Factures/avoirs
Utilisez cette fonction pour gérer les paramétrages de personnalisation des écrans de saisie des Factures d’achat.
Une transaction standard de saisie des factures d’achat est initialisée à l’installation du progiciel.
Vous pouvez :
- la modifier,
- la supprimer.
Vous pouvez paramétrer plusieurs transactions différentes. Chaque transaction, identifiée par un code et un libellé, apparaît dans une fenêtre de sélection lors de l'ouverture de la fonction Factures.
Pré-requis
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Gestion de l'écran
En-tête
Utilisez l’en-tête de la transaction pour :
- créer de nouveaux codes de transactions,
- rechercher des transactions existantes à modifier ou supprimer.
Transaction facture
Transaction (champ PTRNUM) |
Ce code permet d'identifier la transaction paramétrée. Le paramétrage des transactions de saisie permet de rendre les écrans de saisie associés à un document (devis, commande facture, appel d'offres...) ou à un type de transaction de stock (entrée, sortie ...) complètement paramétrables par l'utilisateur. Il est possible de définir, pour chaque document ou pour chaque type de transaction de stock, autant de transactions de saisie que nécessaire, chacune identifiée par un code. Chaque transaction permet de définir, à la fois pour les champs situés en tête du document, mais aussi pour les champs saisis dans les lignes, si ceux-ci doivent être :
Lors de la validation de ce paramétrage, des écrans de saisie dédiés sont créés, et peuvent ensuite être utilisés par tout utilisateur ayant des droits sur le code d'accès défini dans l'entête de ce paramétrage.
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Intitulé (champ DESAXX) |
Désignation de la transaction. |
Actif (champ ENAFLG) |
Utilisez ce champ pour activer ou de désactiver la transaction. |
Code accès (champ ACSCOD) |
Ce code d'accès permet de restreindre l'accès aux données par utilisateur ou groupes d'utilisateurs. |
Groupe (champ GFY) |
Le groupe de sociétés ou de sites renseigné ici permet de filtrer les enregistrements. |
Onglet Paramètres
Utilisez cette section pour définir différents éléments tels que l’impression automatique de la facture ainsi que l’affichage de certains champs.
Document facture
Document (champ DOCNAM) |
Si la case à cocher du document correspondant est sélectionnée, saisissez le code d'état du document standard imprimé. |
Impression auto (champ DOCFLG) |
Sélectionnez cette case pour que l'impression du document soit lancée automatiquement en fin de saisie.
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Type de saisie comptes ligne
Saisie (champ LEDTYPSCR) |
Tableau Comptes ligne
Type référentiel (champ LEDTYPINT) |
Ce champ indique le(s) types de référenciel associé(s) à la transaction. |
Mode (champ LEDTYPCOD) |
Ce champ permet de préciser si le type de référentiel sélectionné doit être 'Invisible', à 'Saisir' ou 'Affiché' dans les comptes lignes. |
Tableau lignes facture
Nb colonnes fixes (champ NBRCOL) |
Les N premières colonnes précisées dans ce champ restent visibles à l'écran lors du défilement. |
Affichage
TVA Espagnole (champ SPTVACOD) |
Ce champ est affiché uniquement si le code activité KSP - Localisation espagnole est actif.
La présence ou non de ces champs dans la section Gestion de la facture dépend également de la valeur du paramètre société SPAVAT - TVA espagnole (chapitre LOC, groupe SPA) précisant si la TVA espagnole est gérée ou non. Si ce paramètre a pour valeur 'Non' pour la société dont dépend le site de facturation, ces champs ne seront pas visibles, quel que soit le paramétrage de la transaction de saisie.
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Statut rapprochement/résultats (champ MATFLG) |
Sélectionnez cette case pour ajouter, pour cette transaction de saisie, plusieurs champs à la fonction Facture d'achat :
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Différence quantité (champ DIFQTYFLG) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si l'indicateur de différence de quantité doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. |
champ DIFQTYSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Différence prix (champ DIFPRIFLG) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si l'indicateur de différence de prix doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. |
champ DIFPRISCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Coût
Onglet coûts (champ CSTCOD) |
Onglet Entête
Utilisez cette section pour définir le mode de gestion de certaines informations de l'en-tête de facture.
