Factures tiers client
Utilisez cette fonction pour gérer la facturation client en dehors du cycle de vente standard.
Dans ce contexte, vous ne gérez pas la commande ou encore le bon de réception avec l'entrée en stock (etc.). À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.
Pour le suivi client (relevé d'échéances, relances, gestion des règlements, etc.), le traitement est identique pour les factures issues du cycle complet ou celles issues de la saisie de factures tiers.
- Dans ce document, le terme "facture" est utilisé au sens générique : Il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
- Les factures générées à partir de factures périodiques ne peuvent pas être supprimées si celles-ci servent de modèle de référence (première facture périodique/facture périodique d'origine).
Par ailleurs, la facture ne doit pas être modifiée si elle est également utilisée comme facture de référence. - Pour le module Immobilisations :
Lorsque le paramètre SALINV - Facture de vente à produire (chapitre AAS, groupe FAS) a pour valeur Oui, une facture client tiers est générée automatiquement après la validation de la Sortie d'actif quand le motif est de type Ventes . Lorsque la sortie porte sur un bien principal et ses composants, une seule facture client est générée avec autant de lignes que de biens vendus.
Chaque bien concerné peut être identifié grâce à sa référence affichée au niveau du champ Commentaire de la ligne de facture.
Les valeurs de certains champs issues des informations renseignées lors de la sortie du bien ne sont pas modifiables : il s’agit de la date comptable, de la devise et du client dans la section d'en-tête et du montant ainsi que tous les éléments de taxe dans la section Lignes.
Sign. électroniques françaises pour fac. de vente et pièces
Conformément aux exigences légales imposées par les lois anti-fraude française et portugaise, et dans une volonté de garantir la sécurité des données, les signatures électroniques sont générées automatiquement quand une facture client ou une pièce comptable est comptabilisée, ou qu'elle prend le statut Définitif. Après génération de la signature électronique, il est facile de détecter les modifications apportées aux champs suivants.
Vous pouvez utiliser la fonction Contrôle signatures électroniques (FRADSICTL) pour contrôler la signature électronique courante et mettre en évidence les potentielles incohérences.
Se reporter aux livres blancs "Signature électronique française" et "Certification SVAT pour la législation portugaise" disponibles sur le Centre d'aide en ligne pour plus de détails sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Ce document s'adresse aux administrateurs et consultants qui maintiennent et mettent à jour Sage X3.
Exceptions
Les données de factures ou de pièces comptabilisées avant l'activation de la fonctionnalité des signatures électroniques ne sont pas ajoutées à la table DKSDATAFRA. Dans ce contexte, aucune signature électronique n'est générée.
Les législations autres que française et portugaise ne permettent pas de générer des signatures électroniques.
Une signature électronique est un enregistrement, contenu dans la table des signatures électroniques (DKSDATAFRA), qui contient des données issues des champs des tables Factures de vente (SINVOICE) et Pièces comptables (GACCENTRY) ci-dessous :
Code du champ |
Description |
Source de données : SINVOICE |
Source de données : GACCENTRY |
ORIDOC |
Origine du document |
1 |
2 |
DOCTYP |
Journal |
SINVOICE.SIVTYP |
GACCENTRY.TYP |
DOCNUM |
Intitulé journal |
SINVOICE.NUM |
GACCENTRY.NUM |
TOTTAX(9) |
Cumul par taux taxe |
SIH.AMTTAX(i) + SIH.BASTAX(i) |
|
AMTATI |
Montant facture avec TVA |
SIH.AMTATI |
|
DATTIM |
Date et heure de la signature |
Datetime$ |
|
INVSNS |
Type de pièce |
Evaluer SIH.SNS |
|
CPYNAM |
Raison sociale |
CPY.CPYNAM |
|
POSCOD |
Code postal société |
BPA.POSCOD |
|
CPYEECNUM |
Numéro TVA société |
CPY.EECNUM |
|
BPRNAM |
Nom client |
SIH.BPRNAM(0) |
BPARTNER.BPRNAM |
BPREECNUM |
Code postal client |
SIH.POSCOD |
|
JOU |
Code du journal |
GACCENTRY.JOU |
|
DESTRA |
Intitulé journal |
GACCENTRY.DESTRA |
|
FNLPSTNUM |
Numéro définitif |
GACCENTRY.FNLPSTNUM |
|
ACCDAT |
Date comptable |
SINVOICE.ACCDAT |
GACCENTRY.ACCDAT |
ACC |
Code compte |
GACCENTRYD.ACC |
|
BPR |
Tiers |
SINVOICE.BPR |
GACCENTRYD.BPR |
LIN |
Ligne de pièce |
GACCENTRYD.LIN |
|
LINDES |
Libellé ligne |
string$([F:DAE]DES<>"", |
Prérequis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Limites
Lorsque la facture est entrée en mode TTC et qu'un code taxe parafiscale ou spéciale est présent (saisi ou chargé automatiquement à partir du compte), les montants des trois niveaux de taxes doivent être saisis manuellement.
