Entretiens
Utilisez cette fonction pour la gestion et le suivi des entretiens professionnels d'un salarié.
Les fiches entretien peuvent être créées manuellement, ou automatiquement via la validation d'une campagne d'entretiens (GESCEV).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Principe de duplication
Une fiche entretien peut être dupliquée pour récupérer d'un entretien à l'autre des informations utiles sans avoir à les ressaisir.
- Vous pouvez dupliquer les fiches entretien directement depuis cette fonction, manuellement. Dans ce cas, modifiez au moins la date de l'entretien.
- Les fiches entretien peuvent aussi être dupliquées automatiquement via la génération d'une nouvelle campagne d'entretien.
Dans ces deux cas, les comportements sur les fiches entretien sont les suivants :
- Le cycle de validation de la nouvelle fiche est 'En cours' quel que soit le cycle de validation initial ('En cours', 'Validé N+1', 'Validé N+2').
- Les données de l'onglet Généralités sont conservées.
- Dans l'onglet Performance, les objectifs de la fiche entretien précédente sont récupérés.
- Les données de l'onglet Compétences ne sont pas conservées. Elles doivent être réinitialisées.
- Dans l'onglet Formations, les stages réalisés sont ceux correspondant à la période d'évaluation.
- Les données de l'onglet Nouveaux objectifs ne sont pas récupérées.
- Dans l'onglet Commentaires, les commentaires de la fiche entretien précédente sont récupérés et affichés dans les champs Evaluateur entretien précédent et Collaborateur entretien préc. (champs grisés, non modifiables). Les commentaires pour la nouvelle évaluation peuvent être saisis dans les champs Evaluateur et Collaborateur.
Règles de workflow
Après la première validation (N+1) via cette fonction, un mail informatif est envoyé à l'évaluateur N+2. Ce message contient les informations suivantes :
- le nom de l'évaluateur N+1,
- le nom de l'évalué,
- la date d'évaluation.
La règle de workflow est EVACPC et le modèle de données associé est EVACPC.
En-tête
L'en-tête contient l'identification du salarié et les dates de la période évaluée.
En création manuelle, vous pouvez préciser s'il s'agit d'un entretien annuel, ou d'un autre type d'entretien (les types d'entretien sont gérés dans la table diverse 464 -Type d'entretien).
Bloc numéro 1
| Campagne (champ CEV) |
|
Si vous créez la fiche entretien manuellement, renseignez si besoin de code de la campagne d'entretien. |
| Période évaluée (champ EVADATSTR) |
| champ EVADATEND |
| Matricule (champ REFNUM) |
|
Le matricule est l'identifiant unique du salarié. Il est composé de 1 à 15 caractères. |
| champ SRN |
| Contrat (champ CTRNUM) |
|
Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un de ses chronos contrats.
|
| champ CTRDAT |
| Poste (champ POT) |
|
Ce champ affiche l'intitulé du poste courant du collaborateur à la date de début de la période d'évaluation. |
| Emploi type (champ JOBPOT) |
|
Ce champ affiche l'intitulé de l'emploi type courant du collaborateur à la date de début de la période d'évaluation. |
| Evaluateur (champ EVAMAT) |
| Poids (champ REVWEI) |
Bloc numéro 2
| Entretien annuel (champ FLGYEA) |
| Entretien professionnel (champ FLGPRO) |
| Entretien bilan (champ FLGBIL) |
| Type d'entretien (champ EVATYP) |
|
Code du type d’entretien (les types d’entretiens sont par exemple performance, développement, professionnel, etc.). |
| Cycle de validation (champ EVAVAL) |
|
Les satuts de validation possibles sont 'En cours', 'Validé N+1', ou 'Validé N+2'. Vous ne pouvez pas modifer le statut manuellement. |
| Site (champ FCY) |
| Société (champ CPY) |
| Législation (champ EVALEG) |
Onglet Généralités
Cet onglet contient l'identification de l'évaluateur et la date de l'entretien.
