La gestion des rendez-vous a pour objectif de programmer des rendez-vous à effectuer et de mémoriser l'historique des rendez-vous effectués.

SEEREFERTTODans le cadre d'une synchronisation avec Outlook :

  • Les informations de paramétrage nécessaires à la mise en place de la synchronisation, ainsi que les principes généraux et modalités de forçage de la synchronisation sont disponibles dans la documentation : Synchronisation Sage X3 - Outlook : installation.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Des fonctions complémentaires accompagnent les informations de base afin d'assurer l'organisation des rendez-vous dans les meilleures conditions.

En-tête

Un rendez-vous peut être généré de deux façons dans Sage X3 :

L'écran d'en-tête permet ainsi d'identifier un rendez-vous dans Sage X3 :

  • En lui attribuant un numéro de chrono. Il s'agit d'une clé unique, qui peut être automatiquement incrémentée à partir du compteur ACT ou manuellement renseignée si l'affectation manuelle du compteur ACT est autorisée.
  • En spécifiant un site de vente par défaut. La valeur de cette zone dépend d'une manière générale du profil fonction de l'opérateur courant, mais peut dépendre in fine des règles d'affectation automatique des représentant et des sites (paramètres du chapitre CRM, groupe REP : CRMDEFREP - Représentant connecté/défaut, CRMREPSIT - Récupération site représentant, et CRMREPBAP - Rep connecté prioritaire RDV). Dans tous les cas, un site doit être obligatoirement renseigné.
  • En associant un code tiers (Tiers référencé dans le référentiel BPARTNER).
  • En l'associant à une affaire. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel permet d'afficher la liste des affaires gérées soit pour le tiers, soit pour l'interlocuteur si aucun tiers n'est renseigné. Le deuxième menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste complète de toutes les affaires saisies dans l'application.
  • En lui donnant un statut. Une tâche considérée comme clôturée peut être manuellement cochée Effectuée. Le statut d'une tâche par défaut dépend de la valeur du paramètre général DONDEFBAP - RDV effectués par défaut (chapitre CRM, groupe DEF), mais reste modifiable.

Bloc numéro 2

Onglet Rendez-vous

Cet onglet vous permet de saisir des informations plus détaillées sur le rendez-vous en cours, ainsi que sur son déroulement (événement déclencheur du rendez-vous, liste des interlocuteurs, objectifs...). Des informations temporelles peuvent être notamment ajoutées (date de début, date de fin, date floue, plage horaire).

De même, l'origine d'un rendez-vous peut être amenée à évoluer dans le temps. Pour ce faire, il est possible de déverrouiller le champ Liaison (événement déclencheur) à partir de l'cône Actions, puis de sélectionner un type d'événement, puis un enregistrement en particulier.

Remarques sur l'origine d'un rendez-vous :

Le champ Liaison du bloc Origine affiche l'action à l'origine de la création du rendez-vous. L'origine du rendez-vous peut être une campagne marketing, une opération marketing en particulier (publipostage, campagne d'appels, salon professionnel ou campagne presse), une synchronisation de rendez-vous Outlook. L'origine d'un rendez-vous peut être aussi simplement manuelle (création directe depuis l'objet Rendez-vous).

Quelle que soit l'origine du rendez-vous, il est toujours possible de déverrouiller a posteriori le champ à partir de l'icône Actions. Une fois le champ accessible en saisie, vous pouvez modifier l'origine (sélection de valeurs à partir d'une liste contrôlée). Par exemple, le fait de rattacher un rendez-vous à une campagne marketing a pour intérêt d'alimenter les statistiques de retours de cette campagne.

Tout rendez-vous créé dans Outlook, puis généré dans Sage X3 suite au lancement du traitement de synchronisation, implique que l'origine prendra la valeur Synchronisation. Ceci à la condition que les paramètres de synchronisation le permettent (paramètres CRMSYNC -Gestion de la synchronisation, CRMSYNCBAP - Gestion synchro des rendez-vous, et fonction Synchronisation).

Technique

Onglet Collaborateurs

Il est possible de déclarer jusqu'à dix intervenants sur un rendez-vous. Ces intervenants peuvent être sélectionnés parmi les représentants définis dans l'application.

Lors de la confirmation de la création d'un rendez-vous, un contrôle de conflits horaires par rapport à des rendez-vous déjà programmés est effectué pour chaque représentant intervenant sur le rendez-vous.

  • Si l'intervenant principal pour le rendez-vous (le premier dans la liste des intervenants) est en conflit avec un autre rendez-vous, le message suivant s'affiche et la création est refusée : « L'intervenant principal n'est pas disponible pour la date souhaitée »
  • Si au moins un des représentants complémentaires se retrouve en conflit avec un autre rendez-vous, le message suivant est affiché et la création est également refusée : « Certains intervenants ne sont pas disponibles pour la date souhaitée »

Tous les représentants en conflit sont alors affichés en rouge. A ce stade de la création, vous devez procéder à la résolution des conflits.

