Facturas de proveedor

La función de entrada de facturas de proveedores permite gestionar la facturación de proveedores fuera del ciclo comercial tipo.
Esta función no permite gestionar el pedido o el documento de recepción de la entrada en stock. Los datos necesarios para la contabilidad se registran al emitir la factura.

Para el seguimiento del proveedor (extracto de vencimientos, gestión de pagos, etc.), el proceso es idéntico tanto para las facturas emitidas del ciclo completo como para las procedentes de la entrada de facturas de terceros.

  • En este documento, el término "factura" se utiliza, salvo excepciones, en el sentido genérico: puede tratarse de una factura, un abono, una nota de cargo o una nota de abono.
  • Las facturas generadas a partir de facturas periódicas no se pueden suprimir si sirven de modelo de referencia (primera factura periódica/factura periódica original).
    Asimismo, no se debe modificar la factura si también se utiliza como factura de referencia.
Legislación suiza: para más información sobre la parametrización y el uso del ISR o de las facturas QR, consulta la guía de localización suiza (no disponible en español).

Requisitos previos

Consulta la el documentación de implementación.

Limitaciones

Cuando la factura se introduce con IVA incluido y hay un código de impuesto parafiscal o especial (introducido o cargado automáticamente a partir de la cuenta), los importes de los tres niveles de impuestos de deben introducir manualmente.

Gestión de pantalla

Cabecera

En primer lugar, hay que introducir los datos contables clave de la factura:

  • la planta
  • el tipo de factura
    Consulta la documentación sobre el tipo de factura de proveedor
    Esta información determina la categoría del documento (factura/abono/nota de cargo/nota de abono), el asiento automático, el diario y el tipo de asiento que se utilizarán en la contabilización.
  • el número de asiento (si se permite un rango manual)
  • la fecha de contabilización del documento (que por defecto es la de entrada en el dossier)
  • el código de identificación del proveedor y la cuenta de control contable de registro del asiento

Esta información determina:

  • la cabecera de la factura
  • las líneas de la factura
  • la dirección de facturación

Después de introducir estos datos, selecciona Contabilizar para:

  • pasar la factura a contabilidad. Selecciona Asiento para consultar el asiento contable que se ha generado al validar la factura;
  • cuando el módulo de Inmovilizados se gestiona en el dossier y se reúnen las condiciones necesarias, crear automáticamente un gasto para cada línea de factura de proveedor (las modalidades de creación del gasto se detallan a continuación). 
    La lista de selección Gastos vinculados muestra los gastos que se han generado de esa manera y permite acceder a la función de gestión del gasto seleccionado.

Pestaña de cabecera

Características de la factura

Algunos campos de la cabecera permiten completar la identificación de la factura:

  • Campos Importe AI e Importe II
    La entrada es opcional. Al introducir los importes en las líneas de factura, dichos importes se muestran automáticamente en los campos correspondientes de la cabecera. Si no se han completado los campos de la cabecera, se muestra un aviso durante la creación: "Totales diferentes de la cabecera".
  • El vínculo entre un abono y la factura original a través del número de factura o el vínculo entre el abono y el número de la solicitud de abono del cliente, etc.
  • Un periodo de prestación que indica la parte de prestación que se va a anticipar para el siguiente periodo o ejercicio mediante rangos de fechas de inicio y fin. Este campo solo está disponible cuando el código de actividad SVC - Gast./ing. ant. periódicos está activado. Los gastos o ingresos que se van a anticipar se generan en la función Gast./ing. ant. de cierre (CPTSVC).
  • El análisis por defecto que se le aplica a los pagos para las cuentas del tercero. En la cabecera de la factura se pueden definir secciones por defecto (ver documentación Secciones por defecto)

Características de los vencimientos

Los demás campos permiten caracterizar las condiciones de pago de la factura:

  • tercero pagador
  • elección del vencimiento de pago
  • nivel de autorización de pago (al que se accede en función del valor del parámetro FLGPAZ - Gestión autorizaciones de pago)
  • indicador Factura UE, que permite condicionar la generación de asientos de IVA deducible y repercutido en una adquisición intracomunitaria. Si se trata de una factura UE, el importe con impuestos que se calcula en las líneas de factura siempre es igual al importe sin impuestos, pero los asientos de IVA se generan.
  • En el formulario 1099 (específico de Estados Unidos), si la casilla 1099 está marcada, la factura incluye los elementos que hay que declarar conforme a dicho formulario. No se realiza ningún control del valor. Esta casilla solo está disponible si el proveedor está parametrizado para gestionar formularios 1099.
    Para más información, consulta la documentación de proveedores.
  • gestión de extractos de vencimientos

Una vez que la factura se ha registrado, selecciona Vencimientos para consultar los vencimientos y el estado del pago asociado.

