La déclaration d’échanges de biens est une déclaration (normalement mensuelle) qui permet d’alimenter les statistiques du commerce extérieur entre états membres de l'Union européenne (en séparant les flux d’introduction et d’expédition).
Le logiciel permet de préparer les informations à déclarer. 
Le principe de base retenu consiste en :

  • L’extraction de lignes de la base du logiciel. Cette opération permet de générer des lignes à transmettre à l'administration des Douanes.  Cette extraction se fait à partir d’un ensemble de documents de la gestion commerciale, dans lesquels il existe des champs dédiés qui sont renseignés automatiquement et restent modifiables à la source.
     
  • La possibilité de mettre à jour (supprimer/modifier) ensuite les lignes calculées par l’extraction automatique avant le transfert à l'administration des Douanes, afin de tenir compte des cas particuliers pour lesquels le logiciel ne dispose pas de l’information nécessaire. Ces mises à jour s'effectuent via la fonction Gestion fichier DEB. Elles portent uniquement sur les lignes extraites. Les flux d'origine, eux, ne sont pas mis à jour.
     
  • Le transfert à l'administration des Douanes. Ce transfert est réalisé, au choix, de la façon suivante :
    • Manuellement à partir du site des Douanes.
    • Par le biais de modèles d’import/export. Ces modèles, différenciés et codifiés par pays, ont pour code : FREECEXP (expéditions) et FREECINT(introductions) pour la France.
    • Via la dépose sur le site des Douanes de fichiers XML générés par le biais du traitement EDI : EDIDEB - Génération fichiers Intrastat EDI.

La fonction d’extraction est donc la première du processus : elle permet d’extraire les données liées aux flux clients et fournisseurs.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

Ecran de saisie

Saisissez la valeur de l’indicateur Régénération :

  • 'Oui' pour régénérer les lignes concernant une extraction déjà réalisée. Renseignez alors uniquement le numéro de génération concerné.
  • 'Non' : dans ce cas, saisissez les éléments suivants :
    • La société pour laquelle la déclaration est faite.
    • La date de déclaration (un avertissement est affiché s’il ne s’agit pas d’une date de fin de mois ou lors de la saisie d’une date postérieure à la date du jour).
Vous avez également à disposition un certain nombre d’options qui vous permettent :
  • D'effacer les enregistrements précédents de la table DEB concernant la société et le type de flux. 
  • D'afficher les pièces non extraites en raison de leur valeur nulle.
  • D'afficher les pièces non extraites en raison de l'absence de régime et de nature.
  • D’afficher les pièces non extraites du fait que l’article n’est pas soumis à la DEB.
  • D’afficher les pièces non extraites du fait du retrait du pays de l’UE.

Critères de sélection

Regénération (champ REG)

Utilisez cet indicateur pour préciser si les lignes déjà traitées doivent être régénérées dans la table DEB .

  • 'Oui' : vous devez indiquer le numéro de génération concerné (numéro chronologique attribué lors de la génération initiale. Aucun autre champ n'est à renseigner.
    SEEWARNING 
     
  • 'Non' :  vous devez renseigner les champs suivants.
No traitement (champ EECNUMDEB)

Ce numéro est attribué automatiquement lors du lancement d'une nouvelle génération de la table DEB.
Il est à renseigner (par saisie ou sélection clic droit) lorsque l'indicateur Regénération est à Oui.
Société (champ CPY)

Saisissez une société pour l’état.
Date fin (champ DEBDAT)

Date fin de prise en compte des enregistrements.
Il s'agit généralement d'une date de fin de mois.
La date de fin de mois du mois précédent la date du jour est proposée par défaut.
Flux automatiques (champ FLO)

Ce champ n'est pas saisissable : il s'agit obligatoirement des flux d'introduction et d'expédition.

Bloc numéro 2

Purge de la table pour cette société et ce numéro (champ RAZDEB)

Si la case est cochée, une purge des enregistrements de la table DEB, pour la société et le flux sélectionné, sera effectuée avant exécution du traitement de génération de la DEB.
Cette purge n’est pas obligatoire (les lignes étant identifiées par un numéro de génération et un numéro chronologique, il est toujours possible, lors du transfert à l'administration des Douanes, de rajouter un critère sur le numéro d’extraction), mais il paraît logique de ne pas garder ad vitam aeternam les lignes issues d’une précédente génération dès lors qu’elles auront été transmises à l'administration des Douanes.
Affichage pièce non extraite si valeur nulle (champ PRNULVAL)

Cette case permet, lorsqu'elle est cochée, de demander l'affichage des pièces dont la valeur est nulle et qui n'ont donc pas été extraites.