Saisie
Collectif (champ BPRSACCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le collectif doit être :
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Date facture fournisseur (champ BPRDATCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la date facture fournisseur doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisie : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle peut être modifiée. |
Numéro facture fournisseur (champ BPRVCRCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le numéro de facture fournisseur doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisie : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle peut être modifiée. |
Fournisseur payé (champ BPSCOD) |
Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le fournisseur doit être :
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Devise (champ CURCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le Code devise doit être :
La valeur par défaut attribuée est le code Devise associé au tiers dans la fiche de ce dernier. |
Cours devise (champ RATCURCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette
transaction de saisie, si le cours devise doit être :
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Incoterm (champ EECICTCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le Code Incoterm doit être :
L'accès au code et à la ville Incoterm se fait également via le menu Options / Informations douanières. La valeur par défaut attribuée est le code Incoterm associé au fournisseur dans la fiche de ce dernier. |
Affaire (champ PJTHCOD) |
Référence interne (champ INVREFCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la référence interne doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisie : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle peut être modifiée. |
Départ échéance (champ STRDATCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la date départ d'échéance doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisie : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle peut être modifiée. |
Condition paiement (champ PTECOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le code Conditions paiement doit être :
La valeur par défaut attribuée est le code Conditions de paiement associé au fournisseur dans la fiche de ce dernier. |
Escompte (champ DEPCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si l'escompte doit être :
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Régime taxe (champ VACBPRCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le régime de taxe doit être :
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Déclaration honoraires (champ DAS2COD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la déclaration (1099 ou DADS) doit être :
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Période prestation (champ SVCDATCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la période de prestation doit être :
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Commentaires (champ DESCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la zone commentires doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affichée : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisie : La valeur par défaut est attribuée au champ et affichée. Elle peut être modifiée. |
Onglet Ligne
Utilisez cette section pour définir le mode de gestion de certaines informations de la ligne de facture.
Saisie
Désignation traduite (champ ITMDESCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la désignation article traduite dans la langue de l’opérateur doit être :
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champ ITMDESSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Désignation standard (champ ITMDES1COD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la désignation article standard doit être :
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champ ITMDES1SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Type d'article (champ ITMKNDCOD) |
Indiquez si pour cette transaction de saisie, le Type d'article doit être :
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champ ITMKNDSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Affaire (champ PJTCOD) |
Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ Affaire doit être :
Même si le code affaire est rendu saisissable par le biais de ce paramétrage, sa saisie reste interdite lorsque la gestion des documents est mono-affaire (le paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document |
champ PJTSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Type achat (champ PURTYPCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le type d'achat doit être :
On peut intervenir sur la présence du type d'achat (Achat/Immo/Service). Le type d'achat étant initialisé par le type d'achat de réception d'origine ou par le type d'achat du compte associé à l'article. |
champ PURTYPSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Code taxe 1 (champ VAT1COD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si ce code taxe doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée. Elle peut être modifiée et dans ce cas. |
champ VAT1SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Code taxe 2 (champ VAT2COD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si ce code taxe doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée. Elle peut être modifiée et dans ce cas. |
champ VAT2SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Code taxe 3 (champ VAT3COD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si ce code taxe doit être : invisible : Le champ n'apparaît pas dans l'écran de saisie mais une valeur par défaut lui est attribuée. affiché : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée mais elle n'est pas modifiable. saisi : La valeur par défaut est attribué au champ et affichée. Elle peut être modifiée et dans ce cas. |
champ VAT3SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Taxe entrée (champ TAXRCPCOD) |
Ce champ permet d'indiquer la taxe d'entrée à appliquer à l'article. |
champ TAXRCPSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Taxe sortie (champ TAXISSCOD) |
Ce champ permet d'indiquer la taxe de sortie à appliquer à l'article. |
champ TAXISSSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Autre taxe 1 (champ TAXOTH1COD) |
Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article. |
champ TAXOTH1SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Autre taxe 2 (champ TAXOTH2COD) |
Ce champ permet d'indiquer une taxe supplémentaire à appliquer à l'article. |
champ TAXOTH2SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Période prestation (champ SVCDAT2COD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la période de prestation doit être :
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champ SVCDAT2SCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Règle rapprochement (champ MATTOLCOD) |
Zone permettant d'indiquer, pour cette transaction de saisie, si le code de rapprochement est :
La valeur par défaut attribuée correspond au code de tolérance défini au niveau de l'article-fournisseur, l'article ou le fournisseur. Rappel : le rapprochement est un process permettant de valider le paiement d'une facture, avec un seuil de tolérance minimum et maximum. Le rapprochement est réalisé soit :
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champ MATTOLSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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TVA Portugaise (champ PORTVACOD) |
Ce champ est affiché uniquement si le code activité KPO - Localisation portugaise est actif.
