Il est possible de gérer une partie des fonctions du module CRM du logiciel Sage X3, dans l'application Outlook de Microsoft.
Il s'agit des fonctions suivantes :

Le processus de synchronisation permet :

  • d’éviter les doubles saisies,
  • de maintenir le même niveau d’information entre Outlook et les informations disponibles dans la CRM d'Sage X3.

Ce document présente :

  • la liste des informations synchronisées,
  • le sens de synchronisation : Sage X3 --> Outlook et/ou Outlook --> Sage X3,
  • les éventuelles particularités qui s'appliquent.

SEEREFERTTO  Les informations de paramétrage nécessaires à la mise en place de la synchronisation ainsi que les principes généraux et modalités de forçage de la synchronisation sont disponibles dans la documentation : Synchronisation Sage X3 - Outlook : installation.

Tâches

Lorsque la synchronisation est lancée, seules les tâches Outlook cochées "privées" ne seront pas générées en tant que tâches Sage X3.

Remarques :

Les données relatives à une tâche Sage X3 sont synchronisées avec une tâche Outlook sous certaines conditions :

  • L'utilisateur doit être un représentant.
    Pour rappel, le paramètre utilisateur AUSCRMA - Fonction (chapitre CRM, groupe COL) permet de lui associer une fonction dite commerciale, tandis que le paramètre AUSCRMF - Représentant (chapitre CRM, groupe COL) permet de lui affecter un code représentant.
  • L'utilisateur doit avoir l'habilitation de lancer des synchronisations de tâches Outlook et de tâches Sage X3.
  • Outre les paramètres généraux (chapitre CRM, Groupe SYN) relatifs à la synchronisation :
    -  CRMSYNC - Gestion de la synchronisation,
    - CRMSYNCTSK - Gestion synchro des tâches,
    les paramètres individuels de synchronisation sont à définir pour chaque utilisateur dans la fonction Paramètres de synchronisation. 
  • La tâche en question doit être affectée à l'utilisateur en charge du lancement de la synchronisation

Dans Outlook, dans la tâche, des hyperliens sont présents sur les éléments suivants, afin d’ouvrir ces éléments directement dans le navigateur :

  • la tâche,
  • le client,
  • l’interlocuteur et le correspondant associé,
  • l’affaire.

Liste des champs impactés lors de la synchronisation

Champs  Sage X3 

 Champs Outlook

Sage X3 
vers
Outlook 

Outlook 
vers
Sage X3 

Commentaires 

UPDDAT

LastModificationTime

---

X

Cette valeur est récupérée uniquement en cas de conflit (un même enregistrement est modifié à la fois dans Sage X3 et dans Outlook).
Dans le cas où Outlook a la priorité, la date de modification est reprise depuis Outlook.

 TSKCRM

 Companies

 X

X

Dans le cas où l'information n'est pas disponible, mais que dans Sage X3, le correspondant est rattaché à un tiers, la référence du tiers est récupérée via le correspondant.
 
Dans le sens Sage X3 => Outlook, l’information est fournie sous la forme :
« [F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#" »
 
Dans le sens Outlook => Sage X3, si la tâche a précédemment été créée depuis Sage X3, l’information est reçue sous la forme :
« [F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#" »
Le tiers est donc récupéré directement dans l'information reçue.
Si la référence Sage X3 n'est pas disponible, une tentative d'identification est réalisée en effectuant une recherche sur la raison sociale ([F:BPRNAM], puis, à défaut, sur l'intitulé court ([F:BPR]BPRSHO).

HOUTIMSPG
MNTTIMSPG

 ActualWork

 X

X

Deux champs dans Sage X3 : un en heures, l’autre en minutes.
Dans Outlook : le temps est donné en minutes.
Une conversion est donc effectuée.

 TSKDON

 Complete

 ---

 X

Si “Terminé” dans Outlook, alors “Effectué” dans Sage X3.
Sinon, non « Effectué » dans Sage X3.

 TSKDON

 Status

 X

 ---

Si « Effectué » dans Sage X3 : « Terminé » dans Outlook.
Si le temps passé (HOUTIMSPC en minutes + MNTTIMSPC) est supérieur à 0 : « En cours de réalisation dans Outlook.
Sinon : « Non commencé » dans Outlook.

