Correspondants

Une synchronisation d'un contact Outlook induit l'enregistrement d'une nouvelle fiche correspondant dans la base.

L'en-tête permet d'identifier le contact Outlook dans Sage X3 :

• En lui attribuant un numéro de chrono. Il s'agit d'une clé unique, qui peut être automatiquement incrémentée à partir du compteur COR ou manuellement renseignée si l'affectation manuelle du compteur COR est autorisée. Remarque : lors de la création d'un correspondant par synchronisation, l'affectation du compteur COR doit être automatique (sinon génération d'une erreur sur le compteur). Le compteur ne peut être affecté automatiquement que dans le cadre de création directe d'un correspondant dans la fonction GESCOR.
• En rappelant son nom complet (civilité, titre, nom, prénom), information directement issue de sa fiche contact miroir créée dans Outlook.
• En lui associant éventuellement un numéro de chrono interlocuteur. Il peut s'agir d'une association manuelle. Lorsqu'un utilisateur d'Sage X3 a identifié le contact Outlook en tant qu'interlocuteur Sage X3, plusieurs possibilités lui sont offertes à partir des tunnels accessibles depuis la zone "Code". Il peut d'abord sélectionner un interlocuteur déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des interlocuteurs déjà référencés. L'utilisateur peut aussi accéder directement à la fonction de gestion des Interlocuteurs et créer un nouvel enregistrement dans la table des interlocuteurs. L'utilisateur peut enfin faire une recherche d'interlocuteurs à partir du menu d'identification. Dans ce dernier cas, le système recherche à partir des nom et prénom du correspondant l'ensemble des homonymes existants dans la base interlocuteurs.
• En lui affectant automatiquement un type : interlocuteur ou représentant. Cette information n'est ni saisissable, ni modifiable. Les cas pratiques sont les suivants : un correspondant est issu de la synchronisation d'un contact Outlook, auquel cas son type sera toujours "interlocuteur". Une autre possibilité est que le correspondant est créé manuellement dans Sage X3. Cela implique qu'il s'agit aussi d'un correspondant typé "Interlocuteur". Enfin, un rendez-vous dans Sage X3 peut avoir un ou plusieurs intervenant(s) (des représentants référencés dans la base) qui n'a/n'ont pas encore de fiche(s) Correspondant(s) associée(s). Si le représentant associé à l'opérateur connecté est l'organisateur principal du rendez-vous X3, à la synchronisation du rendez-vous, les fiches Correspondants des autres intervenants seront alors générées et typées "Représentant". Ceci implique en parallèle que les intervenants X3 partageront le rendez-vous et leur calendrier Outlook sera alimenté en conséquence avec un nouvel événement (s'ils sont habilités à utiliser la synchronisation Outlook). Si le représentant associé à l'opérateur connecté est seulement intervenant du rendez-vous X3, à la synchronisation du rendez-vous, les fiches Correspondants des autres intervenants ne seront alors pas générées.

L'onglet Informations permet à l'utilisateur de gérer personnellement ses propres commentaires sur un correspondant dans Sage X3.

En effet, Il s'agit d'une zone de type Clob où l'utilisateur peut librement saisir des informations complémentaires sur son contact Outlook. Ces informations sont alors stockées dans Sage X3.

Cas pratiques :

Un contact avec un commentaire est créé dans Outlook, puis synchronisé avec Sage X3. Un enregistrement dans la table des correspondants est alors créé dans Sage X3. Le commentaire Outlook a bien été stocké dans Sage X3 en tant que Clob. A partir de cet enregistrement courant, l'utilisateur peut modifier le texte ou ajouter des commentaires successifs, lesquels seront répercutés dans Outlook à chaque synchronisation. Ceci est aussi valable côté Outlook : chaque modification de commentaire se répercutera lors d'une synchronisation. Ceci est valable à la condition que les paramètres de synchronisation de l'utilisateur l'autorisent.

Côté Sage X3, les commentaires des différents représentants, auxquels le contact est affecté, sont ajoutés successivement dans cette même zone de type Clob, ce qui implique qu'ils sont partagés. Un tag permet de savoir au fur et à mesure quel représentant a ajouté des commentaires.

Les informations professionnelles (adresse, email, téléphone professionnel, société...) d'un contact Outlook synchronisé avec Sage X3 sont stockées dans la fiche Correspondant, Onglet Professionnel.