Gestion de l'écran
La comptabilisation des factures tiers clients implique de renseigner trois sections contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.
En-tête
Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :
- le site,
- le type du facture qui détermine la catégorie du document (facture, avoir, note de débit, note de crédit), la pièce automatique ou le groupe de pièces automatiques, le journal et le type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document
(se reporter à la documentation sur le type de facture client), - le numéro du document (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
- la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
- le code d'identification du client et le collectif comptable d'enregistrement du document.
Vous pouvez définir :
- l'en-tête de facture,
- les lignes de facture.
Après saisie des innformations ci-dessus, vous pouvez Comptabiliser la facture.
Bloc numéro 1
Site (champ FCY) |
Saisissez le code site. Le site doit être un site financier. Ce site détermine le site et la société pour la comptabilisation des écritures. |
Société (champ CPY) |
Nom (champ CPYNAM) |
Type de facture (champ SIVTYP) |
Saisissez le code type de facture pour référencer la catégorie de facture ainsi que le schéma d'écriture utilisé au moment de valider la facture. Vous pouvez uniquement renseigner un type de facture dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site renseigné. |
Numéro de pièce (champ NUM) |
Si le numéro est laissé à vide,
il sera attribué automatiquement lors de la
validation. |
Bloc numéro 2
Date comptable (champ ACCDAT) |
Saisissez une date pour déterminer la date comptable de la pièce générée. Par défaut, ce champ affiche la date du jour. Cette date n'est pas nécessairement la même que la date du Document d'origine. Pour une facture fournisseur par exemple, la Date du document d'origine correspond à la date de création de la facture par le fournisseur. Dans ce cas, la Date comptable est différente de la date du document. |
Client (champ BPR) |
Pas d'aide liée à ce champ. |
Code adresse (champ BPAINV) |
Nom (champ BPRNAM) |
Collectif (champ BPRSAC) |
Saisissez le code du compte collectif du tiers (client ou fournisseur) initialisé par défaut à partir du code comptable de la facture tiers. L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR). |
Compte (champ SACACC) |
Onglet En-tête
Caractéristiques de la facture
Certains champs de l'en-tête permettent de compléter l'identification de la facture :
- Champs Montant HT et Montant TTC
Par défaut, la saisie d'un montant dans l'un de ces deux champs est optionnelle. Le caractère obligatoire de cette saisie est défini par le paramètre HEAAMTBPC - Ctrl mtt en-tête fact clients (chapitre TRS, groupe INV).
Quand vous saisissez des montants sur les lignes de facture, les montants s'affichent automatiquement dans les champs correspondants de l'en-tête. Si les montants sont différents, un message d'avertissement s'affiche par défaut : Totaux différents de l’en-tête. Utilisez le paramètre WRNMSGBPC - Msg avert facture clients (Chapitre TRS, groupe INV) pour désactiver l'affichage de ce message. - Le lien entre un avoir et la facture d'origine au moyen du numéro de facture, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, etc.
- L'analytique par défaut pour la facture est alors appliqué aux règlements pour les comptes tiers :
Vous pouvez définir des sections par défaut en en-tête de facture.
Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.
Caractéristiques des échéances
Utilisez les champs restants pour caractériser les échéances de la facture par rapport à la gestion des règlements (identification du tiers payeur, des conditions de paiement), à la gestion des relevés d'échéances et au traitement de relance.
Une fois la facture enregistrée, cliquez sur Echéances pour visualiser les échéances le statut du règlement associé.
