Utilisez cette fonction pour la gestion et le suivi des entretiens professionnels d'un salarié.

Les fiches entretien peuvent être créées manuellement, ou automatiquement via la validation d'une campagne d'entretiens (GESCEV).

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Principe de duplication

Une fiche entretien peut être dupliquée pour récupérer d'un entretien à l'autre des informations utiles sans avoir à les ressaisir.

  • Vous pouvez dupliquer les fiches entretien directement depuis cette fonction, manuellement. Dans ce cas, modifiez au moins la date de l'entretien.
  • Les fiches entretien peuvent aussi être dupliquées automatiquement via la génération d'une nouvelle campagne d'entretien.

Dans ces deux cas, les comportements sur les fiches entretien sont les suivants :

  • Le cycle de validation de la nouvelle fiche est 'En cours' quel que soit le cycle de validation initial ('En cours', 'Validé N+1', 'Validé N+2').
  • Les données de l'onglet Généralités sont conservées.
  • Dans l'onglet Performance, les objectifs de la fiche entretien précédente sont récupérés.
  • Les données de l'onglet Compétences ne sont pas conservées. Elles doivent être réinitialisées.
  • Dans l'onglet Formations, les stages réalisés sont ceux correspondant à la période d'évaluation.
  • Les données de l'onglet Nouveaux objectifs ne sont pas récupérées.
  • Dans l'onglet Commentaires, les commentaires de la fiche entretien précédente sont récupérés et affichés dans les champs Evaluateur entretien précédent et Collaborateur entretien préc. (champs grisés, non modifiables). Les commentaires pour la nouvelle évaluation peuvent être saisis dans les champs Evaluateur et Collaborateur.

Règles de workflow

Après la première validation (N+1) via cette fonction, un mail informatif est envoyé à l'évaluateur N+2. Ce message contient les informations suivantes :

  • le nom de l'évaluateur N+1,
  • le nom de l'évalué,
  • la date d'évaluation.

La règle de workflow est EVACPC et le modèle de données associé est EVACPC.

En-tête

L'en-tête contient l'identification du salarié et les dates de la période évaluée.

En création manuelle, vous pouvez préciser s'il s'agit d'un entretien annuel, ou d'un autre type d'entretien (les types d'entretien sont gérés dans la table diverse 464 -Type d'entretien).

Onglet Généralités

Cet onglet contient l'identification de l'évaluateur et la date de l'entretien.

Onglet Performance

Utilisez cet onglet pour consulter et saisir des objectifs pour la période à évaluer.

Onglet Compétences

Utilisez cet onglet pour :

  • visualiser les compétences requises pour le poste ou l'emploi type du collaborateur,
  • visualiser les compétences validées,
  • actualiser les niveaux validés des compétences.

Pour chaque compétence, vous pouvez visualiser les descriptions des niveaux d'échelle et des niveaux de compétence : cliquez sur l'icône Actions situées au début des lignes des tableaux puis cliquez sur Echelle de niveaux ou sur Compétence.

Bloc Compétences requises

Pour charger les compétences requises (lorsque le tableau est vide lors de la création de la fiche), utilisez l'action Init. Compétences (disponible depuis l’icône Actions situées au début des lignes du tableau).

Les compétences requises correspondent aux compétences définies pour l'emploi type ou le poste auquel le collaborateur est associé.

Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des compétences requises issues de l'initialisation, ni ajouter de compétences requises.

Chaque compétence est associée à une échelle de référence et un niveau. L'héritage (Dossier, Famille, Métier, Emploi type ou Poste) est également renseigné.

SEEREFERTTO Voir les référentiels des emplois types et des postes.

Bloc Compétences validées

Les compétences et les niveaux proviennent de la fiche carrière du salarié. Ce sont les compétences requises pour le poste ou l’emploi, et validées pour le salarié.

Lors du chargement, les compétences pas encore validées pour ce salarié (absentes de la fiche carrière), mais requises pour le poste ou l’emploi, sont pré-chargées dans le tableau des compétences. Dans ce cas l’origine de la compétence est 'Initiale' et le niveau correspond au niveau requis pour l’emploi.

Création de ligne(s)

Vous pouvez avoir besoin :

  • de créer des lignes pour la première fois (cas d’un employé qui n’a jamais été évalué),
  • ou d’ajouter des lignes si l’employé a déjà été évalué mais pour un autre poste, ou si de nouvelles compétences sont requises pour son poste ou son emploi type actuel.

Pour charger manuellement les compétences validées, utilisez l'action Init. Compétences (disponible depuis l’icône Actions situées au début des lignes du tableau).

Les compétences à valider peuvent aussi être chargées automatiquement dans ce tableau grâce à la génération des entretiens effectuée depuis une campagne d’entretien (bouton Génération des entretiens depuis la fonction Campagnes d’entretiens (GESCEV)) : dans ce cas, les lignes des compétences à valider sont créées, mais sont seulement pré-remplies, c’est-à-dire qu’à ce stade les compétences sont uniquement pré-chargées (et pas encore validées). Plus précisément :

  • sont uniquement affichés la compétence, le niveau, l’intitulé et la référence,
  • la colonne Origine est alimentée avec le statut ‘Initiale’,
  • et les colonnes Date d’acquisition et Niveau évalué sont vides (ces données seront affichées par la suite, après la validation des compétences).