 TSKSTR

 StartDate

 X

 X

 TSKDAT

 DueDate

 X

 X

 FULOBJ

 Subject

 X

 X

Attention, ce champ est limité à 255 caractères dans Outlook.
C’est un clob(3) dans Sage X3, soit 4096 caractères.
L’information pourra donc être tronquée.

 FULRPO

 Body

 X

 X

Dans le sens Sage X3 => Outlook, l’information renseignée dans le champ est précédée de précisions sur la tâche lorsqu’elles sont disponibles : voir note (1) ci-dessous. 
Une balise :
« ----------------------------------<\OTK-HEADER\> »
permet d’identifier cette partie, et de ne reprendre que ce qui la suit dans FULRPO en synchronisation Outlook=>Sage X3.

 TSKREP

---

---

Cette rubrique n’est pas synchronisée.
Elle est déterminée automatiquement lors d’une création de tâche (Outlook=>Sage X3).
Le représentant est récupéré via l’utilisateur de connexion.

 SALFCY

---

---

Cette rubrique n’est pas synchronisée.
Elle est déterminée automatiquement lors d’une création de tâche (Outlook => Sage X3).
Le site est récupéré via le site de vente du représentant.
Si cette information n’y figure pas, ce sont les règles de détermination du site par défaut qui s'appliquent.

 TSKCOR

 Lk_1_CtAdxId

 X

 X

En synchronisation Outlook=>Sage X3, si le correspondant reçu fait référence à un interlocuteur (TSKCCN), celui-ci est automatiquement récupéré. Il en est de même lorsque le correspondant est rattaché à un tiers (TSKCMP).
Voir note (2) ci-dessous.

 Lk_1_Name

 X

 ----

 Nom et prénom du correspondant sous la forme :
« [F:COR]LNA - [F:COR]FNA »

 TSKDAT

 AdxTaskDateTime

 X

 ---

(1)  Précisions sur l'appel :
Catégorie : [F:TSK]TSKTYP ([F:ADI]LNGDES)
Niveau de priorité : [F:TSK]TSKPIOLEV ([F:ADI]LNGDES)
Signaler le retard au bout de [F:TSK]TSKDEL jours 

Exemple :
Catégorie : D1 (Relance)
Niveau de priorité : B1 (Normale)
Signaler le retard au bout de 2 jours

(2) Pour rappel, la fonction de gestion des correspondants intervient dans le cadre de la fonction de synchronisation d'Sage X3 avec Outlook.
Des contacts peuvent être définis dans Outlook indépendamment d'Sage X3. Cela implique qu'ils ne font pas partie du référentiel d'interlocuteurs. Lorsqu'une synchronisation de contacts Outlook est lancée, la table "Correspondants" permet de stocker provisoirement les informations issues de ces contacts Outlook puisqu'ils n'existent pas encore en tant qu'interlocuteurs dans la base de données. Par la suite, une fonction de génération des interlocuteurs, accessible à partir de la barre d'outils de la fonction GESCOR - Correspondants, permet cette association d'un correspondant à un interlocuteur.

Les conditions sine qua non, permettant la création automatique de correspondants et leur mise à jour suite à une synchronisation avec Outlook, sont :

Rendez-vous

Les rendez-vous issus d'Outlook sont à classer dans deux catégories :

  • La première catégorie contient les rendez-vous où la liste des participants n'est pas renseignée. Ces rendez-vous sont simplement enregistrés en tant que nouveaux événements dans le calendrier Outlook.
  • La seconde catégorie concerne les rendez-vous dont Outlook assure la diffusion et la synchronisation avec les différents participants (exemple : demande de réunion avec attente d'acceptation et de réponse).

D'un point de vue Outlook, la première catégorie concerne les rendez-vous (appointment) et la deuxième, les réunions (meeting).