Détail
Date document origine (champ BPRDAT) |
Saisissez la date de facture. Par défaut, ce champ affiche la date du jour. |
Document origine (champ BPRVCR) |
Cette zone permet d'enregistrer
le numéro ou la référence de la facture originale. |
Type facture espagnole (champ INVTYPSPA) |
Ce champ s’affiche uniquement lorsque le site de vente est rattaché à une société espagnole. Il vous permet de sélectionner le type de facture émise. Cette information sera transmise sur le portail de l’administration fiscale espagnole lors du traitement d’envoi des données fiscales par la fonction de Monitoring SII. Lors de la création d'un avoir, le type d'avoir proposé par défaut est issu du paramètre SIIABTYP - Type avoir SII (chapitre LOC, groupe SPA). |
Devise (champ CUR) |
Cette zone indique la devise de
facturation. Tous les montants sont saisis dans cette
devise. |
Cours (champ RAT1) |
champ LABEL |
champ RAT2 |
champ CURMLT |
Montant HT (champ AMTNOT) |
Ce champ affiche un montant de contrôle qui sera comparé au total des lignes lors de l'enregistrement. Le montant est obligatoire quand le paramètre HEAAMTBPC - Ctrl mtt entête fact clients (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner. |
Montant TTC (champ AMTATI) |
Numéro facture (champ INVNUM) |
Facture sur laquelle est imputé l'avoir. Selon la valeur du paramètre INVCAN - Facture d'annulation (chapitre TC, groupe INV), le document en cours peut être du type 'Facture d'annulation'. Dans ce cas, l'avoir et la facture seront lettrés, quelle que soit la valeur du paramètre LETAUTCNO. |
Code DER (champ SPADERNUM) |
Affaire (champ PJTH) |
La référence de l'affaire sur laquelle est imputée la facture n'est plus modifiable après validation de la facture. |
Numéro VCS (champ BELVCS) |
Champ lié à la législation belge. Rappel : avec la communication structurée, il suffit de spécifier un identifiant unique sur les factures qui servira dans le cadre de tous les échanges bancaires. Le numéro est composé de 12 caractères numériques :
Dans le cas de factures tiers clients et factures de vente, ce numéro est généré automatiquement et non modifiable. La génération a lieu si les conditions suivantes sont remplies :
Ce champ n'est pas chargé automatiquement pour les factures pro forma. Pour les avoirs, le numéro VCS reste vide. Si l'avoir est lié à une facture, le numéro VCS de la facture est utilisé. Si le site est modifié, l’affichage du champ ‘Numéro VCS' est réinitialisé.. Dans le cas d'avoirs liés à plusieurs factures, vous devez créer autant d'avoir que d'un factures. Un contrôle empêche de lier un même avoir à plusieurs factures. |
Champ 40 - motif (champ FLD40REN) |
Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
Champ 41 - motif (champ FLD41REN) |
Champ soumis au code activité : KPO - Localisation portugaise. |
No document origine (champ ORIDOCNUM) |
Période du (champ PERDEB) |
à (champ PERFIN) |
Bloc numéro 3
Statut (champ STA) |
Imprimée (champ STARPT) |
Régime TVA (champ VAC) |
Indiquez le type de gestion de TVA associé à la facture client. |
Type montant (champ SALPRITYP) |
Ces deux boutons radios, initialisés à partir du tiers, permettent de définir si les montant sur les lignes de factures sont saisis en hors taxes ou toutes taxes comprises. Le choix H.T. ou T.T.C. est possible uniquement en création de facture.