Evaluateur
| Date (champ EVADAT) |
|
Date de l’entretien. |
| Evaluateur interne (champ EVAMAT) |
|
Matricule de l'évaluateur interne. |
| champ SRN1 |
| Evaluateur externe (champ EVALIB) |
|
Nom et prénom de l'évaluateur externe. |
| Evaluateur N+2 (champ EVAMAT2) |
|
Les champs liés à l’évaluateur N+2 affichent automatiquement le matricule, le nom et le prénom et de l'évaluateur N+2. Ces données |
| champ SRN2 |
| Libellé éval. N+2 (champ EVALIB2) |
Onglet Performance
Utilisez cet onglet pour consulter et saisir des objectifs pour la période à évaluer.
Bloc numéro 1
| Echelle (champ EVASCA) |
|
Pour que ce champ affiche automatiquement le code échelle pour l'évaluation, vous devez définir ce code dans le paramètre général EVASCA – Echelle par défaut (chapitre TC, groupe CAR). Il est possible de définir le code échelle pour l'évaluation souhaitée par dossier / société. Le code de l'échelle d'évaluation initialisé est modifiable. |
Tableau Performance
| Objectif (champ EVAOBJ) |
|
Zone de texte libre pour décrire l'objectif (maximum 250 caractères). |
| Critère évaluation (champ EVACRIT) |
|
Zone de texte libre pour préciser les critères d'évaluation (maximum 250 caractères). |
| Niveau (champ EVALEVOBJ) |
|
Ce champ permet d'indiquer si l'objectif a été atteint ou non sur une échelle de niveau. |
| Référence (champ EVALEVREF) |
|
Cette donnée est liée au niveau de l'échelle. Vous ne pouvez pas la modifier. |
| Cmt évaluateur (champ EVACMT) |
|
Champ de saisie d'un commentaire libre non obligatoire. |
| Cmt collaborateur (champ CMTMAT) |
| Echelle |
|
Utilisez cette action, située en début des lignes du tableau, pour accéder à la définition de l'échelle et de ses différents niveaux. |
Onglet Compétences
Utilisez cet onglet pour :
- visualiser les compétences requises pour le poste ou l'emploi type du collaborateur,
- visualiser les compétences validées,
- actualiser les niveaux validés des compétences.
Pour chaque compétence, vous pouvez visualiser les descriptions des niveaux d'échelle et des niveaux de compétence : cliquez sur l'icône Actions situées au début des lignes des tableaux puis cliquez sur Echelle de niveaux ou sur Compétence.
Bloc Compétences requises
Pour charger les compétences requises (lorsque le tableau est vide lors de la création de la fiche), utilisez l'action Init. Compétences (disponible depuis l’icône Actions situées au début des lignes du tableau).
Les compétences requises correspondent aux compétences définies pour l'emploi type ou le poste auquel le collaborateur est associé.
Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des compétences requises issues de l'initialisation, ni ajouter de compétences requises.
Chaque compétence est associée à une échelle de référence et un niveau. L'héritage (Dossier, Famille, Métier, Emploi type ou Poste) est également renseigné.
Voir les référentiels des emplois types et des postes.
Bloc Compétences validées
Les compétences et les niveaux proviennent de la fiche carrière du salarié. Ce sont les compétences requises pour le poste ou l’emploi, et validées pour le salarié.
Lors du chargement, les compétences pas encore validées pour ce salarié (absentes de la fiche carrière), mais requises pour le poste ou l’emploi, sont pré-chargées dans le tableau des compétences. Dans ce cas l’origine de la compétence est 'Initiale' et le niveau correspond au niveau requis pour l’emploi.
Création de ligne(s)
Vous pouvez avoir besoin :
- de créer des lignes pour la première fois (cas d’un employé qui n’a jamais été évalué),
- ou d’ajouter des lignes si l’employé a déjà été évalué mais pour un autre poste, ou si de nouvelles compétences sont requises pour son poste ou son emploi type actuel.
Pour charger manuellement les compétences validées, utilisez l'action Init. Compétences (disponible depuis l’icône Actions situées au début des lignes du tableau).
Les compétences à valider peuvent aussi être chargées automatiquement dans ce tableau grâce à la génération des entretiens effectuée depuis une campagne d’entretien (bouton Génération des entretiens depuis la fonction Campagnes d’entretiens (GESCEV)) : dans ce cas, les lignes des compétences à valider sont créées, mais sont seulement pré-remplies, c’est-à-dire qu’à ce stade les compétences sont uniquement pré-chargées (et pas encore validées). Plus précisément :
- sont uniquement affichés la compétence, le niveau, l’intitulé et la référence,
- la colonne Origine est alimentée avec le statut ‘Initiale’,
- et les colonnes Date d’acquisition et Niveau évalué sont vides (ces données seront affichées par la suite, après la validation des compétences).
