Procesar transacciones bancarias

Resumen de la importación de extractos bancarios

Antes de importar los extractos bancarios, revisar y procesar los marcajes y generar los pagos mediante validación, hay que completar el proceso de parametrización.

Consulte Bank statement set up overview. Este documento incluye parametrizaciones técnicas que hay que realizar con precaución. En caso de duda, contacte con su administrador o partner de Sage X3.

Es un resumen de la importación de extractos bancarios y del proceso de marcaje. Para mayor información sobre cada paso, consulte la ayuda en línea.

El proceso varía en función del tipo de flujo seleccionado en la función Parámetros import. bancaria (BSIIMPPAR).

Estándar: La importación, el marcaje y la generación de pagos se procesan en el workflow global de importación de extractos bancarios, incluida la función Procesar transacciones bancarias (GESBSIMTC).

Solo conciliación: La importación se procesa en el workflow de importación de extractos bancarios. El marcaje y la generación de pagos se procesan en la función Conciliación bancaria (RAPBAN).

1. Importar transacciones

Esta función importa las transacciones bancarias en formato MT940, CAMT.053/054 o CSV a partir de uno o varios ficheros de extractos bancarios. Estos ficheros se obtienen directamente de su banco o se exportan desde una herramienta bancaria en línea y se guardan en su puesto o servidor de Sage X3. La función Importar transacciones bancarias (BSIIMPORT) importa estos ficheros de la ubicación donde se han guardado a Sage X3 para marcarlas y procesarlas.

Esta etapa solo es aplicable a los tipos de flujo Estándar y Solo conciliación.

Consulte Importar transacciones bancarias.

Gestionar importaciones y marcar

A continuación, hay que gestionar la importación y el marcaje de las transacciones.

Un extracto importado puede tener uno de los siguientes estados:

• No marcado: Estado inicial tras la importación, no se ha realizado ningún marcaje.
• Marcado: Se ha realizado un marcaje total o parcial del extracto.
• Validado: Se han generado los pagos y el extracto está disponible en solo lectura.
• Conciliar: El extracto bancario se ha importado con el tipo de flujo Solo conciliación. Los datos de transacción se han copiado en la función Conciliación bancaria (RAPBAN). En este caso, el extracto solo está disponible en lectura.

Tipo de flujo "Estándar":
Marcar las transacciones a los vencimientos o a las cuentas mediante la función Gestión transacciones bancarias (BSIIMP). Desde esta pantalla puede realizar un marcaje automático, pero no puede visualizar o modificar resultados o generar pagos.

Tipo de flujo "Solo conciliación":
Los datos de transacción del extracto se han copiado en la función Conciliación bancaria (RAPBAN), donde puede realizar manualmente una conciliación bancaria estándar. Los datos de importación solo están disponibles en consulta. Para cada extracto, puede acceder directamente a los datos de transacción mediante el menú Acciones que hay disponible al inicio de cada línea. No puede procesar el extracto en la función Procesar transacciones bancarias.

Consulte Gestión transacciones bancarias.

3. Marcar las transacciones a vencimientos o cuentas

Esta etapa solo es aplicable al tipo de flujo Estándar.

Hay que revisar las transacciones importadas y marcarlas a vencimientos u otras cuentas, como una cuenta general, una cuenta de tercero o una cuenta de espera. Este proceso se lleva a cabo en la pantalla Procesar transacciones bancarias. Puede marcar los elementos de forma automática o manual.

• Marcaje automático: Desde la pantalla de gestión de transacciones bancarias, haga clic en Lanzar el marcaje para ejecutar el proceso en todos los extractos no marcados del cuadro.
• Marcaje manual: Desde el icono de Acciones al inicio de cada línea, seleccione Procesar transacciones bancarias. Se abrirá una nueva ventana en la que puede visualizar y modificar los resultados del marcaje automático y realizar un marcaje, una selección o una entrada de forma manual.

Procesar transacciones

Esta etapa solo es aplicable al tipo de flujo Estándar.

Cuando selecciona Procesar transacciones bancarias, puede visualizar el detalle de todas las transacciones de un extracto determinado. El nivel de marcaje inicial de las transacciones puede ser de cuatro tipos:

A: Marcaje exacto con uno o varios vencimientos (o cuenta general).

AS: La transacción se ha asignado automáticamente a una cuenta general o a una cuenta de tercero, según los términos de búsqueda definidos en la función Lista términos búsqueda.

B: Se ha encontrado información, pero no un marcaje exacto. Se muestran los posibles vencimientos de marcaje.

C: No se ha encontrado ningún elemento de marcaje ni con posibilidad de marcaje.

