPDAT)

Il s'agit de la date souhaitée pour la réception de l'article, pour laquelle on souhaite une proposition des différents fournisseurs concernés par l'appel d'offre.
Lorsqu'un délai est saisi, la saisie de cette date n'est pas autorisée : le besoin est, en effet, exprimé en terme soit de délai, soit de date butoir de réception.
Si la ligne d'appel d'offre est créée à partir d'une demande d'achat, la date de réception est initialisée par celle demandée sur la demande d'achat.
Si la date de réception est inférieure à la date limite de l'appel d'offre, un message d'avertissement s'affiche.
champ CCE1

La présence des sections analytiques dépend du paramétrage de la transaction.
Lors de la saisie d'une ligne d'appel d'offre, les axes analytiques sont initialisés en fonction du code Section par défaut PQH.
Lorsque la ligne d’appel d’offre est issue d’une demande d’achat, les sections analytiques de la demande d’achat sont reportées sur la ligne d’appel d’offre et le code Section par défaut est exploité pour compléter les axes non renseignés.
Lors de la modification d'une section analytique, un certain nombre de contrôles sont effectués pour vérifier la validité de la section :

  • Existence de la section analytique.
  • Section obligatoire / interdite sur un axe (voir paramétrage Société, onglet Compta).
  • La section n'est pas imputable.
  • La section est interdite avec la section (Voir Interdictions section/section).
  • La section est réservée à un site, une société ou à un groupe de sites.
  • La date de l'appel d'offre est en dehors des limites des dates de validité de la section.
  • L'opérateur n'a pas les droits d'accès sur cette section.
No de DA (champ PSHNUM)

Il s'agit du numéro de la demande d'achat sélectionnée, si la ligne d'appel d'offre est issue d'une demande d'achat ; le numéro de ligne de la demande d'achat, l'unité de stock et la quantité sélectionnée en unité de stock sont également affichés.
Le caractère $ est affiché lorsque plusieurs demandes d'achat sont regroupées sur une même ligne d'appel d'offre.
No ligne DA (champ PSDLIN)

Numéro de la ligne de demande d'achat lorsque la ligne d'appel d'offre est issue d'une demande d'achat.
US (champ STU)

Ce champ indique l'unité de gestion de l'article dans laquelle sont exprimés :

  • Le stock
  • Le prix standard
  • La quantité des liens de nomenclature, etc.

Ces informations, non modifiables, sont toujours affichées quelle que soit la transaction utilisée. Il ne peut pas être modifié.
Qté prise en US (champ RETQTYSTU)

Il s'agit de la quantité sélectionnée en unité de stock. Lorsque plusieurs demandes d'achat sont regroupées sur une même ligne d'appel d'offre, la quantité affichée est celle résultant du cumul des différentes demandes d'achat.

Tableau Fournisseurs

Fournisseur (champ BPSNUM)

Vous pouvez :

  • Saisir directement un numéro de fournisseur. Celui-ci doit exister dans le fichier Fournisseurs. Il doit être actif.
  • Cliquer sur l'icône Actions pour :
      • Sélectionner un fournisseur parmi les fournisseurs actifs.
      • Accéder au fichier des fournisseurs et créer, selon vos habilitations, un fournisseur dans le fichier.
      • Sélectionner un fournisseur par le biais d'une fenêtre de sélection avancée.
  • Sélectionner un fournisseur en cliquant, depuis le code Article, sur l'action Fournisseur de l'article

Un message d'avertissement s'affiche lorsque le fournisseur est en litige.
SEEINFO Pour supprimer un fournisseur de la liste, supprimez la ligne, ou décochez le fournisseur dans le volet Sélection fournisseurs.
Raison sociale (champ BPSNAM)

Il s'agit de la raison sociale du fournisseur choisi. Cette information n'est pas accessible.
Type (champ BPSTYP)

Ce champ permet d'identifier le type du fournisseur parmi les suivants :

  • Fournisseur normal,
  • Fournisseur divers : fournisseur non référencé.
    En prise de document une fenêtre s'ouvre automatiquement pour la saisie de l'adresse,
  • Fournisseur prospect : la sélection de document achats n'est pas autorisée, seule la saisie des appels d'offre est possible.
    Un prospect peut devenir fournisseur 'Normal' par simple modification de ce champ.
Adresse (champ BPAADD)

Il s'agit du code adresse référençant l'adresse à laquelle l'appel d'offre va être envoyé au fournisseur. Si le fournisseur dispose de plusieurs adresses, l'adresse par défaut du fournisseur sera proposée. Il est possible de modifier ce code adresse manuellement ou de le sélectionner parmi la liste des adresses du fournisseur.
Réponses (champ RSPNBR)

Nombre de réponses faites par le fournisseur à cet appel d'offre. Si un appel d'offre concerne plusieurs articles, on aura une réponse par ligne d'article. Cette information n'est pas accessible.

Relances (champ FUPNBR)

Nombre de relances effectuées pour ce fournisseur. Cette information n'est pas accessible.