Suppression de ligne(s)
Dans les cas suivants, les compétences n’étant plus nécessaires, les lignes doivent être supprimées :
- Une compétence est devenue inactive (la case Active de la fiche compétence (GESCPC) a été décochée).
- Une compétence a été supprimée d’un poste ou d’un emploi type.
- Une compétence n’est plus requise pour le poste ou l’emploi type.
Pour supprimer une ligne, utilisez l’action Init. compétences (disponible depuis l’icône Actions situées au début de chaque ligne).
Bloc Ecarts
La représentation graphique des écarts met en valeur la différence entre les compétences requises pour l'emploi type ou le poste du collaborateur et ses compétences acquises à l'issue de l'entretien.
La mise à jour des niveaux évalués (compétences validées) met à jour les valeurs et le graphique de manière simultanée.
Tableau Compétences requises
| Compétences (champ EVACPC) |
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Les compétences requises correspondent aux compétences définies pour l'emploi type ou le poste auquel le collaborateur est associé. |
| Niveau (champ EVALEV) |
| Référence (champ LEVREF) |
| Héritage (champ ORICPC) |
|
Ce champ récapitule les compétences du matricule courant. Chaque compétence est caractérisée par un niveau, une date d'acquisition et une origine.
|
| Echelle de niveaux (champ CODSCACPC) |
Tableau Compétences validées
| Compétence (champ CPCVAL) |
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Les compétences validées proviennent de la fiche carrière. |
| Niveau (champ LEVCPCVAL) |
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Cette colonne est alimentée par le dernier niveau connu de la fiche Carrière. Les niveaux issus de la fiche carrière ne sont pas modifiables. Ce champ n'est pas renseigné pour les compétences validées ajoutées. |
| Référence (champ LEVREFVAL) |
| Origine (champ ORICPCVAL) |
|
Cette colonne contient les mêmes informations que celles existant dans l'onglet Carrière au moment de l'initialisation.
|
| Date acquisition (champ EVACPCDATV) |
|
La date d'acquisition est initialisée à la date du jour dès que le niveau évalué est ajouté ou changé. |
| Niveau évalué (champ LEVCPCEVA) |
|
Nouveau niveau de compétence du collaborateur. |
| Référence (champ LEVREFEVA) |
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Cette donnée est liée au niveau de l'échelle et vous ne pouvez pas la modifier. |
| Action développement (champ ACTDEV) |
|
Sélectionnez une action de développement. Ces actions sont personnalisables dans la table diverse 467 – Action développement (par exemple : pas d'action, formation, période de tutorat, etc.). |
| Stage (champ STGCOD) |
|
Lorsque que la compétence est validée (évaluée), vous pouvez renseigner le stage que l’employé doit effectuer s’il a besoin d’effectuer un stage. |
Tableau Ecarts
| Compétence (champ CPCGRA) |
|
La représentation graphique des écarts met en valeur la différence entre les compétences requises pour l'emploi type ou le poste du collaborateur et ses compétences acquises à l'issue de l'entretien. |
| Requis (champ REQUIS) |
| Validées (champ ACQUIS) |
| Init compétences |
|
Utilisez cette action depuis le tableau Compétences requises pour initialiser les compétences requises, qui sont les compétences connues au moment de l'initialisation. Elles correspondent aux compétences issues des emplois type et des postes. Le poste et l'emploi type de référence sont ceux de la fonction Carrière à la date de début de l'évaluation. Les valeurs initialisées sont conservées (stockées), même si le référentiel des compétences évolue dans les emplois types ou les postes et même si le collaborateur change de poste ou d'emploi type après le début de la période évaluée. Vous pouvez les mettre à jour en cliquant sur l'action Init. compétences tant que l'évaluation n'est pas validée (la validation (N+1 ou N+2) se fait via le bouton Validation). Si aucun emploi type ni aucun poste n'est déclaré pour un salarié contrat, l'action Init. compétences est sans effet. |
| Echelle de niveaux |
|
Utilisez cette action pour visualiser les descriptions des niveaux d'échelle. |
| Compétence |
|
Utilisez cette action pour visualiser les descriptions des niveaux d'échelle pour la compétence. |
| Init compétences |
|
Utilisez cette action depuis le tableau Compétences validées pour initialiser les compétences validées déclarées pour le collaborateur au moment de l'initialisation. Les compétences validées et leur niveau sont conservés (stockés). Cette action est accessible quand l'état de l'évaluation (cycle de validation) est 'En cours'. |
| Echelle de niveaux |
|
Utilisez cette action pour visualiser les descriptions des niveaux d'échelle. |
| Compétence |
|
Utilisez cette action pour visualiser les descriptions des niveaux d'échelle pour la compétence. |
Onglet Formations
Bloc Stages réalisés
Les stages réalisés sont affichés automatiquement si vous disposez du module Formation. Ils correspondent aux stages réalisés sur la période d'évaluation.
