Facture d'acompte
Utilisez cette fonction pour créer et gérer le flux des factures et paiements partiels, puis la facture définitive. Vous pouvez générer des factures d'acompte et des pièces comptables associées à la commande client créée manuellement. Les taxes sont reportées sur les factures partielles et imputées sur le compte de taxe due avec le paiement final.
Les factures d'acompte et les factures définitives sont créées dans la fonction Factures tiers client, où vous devez comptabiliser les paiements (comme pour une facture standard).
Vue d'ensemble du traitement
- Création du contrat d'acompte et montants associés.
- Génération des factures d'acompte selon le contrat et les pièces automatiques liées.
- La première facture d'acompte prend par défaut la date du contrat, mais vous pouvez la modifier.
- Une facture d'acompte peut concerner un paiement partiel, aucun paiement ou un paiement complet.
- Lorsqu'une facture d'acompte est générée, le montant de taxe dû est envoyé à un compte collectif jusqu'à ce que la facture soit payée. À cette étape, le montant de la taxe est indiqué sur le compte standard.
- Génération de la facture définitive et des écritures selon les pièces automatiques.
- Vous devez comptabiliser le paiement en suivant le processus de comptabilisation des règlements standard dans les fonctions Saisie de règlements ou Comptabilisation en banque . La comptabilisation des règlements transfère les montants de revenus et taxes vers les comptes standard.
Vous pouvez saisir plusieurs lignes de facture d'acompte, mais vous ne pouvez générer qu'une seule facture à la fois. Les factures sont générées lorsque vous cliquez sur Facture d'acompte. Une fois que le paiement est comptabilisé dans la fonction Saisie de règlements, vous pouvez générer la facture suivante.
Si vous souhaitez extourner une facture d'acompte, utilisez la fonction Factures tiers client. Dans le volet d'actions, sélectionnez Facture > Avoir. Dans cette fonction, le numéro de contrat affiché correspond au document d'origine, et non au numéro de facture d'acompte.
Lorsque vous générez la facture définitive, l'avoir n'est pas pris en compte.
Pour que les montants de taxe due soient imputés au compte provisoire adéquat, vous devez saisir ces informations dans les paramètres TRPAYJ - Journal transfert paiements et TRFINJ - Journal trnf. fac. définitives (chapitre TRS, groupe PIM).
Prérequis
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Gestion de l'écran
En-tête
| Numéro de contrat (champ PCNTNUM) |
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Ce champ affiche le numéro de contrat lorsque vous créez un nouveau contrat. Le compteur généré dépend de l'Affectation des compteurs de la facture d'acompte (PREPI).
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| Date de contrat (champ PCNTDAT) |
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Ce champ indique la date de création du contrat. La date du jour s'affiche par défaut. Cette date est modifiable. |
| Site (champ PCNTFCY) |
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Saisissez ou sélectionnez un site pour le contrat. |
| Statut (champ STAT) |
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Ce champ indique le statut du contrat.
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Onglet Règles communes
| Origine (champ PCNTORI) |
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Ce champ affiche l'origine du contrat. La valeur par défaut est Manuel. |
| Client/fournisseur (champ PCNTTYP) |
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Ce champ indique le type de tiers : Client. |
| Code client/fournisseur (champ PCNTBPR) |
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Saisissez ou sélectionnez le code du client pour ce contrat. |
| Collectif (champ PPBPACC) |
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Ce champ affiche le code du compte collectif par défaut du client, mais vous pouvez le modifier. |
| Compte (champ SACACC) |
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Ce champ affiche le numéro de compte collectif lié au code court saisi dans le champ Contrôle et ne peut pas être modifié. |
Onglet Infos contrat
Bloc numéro 1
| Date définitive (champ FNLDAT) |
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Ce champ indique la date de fin du contrat. La date du jour s'affiche par défaut, mais vous pouvez la modifier. |
| Type déduction acompte (champ DEDTYP) |
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Ce champ, non modifiable, affiche le type de déduction. |
| Devise contrat (champ PCNTCUR) |
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Ce champ affiche la devise du grand-livre de la société. Vous pouvez modifier cette devise. |
| Cours (champ RAT1) |
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Ce champ affiche le cours de la devise. |
| Cours applicable (champ RATAPL) |
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Sélectionnez le régime appliqué au cours de devise pour les factures d'acompte et définitives.