Cas particulier du code Tiers

• Création d'un Contact Outlook ayant un code société connu (déjà enregistré dans la table BPARTNER - Tiers).

Pour rappel, un correspondant lié à un tiers implique le partage des informations communes (libellé du tiers...)

Le code société est déjà référencé dans la base des tiers X3. Dans ce cas, l'utilisateur à l'origine de la création du contact Outlook peut enregistrer le code société avec les syntaxes suivantes : #CODESOCIETE# ou directement CODESOCIETE. Ceci a pour effet de mettre à jour le code tiers dans la fiche Correspondant miroir une fois la synchronisation lancée. Ainsi, lorsqu'un tiers/société est connu à la fois dans Outlook et X3, la société #CODESOCIETE# ou CODESOCIETE du Contact Outlook devient le tiers CODESOCIETE du Correspondant X3.

Exemple :

Soit le tiers DIS001 existant dans la base X3.
Création d'un contact Outlook M. Paul DURAND, rattaché à la société #DIS001# ou DIS001.
Lancement de la synchronisation du contact, puis génération automatique du correspondant miroir.
Dans l'onglet "Professionnel", le code Tiers est bien mis à jour en conséquence avec la valeur DIS001.

• Création d'un contact Outlook ayant un code société non identifié dans le référentiel X3 (aucun enregistrement dans la table BPARTNER - Tiers).

Un contact Outlook est créé avec une société XYZ non identifiée (XYZ n'existe pas dans le référentiel des tiers X3). Une fois le correspondant créé par synchronisation, le code tiers (BPRNUM) de l'onglet Professionnel n'est pas alimenté avec le code XYZ puisque celui-ci n'existe pas encore dans la base. Par contre la zone BPRLIB (libellé) qui est en saisie libre prend la valeur du code société dans Outlook, soit XYZ.

L'utilisateur pourra par la suite créer manuellement ce tiers XYZ dans la base de données, puis modifier manuellement la fiche du correspondant en ajoutant le code XYZ dans le champ tiers. A la prochaine synchronisation, le contact Outlook sera mis à jour en conséquence et le code société rattaché aura comme syntaxe #XYZ#.

Exemple :

Création d'un contact Oultook M. Paul DURAND, rattaché à la société XYZ non référencée dans la table des Tiers X3. La syntaxe du code société sur le contact Outlook est XYZ.
Lancement de la synchronisation du contact, puis génération automatique du correspondant miroir.
Dans l'onglet "Professionnel", le Code Tiers est vide, mais son libellé prend la valeur XYZ.

• Création d'un contact Outlook sans société renseignée.

A la synchronisation du contact Outlook sans code société, le code tiers de la fiche Correspondant sera vide (champ BPRNUM). L'utilisateur pourra alors choisir un code tiers déjà existant dans BPARTNER (table des tiers), par exemple DIS001. Lors d'une nouvelle synchronisation, le contact Outlook d'origine sera mis à jour avec un code Société #DIS001#.

• Création manuelle d'un Correspondant directement depuis la fonction GESCOR.

L'utilisateur peut associer à ce correspondant un code tiers de BPARTNER, par exemple DIS002. A la synchronisation, un contact Outlook est alors créé en parallèle, avec un code Société #DIS002#.

Si l'utilisateur ne lui associe pas de code tiers de BPARTNER (zone BPRNUM), mais seulement un libellé (zone BPRLIB, non contrôlée), par exemple ZZ. A la synchronisation, un contact Outlook sera créé en parallèle, avec un code Société ZZ.

• Génération automatique d'une Correspondant typé Représentant.

Pour rappel, un correspondant typé représentant est toujours généré automatiquement lors de la synchronisation d'un rendez-vous X3 pour lequel l'un des intervenants est un représentant n'ayant pas encore de fiche Correspondant. L'utilisateur courant (utilisateur en charge de la synchronisation) doit aussi être l'organisateur principal du rendez-vous X3 pour lequel ce représentant est saisi en tant qu'intervenant "secondaire".

Le code tiers BPRNUM prend alors le code du représentant (un représentant X3 étant enregistré en tant que tiers dans la table BPARTNER) et les informations professionnelles sont chargées à partir de la fiche Représentant de référence. A la synchronisation, un contact Outlook miroir est créé mais la notion de représentant n'y est pas gérée.