Affichage pièce si régime et nature non renseignés (champ PRNULREGNA)

Cette case permet, lorsqu'elle est cochée, de demander l'affichage des pièces dont la nature et le régime ne sont pas renseignés et qui n'ont donc pas été extraites.

Affichage pièce si article non soumis à la DEB (champ PRITMNOTDE)
Affichage pièce si pays retiré de l'UE (champ CRYWDNEU)

Cochez cette case pour afficher dans la trace détaillée émise à l’issue du traitement, les pièces dont les flux ne sont pas extraits en raison de la date de retrait du pays de l’UE.

Descriptif du traitement

Cliquez sur Ok pour déclencher l’extraction. Un fichier de trace détaillant les mouvements extraits s'affiche.

Dans la base de données, le champ EECNUMDEB, situé sur les pièces, contient :

  • une valeur nulle tant que la pièce n'a pas été prise en compte,
  • le numéro de la déclaration lorsque celle-ci a déjà été faite à partir de ce document.

La déclaration porte sur tous les mouvements non encore déclarés et antérieurs à la date de déclaration. Si vous commencez à traiter la déclaration d’échanges de biens à partir d’une date donnée, prévoyez d'effectuer une déclaration « à blanc » pour que les mouvements antérieurs à cette date et ne devant donc pas être pris en compte soient convenablement marqués.

Gestion de la sortie d'un état de l'Union européenne :

La déclaration tient compte de la date de retrait de de l'Union européenne de cet état, saisie au niveau de la fonction Pays :  un flux intrastat entre cet état et les autres états membres est extrait uniquement si la date du flux est inférieure à la date de sortie.
Vous avez toutefois la possibilité de voir la liste des pièces dont les flux ne sont pas extraits en raison de la date de retrait de l’état. Pour afficher cette liste dans la trace détaillée générée à l’issue du traitement, cochez la case Affichage pièces si pays retiré de l’UE.

Les documents traités sont décrits ci-dessous. Les autres documents devront être le cas échéant traités de façon manuelle. En effet, compte tenu de la multiplicité des cas particuliers susceptibles d’exister, l’extraction utilise des règles générales qui peuvent éventuellement être amendées par l’utilisation d’un point d’entrée, ou donner lieu à des corrections manuelles si les exceptions sont rares (ce qui est en général le cas).

A l’introduction, sont traités :

  • les réceptions classiques,
  • les réceptions de sous-traitance (réceptions de la part d'un fournisseur sous-traitant, d'un produit façonné pour votre société),
  • les réceptions pour sous-traitance (réceptions de marchandise de la part d'un client afin d'effectuer une opération de sous-traitance pour ce client : cette situation correspond à un cas d'inter-sociétés dans le logiciel),
  • les réceptions inter-sites,
  • les retours sur livraison (retours ventes clients),
  • les retours sur livraisons non facturables,
  • les retours de prêt,
  • les retours matière sous-traitance,
  • les retours clients produit fini de sous-traitance,
  • les retours fournisseurs produit fini de sous-traitance,
  • les retours fournisseurs matières pour sous-traitance,
  • les avoirs de vente directe avec mouvements de stock,
  • les avoirs de vente sur retours avec lignes supplémentaires.

A l’expédition, sont traités :

  • les livraisons classiques,
  • les livraisons inter-sociétés,
  • les livraisons non facturables,
  • les livraisons de prêt,
  • les livraisons pour sous-traitance (envoi de matière chez le sous-traitant afin qu'il procède à une opération de transformation),
  • les livraisons de sous-traitance (livraisons chez le client de la marchandise façonnée dans votre société qui est sous-traitance : cette situation correspond à un cas d'inter-sociétés dans le logiciel),
  • les livraisons inter-sites,
  • les livraisons export avec transitaire,
  • les livraisons contre-marque directe,
  • les retours sur réception (retours achats fournisseurs),
  • les factures de vente avec lignes supplémentaires.

Par ailleurs, pour que les informations liées aux flux soient effectivement extraites, il est nécessaire que les conditions suivantes soient remplies :

  • Les documents doivent être validés.
  • La date des documents (date de réception pour les réceptions, date de facture pour les factures, etc ...) doit être antérieure à la date de la déclaration.
  • Le pays du tiers concerné n'est pas le même que celui de la société qui établit la déclaration et appartiennent tous les deux à l'UE.
    ou
  • Le pays du tiers concerné est un pays hors UE et le pays du transitaire est un pays de l'UE, différent du pays de la société qui établit la déclaration.
  • Au moins un code régime ou un code nature est renseigné sur le flux.
  • Si le régime est différent de 29 (Autres expéditions), le tiers doit avoir un numéro d’identification CEE renseigné (sinon, la pièce n’est pas extraite).
  • Les lignes non valorisées sont extraites uniquement si le paramètre EECEXTFREE - Extrac. DEB ligne non valorisée a pour valeur 'Oui'.