Si le paramètre DEPMGTMOD - Mode gestion escompte (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur Remise sur taxe, le type de montant est H.T. par défaut, quelle que soit la valeur du paramètre SALPRITYP – Type prix / montant (chapitre TC, groupe INV). Vous ne pouvez pas sélectionner T.T.C. |
Code exonération NA (champ SSTENTCOD) |
Saisissez le Code d'entité/utilisation pour calculer le montant exact de taxe pour le client. Ce code taxe est compatible avec le système Avalara et permet de déterminer le type de client à des fins fiscales. Ce champ est disponible pour tous les pays. Le Code
d'entité/utilisation peut être renseigné pour tout type
d'adresse de livraison quand un document est traité pour un pays exonéré de
taxes. Quand la connexion avec SST Calculer tous
documents est sur Non et
qu'un Code d'entité/utilisation est renseigné, le
document est exonéré de taxes et n'est pas soumis à des frais de traitement. |
Echéances
Factor (champ BPRFCT) |
Si la facture doit être factorisée, saisissez le code du factor bénéficiaire pour cette facture. Vous devez saisir un factor avec une société et/ou site compatible avec la société et/ou site de l'échéance. Par défaut, le code du factor est défini sur la fiche client. Exemple :
|
Nom factor (champ BPRFCTNAM) |
Relevé (champ XSOI) |
Indique si les échéances générées seront 'à mettre sur relevé' ou non. |
Relance (champ XFLGFUP) |
Indique si les échéances générées sont 'à relancer' ou non. |
Règlement
Tiers Payeur (champ BPRPAY) |
Ce tiers indique le tiers payeur ou payé. |
Code adresse (champ BPAPAY) |
Départ échéance (champ STRDUDDAT) |
Cette date est celle à partir de
laquelle sera calculé l'échéancier de règlement. |
Condition paiement (champ PTE) |
Ce champ indique les conditions de règlements qui seront appliquées pour déterminer l'échéancier de la facture. Celui-ci pourra être modifié manuellement ensuite. |
Date échéance (champ DUDDAT) |
Escomptes/Agios (champ DEP) |
Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
Commentaires (champ DES) |
Vous pouvez saisir jusqu'à trois commentaires manuellement. Remarque : Vous pouvez ajouter le contenu du premier commentaire dans le champ Commentaire de l'onglet Lignes en saisissant // dans cet onglet. |
N° déclaration TVA (champ DCLEECNUM) |
Ce champ est affiché uniquement si l'ensemble des conditions suivantes sont remplies :
Ce champ est initialisé :
Il reste modifiable s'il est paramétré comme étant saisissable au niveau de la transaction de saisie et si la facture n'est pas validée. |
Référence mandat (champ UMRNUM) |
En cas de changement de société et/ou de tiers payeur, la référence mandat est modifiée en conséquence.
|
Numéro référence BVR/QR (champ BVRREFNUM) |
Ce champ affiche le numéro de référence BVR créé pour la facture si le paramètre SWICUSBVR - Utilisation vente BVR suisse (chapitre LOC, groupe SWI), a pour valeur Oui. Si une nouvelle facture est créée, le numéro de référence BVR est calculé au moment d’enregistrer la facture. Quand le paramètre SWICUSBVR a pour valeur Oui, ce champ affiche uniquement une valeur si une condition de paiement relative au BVR est utilisée et si la devise de la facture est CHF. Si vous copiez une facture, le numéro BVR existant est supprimé. Un nouveau numéro est créé au moment de sauvegarder la copie de la facture. Veuillez vous reporter au guide de la législation suisse disponible sur le Centre d'aide en ligne, sur l'onglet Livres blancs pour un aperçu complet de l’utilisation du numéro de référence BVR. |
Banque règlement BVR/QR (champ PAYBAN) |
Ce champ affiche la banque de règlement BVR déterminée pour la facture si le paramètre SWICUSBVR - Utilisation vente BVR suisse (chapitre LOC, groupe SWI), a pour valeur Oui. Quand le paramètre SWICUSBVR a pour valeur Oui, ce champ affiche uniquement une valeur si une condition de paiement relative au BVR est utilisée et si la devise de la facture est CHF. Les informations de la banque de règlement permettent d’imprimer sur les bulletins de règlement BVR, les informations du compte bancaire de l’émetteur requises. Utilisez ce compte bancaire comme compte de destination au moment de régler la facture. La banque de règlement du BVR est uniquement prise en compte dans le processus BVR. La banque de règlement BVR de la facture est déterminée par le champ Banque règlement BVR/QR dans une des fonctions suivantes. Le système récupère les informations du premier enregistrement identifié.
Si vous copiez une facture, la banque de règlement existante est supprimée et la détermination de la banque de règlement est relancée au moment de sauvegarder la copie de la facture. Veuillez vous reporter au guide de la législation suisse disponible sur le Centre d’aide en ligne pour un aperçu complet du paramétrage et de l’utilisation de cette fonction. |
Tableau Analytique
No (champ NUMLIG2) |
Axe (champ DIE) |
Section (champ CCE) |
Les sections renseignées ici
serviront de valeurs par défaut pour les lignes de
facture. |
Onglet Lignes
Le tableau de cette section permet de caractériser chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :
Nature
Si le compte est suivi en comptabilité analytique, vous devez définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, vous pouvez définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable.