A noter aussi que si un représentant est modifié dans Outlook, ces modifications ne seront pas prises en compte lors de la synchronisation. Pour tenir compte de modifications de données liées à un représentant, il faut les ajouter manuellement dans Sage X3, puis lancer une nouvelle synchronisation. Alors elles sont mises à jour dans Outlook.

Généralités :

D'une manière plus générale, toute modification des informations professionnelles d'un contact Outlook se répercute sur le correspondant Sage X3 miroir, lors d'une synchronisation, à la condition que les paramètres de synchronisation de l'utilisateur le permettent. Et inversement.

De même, la date de dernière modification (dans Outlook ou dans Sage X3) fait office de référence pour la mise à jour d'un enregistrement.

La suppression d'un correspondant Sage X3 implique la suppression du Contact Outlook à la prochaine synchronisation. La suppression d'un contact Outlook implique seulement, quant à elle, la suppression du lien avec le code représentant (onglet Affectation) et non celle du correspondant miroir Sage X3. L'utilisateur pourra effectuer manuellement cette suppression ultérieurement.

Les informations d'ordre personnel, relatives à un contact Outlook qui a été synchronisé avec Sage X3, sont stockées dans l'onglet "Personne"l de la fiche Correspondant miroir. Il peut s'agir d'une adresse personnelle ou encore d'un numéro de téléphone.

Il est à noter que si un correspondant a une fiche interlocuteur associée, alors toute modification de cet enregistrement dans cette fonction (ajout d'une date de naissance dans la fiche correspondant, par exemple) implique en parallèle la modification dans la table des Interlocuteurs (rafraîchissement de la zone "Date de naissance" de la fiche interlocuteur). Et de la même manière, toute modification de l'interlocuteur lié à un correspondant implique aussi la modification du correspondant. Cette mise à jour à deux niveaux se fait donc automatiquement.

Généralités :

D'une manière plus générale, toute modification des informations personnelles d'un contact Outlook se répercute sur le correspondant Sage X3 miroir, lors d'une synchronisation, à la condition que les paramètres de synchronisation de l'utilisateur le permettent. Et inversement.

De même, la date de dernière modification (dans Outlook ou dans Sage X3) fait office de référence pour la mise à jour d'un enregistrement.

Les informations professionnelles (adresse, email, téléphone professionnel, société...) d'un contact Outlook synchronisé avec Sage X3 sont stockées dans la fiche Correspondant, Onglet "Professionnel".

La suppression d'un correspondant X3 implique la suppression du Contact Outlook à la prochaine synchronisation. La suppression d'un contact Outlook implique seulement, quant à elle, la suppression du lien avec le code représentant (onglet Affectation) et non celle du correspondant miroir X3. L'utilisateur pourra effectuer manuellement cette suppression ultérieurement.

Cas particulier du code Tiers

• Création d'un Contact Outlook ayant un code société connu (déjà enregistré dans la table BPARTNER - Tiers).

Pour rappel, un correspondant lié à un tiers implique le partage des informations communes (libellé du tiers...)

Le code société est déjà référencé dans la base des tiers Sage X3. Dans ce cas, l'utilisateur à l'origine de la création du contact Outlook peut enregistrer le code société avec les syntaxes suivantes : #CODESOCIETE# ou directement CODESOCIETE. Ceci a pour effet de mettre à jour le code tiers dans la fiche Correspondant miroir une fois la synchronisation lancée. Ainsi, lorsqu'un tiers/société est connu à la fois dans Outlook et Sage X3, la société #CODESOCIETE# ou CODESOCIETE du Contact Outlook devient le tiers CODESOCIETE du Correspondant Sage X3.

Exemple :

Soit le tiers DIS001 existant dans la base X3.
Création d'un contact Outlook M. Paul DURAND, rattaché à la société #DIS001# ou DIS001.
Lancement de la synchronisation du contact, puis génération automatique du correspondant miroir.
Dans l'onglet "Professionnel", le code Tiers est bien mis à jour en conséquence avec la valeur DIS001.

• Création d'un contact Outlook ayant un code société non identifié dans le référentiel Sage X3 (aucun enregistrement dans la table BPARTNER - Tiers).