Consulte Procesar transacciones bancarias

4. Validar un extracto

Esta etapa solo es aplicable al tipo de flujo Estándar.

La validación es la etapa final del proceso de importación bancaria. Es la generación del pago. Antes de validar, hay que distribuir todo el importe pagado de la transacción y, si es necesario, también el sobrepago. Puede distribuir las transacciones de un extracto en varios vencimientos o cuentas. Una vez generado el pago, ya no puede modificar la transacción. La validación siempre se realiza para todo el extracto en curso y depende del estado del marcaje:

A/AM/AS: Los pagos se crean para los vencimientos o cuentas generales con marcaje. Las líneas de pago para los descuentos se crean según sea necesario.

B/C: Los pagos se crean para la cuenta de espera, excepto si ha seleccionado la opción Ignorar contabilidad intermedia. En ese caso, debe generar pagos o asientos para estas transacciones de forma manual. Esta opción y las parametrizaciones de la cuenta de espera se definen en la función Parámetros importación bancaria.

Consulte Procesar transacciones bancarias.

5. Completar una transacción de forma manual

Esta etapa solo es aplicable al tipo de flujo Estándar.

En algunos casos, los vencimientos asociados a una transacción de extracto bancario se pueden haber liquidado fuera del proceso de importación de extractos bancarios. En otras palabras, una transacción de pago incluida en un extracto bancario ya existe como pago en Sage X3.

La acción Completar transacción está disponible en el panel de Acciones cuando el estado de la transacción es No validado, pero ya está marcada, o cuando el estado de la transacción es Parcialmente validado.
Cuando el estado de la transacción es No validado, y aún no está marcada, o el estado es Validado o Procesado manualmente, la acción está desactivada.

Observación: Tenga cuidado con esta acción. El cierre de las transacciones es irreversible.

Consideraciones importantes

Definición de la planta

Si la cuenta bancaria está vinculada a una planta específica, en el proceso de marcaje solo se tienen en cuenta las facturas de dicha planta y en la generación de pagos se utiliza esta planta.

Si no hay ninguna planta vinculada a la cuenta bancaria, la planta de pago se define a partir de la factura.

Pagos de acreedores

Los pagos de acreedores pueden estar vinculados a vencimientos, al igual que los pagos de deudores (en caso de domiciliaciones de acreedores).

Normalmente, los pagos de acreedores se generan en el ciclo de pago de Sage X3 y ya se han contabilizado cuando las transacciones aparecen en el extracto bancario.

Hay tres formas de gestionar esta situación:

1. Cuando genere pagos de acreedores en Sage X3, contabilícelos en una cuenta intermedia, no en la cuenta bancaria. En la importación del extracto bancario, los pagos de acreedores se contabilizan en la cuenta de espera (definida en los parámetros de importación bancaria), ya que suelen tener un estado C tras el marcaje.
   Por último, para cuadrar las cuentas, puede realizar una contabilización manual de la cuenta de espera a la cuenta intermedia.
2. Utilice la acción Completar transacción para todas estas transacciones. Las transacciones pasan a estado Procesado manualmente y no se genera ninguna contabilización al validar el extracto.
3. Utilice la opción Ignorar contabilidad intermedia en los parámetros de importación bancaria. Gracias a esta opción, en la función de importación de extractos bancarios no se genera ninguna contabilización para las transacciones con estados de marcaje B o C.

Utilizar varias divisas

Las instituciones financieras pueden tener una cuenta bancaria en la divisa local o en una divisa extranjera. Ejemplos:

• Divisa local:
• Una institución financiera francesa tiene una cuenta bancaria en EUR.
• Una institución financiera británica tiene una cuenta bancaria en GBP.
• Divisa extranjera:
• Una institución financiera alemana tiene una cuenta bancaria en USD.
• Una institución financiera británica tiene una cuenta bancaria en EUR.

La institución financiera gestiona las transacciones en la divisa de la cuenta bancaria y proporciona el extracto en dicha divisa. Si en la cuenta se realizan transacciones en divisa extranjera, el banco las convierte a la divisa de la cuenta. Ejemplo: Una cuenta bancaria en EUR recibe un pago en USD.

Para utilizar la importación de extractos bancarios avanzados de Sage X3, las divisas del extracto y de la cuenta bancaria en Sage X3 deben ser las mismas.

Sage X3 no tiene en cuenta y rechaza las importaciones de extractos bancarios cuando las divisas del extracto y de la cuenta bancaria en Sage X3 no son las mismas.