D'un point de vue Sage X3, les processus qui sont supportés sont les suivants :

  • La diffusion d'un rendez-vous Outlook appartenant à la première catégorie (appointment) aux représentans indiqués dans la liste de contacts.
  • La diffusion d'un rendez-vous créée dans Sage X3, à l'organisateur et aux collaborateurs (dans leurs calendriers Outlook).
  • La mise à jour dans Sage X3 des enregistrements (rendez-vous) pour lesquels l'opérateur/représentant connecté est l'organisateur principal.

D'une manière plus générale, lorsqu'une synchronisation de rendez-vous Outlook est lancée, la table des rendez-vous Sage X3 est en parallèle mise à jour (création ou modification des enregistrements concernés) et stocke les informations issues de ces rendez-vous Outlook. De la même manière, lorsqu'une synchronisation de rendez-vous Sage X3 est lancée, les rendez-vous Outlook sont créés ou modifiés en conséquence.

Seuls les rendez-vous Outlook cochés "privés" ne seront pas générés en tant que rendez-vous Sage X3 une fois la synchronisation lancée.

Remarques :

Les données relatives à une rendez-vous Sage X3 sont synchronisées avec un rendez-vous Outlook sous certaines conditions :

  • L'utilisateur doit être un représentant.
    Pour rappel, le paramètre utilisateur AUSCRMA - Fonction (chapitre CRM, groupe COL) permet de lui associer une fonction dite commerciale, tandis que le paramètre utilisateur AUSCRMF - Représentant (chapitre CRM, groupe COL) permet de lui affecter un code représentant.
  • L'utilisateur doit avoir l'habilitation de lancer des synchronisations de rendez-vous Outlook et de rendez-vous Sage X3.
  • Outre les paramètres généraux (chapitre CRM, Groupe SYN) relatifs à la synchronisation :
    - CRMSYNC - Gestion de la synchronisation,
    - CRMSYNCBAP - Gestion synchro rendez-vous,
    les paramètres individuels de synchronisation sont à définir pour chaque utilisateur dans la fonction Paramètres de synchronisation.
  • Le rendez-vous en question doit être affecté à l'utilisateur en charge du lancement de la synchronisation.

Dans Outlook, dans le rendez-vous, des hyperliens sont présents sur les éléments suivants, afin d’ouvrir ces éléments directement dans le navigateur :

  • le rendez-vous,
  • l’organisateur du rendez-vous (l’hyperlien ouvre la fiche utilisateur de l’organisateur, fonction GESAUS),
  • le client,
  • la liste des personnes à visiter et des correspondants associés,
  • la liste des intervenants (l’hyperlien ouvre la fiche utilisateur de l’intervenant, fonction GESAUS),
  • l’adresse du lieu de rendez-vous (l’hyperlien ouvre une fonction de géolocalisation Web),
  • l’affaire.

Liste des champs impactés lors de la synchronisation

Champs
Sage X3 

 Champs
Outlook

 Sage X3 
vers
Outlook

Outlook 
vers
Sage X3 

Commentaires 

UPDDAT

 LastModificationTime

 ---

 X

Cette valeur n’est récupérée qu’en cas de conflit (Un même enregistrement est modifié dans Sage X3 et dans Outlook).
Dans le cas où Outlook a la priorité la date de modification est reprise depuis Outlook.

APTCOR_x

 Lk_x_CtAdxId

 X

 X

En synchronisation Outlook => Sage X3, si le correspondant reçu fait référence à un interlocuteur (TSKCCN), celui-ci est automatiquement récupéré. Il en est de même lorsque le correspondant est rattaché à un tiers (TSKCMP).
Voir note (1) ci-dessous.

 Lk_x_Name

 X

--- 

Nom et prénom du correspondant sous la forme :
« [F:COR]LNA - [F:COR]FNA »

ATPADDCMT

 Location

 X

 X

FULDAY

 AllDayEvent

 X

 X

APTDUR

 Duration

 X

 X

APTDAT
APTHOU

 Start

 X

 X

Deux champs dans Sage X3 : un en heures, l’autre en minutes.
Dans Outlook : le temps est donné en minutes.
Une conversion est donc effectuée.

APTDATEND
APTHOUEND

 End

 X

 X

Deux champs dans Sage X3 : un en heures, l’autre en minutes.
Dans Outlook, le temps est donné en minutes.
Une conversion est donc effectuée.

