Synchronisation Sage X3 - Outlook : installation

Démarrage

Installation du module Add-in Outlook

• Fermez Outlook.
• Téléchargez l'exécutable SyracuseOutlookAddinSetup.exe depuis le menu :
  Administration / Utilitaires / Install addin for Outlook.
• Lancer l'exécutable.

 Seules les versions 2010 et 2013 de Outlook sont prises en compte à ce jour. Le passage d'une version à une autre implique de désinstaller l'add-in actuel (par le biais du Panneau de configuration de Windows) et de procéder à l'installation du nouvel add-in. L'exécutable d'installation détecte la version de Outlook utilisée et procède à l'installation de la version correspondante de l'add-in.

Paramétrage Outlook

• Lancez Outlook
  L'interface Outlook présente désormais un onglet Sage X3 contenant les boutons Synchro et Options.
• Cliquez sur le bouton Options pour définir les options de synchronisation entre Sage X3 et Outlook.
   
  Onglet Magasin
  Il permet de paramétrer la boîte aux lettres Outlook.
  
• Sous-onglet Général
   
  Dans cet onglet :
  - vous acceptez la synchronisation
  - vous spécifiez les dossiers gérés par la synchronisation.
   
  Il peut être intéressant de créer des dossiers personnels (Contacts, Rendez-vous et tâches) dans Outlook, afin d'éviter une surcharge et confusion avec les dossiers classiques.
   Ces dossiers doivent être placés au niveau le plus fin, c'est-à-dire directement dans la boîte aux lettres.
  
• Sous-onglet Dossiers par défaut
  Renseignez obligatoirement pour chaque type de dossier (tâches, contacts et rendez-vous), les dossiers Outlook dans lesquels seront stockés les nouveaux éléments issus de la synchronisation avec Sage X3.
   
• Sous-onglet Connexion distante
  Renseignez les informations de connexion au dossier Sage X3.
  Vous trouvez ces informations dans Sage X3 au niveau du menu : Administration / Administration / Points d'accès / Points d'accès.
  Dans la liste des endpoints, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez configurer la synchronisation Outlook.
   
  - Le nom du Dossier est indiqué au niveau du champ : Dossier du serveur.
  - Le nom du Serveur d'application et du Serveur de traitement sont indiqués dans l'écran obtenu en cliquant sur le lien associé au nom du Serveur X3. Ils correspondent à l'information contenue dans le champ Hôte du serveur.
  - Le Port est indiqué dans le champ Port du serveur.
  - Utilisateur et le Mot de passe pour l'accès au dossier sont les informations de l'utilisateur dans Sage X3 (définies dans la fonction Utilisateur).
  - L'Utilisateur et le Mot de passe pour l'accès au serveur de traitement sont les informations d'accès au réseau de l'utilisateur qui effectuera la synchronisation.
   
  Le bouton Test de la connexion permet la vérification du bon fonctionnement de la connexion Sage X3 et Outlook.
   Avant de poursuivre, il est fortement recommander de réaliser ce test. Un rapport signale tout dysfonctionnement.
   
• Sous-onglet Divers 
  Laissez les valeurs par défaut. Ces valeurs évitent au programme de balayer toute la base lors des synchronisations ultérieures.
  
• Cliquez sur Sauvegarde pour enregistrer les informations renseignées dans les différents sous-onglets. Un rapport est émis en cas de dysfonctionnement

Onglet Options générales
Il vous permet d'effectuer le changement de boîte aux lettres dans le cas où plusieurs boîtes aux lettres sont gérées par Outlook. 

Paramétrage du module CRM d'Sage X3

Avant toute tentative de synchronisation, renseignez le paramétrage des préférences utilisateurs au niveau de la fonction Paramètres synchronisation.
Si nécessaire, vous pouvez utiliser la fonction Forçage synchronisation, afin de forcer massivement la synchronisation des enregistrements déphasés entre Outlook et Sage X3.

Vous pouvez consulter :

• les données créées depuis Outlook et synchronisées, via la fonction Données synchronisation.
• les déphasages pouvant exister entre Sage X3 et Outlook, via la fonction de Gestion des anomalies. 

Principes de synchronisation

Synchronisation à partir d'une modification dans Sage X3

Dans le module CRM d'Sage X3 :
1. Saisissez, par exemple, votre tâche.

Dans Outlook :
2. Lancez la synchronisation à l'aide du bouton Synchro disponible dans l'onglet Sage X3.
3. Dans l'onglet Magasins de l'écran de synchronisation, cliquez sur le bouton Synchronisation.
4. Ouvrez, dans notre exemple, le dossier Tâches. Le dossier est actualisé avec la nouvelle tâche à réaliser. Le chrono affiché est identique à celui du module CRM d'Sage X3.

Synchronisation à partir d'une modification dans Outlook

Dans Outlook  :
1. Saisissez, par exemple, votre tâche. Cliquez sur Enregistrer et fermer. La nouvelle tâche doit apparaître dans la liste des tâches.
2.  Lancez la synchronisation à l'aide du bouton Synchro disponible dans l'onglet Sage X3.
3.  Dans l'onglet Magasins de l'écran de synchronisation, cliquez sur le bouton Synchronisation.
 
Dans Sage X3
4. Ouvrez, dans notre exemple, la fonction Tâches. La liste des Tâches à effectuer est actualisée avec la nouvelle tâche.

Compte-rendu du traitement

Vous pouvez visualiser les événements traités dans la trace affichée à la fin de la synchronisation, dans l'onglet Log de l'écran de synchronisation.
Vous pouvez copier ce rapport dans le presse- papier à l'aide du clic droit.
Exemple d'événement contenu dans le journal : deux rendez-vous qui se chevauchent peuvent être signalés comme erreur dans le journal (certains contrôles sont en effet réalisés dans Sage X3 mais pas dans Outlook).