Además de la divisa del extracto, también se tiene en cuenta la divisa del vencimiento (o divisa de factura), ya que puede ser distinta a la del extracto. La importación de extractos bancarios avanzados gestiona los siguientes casos de marcaje manual o automático:

• Extracto bancario y vencimiento en la divisa de la sociedad. Ejemplo: Extracto y vencimiento en EUR.
• Extracto bancario en divisa extranjera y vencimiento en la misma divisa extranjera. Ejemplo: Extracto y vencimiento en USD.
• Extracto bancario en la divisa de la sociedad y vencimiento en divisa extranjera. Ejemplo: Extracto en EUR y vencimiento en GBP.

No se gestionan otros casos (ej.: marcaje de un extracto en GBP con vencimientos en USD). Tenga en cuenta que para marcar una sola transacción de un extracto bancario solo se puede utilizar una divisa. Por lo tanto, si marca una transacción a dos vencimientos, dichos vencimientos deben tener la misma divisa.

Marcaje automático y diferencias de conversión

En el contexto de la importación de extractos bancarios, se pueden dar diferencias de conversión principalmente por las siguientes razones:

• En Sage X3 se crea una factura de venta en USD.
• El cliente paga una factura en USD a una cuenta de la sociedad en EUR. El banco convierte el pago en USD a EUR aplicando el tipo de cambio correspondiente.
• La transacción de pago se muestra en EUR en el extracto bancario electrónico.

Por norma general, el tipo de cambio del pago difiere del tipo de cambio de la factura. La importación de extractos bancarios avanzados le permite definir un porcentaje de conversión aceptado para gestionar este tipo de diferencias automáticamente:

• Si la diferencia en la divisa de referencia no supera el límite indicado, el marcaje automático considera que la factura se va a pagar por completo y contabiliza la diferencia como una diferencia de conversión.
• Si la diferencia en la divisa de referencia supera el límite indicado, el marcaje automático considera que la factura se va a pagar de forma parcial. Puede aceptar el pago parcial o modificar manualmente el resultado del marcaje.

Ejemplo de marcaje completo

• Crea una factura de venta de 100 USD. Cuando crea esta factura, el cambio EUR/USD registrado en Sage X3 está a 1,1111: el importe del vencimiento de 100 USD corresponde a 90 EUR en la divisa de la sociedad (divisa de referencia).
• El cliente paga el importe de 100 USD a una cuenta bancaria en EUR. El banco convierte los 100 USD y obtiene 93 EUR, lo que corresponde a un tipo de cambio EUR/USD de 1,0753.
• La transacción de pago de 93 EUR aparece en el extracto bancario electrónico del usuario de Sage X3.

Supuesto: se cumplen todos los criterios y la diferencia de conversión aceptada es del 5%.

• El marcaje calcula la diferencia entre el importe de la transacción y el importe del vencimiento en la divisa de referencia:
  93 EUR - 90 EUR = 3 EUR. 3/90 = 3,333%
  La diferencia de conversión entre el importe del vencimiento en la divisa del referencial y el importe de la transacción en la divisa del referencial es del 3,333%.
• Por lo tanto, la transacción se considera un marcaje completo y pasa a estado AC.
• El importe dela transacción en la divisa está fijado a 100 USD para corresponder al importe del vencimiento en la divisa, suponiendo que el pago es completo. También se contabiliza una diferencia de conversión de 3 EUR.

Importe del vencimiento en divisa	Importe del vencimiento en divisa de referencia	Importe de la transacción en divisa	Importe de la transacción en divisa de referencia
100 USD	90 EUR	100 USD considerado marcaje completo	93 EUR importe de transacción importado

Ejemplo de marcaje parcial

• Crea una factura de venta de 100 USD. Cuando crea esta factura, el cambio EUR/USD registrado en Sage X3 está a 1,1111: el importe del vencimiento de 100 USD corresponde a 90 EUR en la divisa de la sociedad (divisa de referencia).
• El cliente paga un importe de 86,02 USD a una cuenta bancaria en EUR, después de deducir una parte del importe debido a un problema en la entrega. El banco convierte los 86,02 USD y obtiene 80 EUR, lo que corresponde a un tipo de cambio EUR/USD de 1,0753.
• La transacción de pago de 80 EUR aparece en el extracto bancario electrónico del usuario de Sage X3.

Supuesto: se cumplen todos los criterios y la diferencia de conversión aceptada es del 5%.