 FULOBJ

 Subject

 X

 X

Attention, ce champ est limité à 255 caractères dans Outlook.
C’est un clob(3) dans X3, soit 4096 caractères.
L’information pourra donc être tronquée.

 FULRPO

 Body

 X

 X

Dans le sens Sage X3 => Outlook, l’information renseignée dans le champ est précédée de précisions sur le rendez-vous lorsqu’elles sont disponibles : voir notes (2) et (3) ci-dessous.
Une balise :
« ----------------------------------<\OTK-HEADER\> »
permet d’identifier cette partie, et de ne reprendre que ce qui la suit dans FULRPO en synchronisation Outlook => Sage X3.

 ATPREPMNA

 ---

 X

 AdxRef

 X

 ---

Rubrique technique permettant de savoir si l’utilisateur réalisant la synchronisation est l’organisateur du rendez-vous ou un invité.

 APTTYP

 ---

 ---

Cette rubrique n’est pas synchronisée.
Elle est déterminée automatiquement lors d’une création de rendez-vous (Outlook => Sage X3) via le paramètre CRMAPTTYP - Catégorie rendez-vous synchro (chapitre CRM, groupe SYN).

(1) Pour rappel, la fonction de gestion des correspondants intervient dans le cadre de la fonction de synchronisation d'Sage X3 avec Outlook.
Des contacts peuvent être définis dans Outlook indépendamment d'Sage X3. Cela implique qu'ils ne font pas partie du référentiel d'interlocuteurs. Lorsqu'une synchronisation de contacts Outlook est lancée, la table "Correspondants" permet de stocker provisoirement les informations issues de ces contacts Outlook puisqu'ils n'existent pas encore en tant qu'interlocuteurs dans la base de données. Par la suite, une fonction de génération des interlocuteurs, accessible à partir de la barre d'outils de la fonction GESCOR - Correspondants, permet cette association d'un correspondant à un interlocuteur.

Les conditions sine qua non, permettant la création automatique de correspondants et leur mise à jour suite à une synchronisation avec Outlook, sont :

(2) Si l’utilisateur connecté est l’organisateur du rendez-vous :
 
Rendez-vous organisé par : [F:BPR]BPRNAM
Personnes à visiter (1 à n)
   mess([F:AIN]TTL,941,1) [F:AIN]FNA [F:AIN]LNA
Intervenants (1 à n)
   [F:BPR]BPRNAM
Lieu du rendez-vous : mess([F:BAP]APTPLC,955,1)
[F:BAP]ATPADDCMT
        [F:BAP]APTADD(0)
        [F:BAP]APTADD(1)
        [F:BAP]APTADD(2)
        [F:BAP]APTZIP [F:BAP]APTCTY
        [F:BAP]APTSAT
Tél. : [F:BAP]APTTEL
Catégorie : [F:BAP]APTTYP ([F:ADI]LNGDES)

Exemple :
Rendez-vous organisé par : Paul Durand
Personnes à visiter
Intervenants
   Pierre Dupont
Lieu du rendez-vous : Chez le client
        6591 Irvine Center Dr
        926182129 Irvine
        US
        CA
Catégorie : B1 (Visite client)

(3) Si l’utilisateur connecté n’est pas l’organisateur du rendez-vous :
 
Lieu du rendez-vous : mess([F:BAP]APTPLC,955,1)
[F:BAP]ATPADDCMT
        [F:BAP]APTADD(0)
        [F:BAP]APTADD(1)
        [F:BAP]APTADD(2)
        [F:BAP]APTZIP [F:BAP]APTCTY
        [F:BAP]APTSAT
Tél. : [F:BAP]APTTEL
Catégorie : [F:BAP]APTTYP ([F:ADI]LNGDES)

Exemple :
Lieu du rendez-vous : Chez le client
        6591 Irvine Center Dr
        926182129 Irvine
        US
        CA
Catégorie : B1 (Visite client)