El campo Estado indica el estado de la factura con respecto a la contabilización. Puedes seleccionar En espera para desactivar el acceso al botón Contabilizar y a la selección de facturas en el proceso global.
El estado debe ser En espera para que la factura se pueda contabilizar de manera manual o global. Esta modificación se realiza manualmente, caso por caso, o de manera más global con el proceso adecuado.

Para más información, consulta la documentación de facturas en espera.

Pestaña de líneas

Esta tabla muestra cada línea de factura desde un punto de vista contable:

Naturaleza

Si la cuenta tiene un seguimiento en contabilidad analítica, define su naturaleza. A nivel de las cuentas generales, puedes definir una naturaleza vinculada automáticamente a la cuenta. El campo Naturaleza no se puede modificar.

Consulta la documentación sobre las cuentas generales.

No obstante, si se ha definido un filtro de naturaleza, puedes elegir otra naturaleza analítica.

Ejes analíticos

Si el importe contable no se ha distribuido entre varias secciones analíticas, no se puede completar el campo "Asignación". Los datos se introducen directamente en las siguientes columnas, en la sección correspondiente, para cada uno de los ejes.

Puedes definir secciones por defecto a nivel de la naturaleza, pero son prioritarias las que se definen en el proceso de secciones por defecto.

 Consulta la documentación sobre las secciones por defecto.

Informes

Esta función está asociada por defecto a los siguientes informes:

  SIMFACFOU: Simulación facturas proveedor

  FACTRSF: Lista facturas proveedor

Se puede modificar con una parametrización diferente.

Botones específicos

Vencimientos

Selecciona esta acción para mostrar o modificar los vencimientos asociados a la factura de proveedor en curso.

Contabilizar

Selecciona esta opción para contabilizar la factura y crear el asiento. Si se gestiona el módulo de Inmovilizados, se crea el gasto para cada línea de factura de proveedor.

Cuando una línea de factura ha sido objeto de una distribución analítica manual (el carácter "$" aparece en el campo Distribución), no solo se va a crear un gasto para esta línea, sino tantos como líneas de distribución manual haya.

Selecciona Gastos vinculados en el panel de navegación para consultar la lista de gastos de las condiciones con las que se crea un gasto automáticamente.

Condiciones para crear un gasto automáticamente

En una línea de factura, un gasto se crea cuando se cumplen las siguientes condiciones:

  • Se han indicado imputaciones contables para la línea.
  • Hay un seguimiento de las cuentas social e IAS en la definición de la tabla de Cuentas. Las casillas Seguim. inmovilizado y Crear gasto están marcadas y se ha definido una naturaleza contable para la cuenta.

Alimentación de los campos del gasto

La tabla de gastos LAYOUTFAS se alimenta a partir de las siguientes tablas:

LAYOUTFAS Tabla Campo Regla

Sociedad

CPY

PINVOICE

CPY

Planta

FCY

PINVOICE

FCY

Referencia

CODLOF

PINVOICE

NUM

Número de línea

LINLOF

Número progresivo

Referencia factura

BPRVCR

PINVOICE

BPRVCR

Artículo

ITMREF

PINVOICE

ITMREF

Proveedor

BPR

PINVOICE

BPR

Diario

JOU

PINVOICE

JOU

Tipo de cambio

CURTYP

PINVOICE

CURTYP

Divisa

CUR

PINVOICE

CUR

Fecha de factura

DATVCR

PINVOICE

BPRDAT

Fecha imputación

DATIMP

PINVOICE

ACCDAT

Tipo de factura

TYPVCR

PINVOICE

INVTYP

Planta geográfica

GEOFCY

PINVOICE

FCY

Cambio divisa

RATCUR

PINVOICE

RATMLT(0)

Descripción 1

DES

PINVOICE

<tipo factura> + BPRNAM

Descripción 2

DES2

PINVOICE

INVNUM

Si es un abono.

Subvencionado

FLGGRA

1.

Importe subvención

FLGAMTGRA

1.

Vinculación bien

FLGLIKAAS

1.

Gasto principal

FLGLOFMAI

1.

Origen complemento

CPMCREORI

1.

