Fact. auto commandes
Cette fonction permet la génération automatique de factures pour les commandes à facturation directe (cf. documentation Types de Commandes).
Les factures générées seront visibles par la fonction de Factures (Cf. documentation Factures). On pourra alors les valider unitairement par cette fonction, ou en masse par la fonction de Validation des factures (Cf. documentation Validation des factures).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Les commandes qui vont être considérées peuvent être allouées en détaillé ou en globale. La facturation d'une commande à facturation directe va se traduire par une allocation détaillée sur la facture (seules les allocations détaillées sont autorisées sur les factures).
Compte tenu des règles d'allocations globales (définies sur la catégorie de l'article onglet Règles de gestion) et détaillées (Règles d'allocation et des règles de sorties autorisées), il peut très bien arriver qu'une commande, même allouée, peut selon le cas ne pas être facturée.
Par exemple :
Si une règle d'allocation globale autorise d'allouer du stock en statut Q (allocation effectuée sur cumul de stock en statut A* et Q*) et que la règle de sortie interdit de sortir des articles en statut Q. La transformation de l'allocation globale sur commande en allocation détaillée sur la facture pourra dans certains cas interdire la facturation de la commande car la partie de stock en statut Q ne peut être allouée sur la facture.
Si une règle d'allocation globale autorise d'allouer du stock en statut A et que la règle d'allocation détaillée n'autorise d'allouer que des articles en statut A sur un emplacement de picking, des commandes pourraient ne pas être facturées si une rupture était constatée sur l'emplacement de picking.
Cas particulier des kits et des nomenclatures commerciales
Les kits commerciaux : la sortie de stock du composé et des composants est indissociable. Cela signifie que si l'on sort une unité du composé, on doit pouvoir sortir les composants associés à hauteur de leur quantité de lien. Lors de la détermination du stock à sortir, par le traitement de facturation automatique, si un des composants ne peut être totalement sorti, la facturation du kit ne pourra se faire qu'à hauteur du composant autorisant le moins de composé à sortir.
Les nomenclatures commerciales : à l'inverse des kits commerciaux, les liens entre le composé et les composants ne sont pas stricts. Cela signifie que l'on pourra sortir de manière indépendante le composé ou les composants (pour peu qu'ils soient gérés en stock). Il sera possible, pour un composant, de sortir une quantité différente de la quantité de lien par rapport au composé.
Motifs interdisant la facturation d'une commande ou d'une ligne de commande
Si une ligne de commande réserve de manière détaillée une ligne de stock en statut Q avec demande d'analyse, la facturation correspondante ne pourra être créée tant que le contrôle qualité n'aura pas été effectué.
Si une ligne de commande réserve de manière détaillée une ligne de stock en cours de rangement pour laquelle le stock n'a pas été identifié (Numéro de lot, Numéro de sous-lot, Numéro de série), la facturation correspondante ne pourra être créée tant que le stock n'aura pas été identifié.
La ligne de commande est planifiée (elle ne peut d'ailleurs être allouée).
La commande est en mode de livraison Ligne complète et la ligne de commande n'est pas totalement allouée.
La commande est en mode de livraison Commande complète et la commande n'est pas totalement allouée.
Les lignes de commandes relatives à des contrats de services ne sont pas considérées.
L'état crédit du client est bloqué.
L'état crédit du client est en dépassement d'en-cours et l'opérateur ayant lancé le traitement de facturation automatique n'a pas l'autorisation permettant de facturer les commandes lorsque l'en-cours du client est dépassé - voir paramètre utilisateur SCDTUNL- Autorisation déblocage cde (chapitre VEN, groupe AUZ).
L'acompte attendu pour la commande n'a toujours pas été versé (l'acompte a été émis, la date d'échéance de l'acompte est dépassée et le règlement n'a toujours pas été effectué (ou règlement enregistré mais non comptabilisé) dans sa totalité et le paramètre LOKORD - Cde bloquée si acompte non reçu (chapitre VEN, groupe ORD) a pour valeur 'Oui'.
Les lignes de commandes gérées en contremarques d'achat ou de production ne seront traitées que si celles-ci sont allouées et si les contremarques ont été générées.
Les commandes dont le mode de facturation est Facturation manuelle, ne sont pas considérées par ce traitement. Elles pourront être facturées manuellement par la fonction de picking disponible sur les factures ou par le bouton Facture accessible depuis la commande.
Les commandes dont le mode de facturation est Une facture par commande soldée et les commandes ne sont pas totalement allouées
Lorsque les commandes de vente sont bloquées manuellement (paramètre utilisateur SCDTUNL- Autorisation déblocage cde), elles ne peuvent être sélectionnées tant qu'un utilisateur ne les a débloquées (champ Blocage de la fonction Commande).
Regroupement des commandes
Les commandes à facturer sont regroupées de la manière suivante en fonction du mode de facturation du client et de sa périodicité de facturation. Lorsqu'un des paramètres des tableaux suivant varie, une nouvelle facture sera créée :
Une facture par livraison. Aucune des commandes ayant ce mode de facturation ne seront regroupées.