Appels

La notion d'"Appel" n'existant pas dans Outlook, ceux-ci ne sont donc pas gérés en tant que tels dans Outlook mais sont considérés comme des tâches lors de la synchronisation.
La synchronisation d'appels d'Sage X3 vers Outlook implique la création de tâches singulières côté Outlook. Ainsi, les appels Sage X3  sont gérés de la même façon que les tâches Sage X3 : lors de la synchronisation, ils sont traités dans le planning des tâches Outlook de l'opérateur courant.
Pour distinguer les appels Sage X3  des tâches Sage X3 dans Outlook, seul l'identifiant AdxId (compteur) diffère :

  • Identifiant AdxId des tâches : TSK
  • Identifiant AdxId des appels : CLL

Ainsi, la création d'un appel se fait d'abord depuis Sage X3. Il est ensuite synchronisé et généré dans le planning des tâches Outlook. A ce niveau, l'appel-tâche peut être modifié, puis resynchronisé et donc impacter l'enregistrement initial Sage X3.

Remarques :

Les données relatives à un appel Sage X3 sont synchronisées avec une tâche Outlook sous certaines conditions :

  • L'utilisateur doit être un représentant.
    Pour rappel, le paramètre utilisateur AUSCRMA - Fonction (chapitre CRM, groupe COL) permet de lui associer une fonction dite commerciale, tandis que le paramètre utilisateur AUSCRMF - Représentant (chapitre CRM, groupe COL) permet de lui affecter un code représentant.
     
  • L'utilisateur doit avoir l'habilitation de lancer des synchronisations de tâches Outlook et d'appels Sage X3.
    Outre les paramètres généraux (chapitre CRM, Groupe SYN) relatifs à la synchronisation :
    - CRMSYNC - Gestion de la synchronisation,
    - CRMSYNCCLL - Gestion synchro des appels,
    les paramètres individuels de synchronisation sont à définir pour chaque utilisateur dans la fonction Paramètres de synchronisation.
     
  • L'appel en question doit être affecté à l'utilisateur en charge du lancement de la synchronisation.

Dans Outlook, dans l'appel, des hyperliens sont présents sur les éléments suivants, afin d’ouvrir ces éléments directement dans le navigateur :

  • l’appel,
  • le client,
  • l’interlocuteur et le correspondant associé,
  • l’affaire.

Liste des champs impactés lors de la synchronisation

Champs
Sage X3 

 Champs
Outlook

 Sage X3 
vers
Outlook 

Outlook
vers
Sage X3 

 Commentaires 

 CLLCOR

 Lk_1_CtAdxId

 X

 X

En synchronisation Outlook => Sage X3, si le correspondant reçu fait référence à un interlocuteur (CLLCCN), celui-ci est automatiquement récupéré. Il en est de même lorsque le correspondant est rattaché à un tiers (CLLCMP).

 

 Lk_1_Name

 X

 ---

 Nom et prénom du correspondant sous la forme :
« [F:COR]LNA - [F:COR]FNA »

 CLLCMP

 Companies

 X

 X

Dans le cas où l’information n’est pas disponible, mais que dans Sage X3, le correspondant est rattaché à un tiers, la référence du tiers est récupérée via le correspondant.
 
Dans le sens Sage X3 => Outlook l’information est fournie sous la forme :
« [F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#" ».
 
Dans le sens Outlook => Sage X3, si la tâche a précédemment été créée depuis X3, l’information est reçue sous la forme :
« [F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#" »
Le tiers est donc récupéré directement dans l’information reçue.
Si la référence Sage X3 n’est pas disponible, une tentative d’identification est réalisée en effectuant une recherche d’abord sur la raison sociale ([F:BPRNAM]), et à défaut, sur l’intitulé court ([F:BPR]BPRSHO).

CLLDUR

 ActualWork

 X

 X

 

CLLDON

 Complete

 ---

 X

 

CLLDON

 Status

 X

 ---

Si « Effectué » dans Sage X3 : « Terminé » dans Outlook.
Si Durée appel (CLLDUR) est supérieure à 0 : « En cours de réalisation dans Outlook.
Sinon : « Non commencé » dans Outlook.

CLLDATX
CLLHOU

 AdxTaskDateTime

 X

---

 

CLLDAT
CLLHOU

 StartDate

 X

 X

 

CLLDATX
CLLHOU

 DueDate

 X

 ---

 

 FULOBJ

 Subject

 X

 X

Attention, ce champ est limité à 255 caractères dans Outlook.
C’est un clob(3) dans X3, soit 4096 caractères.
L’information pourra donc être tronquée.