Date relance (champ FUPDAT)

Date de la dernière relance effectuée pour ce fournisseur. Cette information n'est pas  accessible.

Imprimée (champ PRNFLG)

Ce champ indique si l'appel d'offre a été édité pour ce fournisseur.
Tableau des lignes d'article
Duplication ligne

Cliquez sur cette action pour dupliquer la ligne sur laquelle est positionné le curseur.
Texte

Cliquez sur cette action pour saisir un texte qui sera imprimé sur les appels d'offre à destination des fournisseurs.
Ce texte est initialisé par le texte Achat défini sur la fiche article.
Fournisseurs de l'article

Cliquez sur cette action pour afficher la liste des fournisseurs référencés de l’article, c'est-à-dire ceux pour lesquels il existe une fiche article-fournisseur.

Vous pouvez alors :

  • Soit sélectionner unitairement les fournisseurs de l'article devant figurer sur l'appel d'offre : cochez les lignes concernées.
  • Soit inclure massivement l'ensemble des fournisseurs : cliquez sur Tout inclure.

Lorsque vous sortez de cette action, les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des fournisseurs associés à l'appel d'offre.

Lorsque cette action est appelée, les fournisseurs déjà choisis sont automatiquement cochés. Pour en exclure de la liste, décochez-les unitairement, ou cliquez sur Tout exclure pour les décocher massivement.
Visualisation DA

Cette fonction est active uniquement lorsque des demandes d'achats ont été sélectionnées sur cette ligne d'appel d'offre. Elle permet de visualiser celles effectivement prises en compte.

Les informations concernant la ligne de l'appel d'offre sont rappelées en en-tête : numéro de l'appel d'offre et le numéro de ligne concerné, le code de l'article et sa désignation traduite ainsi que l'unité d'achat et la quantité en unité d'achat.

Le tableau présente le détail des demandes d'achats prise en compte avec le numéro de la DA, son numéro de ligne, la quantité prise en unité d'achat, l'unité d'achat, la quantité prise en unité de stock et l'unité de stock.

Sur chaque ligne de demande d'achat, il est possible d'accéder, par tunnel, au document d'origine.
Stock par site

Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation du Stock par site.
Traçabilité pièces achats

Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.
Affichage situation ligne
Tableau des lignes de fournisseurs
Tunnel vers fournisseur

Cliquez sur cette action pour accéder à la fiche fournisseur, en fonction de vos habilitations.
Tunnel vers réponses

Cliquez sur cette action pour accéder aux réponses faites par les différents fournisseurs pour cet appel d’offre.
Saisie d'adresse

Cliquez sur cette action pour accéder au détail de l'adresse, pour la modifier le cas échéant (notamment lorsqu'il s'agit d'un fournisseur divers). 
Vous pouvez également modifier le code de l'adresse. Cette modification sera alors reportée dans le tableau des fournisseurs.
Fournisseurs communs aux articles

Cliquez sur cette action pour afficher la liste des fournisseurs (référencés) communs aux articles figurant sur l'appel d'offre. Pour chaque fournisseur, les informations suivantes sont rappelées : son code, sa raison sociale et son type ('Normal', 'Prospect' ou 'Divers').

Vous pouvez alors :

  • Soit sélectionner unitairement les fournisseurs communs aux articles devant figurer sur l'appel d'offre : cochez chacune des lignes concernées.
  • Soit inclure massivement l'ensemble des fournisseurs : cliquez sur Tout inclure.

Lorsque vous sortez de cette action, les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des fournisseurs associés à l'appel d'offre.

Lorsque cette fonction est appelée, les fournisseurs déjà choisis sont automatiquement cochés. Pour en exclure de la liste, décochez-les unitairement, ou cliquez sur Tout exclure pour les décocher massivement.
Sélection fourn des articles

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BONAOF : Bons d'appel d'offre

  BONAOF2 : Bons d'appel d'offre

  PQUOTAT : Liste des appels d'offre

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Ce paramétrage s'effectue au niveau de la Personnalisation de l'objet en cours, en lui associant soit un code état, soit un code impression.
Il est possible d'affiner ce paramétrage :

  • En indiquant un état particulier au niveau de la transaction de saisie. Si cet état correspond à un code impression, la liste des états associés à ce code impression est également proposée.
    L'état renseigné au niveau de la transaction de saisie ainsi que les états associés au code impression sont proposés automatiquement uniquement en mode création.
  • A un niveau plus fin, en associant au tiers, un modèle d'édition indiquant l'état à utiliser en priorité pour l'impression de chacun des documents, ainsi que le nombre de copies attendu.
    SEEINFOSi le nombre de copies n'est pas renseigné ou si aucun modèle d'impression n'est associé au tiers, c'est le nombre de copies défini pour l'imprimante de Destination qui est pris compte ; si le nombre de copies n'est pas renseigné sur l'imprimante de destination, alors par défaut, une seule copie est imprimée.

Barre de menus

Texte entête

Cliquez sur cette action pour saisir un texte d'en-tête. Il sera imprimé sur l'appel d'offre pour chaque fournisseur.