Se reporter à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, vous pouvez choisir une nature analytique différente, conforme au crible.
Sections analytiques
Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ Allocation ne peut pas être renseigné. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.
Vous pouvez définir des sections par défaut au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires.
Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.
Tableau Détails
No (champ NUMLIG) |
Il s'agit du numéro de ligne. |
Site (champ FCYLIN) |
Le site de chaque ligne peut être différent du site d'en-tête. Dans ce cas, la pièce comptable générée sera équilibrée site par site en utilisant les comptes de liaisons inter-sites. Particularités liées aux factures inter-sociétés (fonctions GESBICI et GESBISI protégées par le code activité INTCO - Transactions inter-sociétés) :
|
Société (champ CPYLIN) |
Coll (champ SAC) |
L'option Collectif est accessible uniquement si la case Auxiliarisation du plan de compte est cochée. En la cochant, vous précisez que ce compte sera associé à un tiers. |
champ ACC1 |
Sur certains champs des écrans, des codes d'accès ont été prévus. Ces codes permettent de restreindre l'accès aux données pour certains utilisateurs. Pour qu'un champ ayant un code d'accès soit accessible à un utilisateur, il faut que ce code soit présent dans ce tableau. En fonction des droits qui lui sont attribués il peut ensuite consulter ou modifier la zone. Ces codes d'accès sont également utilisés pour restreindre l'accès à certaines fonctions déclenchées par des boutons dans les écrans. Pour chaque code d'accès défini dans le tableau, il faut renseigner:
|
Tiers (champ BPRLIN) |
Le choix de l’imputation comptable se fait :
|
Escompte (champ FLGDEP) |
Ce champ permet d'indiquer si une ligne de facture est soumise à escompte.
|
Montant HT (champ AMTNOTLIN) |
Saisissez le montant hors taxes de l'opération enregistrée. |
TVA (champ VAT) |
Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. La ligne est initialisée avec le code taxe associé au compte ou avec le code taxe associé au régime de taxe. |
Code taxe SST (champ SSTCOD) |
Indiquez la valeur par défaut du code taxe Sage Sales Tax (SST). Ce code taxe est reconnu par le système Avalara et permet d'identifier les types de ligne à des fins fiscales. |
Montant TVA (champ AMTVAT) |
Saisissez un montant de taxe si le calcul standard du montant de taxe de la ligne n'est pas appliqué. Les montants sont réinitialisés si le code taxe est modifié. |
Montant TTC (champ AMTATILIN) |
Pas d'aide liée à ce champ. |
Type vente (champ SALTYP) |
Actuellement, ce champ n'est pas utilisé. |
Commentaire (champ DES) |
Vous pouvez saisir un commentaire manuellement ou ajouter du contenu à partir d'un autre champ en utilisant les caractères suivants :
Dans le cas d'une facture générée automatiquement à l'issue de la validation d'une vente d'immobilisations, ce champ contient la référence de l'immobilisation vendue et n'est pas modifiable. |
Unité (champ UOM) |
La saisie d'unités d'œuvre est définie lors du paramétrage d'un compte analytique. Une unité lui est associée en précisant sa valeur par défaut (en devise de reporting). |
Quantité (champ QTY) |
La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT (converti en devise reporting) par la valeur de l’unité d’œuvre. |
Affaire (champ PJTLIN) |
La référence de l'affaire sur laquelle est imputée la ligne facture n'est plus modifiable après validation de la facture. |
Type coût (champ PCCCOD) |
Répartition (champ DSP) |
Utilisez ce champ pour préciser les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe.