• El marcaje calcula la diferencia entre el importe de la transacción y el importe del vencimiento en la divisa de referencia:
  80 EUR - 90 EUR = (ABS) 10 EUR. 10/90 = 11,111%
  La diferencia de conversión entre el importe del vencimiento en la divisa del referencial y el importe de la transacción en la divisa del referencial es del 11,111%.
• La transacción no se considera un marcaje completo porque la diferencia es demasiado grande. El estado del marcaje pasa a BC y debe gestionar esta situación manualmente aceptando la diferencia o creando un pago parcial. En este caso o en cualquier marcaje B, el proceso de marcaje no propone ningún importe.

Debe seleccionar manualmente el vencimiento para asignárselo al pago:

1. Una vez seleccionado el vencimiento, Sage X3 compara el importe de la transacción en la divisa de la transacción (EUR) al importe del vencimiento en la divisa de referencia (EUR). Dado que el importe de la transacción es inferior al del vencimiento, se propone el importe de la transacción. Este es un comportamiento estándar en las selecciones manuales.
2. Sage X3 recalcula el importe de transacción propuesto en una divisa determinada para obtener su equivalente en la divisa del vencimiento en función del último cambio de divisa disponible en la gestión de cambios de divisa de Sage X3 para el tipo de cambio aplicado.
   Por ejemplo, si hay un cambio EUR/USD registrado en Sage X3 de 1,0625 (cambio diario, mensual, etc.): 80 EUR * 1,0625 = 85 USD.
3. Puesto que el banco declara un importe de 86,02 USD en la información de pago del extracto, en la tabla de vencimientos debe corregir o modificar manualmente el importe en la divisa de la transacción. De esta manera, crea un pago parcial de 86,02 USD/80 EUR para el vencimiento. No se contabiliza ninguna diferencia de conversión en el pago parcial.

Importe del vencimiento en divisa	Importe del vencimiento en divisa de referencia	Importe de la transacción en divisa	Importe de la transacción en divisa de referencia
100 USD	90 EUR	86,02 USD introducido por el usuario	80 EUR importe de transacción importado

Marcaje de varios vencimiento en divisa

Si el marcaje automático asocia un pago en una divisa determinada a varios vencimientos, se realiza el cálculo descrito anteriormente, pero el cálculo y el control de la diferencia de conversión aceptada se realizan a partir del importe total de los vencimientos correspondientes en la divisa de referencia.
Observación: Todos los vencimientos considerados en el marcaje deben tener la misma divisa de vencimiento.

Ejemplo:

• Crea dos facturas de venta: 100 USD y 200 USD.
• Cuando crea la primera factura, el cambio EUR/USD registrado en Sage X3 es de 1,1111: el importe del vencimiento de 100 USD corresponde a 90 EUR en la divisa de la sociedad (divisa de referencia).
• Cuando crea la segunda factura, el cambio EUR/USD registrado en Sage X3 es de 1,1494: el importe del vencimiento de 200 USD corresponde a 174 EUR en la divisa de la sociedad (divisa de referencia).
• El cliente paga el importe de 300 USD a una cuenta bancaria en EUR del usuario de Sage X3.
• El banco convierte los 300 USD y obtiene 269 EUR, lo que corresponde a un tipo de cambio EUR/USD de 1,1152.
• La transacción de pago de 269 EUR aparece en el extracto bancario electrónico del usuario de Sage X3.

Supuesto: se cumplen todos los criterios y todos los vencimientos que se van a marcar tienen la misma divisa; la diferencia de conversión es del 5%.

• La diferencia de conversión entre el importe total del vencimiento en la divisa de referencia (264 EUR) y el importe de la transacción en la divisa de la transacción (269 EUR) es del 1,89%.
  264 EUR - 269 EUR = (ABS) 5 EUR. 5 EUR/264 EUR = 1,8939%
  Por lo tanto, la transacción subyacente se considera un marcaje de tipo AC.
• Sage X3 calcula el importe de la transacción en la divisa del referencial para cada divisa de vencimiento a prorrata del importe total del vencimiento en divisa:
  90/264 * 269 = 91,70 EUR
  174/264 * 269 = 177,30 EUR
• Considerando que el pago es total, ajuste el importe de la transacción en divisa al importe del vencimiento en divisa:
  Para el primer vencimiento, el importe es 100 USD.
  Para el segundo vencimiento, el importe es 200 USD.
  También se contabiliza una diferencia de conversión de 5 EUR en total.

Importe del vencimiento en divisa	Importe del vencimiento en divisa de referencia	Importe de la transacción en divisa	Importe de la transacción en divisa de referencia
100 USD	90 EUR	100 USD considerado marcaje completo	91.70 EUR calculado a prorrata
200 USD	174 EUR	200 USD considerado marcaje completo	177.30 EUR calculado a prorrata

Pestaña Detalle transacción

Pestaña Detalle transacción

Pestaña Detalles marcaje