Texte pied

Cliquez sur cette action pour saisir un texte de pied. Il sera imprimé sur l'appel d'offre pour chaque fournisseur.

Critères picking fournisseurs

Cliquez sur cette action pour accéder à la sélection avancée des fournisseurs et filtrer dans le volet de sélection des fournisseurs, ceux répondant aux critères saisis.

Critères picking DA

Cliquez sur cette action pour filtrer les demandes d'achat selon certains critères et de décider de la manière dont elles seront regroupées :

  • Regroupement des demandes d'achat : indiquez si les lignes de demandes d'achat sélectionnées seront regroupées ou non par code article. Si des lignes existent déjà sur l'appel d'offre concernant un article d'une demande d'achat, celle-ci sera alors regroupée sur la ligne correspondant au code article. Par défaut les lignes de demandes d'achat sont regroupées.
  • Filtre par demandeur : sélectionnez cette case pour filtrer uniquement les demandes d'achat du Demandeur/Acheteur.
    Si le rôle de l'utilisateur renseigné sur l'appel d'offre est 'Acheteur' et que les paramètres BUYFLT - Filtre par acheteur (chapitre ACH, groupe AUZ) et PQHBUY - Utilisateur pour appel d'offre (chapitre ACH, groupe AUZ) ont pour valeur 'Oui', seules les demandes d'achat portant sur des articles suivis par l'acheteur pourront être sélectionnées quelle que soit la valeur de ce critère.
  • Date borne et Sélection des DASur date de début ou Sur date de fin : cette option permet de filtrer les demandes d'achat par rapport à la date mentionnée. En fonction que l'on s'appuie sur la date de début (correspond à la date souhaitée de commande) ou sur la date de fin (correspond à la date de réception demandée), les demandes d'achat proposées seront inférieures ou égales à cette date.
  • Sélection sur Fournisseur : utilisez cette option pour sélectionner les lignes de demandes d'achat ayant ce fournisseur de renseigné. Les jokers permettant de faire des sélections étendues sont autorisés (*, ?). Les demandes d'achat pour lesquelles aucun fournisseur n'a été défini ne sont pas concernées par ce filtre. Elles figureront dans la liste de sélection quel que soit le filtre positionné.
  • Sélection sur Article : utilisez cette option pour sélectionner uniquement les lignes de demandes d'achat référençant l'article précisé en filtre. Les jokers permettant de faire des sélections étendues sont autorisés (*, ?).
    Si le rôle de l'utilisateur renseigné sur l'appel d'offre est 'Acheteur' et que les paramètres BUYFLT - Filtre par acheteur (chapitre ACH, groupe AUZ) et PQHBUY - Utilisateur pour appel d'offre (chapitre ACH, groupe AUZ) ont pour valeur 'Oui', seuls les articles suivis par l'acheteur pourront être choisis.
  • Sélection sur Numéro de demande d'achat : utilisez cette option pour sélectionner uniquement les lignes de la demande d'achat précisée.
  • Sélection sur code Affaire : renseignez un code affaire pour sélectionner uniquement les lignes de demandes d'achat ayant ce code affaire. Vous pouvez renseigner un autre code affaire afin de sélectionner d'autres lignes de demandes d'achat. Les lignes sont regroupées ou non par code article suivant le paramétrage de regroupement effectué.
  • Demandes d'achat déjà sélectionnées : indiquez si les lignes des demandes d'achat figurant déjà sur un autre appel d'offre doivent être sélectionnées ou non. Par défaut, ces demandes d'achat ne sont pas sélectionnées.
  • : indiquez si les lignes des demandes d'achat signées doivent être sélectionnées ou non. Par défaut, les demandes d'achat non signées ne sont pas sélectionnées.

Transaction

Cliquez sur cette action pour changer de transaction de saisie, sous réserve que vos codes d'accès soient suffisants.

Traçabilité pièces

Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces achats.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Aucun compteur n'est affecté à ce document

Ce message apparaît en création si aucun compteur n'a été associé au document Appel d'offre. Pour résoudre ce problème :

  • Vérifiez qu'il existe bien un compteur pour les appels d'offre. Si ce n'est pas le cas, créez-le.
  • Puis, associez ce compteur au document à l'aide de l'option Affectation des compteurs.
Problème lors de la récupération du compteur

Ce message apparaît en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n'a pas été capable de récupérer un compteur.

Fiche déjà existante

Ce message apparaît lorsque le mode d'attribution du numéro d'appel d'offre est manuel et que le numéro saisi existe déjà dans la table.

Au moins une réponse enregistrée suppression impossible

Ce message apparaît si vous tentez de supprimer une ligne article ou une ligne fournisseur pour laquelle au moins une réponse a déjà été enregistrée.

Date de réception prévue inférieure à la date limite de l'appel d'offre

Ce message apparaît si vous sélectionnez une demande d'achat dont la date de réception souhaitée est inférieure à la date limite de l'appel d'offre.

Tables mises en oeuvre

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