Cuenta PGC

GAC

GACCOUNT

GAC

GAC = cuenta social

Cuenta PGC original

GACORI

GACCOUNT

GAC

GAC = cuenta social

Naturaleza PGC

GACACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = cuenta social

Cuenta IAS

IASACC

GACCOUNT

GAC

GAC = cuenta IAS

Cuenta IAS original

IASACCORI

GACCOUNT

GAC

GAC = cuenta IAS

Naturaleza IAS

IASACN

GACCOUNT

GACACN

GAC = cuenta IAS

Referencia pedido

ORDBUY

PINVOICE

INVNUM

Unidad

UOM

BPSINVLIG

UOM

Cantidad

CTD

BPSINVLIG

QTYUOM

Tasa IVA facturado

RATVAT

TABRATVAT

VATRAT

Tasa IVA recuperado

RATVATREC

TABRATVAT

DEDRAT

Importe AI

AMTNOTCUR

BPSINVLIG

AMTNOTLIN

Importe IVA

AMTVATCUR

BPSINVLIG

AMTTAXLIN1

Importe IVA recuperado

AMTVATRCUR

BPSINVLIG

DEDTAXLIN1

Distribución

DSP

BPSINVLIG

DSP

Secciones analíticas

CCE(0..20)

BPSINVLIGA

CCE(0..20)

Origen línea detalle

LIGORI

BPSINVLIG

PIDLIN

Validado

FLGVAL

1.

Operador creación

CREUSR

GUSER

Fecha de creación

CREDAT

Fecha$

Origen captura

CREORI

4.

Cuando la sociedad está sujeta a la legislación francesa, la tasa de recuperación del IVA no es del 100 % y el parámetro VATAUTVAL - Validación automática IVA (capítulo AAS, grupo VAT) tiene asignado el valor No, tienes que validar los coeficientes del IVA en el gasto para que este se vuelva inmovilizable. La validación se lleva a cabo marcando la casilla Validado, que solo se muestra y está disponible en el gasto hasta que se marca.

Línea referencia ISR

Selecciona esta opción para abrir la pantalla de entrada de la línea de referencia ISR. Solo está disponible si el parámetro SWIPURBVR - Uso compra ISR suizo (capítulo LOC, grupo ISR) tiene asignado el valor . La información introducida permite alimentar los campos de factura y buscar la cuenta de tercero proveedor correspondiente. Si en una factura de compra ya hay una línea de referencia ISR, dicha línea solo aparece con fines informativos y no se puede modificar. En las facturas de proveedor, la línea de referencia ISR se puede modificar, pero esta operación reinicializa las facturas.

Procesamiento automático de la línea de referencia ISR

Introduce la línea de referencia ISR a partir del formulario ISR de la factura en el campo Línea de referencia ISR. Si utilizas un sistema de lectura de ISR, hay que configurarlo para que devuelva la línea de código completa, incluyendo los espacios y los caracteres de control, como "+" y ">".

Para más información, consulta el manual de usuario de tu sistema de lectura de ISR.

El sistema analiza el tipo y el formato de la línea de referencia. Si se produce algún error, recibirás un mensaje de bloqueo.

Facturas de compra

El importe programado en la línea de referencia aparece en el campo Importe II. Solo puedes introducir un importe para un ISR +, es decir, un ISR sin importe. También puedes introducir el importe total de impuestos en el campo Impuesto total repercutido.

Este valor se utilizará posteriormente para calcular el neto total del importe de la factura.

Selecciona OK cuando hayas terminado.

Al cerrarse, se activa la búsqueda automática del proveedor. El número de ISR del cliente incluido en la línea de referencia ISR se compara con los números introducidos en los detalles bancarios de los proveedores pagados. Si se encuentra una correspondencia con un proveedor pagado, la búsqueda intenta encontrar un proveedor correspondiente.

Para una búsqueda eficaz, el número de cliente ISR del proveedor pagado debe existir en los datos bancarios del proveedor.

Según los resultados de la búsqueda del proveedor, hay varias acciones disponibles:

Si se encuentran correspondencias con varios terceros, puedes seleccionar la cuenta de proveedor correcta.

Si no se encuentra ningún proveedor, puedes seleccionar uno o crear uno nuevo.

Si solo se encuentra un proveedor, no hace falta realizar ninguna otra acción.

La factura se alimenta con la cuenta del tercero identificado en la búsqueda o seleccionado manualmente. El campo de proveedor también se valida automáticamente.

