Relevés de frais
Utilisez cette fonction pour saisir les relevés de frais d’un collaborateur, afin de pouvoir ultérieurement les comptabiliser par la fonction de Comptabilisation et les régler, le cas échéant, soit en saisie de Règlement manuelle, soit par la Proposition automatique de règlements.
Un collaborateur (une personne pour laquelle on peut saisir des notes de frais) se définit de la façon suivante :
- Il doit être identifié comme un utilisateur dans la table des utilisateurs. Ceci permet notamment de proposer aux utilisateurs de saisir eux-mêmes leurs notes de frais, et permet de donner des valeurs par défaut (notamment les montants et plafonds forfaitaires de frais) qui facilitent cette saisie.
Il est à noter a contrario qu’un utilisateur à qui l’on ne voudrait pas déléguer la saisie des frais n’a pas forcément les droits de connexion (définis dans le premier onglet de la fiche des utilisateurs). - Il doit également exister en temps que tiers dans la table des tiers, et l’indicateur 'Tiers divers' situé sur le premier onglet de la fiche tiers doit être coché. Ceci permet entre autres de comptabiliser la note de frais sur un collectif et un compte individuel, et également de prendre en compte le mode de règlement indiqué sur la fiche tiers (via son type de pièce pour les notes de frais) et les coordonnées bancaires pour permettre une saisie rapide ou une proposition de règlement.
Si ces deux conditions sont remplies, le lien entre le code utilisateur (qui sera la clé collaborateur saisie ici) et le code tiers utilisé est définit par le paramètre utilisateur EXBPR - Tiers divers pour frais (chapitre TRS, groupe EXP).
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
La saisie des notes de frais se fait entre deux dates définies par les paramètres EXPSTRDAT - Date début période et EXPENDDAT - Date fin période (chapitre TRS, groupe EXP). Ces dates sont reportées dans le bouton Période situé dans le volet d'actions.
Si ces paramètres ne sont pas renseignés, vous ne pouvez pas saisir de notes de frais et le bouton Période est inactif.
Lorsque le code collaborateur est saisi (si nécessaire et si autorisé), vous disposez, dans un tableau, de l’ensemble des lignes de frais déjà saisis entre ces deux dates. Vous pouvez les modifier (si elles ne sont pas déjà comptabilisées), en saisir de nouvelles, et valider la saisie.
Onglet Écran de saisie
La saisie permet de renseigner les informations suivantes :
- Le site concerné, la date, et le code frais décrivant la nature des frais engagés.
- La quantité unitaire, puis le montant réel HT des frais engagés, et la devise dans laquelle ce montant a été engagé.
Le montant HT à rembourser est alors affiché. Ce montant peut être inférieur aux frais engagés, dans la mesure où un plafond de dépenses unitaires peut être défini par type de frais en fonction du collaborateur. Il reste modifiable par défaut (mais cette modification peut être interdite en fonction du code frais). C’est ce montant qui sera comptabilisé et servira de base au remboursement, en y incluant les taxes calculées par l’intermédiaire du code TVA correspondant qui est affiché, issu du code frais, mais modifiable.
Vous saisissez ensuite les informations suivantes :
- Les imputations analytiques sur les axes sur lesquelles elle est saisissable, avec des valeurs par défaut issues des règles définies sur le code frais (elles peuvent venir de l’utilisateur ou du code frais lui-même).
- Un visa (code de l’utilisateur ayant visé la saisie). Ce champ n’est pas obligatoire.
- Un commentaire informatif, dont la saisie peut être imposée selon le type de frais.
Un champ supplémentaire apparaît en fin de ligne. Il peut prendre les valeurs Non comptabilisé ou Comptabilisé simulation ou Comptabilisé réel, selon que la ligne de frais ait été ou pas enregistrée comptablement en simulation ou en réel. Dans ce dernier cas, la ligne devient non modifiable.
Bloc numéro 1
| Collaborateur (champ CLB) |
| Date début (champ DATDEB) |
| Date fin (champ DATFIN) |
Bloc numéro 2
| Accès (champ ACSEXS) |
Tableau Détails
| Site (champ FCY) |
| Société (champ CPY) |
| Date (champ DATEXS) |
| Code (champ CODEXP) |
| Photo (champ FLGPCT) |
| Dev (champ CUR) |
| Qté (champ QTY) |
| Montant réel (champ AMTPAY) |
| Montant TTC (champ AMTATI) |
| TVA (champ VAT) |
| Montant TVA (champ AMTVAT) |
| champ CCE1 |
| champ CCE2 |
| champ CCE3 |
| champ CCE4 |
| champ CCE5 |
| champ CCE6 |
| champ CCE7 |
| champ CCE8 |
| champ CCE9 |
| champ CCE10 |
| champ CCE11 |
| champ CCE12 |
| champ CCE13 |
| champ CCE14 |
| champ CCE15 |
| champ CCE16 |
| champ CCE17 |
| champ CCE18 |
| champ CCE19 |
| champ CCE20 |
| Affaire (champ PJTLIN) |
| Visa (champ VISA) |
| Commentaires (champ DES) |
| Etat (champ STA) |
| Consultation de pièces |
|
Cette fonction, accessible depuis l'icône Actions depuis une ligne comptabilisée, permet de visualiser la pièce comptable résultante. |
| Cours devises |
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Cette fonction, accessible depuis l'icône Actions depuis une ligne non comptabilisée, permet de changer le type de cours et la date de cours. |
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
EXPENSES : Relevé des frais
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Boutons spécifiques
|
Période |
Cliquez sur ce bouton pour afficher les bornes de dates de saisie des lignes de frais. Par défaut, les dates sont alimentées selon la valeur des paramètres Date début période - EXPSTRDAT et Date fin période - EXPENDDAT (chapitre TRS, groupe EXP). |