 FULRPO

 Body

 X

 X

Dans le sens Sage X3 => Outlook, l’information renseignée dans le champ est précédée de précisions sur l’appel lorsqu’elles sont disponibles :
Voir note (1) ci-dessous.
Une balise :
« ----------------------------------<\OTK-HEADER\> »
permet d’identifier cette partie, et de ne reprendre que ce qui la suit dans FULRPO en synchronisation Outlook=>X3.

 CLLREP

 

 ---

 ---

Cette rubrique n’est pas synchronisée.
Elle est déterminée automatiquement lors d’une création de tâche (Outlook => Sage X3).
Le représentant est récupéré via l’utilisateur de connexion.

 SALFCY

 

 ---

 ---

Cette rubrique n’est pas synchronisée.
Elle est déterminée automatiquement lors d’une création de tâche (Outlook => Sage X3).
Le site est récupéré via le site de vente du représentant.
Si cette information n’y figure pas, les règles de détermination du site par défaut s’appliqueront.

(1)  Précisions sur l'appel :
Qualification :
        Catégorie : [F:CLL]CLLCAT ([F:ADI]LNGDES)
        Niveau de priorité : [F:CLL]CLLPIOLEV ([F:ADI]LNGDES)
Informations :
        Ligne directe : [F:CLL]CLLETS
        Portable : [F:CLL]CLLMOB
        E-mail : [F:CLL]CLLEML

Exemple :
Qualification :
        Catégorie : E1 (Suivi clientèle)
        Niveau de priorité : B1 (Prise de rendez-vous)
Informations :
        Ligne directe : 0450112233
        Portable : 0606060606
        E-mail : [email protected]

Correspondants

Liste des champs impactés lors de la synchronisation

 Champs
Sage X3 

 Champs
Outlook

 Sage X3 
vers
Outlook  

Outlook
vers
Sage X3 

Commentaires 

CPYEML

 Email1Address

 X

 X

 

HOMEML

 HOMEML

 X

 X

 

CPYZIP

 BusinessAddressPostalCode

 X

 X

 

HOMZIP

 HomeAddressPostalCode

 X

 X

 

CPYSAT

 BusinessAddressState

 X

 X

 

HOMSAT

 HomeAddressState

 X

 X

 

LAN

 Language

 X

 X

 

LNA

 LastName

 X

 X

 

CPYCRY
CPYCRYNAM

 BusinessAddressCountry

 X

 X

 

HOMCRY
HOMCRYNAM

 HomeAddressCountry

 X

 X

 

FNA

 FirstName

 X

 X

 

CPYADD(0)
CPYADD(1)
CPYADD(2)

 BusinessAddressStreet

 X

 X

 

HOMADD(0)
HOMADD(1)
HOMADD(2)

 HomeAddressStreet

 X

 X

 

BPRNUM
BPRLIB

 CompanyName

 X

 X

 

CPYFAX

 BusinessFaxNumber

 X

 X

 

HOMFAX

 HomeFaxNumber

 X

 X

 

CPYTEL

 BusinessTelephoneNumber

 X

 X

 

HOMTEL

 HomeTelephoneNumber

 X

 X

 

CPYMOB

 MobileTelephoneNumber

 X

 X

 

FNCLIB

 JobTitle

 X

 X

 

TTR

 Title

 X

 X

 

CPYCTY

 BusinessAddressCity

 X

 X

 

HOMCTY

 HomeAddressCity

 X

 X

 

CRCCLOB

 Body

 X

 X

 

COPREP

 

 ---

 ---

Cette rubrique n’est pas synchronisée.
Elle est déterminée automatiquement lors d’une création de contact (Outlook => Sage X3).
Le représentant est récupéré via l’utilisateur de connexion.

LNA
FNA
BPRNUM

 FileAs

 X

 ---

Donnée formatée ainsi :
[F:COR]LNA , [F:COR]FNA [F:BPR]BPRNAM + "   #" + [F:BPR]BPRNUM + "#")