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| Contrôle facture définitive (champ FNLBPACC) |
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Saisissez ou sélectionnez le code du compte collectif de la facture définitive. |
| Compte (champ FNLSACACC) |
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Ce champ affiche le numéro de compte collectif lié au code court saisi dans le champ Contrôle facture définitive et ne peut pas être modifié. |
| Montant HT (champ PCNTAMTNOT) |
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Saisissez le montant total dû pour le contrat dans la devise du contrat, hors taxes. |
| Code taxe (champ VAT) |
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Saisissez le code du taux de taxe pour le contrat. Le code taxe doit être lié à la législation de la société ou à une société sans législation. |
| Montant TTC (champ PCNTAMTATI) |
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Ce champ affiche le montant du contrat dû, taxes comprises, en fonction du montant dû et du taux de taxe. |
| Condition paiement (champ PCNTPTE) |
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Ce champ affiche par défaut les conditions de paiement du client, mais vous pouvez modifier ces conditions au niveau du contrat. |
| Règle taxe (champ PCNTVAC) |
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Ce champ affiche le régime de taxe du client, mais vous pouvez le modifier. |
| Escomptes/Agios (champ PCNTDEP) |
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Ce champ affiche les règles définies pour le client, mais vous pouvez les modifier au niveau du contrat. |
| Libellé (champ PCNTDESC) |
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Vous pouvez utiliser ce champ pour saisir une description du contrat. |
| Commande vente (champ SOHNUM) |
| Ligne commande vente (champ SOHLIN) |
Tableau Analytique
| Section (champ CCE) |
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Vous pouvez saisir un axe, en fonction des axes par défaut. |
Onglet Factures d'acompte
Création de factures
Vous pouvez saisir une ou plusieurs factures d'acompte, mais vous ne pouvez générer qu'une seule facture à la fois en cliquant sur Facture d'acompte. Une fois que la facture est comptabilisée, vous pouvez générer la facture suivante.
La première facture prend par défaut la date du contrat, mais vous pouvez la modifier. La date des factures suivantes doit être postérieure à la facture précédente. Le type de facture est déterminé par la valeur du paramètre PREPAYC - Facture acompte client (chapitre TRS, groupe PIM).
Pour chaque facture, saisissez un pourcentage d'acompte et le compte. Les champs Montant facture HT et Montant facture TTC sont automatiquement calculés en fonction du pourcentage. Le montant total des factures d'acompte ne peut donc pas dépasser le montant du contrat.
Remarque
Si un code de taxe est spécifié sur le contrat, seuls les comptes soumis aux taxes et à la législation peuvent être sélectionnés.
Une fois que vous avez créé une facture d'acompte, vous ne pouvez plus la modifier. La suppression d'une facture d'acompte est contrôlée par les règles de la législation.
Si vous souhaitez extourner une facture d'acompte, utilisez la fonction Factures tiers client. Dans le volet d'actions, sélectionnez Facture > Avoir. Dans cette fonction, le numéro de contrat affiché correspond au document d'origine, et non au numéro de facture d'acompte.
Lorsque vous générez la facture définitive, l'avoir n'est pas pris en compte.
Règlement de factures
Lorsqu'un paiement lié à une facture d'acompte est comptabilisé dans la fonction Saisie de règlements (GESPAY) ou Comptabilisation en banque (REMBAN), la saisie standard s'effectue en fonction du type de paiement.
Pour chaque ligne de paiement liée à une facture d'acompte, le montant payé est réparti en montants nets et montants de taxe, puis enregistré dans une table. Les montants payés sont mis à jour dans table des Factures d'acompte.
La pièce automatique PRPAY, conforme aux règles de comptabilisation de TVA sur encaissement, est définie dans le TRPAYJ – Journal transfert paiements (chapitre TRS, groupe PIM).