Par exemple :
Pour ces deux derniers cas, la répartition peut être pré-initialisée avec une clé déjà existante.L’affichage final sera "$". |
champ CCE1 |
Le paramétrage détermine si les sections analytiques sont modifiables. Elles sont initialisées selon le paramétrage de la section par défaut. En mode création, si aucune ligne de commande n'a été saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques sont réinitialisées selon le paramétrage des sections par défaut. En mode création, comme en modification, si une ligne de commande est saisie et que le code affaire est modifié, les sections analytiques ne sont pas réinitialisées. |
Totaux
Base escompte (champ BASDEP) |
La base d'escompte s'affiche uniquement lorsque les conditions suivantes sont remplies :
La base d'escompte dépend de :
|
champ CUR3 |
Total HT (champ TOTNOT) |
champ CUR1 |
Total TTC (champ TOTATI) |
Ce champ indique le résultat TTC intégrant le calcul de la taxe par base de taxe. Ces informations apparaissent lors de l'impression de l'état ARCTTC2. Cliquez sur l'icône Actions au niveau du montant total pour accéder au détail du calcul TTC. Le détail du calcul est stocké dans les tables SVCRVAT et SVCRFOOT. Pour accéder aux statistiques fiscales détaillées basées sur 'Sage Sales Tax' (SST), cliquez sur le lien du champ Total TTC.Cette option est disponible uniquement si le document est issu de Sage Sales Tax (SST). Si SST est utilisé, l'enregistrement et l'annulation d'un document fiscal sont pris en charge lors de :
Si la taxe n'est pas calculée, la facture n'est pas créée.
|
champ CUR2 |
Compte
champ AFFICHE |
Type montant (champ SALPRITYP) |
Consultation de comptes |
Sélectionnez cette option pour accéder à la consultation du compte indiqué sur la ligne. |
Codes statistiques |
Sélectionnez cette option pour associer jusqu'à trois codes statistiques à chacune des lignes de facture et à la comptabilisation. |
CCA/PCA périodiques |
Sélectionnez cette option pour ouvrir l'écran Gestion des CCA/PCA et comptabiliser le montant de la ligne ou le montant HT en comptabilité générale ou analytique, selon un échelonnement spécifique dans le temps. Remarque : Pour bénéficier de cette option, vous devez activer le code activité SVC - CCA/PCA périodiques et définir le paramètre SVCFLG - Génération CCA / PCA (chapitre TC, groupe SVC) sur Oui.
|
Schéma de comptes |
Sélectionnez cette option pour affecter un schéma de comptes à la ligne. Le schéma de compte permet de prédéfinir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’une pièce, et de les précharger directement en saisie. L'application d'un schéma de comptes peut être proposée par défaut après renseignement du montant HT de la facture. Le schéma alors utilisé est celui défini dans la fiche du client, section Financières. Se reporter à la documentation sur les Schémas de comptes. Quant aux montants, à partir des coefficients de ventilation définis dans le schéma, ils sont automatiquement calculés à partir du montant HT de la facture. |
Notes client |
Sélectionnez cette option pour afficher les notes associées au client. Cette fenêtre peut s'afficher automatiquement en fonction du paramétrage effectué lors de la création des notes. Les notes sont limitées à une consultation à l'écran et ne peuvent pas être imprimées. Se reporter à la documentation sur les Notes pour plus d'informations. |
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BPCINV : Facture tiers client
BPCINV2 : Facture tiers client
BPCINVFIN : Facture définitive
BPCINVPRE : Facture d'acompte
BPCINVTAX : Facture tiers client
SIMFACCLI : Simulation factures clients
FACTRSC : Liste factures tiers clients
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Tableau Saisie des échéances
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|
Date limite de paiement de l'échéance. Si le code activité MAXPD - Délai maximum (entreprises) est activé, un message d'avertissement s’affiche si la date de dernière échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au Délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.
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Mode de règlement lié à la ligne d'échéance. |
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Montant de la ligne d'échéance |
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Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance. |
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Indicateur relevé |
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Niveau de bon à payer. |
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Code identifiant le litige de l'impayé. |
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Ce champ affiche le tiers payé ou payeur défini sur la facture. Vous pouvez le modifier. Si la ligne d'échéance est éclatée, c'est la valeur de la première ligne qui est utilisée. |
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Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque. Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus. Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent. |
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Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide. |
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Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire. |
Bloc numéro 2
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Utilisez cette action pour visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante.
Les modes de règlement associés à des échéances ne peuvent pas être modifiées depuis :
- un mode de règlement de Traitement Sage Exchange vers un mode de règlement autre que Sage Exchange,
- un mode de règlement autre que Sage Exchange vers un mode de règlement de Traitement Sage Exchange.
Les lignes d’échéances sont mise à jour en cas de modification au niveau de l’en-tête de la référence mandat d’une facture tiers client. La modification de la référence mandat au niveau d'une ligne d’échéance ne modifie pas celle au niveau de l’en-tête.
Une fois la facture validée, la référence mandat reste modifiable au niveau du tableau de saisie des échéances, mais elle n’est plus modifiable au niveau de l’en-tête.