Une facture par commande soldée. Aucune des commandes ayant ce mode de facturation ne seront regroupées.
Une facture par commande. Aucune des commandes ayant ce mode de facturation ne seront regroupées.
Une facture par client livré. Cela signifie que l'on va regrouper toutes les commandes concernant le même client livré sur une seule facture lors de l'exécution du traitement de facturation.
|
Site de vente |
Client facturé |
Mode de facturation |
Client commande |
Code adresse de livraison |
Devise |
Type de prix |
Code affaire |
Tiers payeur |
Régime de taxe |
|
Client groupe |
Première ligne du nom du client facturé |
Condition de paiement |
Première ligne de l'adresse de facturation |
Code postal de l'adresse de facturation |
Ville de l'adresse de facturation |
Etat de l'adresse de facturation |
Une facture par période : Les commandes sélectionnées sont regroupées en fonction de la périodicité de facturation et des critères de regroupement suivant. Par exemple, si la périodicité est à la semaine, toutes commandes dont la date de livraison prévue est en semaine 32 seront regroupées sur une même facture.
|
Site de vente |
Client facturé |
Mode de facturation |
Périodicité facture |
Période calculée |
Devise |
Type de prix |
Code affaire |
Tiers payeur |
Régime de taxe |
|
Client groupe |
Première ligne du nom du client facturé |
Condition de paiement |
Première ligne de l'adresse de facturation |
Code postal de l'adresse de facturation |
Ville de l'adresse de facturation |
Etat de l'adresse de facturation |
(1) Le code affaire doit être unique lorsque le paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document a pour valeur 'Oui'. Lorsqu'il a pour valeur 'Non', le regroupement de commandes ayant des codes Affaires différents est autorisé.
Particularité de la périodicité à la demande : Les commandes ayant une périodicité à la demande sont regroupées ensemble pour le champ de regroupement .
Ecran de saisie
Les factures sont créées automatiquement en fonction des sélections renseignées sur l'écran. Les différents critères de sélection sont :
Site de vente
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. Il est donc nécessaire de préciser le site choisi pour le traitement. Par défaut, il s'agit du site de vente de l'opérateur.
Date des factures
Il est possible de choisir la date de facturation qui sera apposée aux documents créés par cette fonction. Par défaut, la date du jour s'affiche.
La saisie de la date de facture est soumise au contrôle d'existence dans la table des périodes et dans la table des exercices. L'exercice et la période doivent être ouverts.
Type des factures
Le type de facture choisi sera inscrit sur les factures. Il permet de déterminer un compteur et une pièce automatique servant à la comptabilisation des factures. Le type proposé par défaut est issu du paramètre >SIVTYP (Type facture utilisateur). Il pourra être modifié si cela est nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures qui ont été définis. Cette information est obligatoire.
Critères de sélection des commandes
Les factures qui seront créées proviennent nécessairement de commandes clients. Il est donc possible de limiter la sélection des commandes à traiter en fonction des critères suivant :
Commandes jusqu'au
Ce critère, permet de sélectionner les lignes de commandes dont la date d'expédition est inférieure ou égale à cette date. Par défaut, elle est initialisée à la date du jour de la saisie de cette dernière. On peut donc limiter la création des factures à toutes les commandes créées jusqu'à une date donnée.
Périodicité
La périodicité de facturation est précisée sur la fiche Client (onglet Commercial). Le mode de facturation doit être à la valeur Une facture par période et la périodicité de facturation doit être comprise dans les valeurs (jour, semaine, décade, quinzaine ou mois). La sélection, pour les clients dont le mode de facturation est Une facture par période, se fait donc en fonction de la périodicité choisie.
Bornes début / fin
Bornes sur Clients facturés
On peut limiter la sélection à un ou plusieurs clients facturés en renseignant ces bornes de sélection.
Bornes sur numéros de commandes
On peut limiter la sélection à un ensemble de commandes délimitées par leurs numéros (compteurs des commandes).
Impression des factures
On a la possibilité d'imprimer les factures générées. Pour se faire, il faudra préciser l'état à utiliser (par défaut, il s'agit du code de l'état associé à l'objet), le serveur d'impression éventuel et l'imprimante en charge de l'impression.
Cette option n'est accessible que si l'on a coché au préalable l'option Facture.
Après l'exécution de cette fonction, un fichier de trace s'affiche :
- récapitulant toutes les opérations effectuées,
- présentant les numéros de factures créées et les commandes ayant servi à la création de ces factures.
Lorsque la condition de paiement est de type SDD, la référence du mandat est obligatoire sur la facture. Or, si aucun Mandat principal de statut "Validé" n'a été défini pour le couple [société, tiers payeur], aucune référence de mandat n'a pu être initialisée par défaut sur la facture. Un message le signale dans la trace. La facture est tout de même créée mais sa validation sera interdite tant que la référence du mandat n'aura pas été renseignée manuellement sur la facture.