Dans le cas où seul l'intervenant principal est en conflit, vous pouvez :

  • sélectionner un autre représentant,
  • modifier la date du rendez-vous,
  • abandonner la création du rendez-vous et tenter de reprogrammer le rendez-vous en conflit.

Dans le cas où certains intervenants complémentaires sont en conflit, vous pouvez tenter de résoudre les conflits sans abandonner la saisie du rendez-vous. Cliquez sur Détail des conflits depuis l'icône Actions sur l'un des représentants. Une fenêtre affiche alors la liste des représentants et des rendez-vous avec lesquels ils sont en conflit.
Pour résoudre chaque conflit, cliquez sur Déprogrammer l'intervenant depuis l'cône Actions. Cette fonction permet de retirer automatiquement l'intervenant de la liste des intervenants du rendez-vous en conflit.

Toutefois, cette fonction dispose d'une restriction. Pour pouvoir être déprogrammé automatiquement, le représentant ne doit pas être intervenant principal sur le rendez-vous en conflit. Dans ce cas, le message suivant s'affiche : « Impossible de déprogrammer cet intervenant. Il s'agit de l'intervenant principal de ce rendez-vous ». Le conflit doit être résolu de la même façon que pour l'intervenant principal du rendez-vous.

Contrôle des conflits horaires

Lors d'une modification, le contrôle de conflits horaires est exécuté à l'identique d'une création.

Bloc numéro 1

Organisateur (champ ATPREPMNA)

Code du représentant qui est considéré comme l'organisateur du rendez-vous et donc comme l'intervenant principal.

Tableau Intervenants

Représentant (champ APTREPNUM)

Il est possible de déclarer jusqu’à dix intervenants sur un rendez-vous. Ces intervenants peuvent être sélectionnés parmi les représentants définis dans l’application.
Fonction (champ APTREPSRV)

Fonction commerciale qu'occupe le représentant (paramètre AUSCRMA).

Onglet Lieu

L'onglet Lieu est utilisé afin de mémoriser le lieu exact de la rencontre.

Trois types d'adresses sont possibles parmi les valeurs du menu local 955 :

  • Au site du client
  • En nos locaux
  • Autre

Par défaut, le système renseigne cet onglet avec la mention Au site du client. Si un tiers est renseigné pour le rendez-vous, l'adresse, les numéros de téléphone ainsi que l'adresse e-mail proviennent, par défaut, du tiers. Si aucun tiers n'est mentionné, ces informations sont celles du premier interlocuteur mentionné sur la fiche rendez-vous.

Vous êtes libre de déclarer le rendez-vous En nos locaux. Dans ce cas, le système affiche les coordonnées par défaut du premier représentant intervenant sur ce rendez-vous.

Si aucune de ces adresses ne correspond à la réalité, vous pouvez sélectionner la mention Autre. L'écran est alors totalement purgé pour vous permettre de saisir les véritables coordonnées du rendez-vous.

Sur la première ligne d'adresse, le menu Autres adresses permet de consulter d'autres adresses tiers, ou même d'élargir la sélection.

Bloc numéro 1

Lieu (champ APTPLC)

Trois types d’adresse sont possibles :

  • Au site du client
  • En nos locaux
  • Autre

Par défaut, le système renseigne cet onglet avec la mention  Au site du client. Si un tiers est renseigné pour le rendez-vous, l'adresse, les numéros de téléphone ainsi que l'adresse e-mail proviennent, par défaut, du tiers. Si aucun tiers n'est mentionné, ces informations sont celles du premier interlocuteur mentionné sur la fiche rendez-vous.

L’utilisateur est libre de déclarer le rendez-vous En nos locaux. Dans ce cas, le système affiche les coordonnées par défaut de l'organisateur du rendez-vous. Si aucun organisateur n'est renseigné, ces informations sont celles de l'adresse par défaut du site.

Si aucune de ces adresses ne correspond à la réalité, l’utilisateur peut sélectionner la mention Autre. L’écran est alors totalement purgé pour permettre à l’utilisateur de saisir les véritables coordonnées du rendez-vous.
Description adresse (champ ATPADDCMT)

Cette zone libre permet de donner un court descriptif complémentaire de l'adresse du rendez-vous.

Adresse du rendez-vous

Pays (champ APTCRY)

Il s'agit du code pays rattaché à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Cette zone est contrôlée en fonction de la table Pays.
champ APTADD

Le lieu d'un rendez-vous qualifié automatiquement provient généralement d'une adresse par défaut. Si cette adresse ne correspond au véritable lieu de rencontre convenu, un menu contextuel Autres adresses permet de sélectionner une autre adresse.