Vous ne pouvez pas saisir de stages réalisés.
Bloc Stages demandés
Ce tableau permet de lister les nouvelles demandes de formation pour la période à venir.
Par défaut, ce tableau est vide. Vous saisissez les formations demandées, ou elles sont pré-chargées lors de la duplication.
Il est possible d'ajouter des demandes, de les modifier ou de les supprimer, tant que l'évaluation n'est pas validée.
La duplication d'une fiche pour le même matricule / chrono-contrat avec une date d'évaluation différente permet d'initialiser les formations demandées.
Les stages souhaités et saisis dans l’onglet Compétences sont reportés automatiquement dans le tableau des stages demandés.
Tableau Stages réalisés
| Stage (champ STG) |
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Liste des formations suivies par le collaborateur au cours de la période évaluée lorsque vous disposez du module Formation. |
| Domaine (champ DOMSTG) |
|
Cette donnée est renseignée automatiquement si le stage est sélectionné et si un domaine est défini pour celui-ci. Vous ne pouvez pas la modifier. |
| Thème (champ THMSTG) |
|
Cette donnée est renseignée automatiquement si le stage est sélectionné et si un thème est défini pour celui-ci. Vous ne pouvez pas la modifier. |
| Statut (champ STA) |
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Ce champ permet de connaître le statut de l'inscription :
|
| Session (champ SES) |
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Le code session, les dates de session et le nombre d'heures de formation de l'inscription sont affichés. |
| Date début (champ STRDAT) |
| Date fin (champ ENDDAT) |
| Jours (champ NBRDAY) |
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Le nombre de jours est significatif uniquement lorsqu'il s'agit d'un stage de type "Stage court". Il n'est pas utile lorsqu'il s'agit d'un stage de type "Autre stage" associé à un volume d'heures. |
| Nombre d'heures (champ NBRHOUIPT) |
|
Le code session, les dates de session et le nombre d'heures de formation de l'inscription sont affichés. |
Tableau Stages demandés
| Stage (champ EVASTG) |
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Liste des stages souhaités par le collaborateur lors de son évaluation. Les stages demandés sont initialisés par duplication de la fiche entretien. |
| Domaine (champ DOM) |
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Indiquez le domaine du stage souhaité. |
| Thème (champ THM) |
|
Indiquez le thème du stage souhaité. |
| Date début souhaitée (champ STRVLY) |
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Renseignez obligatoirement les dates de début et de fin de stage souhaitées. |
| Date fin souhaitée (champ ENDVLY) |
| Priorité (champ PIO) |
|
Indiquez la priorité (normale, haute, maximale). |
| N° demande (champ DEMNUM) |
| Commentaire (champ CMTSTG) |
|
Saisissez un commentaire si besoin. |
| Stage |
|
Utilisez cette action pour accéder à la fiche stage. |
| Sessions |
|
Utilisez cette action pour accéder à la fiche session. |
| Stage |
|
Utilisez cette action pour accéder à la fiche stage. |
| Demandes |
|
Utilisez cette action pour accéder à la fiche demande de formation. |
Onglet Nouveaux objectifs
Utilisez cet onglet pour décrire les objectifs fixés pour la période d'évaluation suivante.
Tableau Nouveaux objectifs
| Objectif (champ EVAOBJ) |
|
Saisissez les objectifs pour la période d'évaluation à venir. |
| Critère évaluation (champ EVACRIT) |
|
Saisissez les critères d'évaluation des objectifs pour la période à venir. |
Onglet Missions
Cet onglet contient les missions requises pour le poste du salarié.