En cas d’une échéance entièrement ou partiellement réglée, il est interdit de modifier le mode de règlement SDD. En effet, la référence mandat a déjà été utilisée pour régler une partie du règlement. Il faut alors éclater l’échéancier pour pouvoir changer le mode de règlement.
Validation |
Utilisez cette action pour comptabiliser la facture tiers client courante afin de disposer de son écriture. |
QR-données |
Barre de menus
Utilisez cette fonction pour accéder à la pièce comptable générée suite à la validation de la facture tiers client courante. |
Lorsque vous définissez la gestion des CCA/PCA sur une facture, après avoir sélectionné CCA/PCA périodiques sur la ligne, les pièces analytiques sont disponibles à l'affichage, selon la pièce automatique indiquée au niveau du paramètre GAUKIK1 - Factures tiers client PCA (chapitre TC, groupe SVC). |
L'annulation comptable n'est pas autorisée pour les règlements traités dans Sage Exchange ou Sage Pay. |
Utilisez cette fonction pour transformer une facture directement en avoir. L'application demande alors de confirmer la ‘création d'une facture d'avoir’ et propose ainsi : 'En-tête
Ligne
Fonctions / Traitement Sage ExchangeAFC/GESPRH/80/40 Bloc numéro 1
Informations compte
Autorisation
Informations facturation
Règlement
Tableau Historisée
|
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
XXX : Ce site n’est pas financierLe site sélectionné pour l'enregistrement de la facture n'est pas défini comme un site financier. Il ne peut donc pas recevoir d'écritures comptables.
Période non ouverteLa date de comptabilisation de la facture est incorrecte dans la mesure où elle n'est pas comprise dans les bornes de périodes ouvertes pour la société.
Date incorrecteLa date de comptabilisation de la facture est incorrecte car elle dépend d'un exercice non créé ou elle ne correspond pas à une date réelle. Ce même message apparaît aussi si les dates de début / fin pour la durée de la prestation (voir section Lignes) ne sont pas cohérentes.
: code paramètre inexistantDès lors qu'un paramètre nécessaire à la génération de l'écriture comptable manque, ce message s'affiche.
Cela peut provenir, par exemple, du paramétrage du type de pièce (ex : facture client) qui est incomplet (manque du compteur de numéro de pièces).
Le choix du collectif de comptabilisation de la facture est incorrect dans la mesure où il doit nécessairement être de type Client, plutôt que Fournisseur, Représentant ou…
De même, au niveau de la ligne de facture, le tiers et le collectif en ligne doivent être d'un type compatible.
Le collectif retenu ne correspond pas à une donnée existante / référencée d'où ce message.
Avoir sans numéro de factureCe message avertit simplement que l'avoir en cours de saisie n'a pas été rattaché à une facture. Il n'est en effet pas obligatoire de lier un avoir à une facture, aucun lettrage n'étant alors généré lors de la validation de l'avoir.
Facture en devise XXXLe choix de la facture qui est identifiée comme à l'origine de l'avoir est erroné dans la mesure où les caractéristiques de ces deux éléments doivent être identiques pour ce qui concerne la devise.
Facture du client XXXL'avoir ne peut être rattaché à une facture dont le client facturé est différent.
Facture sur le collectif XXXL'avoir ne peut être lié à une facture dont le collectif est différent du sien.
Facture sur le site XXXLe site auquel la facture d'imputation de l'avoir est rattachée ne correspond pas au site de l'avoir.
Facture non validéeLe choix de la facture d'imputation de l'avoir n'est pas correct dans la mesure où celle-ci n'a pas été validée en comptabilité.
Ligne n Section : 'Section obligatoire sur axe X'L'analytique ayant été défini comme obligatoire pour l'axe X et le schéma de comptes appelé et exécuté ne contenant pas d'analytique pour cet axe, les lignes de facture sont préchargées sans analytique alors qu'elles doivent en contenir.
XXX : Compte réservé au site XXXLe site de rattachement du compte n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
Classe de compte interdite sur ce type de pièceLe compte sélectionné pour la comptabilisation de la ligne de facture doit nécessairement être d'un type autre que Hors-bilan, c'est-à-dire de type Produits, Charges ou Tiers, …
Impossible de déterminer le compte collectifDès lors que la ligne de facture porte sur un tiers, il est indispensable de définir le tiers auxiliaire et le compte collectif associé.