Remarque
Cette pièce automatique est déclenchée si :
- la facture partielle est liée à un contrat en cours, ce qui signifie qu'aucune facture définitive n'a été générée,
- la pièce automatique PRPAY est active pour la législation.
Tableau
| N° facture (champ INVNUM) |
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Lorsque vous générez la facture d'acompte, ce champ affiche le numéro de facture et ne peut pas être modifié. |
| N° avoir (champ CREMEMNUM) |
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Si vous avez extourné la facture sur la ligne en utilisant l'option Facture > Avoir dans la fonction Factures tiers client, le numéro d'avoir s'affiche ici et ne peut pas être modifié. |
| Date facture (champ INVDAT) |
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Saisissez la date de facture. Pour la première facture d'acompte, la date du contrat s'affiche par défaut. Pour les factures additionnelles, cette date doit être postérieure à la date de facture précédente. |
| Pourcentage acompte (champ PPCT) |
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Saisissez le pourcentage du total dû pour le contrat pour cette facture d'acompte. Selon cette valeur, les valeurs Montant facture HT et Montant facture TTC sont automatiquement calculées. |
| Montant facture HT (champ AMTNOTLIN) |
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Cette valeur est automatiquement calculée en fonction du pourcentage d'acompte, du montant du contrat et du taux de taxe. |
| Montant facture TTC (champ AMTATILIN) |
| Compte (champ ACCLIN) |
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Saisissez un compte pour la facture. |
| Montant réglé HT (champ INVAMTNOT) |
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La valeur est automatiquement calculée lorsque vous comptabilisez le paiement de la facture. |
| Montant taxe réglé (champ INVAMTTAX) |
| Facture |
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Cliquez sur cette action pour accéder à la facture tiers client de la ligne. |
Onglet Factures définitives
Création de la facture définitive
Pour créer la facture définitive, une ou plusieurs factures d'acompte doivent exister et être comptabilisées. Une fois que vous avez saisi la date de facture définitive et le compte, le bouton Facture définitive devient actif.
Lorsque vous cliquez sur Facture finale :
les écritures sont générées pour chaque facture d'acompte en utilisant la pièce automatique BPCFI, et selon le paramètre TRFINJ – Journal trnf. fac. Définitives (chapitre TRS, groupe PIM), le fichier de trace présente les pièces comptables, et les montants sont transférés du compte de facture d'acompte au compte de facture définitive.
Remarque
Cette étape n'est exécutée que si la pièce automatique BPCFI est active pour la législation.
La facture définitive est créée dans la fonction Factures tiers client. Le numéro associé s'affiche dans la table Facture définitive. Le type de facture est défini dans le paramètre PAYFINC - Facture client définitive (chapitre TRS, groupe PIM).
Remarque
La facture définitive n'est pas encore comptabilisée : seuls les montants d'acompte ont été transférés. Vous devez comptabiliser la facture définitive selon la procédure standard dans la fonction Factures tiers client.
Le contrat prend alors le statut clos.
Tableau
| N° facture définitive (champ INVNUMF) |
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Lorsque vous générez la facture définitive, le numéro de facture s'affiche automatiquement. |
| Date facture définitive (champ INVDATF) |
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Saisissez la date de la facture définitive. |
| Montant facture HT (champ AMTNOTLINF) |
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Cette valeur est automatiquement calculée en fonction du solde restant du contrat, du montant du contrat et du taux de taxe. |
| Montant facture TTC (champ AMTATILINF) |
| Compte (champ ACCLINF) |
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Saisissez un compte pour la facture définitive. |
| Montant réglé HT (champ INVAMTNOTF) |
|
Cette valeur est automatiquement calculée en fonction du solde restant du contrat, du montant du contrat et du taux de taxe. |
| Montant taxe réglé (champ INVAMTATIF) |
| Facture |
|
Cliquez sur cette action pour accéder à la facture tiers client de la ligne. |
| Facture |
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BPCINVFIN : Facture définitive
BPCINVPRE : Facture d'acompte
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.