Appel

Un appel peut être généré de deux façons dans Sage X3 :

• Manuellement, directement depuis cette fonction (menu Fichier / Nouveau)
• Automatiquement, suite à une campagne d'appel avec affectation des appels à des téléacteurs

L'écran d'en-tête permet ainsi d'identifier un appel dans Sage X3 :

• En lui attribuant un numéro de chrono. Il s'agit d'une clé unique, qui peut être automatiquement incrémentée à partir du compteur ACT ou manuellement renseignée si l'affectation manuelle du compteur ACT est autorisée.
• En spécifiant un site de vente par défaut. La valeur de ce champ dépend d'une manière générale du profil fonction de l'opérateur courant, mais peut dépendre in fine des règles d'affectation automatique des représentants et des sites (paramètres du chapitre CRM, groupe REP : CRMDEFREP - Représentant connecté/défaut, CRMREPSIT - Récupération site représentant et CRMREPCLL - Rep connecté prioritaire Appel). Dans tous les cas, un site doit être obligatoirement renseigné.
• En associant un code tiers (Tiers référencé dans le référentiel BPARTNER) et éventuellement un numéro de chrono interlocuteur. Il peut s'agir d'une association soit automatique (le contact par défaut du tiers est pré-chargé, mais reste modifiable), soit manuelle. En effet, le code tiers n'étant pas obligatoire, un appel Sage X3 peut être saisi au titre d'un interlocuteur indépendant. Plusieurs possibilités vous sont alors offertes à partir des tunnels accessibles depuis le champ Interlocuteur. Il est d'abord possible de sélectionner un interlocuteur déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des interlocuteurs déjà référencés. Vous pouvez aussi accéder directement à la fonction de gestion des Interlocuteurs. De même, dans le cadre de la gestion des contacts Outlook connus sous l'appellation de correspondants dans Sage X3, il est aussi possible de sélectionner un correspondant déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des correspondants déjà référencés. Vous pouvez enfin faire une recherche d'interlocuteurs à partir du menu d'identification Recherche personne.
• En l'associant à une affaire. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel permet d'afficher la liste des affaires gérées soit pour le tiers, soit pour l'interlocuteur si aucun tiers n'est renseigné. Le deuxième menu contextuel Affaires permet d'accéder directement à la fonction Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste complète de toutes les affaires saisies dans l'application.
• En lui donnant un statut. Un appel considéré comme clôturé peut être manuellement coché Effectué. Le statut d'un appel par défaut dépend de la valeur du paramètre général DONDEFCLL - Appels effectués par défaut (chapitre CRM, groupe DEF), mais reste modifiable.

Utilisez cette section pour saisir des informations plus détaillées sur l'appel en cours, ainsi que sur son déroulement (événement déclencheur de l'appel, informations complémentaires sur l'interlocuteur...). Des informations temporelles peuvent être notamment ajoutées (date de début, heure, semaine).

Depuis cet écran, vous pouvez également saisir un descriptif successif et détaillé d'un appel.

L'origine d'un appel pouvant être amenée à évoluer dans le temps, vous pouvez ainsi déverrouiller le champ Liaison (événement déclencheur) en cliquant sur le menu contextuel Actions. Sélectionnez ensuite un type d'événement, puis un enregistrement en particulier.

Remarques sur l'origine d'un appel :

Le champ liaison du bloc Origine affiche l'action à l'origine de la création de l'appel. L'origine de l'appel peut être une demande de service (affectation de la demande de service à un service commercial), une campagne marketing, une opération marketing en particulier (publipostage, campagne d'appels, salon professionnel ou campagne presse). L'origine d'un appel peut être aussi simplement manuelle (création directe depuis la fonction Appels).

Quelle que soit l'origine de l'appel, il est toujours possible de déverrouiller a posteriori le champ à partir du menu contextuel. Une fois le champ accessible en saisie, vous pouvez modifier l'origine (sélection de valeurs à partir d'une liste contrôlée). Par exemple, le fait de rattacher un appel à une campagne marketing a pour intérêt d'alimenter les statistiques de retours de cette campagne.

Tout appel créé dans Sage X3, puis généré en tant que tâche dans Outlook suite au lancement du traitement de synchronisation, implique que l'origine prendra la valeur manuelle et non synchronisation comme c'est le cas pour les Tâches Sage X3 ou Rendez-vous Sage X3. En effet, dans le cas particulier d'un appel, la création se fait toujours depuis Sage X3 car les appels en tant que tels ne sont pas gérés dans Outlook.

Utilisez cette section pour saisir des commentaires de conclusion sur un appel, mais aussi d'évaluer le temps passé au titre de l'appel courant.