La présence ou non du champ 'Fournisseur TVA' sur les lignes de facture dépend également de la valeur du paramètre société PORVAT - TVA portugaise(chapitre LOC, groupe POR) précisant si la TVA portugaise est gérée ou non.Si ce paramètre a pour valeur 'Non', le champ ne sera pas visible, quel que soit le paramétrage de la transaction de saisie. |
champ PORTVASCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Nouveau coût (champ CSTMAJCOD) |
Paramètre permettant de définir si, pour cette transaction de saisie, le champ "Nouveau coût" doit être :
Ce champ concerne uniquement les factures complémentaires. La valeur par défaut de ce champ est définie au niveau de la fenêtre de pré-chargement des lignes de factures complémentaires à partir des lignes de commandes et/ou de réceptions. |
champ CSTMAJSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Charge (champ FCSCODCOD) |
Paramètre permettant de définir si, pour cette transaction de saisie, le champ "Charge" doit être :
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champ FCSCODSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Coef frais approche (champ CPRCOECOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si le Coefficient de frais d'approche et le Coût fixe unitaire doivent être :
Les règles d'initialisation de ces champs dans l'écran de saisie de la fonction de gestion des Factures sont précisées ici : |
champ CPRCOESCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Structure de coûts (champ STCNUMCOD) |
Paramètre permettant de définir, pour cette transaction de saisie, si la Structure de coûts doit être :
Les règles d'alimentation de cette valeur dans l'écran de saisie de la fonction de gestion des Factures sont précisées ici : structure de coûts. |
champ STCNUMSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Coût achat (champ CSTPURCOD) |
Indiquez si pour cette transaction de saisie le Coût achat et le Coût achat unitaire doivent être : Invisible
Affiché
Cet écran est commun aux transactions de saisie des Commandes et Commandes ouvertes. Ce champ ainsi que les autres champs liés aux frais d'approche concernent uniquement la transaction de saisie des Commandes |
champ CSTPURSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Coût stock (champ CPRCOD) |
Indiquez si pour cette transaction de saisie, le Coût stock et le Coût stock unitaire doivent être : Invisible
Affiché
Cet écran est commun aux transactions de saisie des Commandes et Commandes ouvertes. Ce champ ainsi que les autres champs liés aux frais d'approche concernent uniquement la transaction de saisie des Commandes |
champ CPRSCR |
Indiquez, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Onglet Analytique
Dans cette fonction, le champ Sections mouvement de stock n'est pas visible.
Bloc numéro 1
Sections entête (champ HEACCECOD) |
Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction, si les champs sections analytiques de l'en-tête de document doivent être :
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Répartition ligne (champ DSPCOD) |
Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si la clé de répartition analytique au niveau des éléments de facturation doit être :
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champ DSPSCR |
Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si le champ doit être présent en :
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Sections mouvements stock (champ STOCCECOD) |
Indiquez si pour cette transaction, les champs sections analytiques liés aux mouvements de stock doivent être :
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Saisie
champ CCESCR |
Tableau Sections analytiques ligne
Axe (champ DIE) |
Chaque ligne du tableau permet de renseigner le code d'un axe analytique. |
Mode (champ CCECOD) |
Ce paramètre permet de définir, pour cette transaction de saisie, si la section analytique doit être :
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Pré-chargement axes |
Cliquez sur l'action Pré-charger sections pour charger les sections par défaut définies pour un groupe de sites ou de sociétés sélectionné. |
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
PRTSCR : Impression écran
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Actions spécifiques
Permet de valider l'écran en générant le code correspondant. Cette validation est automatique lors de la création ou de la modification ; le bouton n'est donc réellement utile qu'en cas de suppression du fichier écran sur le serveur d'application, ou en cas de copie d'un dossier à l'autre (dans ce cas, la validation n'est pas automatiquement faite dans le dossier d'arrivée). |
Ce bouton permet de recopier la définition de la fiche depuis ou vers un autre dossier.
Bloc numéro 1
champ OBJET |
champ CLES |
Bloc numéro 2
Depuis le dossier (champ DOSORG) |
Indiquez le dossier à partir duquel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée. |
Tous dossiers (champ TOUDOS) |
Cette option permet de copier la fiche vers tous les dossiers définis dans le dictionnaire (table ADOSSIER de la solution courante). |
Vers le dossier (champ DOSDES) |
Indiquez le dossier dans lequel la fiche va être copiée. Les syntaxes possibles sont décrites dans l'annexe dédiée. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Vous n'avez pas accès à ce code
Ce message apparaît lorsque le code d’accès saisi n’existe pas pour votre profil utilisateur. Pour remédier à ce problème, il vous suffit de sélectionner un code d’accès dans la liste proposée ou (selon vos habilitations) d’ajouter le code d’accès souhaité dans votre profil utilisateur.