Cuando se valida el campo de la cuenta del proveedor, se alimentan otros campos, como la condición de pago. El comportamiento es el mismo que en una cuenta de proveedor introducida de forma manual.

En la última etapa, en función del contexto, el procesamiento automático aplica las siguientes acciones:

En las facturas de compra: los importes brutos, netos y totales se calculan en función de los valores de la pantalla de entrada de la línea de referencia ISR. Se completan automáticamente en los campos correspondientes de la sección Gestión.

En las facturas de proveedores, la información fiscal y el cálculo de los importes brutos y netos se basan en el régimen de impuesto estándar del proveedor. Una línea de detalle del importe de factura se inserta automáticamente en la sección Líneas. La cuenta general de esta línea se recupera del código contable del proveedor de la línea 17.

Si es necesario, puedes continuar introduciendo los detalles adicionales de la factura.

Consecuencias en el proceso de pago

Si utilizas formularios ISR para los pagos, hay que incluir la siguiente información de pago:

  • el número de referencia ISR en la información de pago
  • el número de cliente ISR en la cuenta bancaria del destinatario

Procesos de generación de pagos específicos para ISR al crear ficheros bancarios suizos

La forma de pago vinculada a la condición de pago debe ser ISR. La condición de pago por defecto se recupera de las parametrizaciones de la cuenta del proveedor, pero se puede cambiar de forma manual en la factura.

Si no se ha introducido ninguna línea de referencia ISR y el parámetro SWIPURBVR - Uso compra ISR suizo (capítulo LOC, grupo SWI) tiene asignado el valor en la planta, no se puede utilizar una condición de pago vinculada a una forma de pago ISR.

Cuando se crea el fichero bancario, se verifica la línea de referencia ISR de la factura y se registra el número de referencia en el fichero bancario.

El número de cliente ISR se utiliza automáticamente como cuenta bancaria del destinatario en el fichero bancario.

Si el número de cliente ISR procede de otros datos bancarios, esta operación reemplaza la cuenta bancaria del tercero por defecto o del tercero seleccionado manualmente.

El número de referencia ISR no se puede utilizar en pagos agrupados (un solo pago para varios vencimientos). Por lo tanto, si seleccionas la agrupación de pagos con plantas suizas o formas de pago ISR, recibirás un mensaje de advertencia en la propuesta automática.

Entrada código QR

Está opción solo está disponible si el código de actividad KSW - Legislación suiza está activo y el parámetro SWIPURQRC - Entrada código QR (capítulo LOC, grupo SWI) de la planta tiene asignado el valor .

Selecciona esta opción para importar el contenido del código QR leído con un lector ISR/QR. Se verifican los datos y se muestra el importe bruto, pero no se puede modificar.

Puedes introducir un impuesto repercutido para utilizarlo más tarde en el cálculo del importe neto.

Al seleccionar OK, se identifica al tercero pagado. Si se encuentran varias cuentas bancarias, tienes que seleccionar una. Si no se encuentra ninguna con el número de cliente o el QR-IBAN, puedes acceder al mantenimiento del proveedor y seleccionar o introducir un nuevo proveedor. Si es necesario, también puedes añadir el número de cliente en los detalles bancarios.

Para más información sobre las facturas QR, consulta la guía de legislación suiza.

Ni Sage ni Sage X3 proporcionan un lector o escáner ISR/QR.

Barra de menú

Mensajes de error

Además de los mensajes genéricos, se pueden mostrar los siguientes mensajes de error durante la entrada:

XXX: La planta no es financiera.

La planta seleccionada para registrar la factura no está definida como financiera. Por lo tanto, no puede recibir asientos contables.

Periodo no abierto

La fecha de contabilización de la factura es incorrecta. No se encuentra en el rango de los periodos abiertos de la sociedad.

Fecha incorrecta

La fecha de contabilización de la factura es incorrecta. Depende de un ejercicio que aún no se ha creado o no corresponde a una fecha real. Este mensaje también aparece si las fechas de inicio/fin de la duración de la prestación (ver sección Líneas) no son coherentes.

Tercero incompatible con la cuenta de control

La elección de la cuenta de control para contabilizar la factura es incorrecta. Debe ser de tipo Cliente, no Proveedor, Representante, etc.

El tercero y la cuenta de control de la línea de factura deben ser de un tipo compatible.