Pour alimenter le tableau avec les missions, utilisez l'action Init. misssions (disponible depuis l'icône Actions situées en début de ligne).
Bloc numéro 1
| Echelle (champ EVAMIS) |
|
Pour que ce champ affiche automatiquement le code échelle pour l'évaluation, vous devez définir ce code dans le paramètre général EVAMIS – Echelle mission par défaut (chapitre TC, groupe CAR). Il est possible de définir le code échelle pour l'évaluation souhaitée par dossier / société. Le code de l'échelle d'évaluation initialisé est modifiable. |
Score
| Missions |
| Init missions |
|
Utilisez cette action pour alimenter le tableau avec les missions. |
Onglet Perspectives
Utilisez cet onglet pour décrire le projet professionnel et les souhaits de mobilité du collaborateur.
Projet professionnel
| Projet professionnel (champ PRJPFL) |
|
Décrivez le projet du collaborateur. |
Mobilité fonctionnelle
| Poste (champ EVAPOT) |
|
Dans les champs liés à la mobilité fonctionnelle et géographique, définissez les souhaits de mobilité du collaborateur. |
| Emploi type (champ EVAJOB) |
| Métier (champ EVAJOBGRP) |
| champ WJOBGRPDES |
| Date métier (champ EVAJOBGRPD) |
Mobilité géographique
| Mobilité (champ FLGMOB) |
| Date souhaitée (champ AREDAT) |
| Région (champ ARE) |
| Site (champ EVAFCY) |
Tableau Actions
| Action (champ ACTACT) |
|
Dans le tableau Actions, définissez les actions nécessaires pour mener à bien le projet professionnel. |
| Délai (champ ACTDAT) |
| Modalité (champ ACTMOD) |
Suivi
| Formations suivies (champ FLGACTFOR) |
|
Le manager coche cette case si, au cours de la période évaluée, il y a au moins une action de formation. |
| Elément certification acquis (champ FLGCERTIF) |
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Le manager coche cette case si, au cours de la période évaluée, il y a au moins un élément de certification acquis. |
| Progression pro ou salariale (champ FLGEVO) |
|
Le manager coche cette case si, au cours de la période évaluée, il y a au moins une progression professionnelle ou salariale. |
Onglet Commentaires
Utilisez cet onglet pour saisir des commentaires généraux en conclusion de l'entretien.
Evaluateur entretien précédent
| champ EVACMT1 |
|
Ce bloc affiche le commentaire général de l'évaluateur de la précédente évaluation. Il est initialisé par duplication de l'entretien précédent. |
Collaborateur entretien préc.
| champ CMTMAT1 |
|
Ce bloc affiche le commentaire général du collaborateur de la précédente évaluation. Il est initialisé par duplication de l'entretien précédent. |
Evaluateur
| champ EVACMTNEW |
|
Ce bloc permet de saisir le commentaire général de l'évaluateur pour l'évaluation en cours. |
Collaborateur
| champ CMTMATNEW |
|
Ce bloc permet de saisir le commentaire général du collaborateur pour l'évaluation en cours. |
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
EVALUATION : Entretien
LISTEVA : Liste des entretiens
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
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Validation |
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Score |
Cette action permet de calculer la moyenne des scores évaluateur de tous les formulaires associés aux entretiens du salarié. Cette moyenne s’affiche dans le champ Score évaluateur (onglet Missions, bloc Score).
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Barre de menus
|
Vous ne pouvez pas modifier la période de la fiche directement dans l'en-tête. Pour modifier la période, utilisez cette fonction. |
|
Vous ne pouvez pas modifier le type d'entretien directement dans l'en-tête. Pour modifier le type d'entretien, utilisez cette fonction. |
|
Vous ne pouvez pas modifier l'évaluateur directement dans l'en-tête. Pour modifier l'évaluateur, utilisez cette fonction. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Evaluateur non renseigné
La saisie d'un évaluateur interne ou externe est obligatoire.
Fiche d'entretien annuel déjà existante le xx/xx/xx
Un entretien annuel a déjà été saisi sur l'exercice.
L'évaluateur ne peut pas être le salarié à évaluer
L'évaluateur saisi est le salarié passant l'entretien.