Gestion des flux issus des livraisons :

  • Précision sur la date d'extraction : la date retenue est la date de livraison.
    Toutefois, lorsque la livraison intervient sur le mois N+1, alors que la facturation est établie en date d'expédition sur le mois N, la date retenue pour l'extraction du flux de livraison du mois N, est la date de la facture.
  • Livraison de contre-marque directe : le flux doit concerner 3 pays différents de l'UE. Le régime et la nature transaction sont issus directement du paramétrage effectué pour ce type de flux, au niveau de la table des  Régimes et natures mouvement.
  • Livraison gratuit : l'article doit être de type 'Gratuit'. L'extraction est fonction de la législation du pays (notamment législation anglaise).  Le régime et la nature transaction sont issus du paramétrage effectué pour ce type de flux, au niveau de la table des Régimes et natures mouvement.
  • Gestion des retours sur livraison (retours ventes clients)
    En cas de modification de la quantité d'un retour extrait sur le mois N :
    - Si l'extraction n'a pas encore été transmise aux services des douanes, relancez le traitement d'extraction sur N.
    - Si l'extraction a déjà été transmise aux services des douanes, vous pouvez :
    * soit, ne pas modifier le retour mais créer un nouveau retour afin qu'il puisse être extrait sur le mois N+1,
    * soit, modifier le retour déjà déclaré (un message signale alors que le retour a déjà été extrait et affiche la référence de la DEB concernée), puis  créer manuellement une ligne dans la déclaration d'échanges de biens N+1 via la fonction Gestion fichier DEB. En effet, le retour étant déjà marqué comme déclaré, il ne sera plus extrait.
Gestion des flux issus des factures :
  • Factures de prêt : seules les factures issues d'une livraison de prêt sont extraites.
  • Factures/Avoirs de vente :
    - Une ligne de facture d'origine directe est extraite afin d'alimenter, soit les flux physiques si l'indicateur Flux physique a pour valeur 'Oui' sur la ligne, soit les flux de régularisation si cet indicateur a pour valeur 'Non'.
    - Une facture dont l'origine est la commande est extraite uniquement si l'indicateur Mouvement de stock a pour valeur 'Oui' et si l'indicateur Flux physique a également pour valeur 'Oui'.
    - Une ligne facture dont l'origine est la livraison est extraite uniquement :
    a/ S'il s'agit d'une ligne supplémentaire. Le régime et la nature sont fonction de l'indicateur Flux physiques : s'il a pour valeur 'Oui', l'extraction alimentera les flux physiques, s'il a pour valeur 'Non', l'extraction alimentera les flux de régularisation.
    b/ Sil s'agit d'une ligne issue d'une livraison de prêt n'ayant pas déjà fait l'objet d'une DEB.
    - Les lignes d'avoirs directs ou les lignes supplémentaires des avoirs sur retour de ventes, pour lesquelles l'indicateur Flux physiques a pour valeur 'Oui', génèrent une ligne de flux physiques, ainsi qu'une ligne de flux de régularisation si le paramètre  FLWCORCRE - DEB flux correctif avoir physique a pour valeur 'Oui' (et si le régime et/ou la nature sont renseignés).
    - Les factures d'achat complémentaires et les avoirs sur factures d'achat sont pris en compte uniquement si le paramètre  EECVALOCPL - Valorisation fact./avoir compl.a pour valeur 'Oui'.

Niveau d'obligation

Les niveaux d’obligation de la déclaration, à l’introduction et à l’expédition, sont définis par les deux paramètres du tronc commun : NIVINT - Niveau obligation introduction et  NIVEXP - Niveau obligation expédition.

Cours des devises

Selon les textes, la détermination du cours des devises (pour les devises qui sont 'out', c’est-à-dire la couronne suédoise et la livre sterling au moment de la rédaction de ce document) est sujette à de nombreuses interprétations (il est possible d'utiliser un cours fixe défini mensuellement, ou un cours à date). Pour faciliter la prise en compte d’un cours définissable manuellement, utilisez le paramètre EECTYPCUR - Type cours devise CEE. Ce type de cours est utilisé pour la conversion de la DEB, chaque pièce étant convertie à date de la pièce. Vous pouvez obtenir tous les types de paramétrages souhaités, selon qu’un seul cours est défini (en début de mois) ou que plusieurs cours sont définis (jusqu’à un par jour et type de cours).