Abono sin número de factura

Este mensaje advierte de que el abono en curso no está asociado a ninguna factura. No es obligatorio vincularlo a una factura, pero así no se generará ningún marcaje al validar el abono.

Factura en divisa XXX

La elección de la factura como origen del abono no es válida. Las características de la divisa de estos dos elementos deben ser idénticas.

Factura del cliente XXX

El abono no se puede vincular a una factura con un cliente facturado diferente.

Factura en la cuenta de control XXX

El abono no se puede vincular a una factura con una cuenta de control diferente.

Factura en la planta XXX

La planta a la que está asociada la factura de imputación del abono no corresponde con la planta del abono.

Factura sin validar

La elección de la factura de imputación del abono no es válida. Todavía no se ha validado en contabilidad.

Línea n Sección: Sección obligatoria en eje X

Si el análisis se ha definido como obligatorio para el eje X y el esquema de cuentas que se ha activado y ejecutado no contiene ningún análisis para ese eje, las líneas de factura se precargan sin análisis, aunque deban tenerlo.

XXX: Cuenta reservada para la planta XXX

La planta vinculada a la cuenta no es compatible con la planta de contabilización de la factura.

Clase de cuenta prohibida en este tipo de asiento

La cuenta seleccionada para la contabilización de la línea de factura debe ser de un tipo distinto a Extra, es decir, de tipo Ingresos, Gastos, Tercero, etc.

No se puede determinar la cuenta colectiva

Cuando una línea de factura trata sobre un tercero, hay que definir el tercero auxiliar y la cuenta de control asociada.

XXX: Fuera del límite de fechas de validez

Las fechas de validez de la cuenta/naturaleza/clave de distribución/sección son incompatibles con la fecha de contabilización de la factura.

Impuesto de tipo IVA

En los campos Impuesto 1 e Impuesto 2 de la pantalla de entrada de IVA de la línea solo se pueden utilizar códigos de tipo Impuesto parafiscal o Impuesto especial.

Este impuesto no es de tipo IVA

En el campo de IVA de esta pantalla de entrada y de la línea de factura solo son válidos los códigos de tipo IVA.

XXX: Cuenta analítica reservada para la planta XXX

La planta vinculada a la naturaleza no es compatible con la planta de contabilización de la factura.

Distribución reservada para la planta XXX

La planta vinculada a la distribución analítica no es compatible con la planta de contabilización de la factura.

Total de distribuciones incorrecto

No se puede validar la distribución analítica en importe que se ha introducido. El total de importes distribuidos no corresponde con el importe de la línea de factura.

Línea de distribución nº 1: YYY Sección reservada para la planta XXX

La elección de la clave de distribución analítica no es válida. Una de sus secciones constitutivas está vinculada a una planta diferente a la de la factura.

XXX: Prohibido con la cuenta analítica

No se acepta la sección analítica utilizada. La combinación de esta sección y la naturaleza analítica de la línea está definida como prohibida.

XXX: Prohibido con la sección XXX

La sección analítica introducida no es compatible con la otra sección. La combinación de estas dos secciones está definida como prohibida.

Sección obligatoria en eje X

Si la imputación en el eje analítico X está definida como obligatoria, el campo es obligatorio.

"Campo obligatorio"

Algunos campos son necesarios para contabilizar la factura: la planta, el código del cliente, la divisa de facturación y el tercero pagador.

Importe total inferior al importe sin IVA

Este mensaje advierte de que el importe con impuestos de la cabecera de la factura es inferior al importe sin impuestos introducido. Ambos importes se pueden modificar mientras el asiento no esté validado en contabilidad.

No se creará ningún gasto para la línea

No hay seguimiento de la cuenta social, pero sí de la cuenta IAS, o hay seguimiento de la cuenta social, pero no de la cuenta IAS.

El directorio DBS está solo en modo lectura, serán imposibles las conexiones distantes SYSDBA.

Este mensaje de advertencia aparece en la validación cuando se cumplen las siguientes condiciones:

- Se gestiona el módulo de Inmovilizados.

- Una cuenta tiene seguimiento y la otra, no.

Al seleccionar Sí, el gasto no se crea, pero no se genera un error. Al seleccionar No, la validación se detiene y se genera un error.

"Error en campo" "Tipo de factura"

"IN1 [LEG 1]: Tipo asiento IN2: La ficha no existe para la legislación en curso [LEG 1]"

Este mensaje aparece cuando la legislación del tipo de entrada que está vinculado al tipo de factura no corresponde a la legislación de la factura.