Suppression de ligne(s)

Dans les cas suivants, les compétences n’étant plus nécessaires, les lignes doivent être supprimées :

  • Une compétence est devenue inactive (la case Active de la fiche compétence (GESCPC) a été décochée).
  • Une compétence a été supprimée d’un poste ou d’un emploi type.
  • Une compétence n’est plus requise pour le poste ou l’emploi type.

Pour supprimer une ligne, utilisez l’action Init. compétences (disponible depuis l’icône Actions situées au début de chaque ligne).

Bloc Ecarts

La représentation graphique des écarts met en valeur la différence entre les compétences requises pour l'emploi type ou le poste du collaborateur et ses compétences acquises à l'issue de l'entretien.
La mise à jour des niveaux évalués (compétences validées) met à jour les valeurs et le graphique de manière simultanée.

Onglet Formations

Bloc Stages réalisés

Les stages réalisés sont affichés automatiquement si vous disposez du module Formation. Ils correspondent aux stages réalisés sur la période d'évaluation.
Vous ne pouvez pas saisir de stages réalisés.

Bloc Stages demandés

Ce tableau permet de lister les nouvelles demandes de formation pour la période à venir.
Par défaut, ce tableau est vide. Vous saisissez les formations demandées, ou elles sont pré-chargées lors de la duplication.
Il est possible d'ajouter des demandes, de les modifier ou de les supprimer, tant que l'évaluation n'est pas validée.
La duplication d'une fiche pour le même matricule / chrono-contrat avec une date d'évaluation différente permet d'initialiser les formations demandées.
Les stages souhaités et saisis dans l’onglet Compétences sont reportés automatiquement dans le tableau des stages demandés.

Onglet Nouveaux objectifs

Utilisez cet onglet pour décrire les objectifs fixés pour la période d'évaluation suivante.

Onglet Missions

Cet onglet contient les missions requises pour le poste du salarié.
Pour alimenter le tableau avec les missions, utilisez l'action Init. misssions (disponible depuis l'icône Actions situées en début de ligne).

Onglet Perspectives

Utilisez cet onglet pour décrire le projet professionnel et les souhaits de mobilité du collaborateur.

Onglet Commentaires

Utilisez cet onglet pour saisir des commentaires généraux en conclusion de l'entretien.

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  EVALUATION : Entretien

  LISTEVA : Liste des entretiens

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Validation

  • Lors de la création ou de la modification de l'évaluation, le cycle de validation est 'En cours'.
  • Après une première validation, le cycle passe à 'Validation N+1' et les comportements sont les suivants :
    • Vous ne pouvez plus modifier les champs de de la fiche. Seul le bouton Validation reste accessible : il permet de passer l'évaluation de l'état 'Validation N+1' à 'Validation N+2' (permet le visa d'un second évaluateur).
    • D’après les formations demandées, le système génère des demandes de formation dans le module Formation (si vous disposez de ce module et seulement lorsque le numéro de demande est vide ; le numéro de demande est renseigné après validation). Dans le module Formation, l'origine de la demande est alors 'Entretien'.
    • Les compétences validées ajoutées ainsi que les compétences dont le niveau a été réévalué sont mises à jour dans la fiche carrière (GESECP) du collaborateur. L'origine des compétences validées devient 'Entretien' dans la fiche carrière.
    • Les compétences validées ajoutées dans la fiche entretien et n'existant pas dans la fiche carrière sont ajoutées dans la fiche carrière. L'origine des compétences ajoutées devient 'Entretien'.
    • Les compétences validées non modifiées dans la fiche entretien ne sont pas remises à jour dans la fiche carrière.
    • Vous ne pouvez plus modifier la fiche entretien si son état est 'Validation N+2'.
    • Le passage d'un état 'En cours' à 'Validation N+1', puis à 'Validation N+2', est automatique et ne peut pas être manuel.

Score

Cette action permet de calculer la moyenne des scores évaluateur de tous les formulaires associés aux entretiens du salarié. Cette moyenne s’affiche dans le champ Score évaluateur (onglet Missions, bloc Score).

SEEINFO Cette action est accessible uniquement dans le cadre de la gestion des entretiens avec multi-évaluateurs. La gestion des entretiens avec multi-évaluateurs est possible uniquement si le code activité EVAEN - Entretien  est activé. Attention, cette gestion est reservée à quelques pays seulement (hors Europe).

Barre de menus

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Evaluateur non renseigné

La saisie d'un évaluateur interne ou externe est obligatoire.

Fiche d'entretien annuel déjà existante le xx/xx/xx

Un entretien annuel a déjà été saisi sur l'exercice.

L'évaluateur ne peut pas être le salarié à évaluer

L'évaluateur saisi est le salarié passant l'entretien.

Tables mises en oeuvre

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