Critères de selection
| Société (champ CPY) |
| Site vente (champ SALFCY) |
|
La création automatique des factures se fait sur un seul site de vente à la fois. |
| Date facture (champ INVDAT) |
|
Saisissez la date qui sera attribuée à chacune des factures créées.
|
| Type des factures (champ SIVTYP) |
|
Cette information est obligatoire. Le type de facture proposé par défaut est issu du paramètre SIVTYP - Type facture utilisateur. Vous pouvez le modifier si nécessaire en choisissant un type de facture dans la liste des types de factures définis.
En saisie de facture, seul peut être renseigné un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente. |
Bloc numéro 2
| Commandes jusqu'au (champ DEMDLVDAT) |
|
. |
Périodicité
| Jour (champ INVPERJ) |
|
Aide commune aux fonctions de génération des factures de vente. Le critère de périodicité s'applique lorsque le Mode de facturation a pour valeur 'Une facture par période'. Indiquez la périodicité utilisée comme critère de sélection.
|
| Semaine (champ INVPERS) |
| Décade (champ INVPERC) |
| Quinzaine (champ INVPERQ) |
| Mois (champ INVPERM) |
Bornes début / fin
| Client facture début (champ BPCINVDEB) |
|
Utilisez ces bornes pour filtrer la sélection à un seul client facturé ou aux seuls clients facturés dont la référence est comprise dans l'intervalle défini par ces bornes. |
| Client facture fin (champ BPCINVFIN) |
| No commande début (champ SOHNUMDEB) |
|
Saisissez une borne début et une borne de fin pour effectuer une sélection sur les numéros de commande : seules sont sélectionnées les commandes dont la référence est comprise dans cet intervalle. La fenêtre de sélection propose uniquement les commandes de catégorie Normale, non totalement facturées, et rattachées au site sélectionné. |
| No commande fin (champ SOHNUMFIN) |
Impression
| Facture (champ PRNFLG) |
|
Cochez cette case pour imprimer le document (bon de préparation, bon de livraison ou facture) après génération de la livraison ou de la facture. Vous devez alors préciser :
|
| Document (champ PRNNAM) |
|
Saisissez le code du document standard à imprimer. |
| Destination (champ PRNDEN) |
|
Indiquez la destination du document ou de l'état. |
| Serveur (champ PRNSRV) |
|
Ce champ permet de définir le serveur d'impression. |
| Imprimante (champ PRNIMP) |
|
Imprimante par défaut. |
Tâche batch
Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNAUTINVO est prévue à cet effet.
Actions spécifiques
|
Cliquez sur cette action pour enregistrer vos paramétrages dans un Code mémo et les utiliser ultérieurement. Le mémo est lié à votre profil utilisateur et non à la fonction ou à l'écran.
|
|
Cliquez sur cette action pour saisir un Code mémo et charger les paramétrages enregistrés sous ce code. |
|
Cliquez sur cette action pour supprimer un Code Mémo. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Fonction non autorisée
Votre profil utilisateur n'a aucun droit pour cette fonction, quelque soit le site.
Vous n'avez pas les droits sur ce site
Votre profil utilisateur n'est pas autorisé à cette fonction pour ce site.
Date incorrecte
La date de facture saisie ne correspond à aucune période ou aucun exercice. La saisie est refusée.
Exercice non ouvert
L'exercice auquel appartient la date de facture n'est pas ouvert. La saisie est refusée.
Période non ouverte
La période à laquelle appartient la date de facture n'est pas ouverte. La saisie est refusée.
Période fermée
La période à laquelle appartient la date de facture est fermée. La saisie est refusée.
La borne fin est inférieure à la borne début
Ce message apparaît en saisie des critères de sélection pour le numéro commande et le client facturé.
Modification en cours sur un autre poste
Ce message apparaît si la commande à facturer est verrouillée par un autre utilisateur.
Trop de ligne pour la facture
Ce message apparaît si les lignes de la commande à facturer ne peuvent pas tenir sur une seule facture. Il conviendra alors d'augmenter la valeur du code activité SIH.
Tiers client non autorisé pour le compte collectif
Ce message apparaît si le Tiers collectif client n'est pas autorisé pour le compte collectif associé au client facture (par le biais de son code comptable). La facture n'est pas créée.
Ligne gérée en contremarque et commande d'achat non générée
Une ligne de commande gérée avec contremarque ne peut pas être facturée si la commande d'achat n'a pas été générée.
Problème dans la suppression de l'allocation globale
La suppression de l'allocation globale liée à la ligne détail commande n'a pas pu s'effectuer lors du passage de l'allocation globale en détaillée.
Problème dans la création de l'allocation détaillée
La création de l'allocation détaillée liée à la ligne de facture n'a pas pu s'effectuer lors du passage de l'allocation globale en allocation détaillée.
Problème dans le passage de l'allocation commande vers l'allocation facture
L'allocation détaillée liée à la ligne détail commande n'a pas pu être modifiée en allocation sur facture.
Problème lors de la récupération du compteur
Ce message apparaît s'il y a impossibilité d'attribuer un numéro de facture.
Aucune commande traitée
Ce message apparaît à la fin du traitement si aucune commande n'a été facturée.