Le log Outlook contient le code de la trace Sage X3 sous la forme :

- - - Code de la trace sur le serveur distant: F364233 - - -

Les erreurs serveurs se traduisent par un message standard de type "Message serveur distant : Erreur lors de la création d'une nouvelle tâche" dont la cause peut être trouvée dans la trace serveur.

Dans le log, les rendez-vous reconnus dans Outlook sont comptabilisés en :

• Rendez-vous gérés : rendez-vous et réunions,
• Rendez-vous non gérés : il s’agit de références propres à Outlook qui permettent de gérer les réponses à une réunion,
• Réunion annulée,
• Demande réunion.

Spécificités sur les contacts

Le module CRM d'Sage X3 dispose d'une seule rubrique pour indiquer un interlocuteur. Au niveau des contacts, les conséquences sont les suivantes :

• Synchronisation Outlook vers CRM Sage X3
  Cette rubrique est alimentée par le premier contact de la liste des contacts de la tâche Outlook.
  Si ce premier contact ne correspond pas à un contact synchronisé avec le module CRM, la synchronisation garde le contact présent dans Sage X3.
• Synchronisation CRM Sage X3 vers Outlook
  La liste Outlook est alimentée par le contact de la tâche Sage X3. Les autres contacts éventuellement saisis sont supprimés.

Synchronisation avec un magasin géré en local

Ce type de magasin est adapté à un usage itinérant et présente des avantages en termes de fiabilité lors de la synchronisation. Cette fiabilité est notamment due à la présence d’un identifiant interne stable sur chaque article.

Cette solution est donc conseillée pour la mise en oeuvre d’une synchronisation avec le module CRM d'Sage X3.

 Entre deux synchronisations, il est recommandé de ne pas dupliquer un article si celui-ci a été restauré depuis la dernière synchronisation.

Synchronisation avec un magasin géré par un serveur Microsoft Exchange

Dans le cas d'un magasin accessible par l’intermédiaire d’un serveur Microsoft Exchange, le processus de synchronisation ne dispose pas d’information stable au niveau de l’article.

Par exemple, le déplacement d’un article d’un dossier vers un autre dossier entraîne une modification de son identifiant interne et de sa date de mise à jour.

Pour retrouver un article, la synchronisation utilise un identifiant interne du module CRM d'Sage X3.

 Il est important de ne pas activer le mode Utiliser le mode Exchange en cache (Propriété/Avancé du magasin). Ce mode provoque une synchronisation permanente de tous les articles, ce qui peut être très long suivant le volume. En effet, lorsqu'il s'exécute, le processus de cache s'apparente à une synchronisation qui met à jour la date de modification. Cette mise à jour entre alors en conflit avec la logique de la synchronisation Sage X3.

 Il est recommandé :

• ne pas dupliquer un article si celui-ci a été restauré ou changé de dossier depuis la dernière synchronisation,
• ne pas supprimer un article ayant servi à une duplication depuis la dernière synchronisation.

Comportement

Toutes les modifications d'un contact, d'une tâche, d'un rendez-vous dans Outlook peuvent se répercuter sur l'enregistrement miroir dans Sage X3 à condition que les paramètres de synchronisation le prévoient.
Le principe est identique dans le cas de suppressions et de créations.

La date de dernière modification (dans Outlook ou dans Sage X3) fait office de référence pour la mise à jour d’un enregistrement, si l'option a été cochée dans Paramètres synchronisation.

Remarques importantes :

• Seuls les événements CRM Sage X3 affectés à l'utilisateur connecté sont synchronisés.
• Les événements Outlook définis comme étant privés ne sont pas synchronisés dans Sage X3.
• Une suppression dans Sage X3 implique la suppression dans Outlook à la prochaine synchronisation.
• Une suppression dans Outlook implique la suppression dans Sage X3, excepté pour les correspondants où seule l’affectation au représentant est supprimée.
   
  

Liste des contacts

Pour un rendez-vous de la première catégorie,  les représentants mentionnés dans la liste recevront  une mise à jour de celui-ci à la prochaine demande de synchronisation.

Forcer une synchronisation

La synchronisation peut-être forcée :

• à partir du serveur du module CRM d'Sage X3,
• à partir d’Outlook,
• à partir des deux sources.

Synchronisation forcée à partir du module CRM d'Sage X3

A partir des articles disponibles sur le serveur (tâches, contacts...), la prochaine synchronisation enverra à Outlook tous ces éléments.

Pour activer la synchronisation, utilisez la fonction Forçage synchronisation.

 Forcer la synchronisation revient à remonter les interlocuteurs :

• inscrits sur la fiche Client (onglet Contacts) si le représentant connecté est déclaré comme représentant sur ce client (onglet Commerciales),
• ceux obtenus par balayage des tâches et du calendrier.

Synchronisation forcée à partir d'Outlook

A partir des articles disponibles sur Outlook (tâches, contacts et calendrier), la prochaine synchronisation enverra au serveur du module CRM d'Sage X3, tous les éléments dont la date de modification est postérieure à la date de la dernière synchronisation réussie.

La synchronisation se fait en suivant la procédure suivante :

1. Cliquez sur le bouton Options/onglet Divers.
2. Indiquez la date à partir de laquelle les éléments seront envoyés au serveur, en modifiant la date de dernière modification réussie.
3. Cliquez sur le bouton ReSynchronisation en confirmant votre choix dans la boite de dialogue qui apparaît.
4. Cliquez sur le bouton Sauvegarde.