CP (champ APTZIP)

Il s'agit du code postal rattaché à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Le code postal, dont le format de saisie est défini dans la table Pays, permet de déterminer la ville et la subdivision géographique si elle est définie pour le pays.
Quand le code postal est modifié, la ville correspondant au nouveau code est automatiquement affichée. Le principe est le même pour les zones géographiques si elles existent pour le pays. 
Il est possible également de saisir directement le nom d'une ville. Si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché.

Le contrôle de ces informations et leur caractère obligatoire dépendent du paramétrage effectué dans la gestion du pays. Pour que le contrôle s'applique, il est également nécessaire que le paramètre POSCOD - Alerte si C Postal inexistant (chapitre SUP, groupe INT) ait pour valeur 'Oui'.

Cas particuliers :

- pour ANDORRE, indiquez 99130,
- pour MONACO, indiquez 99138
- pour les autres pays étrangers, indiquez le code INSEE du pays ou 99999 s'il est inconnu.
Ville (champ APTCTY)

La ville proposée automatiquement est celle qui est associée au code postal indiqué précédemment. Vous pouvez également saisir directement le nom d'une ville :

  • si celle-ci est définie, le code postal associé est automatiquement affiché, 
  •  si celle-ci n'existe pas et que le contrôle des codes postaux a été paramétré au niveau de la fiche Pays, un message d'avertissement apparait mais la poursuite de la saisie est autorisée. Pour que ce contrôle s'applique, il est également nécessaire que le paramètre CTY - Alerte si ville inexistante (chapitre SUP, groupe INT) ait pour valeur 'Oui",
  • si celle-ci n'existe pas et que le code postal n'est pas renseigné, un message bloquant apparaît lorsque le code postal est paramétré comme étant obligatoire pour le pays.

Remarques :

  • Son format est défini au niveau du paramétrage de la fiche Pays.
  • En fonction de ce paramétrage, la ville saisie peut être convertie automatiquement en majuscule après avoir été saisie.
  • Afin de faciliter les sélections sans tenir compte du format (caractères accentués/majuscules/minuscules), la fenêtre de sélection disponible sur ce champ propose une colonne dédiée à la recherche, dans laquelle les noms des villes sont affichés en majuscules. Le contrôle effectué est indépendant de la casse car il est effectué par rapport au nom de la ville stocké en majuscule.

Il s'agit du code de la ville rattachée à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.
champ ITINERAIRE

Cliquez sur cette icône pour ouvrir un site de cartographie permettant de situer l'adresse renseignée.
champ APTSAT

Il s'agit du code de la subdivision rattachée à l'adresse soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit du premier représentant de la liste des intervenants, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.
Il peut s'agir, par exemple, du Département pour la France, de l'Etat pour les Etats-Unis. L'intitulé de la subdivision ainsi que le contrôle ou non sur la saisie de cette information sont définis au niveau du paramétrage du Pays.
S'il est contrôlé, ce code est dépendant de la subdivision géographique correspondante.
Cette subdivision est alimentée automatiquement après saisie du code postal et de la ville, à partir du paramétrage effectué au niveau des Codes postaux.
Téléphone (champ APTTEL)

Il s'agit du numéro de téléphone par défaut soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit de l'organisateur, soit du site, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Le format de cette zone est contrôlé en fonction de la table Pays.
Portable (champ APTMOB)

Il s'agit du numéro de téléphone portable  par défaut soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit de l'organisateur, soit du site, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Le format de cette zone est contrôlé en fonction de la table Pays.
Adresse e-mail (champ APTEML)

Il s'agit du numéro de l'adresse e-mail par défaut soit du tiers, soit du premier interlocuteur, soit de l'organisateur, soit du site, dans le cas d'une affectation automatique d'adresse.

Onglet Ressources

Il est possible de réserver plusieurs ressources pour un même rendez-vous.

Pour effectuer une réservation, cliquez sur Réservations de ressources depuis l'icône Actions du champ Réservation (ou directement depuis le menu d'actions Nouvelle réservation). L'écran de réservations de ressources s'ouvre automatiquement. Vous pouvez consulter les dernières réservations effectuées dans le volet de sélection.
Pour créer une nouvelle réservation, cliquez sur Nouveau. Une fiche réservation est alors automatiquement renseignée avec les informations suivantes :

  • les dates de réservations, elles sont identiques aux dates de début et de fin du rendez-vous,
  • le nom de la personne qui a effectué la réservation,
  • la date de la réservation.