XXX : Hors limite dates de validitéLes dates de validité du compte/de la nature/de la clé de répartition/de la section sont incompatibles avec la date de comptabilisation de la facture.
Taxe de type TVADans les deux zones Taxe 1 et Taxe 2 de l'écran de saisie de TVA à la ligne, les seuls codes taxes de type Taxe parafiscale ou Taxe spéciale sont utilisables.
Cette taxe n'est pas de type TVAA contrario, dans la zone TVA de ce même écran de saisie, ainsi que dans la zone TVA de la ligne de facture, les seuls codes TVA de type TVA sont acceptés.
XXX : Nature réservée au site XXXLe site de rattachement de la nature n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
Répartition réservée au site XXXLe site de rattachement de la répartition analytique n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.
Total des ventilations incorrectLa ventilation analytique en montant qui a été saisie ne peut être validée dans la mesure où le total des montants ventilés ne correspond pas au montant de la ligne de facture.
Ligne de ventilation no 1 : YYY Section réservée au site XXXLe choix de la clé de répartition analytique ne convient pas dans la mesure où l'une des sections constitutive de celle-ci est rattachée à un site différent de celui de la facture.
XXX : Interdit avec la natureLa section analytique retenue n'est pas acceptée dans la mesure où la combinaison de cette section et de la nature analytique en ligne a été définie comme interdite.
XXX : Interdit avec la section XXXLa section analytique saisi n'est pas compatible avec l'autre section mentionnée. La combinaison de ces deux sections a été définie comme interdite.
Section obligatoire sur axe XL'imputation sur l'axe analytique X ayant été définie comme obligatoire, la zone doit nécessairement être renseignée.
Champ obligatoireCertaines zones doivent nécessairement être renseignées pour permettre la comptabilisation de la facture, à savoir : le site, le code du client, la devise de facturation, le tiers payeur.
TTC inférieur au HTCe message d'avertissement non bloquant signale simplement que le montant HT saisi dans l'en-tête de facture est inférieur au total TTC aussi renseigné. Ces deux montants restent modifiables tant que la validation comptable de la pièce n'a pas été effectuée.
Une facture par avoir (Paramètre BELVCS)Dans le cas d'un avoir lié à plusieurs factures, un contrôle bloque le rattachement de l'avoir aux différentes factures. L'utilisateur doit créer autant d'avoirs que de factures.
'Erreur zone' 'Type de facture''IN1 [LEG 1] : Type de pièce IN2 : Fiche inexistante pour la législation courante [LEG 1]'
Ce message s’affiche quand la législation du type de saisie lié au type de facture ne correspond pas à la législation de la facture.
Montant HT ou montant TTC obligatoireA la création de la facture, ce message s'affiche si le champ Montant HT ou Montant TTC n'est pas renseigné et le paramètre HEAAMTBPC - Ctrl mtt en-tête fact client (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner. Il est obligatoire de renseigner les montants HT et TTC.
Vous pouvez positionner le paramètre HEAAMTPBS sur Montants HT et TTC facultatifs si vous ne souhaitez pas que ces montants soient obligatoires pour la société concernée.
Montant HT et montant TTC obligatoiresA la création d'une facture, ce message s'affiche si le paramètre HEAAMTPBC - Ctrl mtt en-tête fact client (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner. Il est obligatoire de renseigner les montants HT et TTC.
Totaux différents de l'en-têteCe message s'affiche si les champs Montant HT et Montant TTC ne correspondent pas aux montants récapitulatifs des champs Total HT et Total TTC au moment de la création de facture.
L'affichage de ce message est contrôlé par le paramètre WRNMSGBPC - Msg avert facture clients (chapitre TRS, groupe INV).
Création de facture tiers impossible : Date incorrecte par rapport à la facture précédenteCe message d’erreur s'affiche lorsque vous essayez de vendre une immobilisation, mais que les dates de facture ne sont pas cohérentes. La date de vente indiquée sur la facturation client ne peut pas être antérieure à la date de la facture tiers précédente. Ce contrôle est appliqué lorsque que la case à cocher ‘Contrôle chronologique’ est activée dans la fonction Définition des compteurs (GESANM) pour le type d’écriture lié au type de facture concerné. Par conséquent, l’immobilisation n’est pas vendue.