Un contact Outlook est créé avec une société XYZ non identifiée (XYZ n'existe pas dans le référentiel des tiers X3). Une fois le correspondant créé par synchronisation, le code tiers (BPRNUM) de l'onglet "Professionnel" n'est pas alimenté avec le code XYZ puisque celui-ci n'existe pas encore dans la base. Par contre la zone BPRLIB (libellé) qui est en saisie libre prend la valeur du code société dans Outlook, soit XYZ.

L'utilisateur pourra par la suite créer manuellement ce tiers XYZ dans la base de données, puis modifier manuellement la fiche du correspondant en ajoutant le code XYZ dans le champ tiers. A la prochaine synchronisation, le contact Outlook sera mis à jour en conséquence et le code société rattaché aura comme syntaxe #XYZ#.

Exemple :

Création d'un contact Oultook M. Paul DURAND, rattaché à la société XYZ non référencée dans la table des Tiers X3. La syntaxe du code société sur le contact Outlook est XYZ.
Lancement de la synchronisation du contact, puis génération automatique du correspondant miroir.
Dans l'onglet "Professionnel", le Code Tiers est vide, mais son libellé prend la valeur XYZ.

• Création d'un contact Outlook sans société renseignée.

A la synchronisation du contact Outlook sans code société, le code tiers de la fiche Correspondant sera vide (champ BPRNUM). L'utilisateur pourra alors choisir un code tiers déjà existant dans BPARTNER (table des tiers), par exemple DIS001. Lors d'une nouvelle synchronisation, le contact Outlook d'origine sera mis à jour avec un code Société #DIS001#.

• Création manuelle d'un Correspondant directement depuis la fonction GESCOR.

L'utilisateur peut associer à ce correspondant un code tiers de BPARTNER, par exemple DIS002. A la synchronisation, un contact Outlook est alors créé en parallèle, avec un code Société #DIS002#.

Si l'utilisateur ne lui associe pas de code tiers de BPARTNER (zone BPRNUM), mais seulement un libellé (zone BPRLIB, non contrôlée), par exemple ZZ. A la synchronisation, un contact Outlook sera créé en parallèle, avec un code Société ZZ.

• Génération automatique d'une Correspondant typé Représentant.

Pour rappel, un correspondant typé représentant est toujours généré automatiquement lors de la synchronisation d'un rendez-vous X3 pour lequel l'un des intervenants est un représentant n'ayant pas encore de fiche Correspondant. L'utilisateur courant (utilisateur en charge de la synchronisation) doit aussi être l'organisateur principal du rendez-vous X3 pour lequel ce représentant est saisi en tant qu'intervenant "secondaire".

Le code tiers BPRNUM prend alors le code du représentant (un représentant Sage X3 étant enregistré en tant que tiers dans la table BPARTNER) et les informations professionnelles sont chargées à partir de la fiche Représentant de référence. A la synchronisation, un contact Outlook miroir est créé mais la notion de représentant n'y est pas gérée.

A noter aussi que si un représentant est modifié dans Outlook, ces modifications ne seront pas prises en compte lors de la synchronisation. Pour tenir compte de modifications de données liées à un représentant, il faut les ajouter manuellement dans X3, puis lancer une nouvelle synchronisation. Alors elles sont mises à jour dans Outlook.

Cet onglet présente la liste du ou des représentant(s) en charge du correspondant.

Une fois un contact Outlook créé, puis synchronisé avec Sage X3, un enregistrement miroir dans la table des correspondants X3 est généré en parallèle si les paramètres de synchronisation de l'opérateur courant l'autorisent.

Par défaut, le représentant chargé dans la liste d'affectation correspond au code représentant X3 associé à l'opérateur courant dans le paramètre utilisateur AUSCRMF - Représentant (chapitre CRM, groupe COL).

D'autres représentants de la base de données peuvent néanmoins être ajoutés a posteriori. Ceci a pour effet de partager un même correspondant.

Par exemple, un correspondant est géré par le représentant REP01. En ajoutant le représentant REP02 dans la liste d'affectation, ceci a pour effet de partager le correspondant et donc le contact Outlook si les paramètres de synchronisation des deux utilisateurs le prévoient. Dans l'affirmative, la synchronisation du correspondant implique que le contact Outlook sera généré dans la liste de contacts du deuxième utilisateur (relatif au représentant REP02).

 Concernant la suppression d'un contact Outlook, au niveau de la fiche correspondant miroir, le lien avec le représentant est supprimé et ce, dans tous les cas, et même si l'interlocuteur a été généré préalablement depuis le correspondant.