Pour sélectionner une ressource, cliquez sur Sélection depuis l'icône Actions du champ Ressources. La catégorie de la ressource est renseignée automatiquement sur la fiche de la réservation.
Pour revenir à l'objet Rendez-vous, cliquez sur le bouton Fin.
Pour valider la réservation, vous pouvez soit tabuler sur le champ Réservation, soit valider la ligne du tableau des réservations.

Tableau

Réservation (champ APTRER)

Il est possible de réserver plusieurs ressources pour un même rendez-vous.
Pour effectuer une réservation, cliquez sur Réservations de ressources depuis l'icône Actions du champ Réservation (ou directement depuis le menu d'actions Nouvelle réservation). L'écran de réservations de ressources s'ouvre automatiquement.
Vous pouvez consulter les dernières réservations effectuées dans le volet de sélection.
Pour créer une nouvelle réservation, cliquez sur Nouveau. Une fiche réservation est alors automatiquement renseignée avec les informations suivantes :

  • les dates de réservations, elles sont identiques aux dates de début et de fin du rendez-vous,
  • le nom de la personne qui a effectué la réservation,
  • la date de la réservation.

Pour sélectionner une ressource, cliquez sur Sélection depuis l'icône Actions du champ Ressources. La catégorie de la ressource est renseignée automatiquement sur la fiche de la réservation.
Pour revenir à l'objet Rendez-vous, cliquez sur le bouton Fin.
Pour valider la réservation, vous pouvez soit tabuler sur le champ Réservation, soit valider la ligne du tableau des réservations.

Ressource (champ RSSNUM)
Date début (champ RERSTRDAT)

Date de début de la réservation de la ressource. A la création de la réservation, la date de début est initialisée en fonction de la date de début du rendez-vous.

Heure début (champ RERSTRHOU)

Heure de début de la réservation de la ressource.

Date fin (champ RERENDDAT)

Date de fin de la réservation de la ressource. A la création de la réservation, la date de fin est initialisée en fonction de la date de fin du rendez-vous.

Heure fin (champ RERENDHOU)

Heure de fin de la réservation de la ressource.

Réservé par (champ RSSREP)

Nom du représentant ayant réservé la ressource.

Onglet Compte-rendu

L'onglet Compte-rendu permet de saisir des commentaires de conclusion sur un rendez-vous, mais aussi d'évaluer le niveau de satisfaction.

Remarques générales sur la synchronisation Outlook :

Dans le cadre d'une synchronisation avec Outlook, le champ Compte-rendu X3 impacte le détail du rendez-vous miroir Outlook. Et vice versa.

Bloc numéro 1

champ FULRPO

Ce champ de type clob permet de saisir un compte-rendu complet du rendez-vous lorsque celui-ci est estimé accompli.
champ RPOICO

Bloc numéro 2

Niveau de satisfaction (champ APTSAO)

Lorsqu'une action commerciale est achevée, il est recommandé d'enregistrer si cette dernière a permis d'atteindre l'objectif fixé. Ces informations permettront d'établir ultérieurement des statistiques aidant à l'amélioration progressive de l'efficacité des différentes équipes.

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BUSINESS1 : Activité commerciale / date

  BUSINESS2 : Act commerciale / représentant

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Il est possible de planifier un Appel depuis la fonction des rendez-vous.

Il est possible de planifier une Tâche depuis la fonction des rendez-vous.

Il est possible d'enregistrer un Appel depuis la fonction des rendez-vous.

Il est possible d'enregistrer une Tâche depuis la fonction des rendez-vous.

Il est possible d'enregistrer une Affaire depuis la fonction des rendez-vous.

Il est possible d'enregistrer une Demande de service depuis la fonction des rendez-vous.

Option / Traçabilité pièces

Cette option donne accès, par tunnel, à la fonction de consultation Traçabilité pièces permettant de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Aucun représentant n'a été affecté. Création refusée.

Ce message est affiché si aucun représentant n'a été renseigné pour le rendez-vous et que l'affectation automatique lors de la création du rendez-vous a échoué.

Aucun Représentant n'est mentionné.

Ce message est affiché lors de la confirmation de la modification d'un rendez-vous dans le cas suivant : aucun représentant n'a été renseigné pour le rendez-vous et l'affectation automatique du rendez-vous a échoué.

Le numéro de semaine est incorrect.

Ce message est affiché si un numéro de semaine inférieur à 1 ou supérieur à 52 a été saisi dans le champ Semaine.

Cet interlocuteur a déjà été saisi.

Ce message est affiché si vous tentez de saisir deux fois le même interlocuteur dans la liste des personnes à visiter du rendez-vous.

Ce collaborateur a déjà été saisi.

Ce message est affiché si vous tentez de saisir deux fois le même représentant dans la liste des intervenants du rendez-vous. 

Tables mises en oeuvre

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