Rappel : les types de cours peuvent être définis par le biais du menu local numéro 202.


Origine des informations extraites

Les informations nécessaires à la déclaration d’échanges de bien sont extraites des documents mentionnés ci-dessus.

Les informations liées au flux lui-même sont stockées dans l’en-tête du document. Elles ont des valeurs par défaut définies basées sur des tables qui doivent avoir définies au préalable, et dont le détail est donné ci-dessous :

Information

Valeur par défaut

Table utilisée pour le contrôle

Site de stockage

Site de la pièce

Pays du site de stockage

Pays du site de la pièce

Référence douanière

Reprise depuis la zone correspondante dans la fiche Articles.

Table des Nomenclatures CEE

Code pays

Déterminé en utilisant la zone Code pays CEE trouvé dans le pays associé à l’adresse de livraison de la ligne.

Régime CEE

Appliqué en fonction du paramétrage effectué dans la table de correspondance Régimes et natures mouvement.

 Table diverse n°15 des Régimes CEE

Nature transaction

Appliquée en fonction du paramétrage effectué dans la table de correspondance Régimes et natures mouvement.

 Table diverse n°6 des Natures mouvement

Mode transport CEE

Défini à partir des informations données dans la table des Modes de livraison

Menu local 237

Lieu de transport CEE

Défini à partir des informations données dans la fiche client livré ou fournisseur. Ces informations sont renseignées par défaut à la création de la fiche à partir de la table des Modes de livraison.

Menu local 236

INCOTERM

Défini à partir des informations données dans la fiche fiche client livré ou fournisseur. Ces informations sont renseignées par défaut à la création de la fiche à partir de la table des Modes de livraison.

Table diverse n° 5 des Incoterms

Département

Renseigné en reprenant les deux premiers caractères du code postal lié à l’adresse par défaut du site de livraison ou de réception de la ligne.

Etat fédéral
Concerne uniquement l'Allemagne

Région
Concerne uniquement la Belgique

Renseigné à partir du code Région/Etat renseigné au niveau Article-site, ou à défaut au niveau Articles.

Table diverse n°80 des Régions/états.
Code activité DBER

Quantité en unité CEE

On part de l’unité CEE définie dans la fiche article si elle existe ; la quantité est alors convertie dans cette unité

Masse nette

On recherche une unité de poids nommée KG qui dispose d’une règle de conversion avec l’unité de l’article. La conversion est alors faite. A défaut, le poids est nul.

Valeur fiscale

Calculée à partir de la valeur nette HT de la ligne, sur laquelle sont reportés les éléments de facturation paramétrés pour entrer dans le calcul de la valeur fiscale. Ces éléments sont répartis suivant le paramétrage de leur ventilation sur les lignes. Les éléments non ventilés sur les lignes sont répartis au prorata des montants de la ligne par rapport au total de la pièce (si le total de la pièce n'est pas nul).
SEEINFO Voir remarques ci-dessous.

Valeur statistique

Calculée en appliquant, à la valeur fiscale (hors éléments de facturation), le coefficient de Majoration CEE défini dans la fiche client livré ou fournisseur puis en ajoutant les éléments de facturation (répartis et non répartis au prorata des montants de la ligne).
 SEEINFO Voir remarques ci-dessous.

Les informations : INCOTERM, Ville INCOTERM, Identification CEE, Lieu de transport CEE, Mode de transport CEE, Nature de transaction et Régime CEE sont définies dans l’en-tête des documents de vente et d’achat, et sont modifiables document par document à l’aide de la fenêtre Options / Informations douanières.

Remarques :

  • Si le montant de la ligne est égal à 0 et si l'indicateur Valeur stock a pour valeur Oui au niveau du paramétrage des flux (fonction Régimes et natures mouvement), ou des Régimes CEE, ou des Natures transaction CEE, c'est le prix de revient de la ligne qui est pris en compte, auquel s'ajoutent le montant des éléments de facturation.
  • Si une pièce d'origine (Réception, Retour ou Livraison) est facturée et que le montant de la facture est différent du montant de la pièce d'origine, les valeurs fiscales et statistiques sont calculées sur le montant de la facture (de l'avoir pour les retours).
  • Si le montant de la ligne facture est égal à 0, alors la quantité facturée est valorisée avec le prix de revient de la pièce d'origine.

Tâche batch

Cette fonction peut être lancée en batch. La tâche standard FUNDEB est prévue à cet effet.

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Une déclaration d’échanges de biens correspondant à ces paramètres a déjà été réalisée

On tente de relancer à nouveau une déclaration déjà faite pour le même flux, la même société, et la même date.

Tables mises en oeuvre

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