Utilisez cette fonction pour gérer la facturation client en dehors du cycle de vente standard.
Dans ce contexte, vous ne gérez pas la commande ou encore le bon de réception avec l'entrée en stock (etc.). À l'émission de la facture, les données nécessaires à la comptabilité sont enregistrées.

Pour le suivi client (relevé d'échéances, relances, gestion des règlements, etc.), le traitement est identique pour les factures issues du cycle complet ou celles issues de la saisie de factures tiers.

  • Dans ce document, le terme "facture" est utilisé au sens générique : Il peut s'agir d'une facture, d'un avoir, d'une note de débit ou d'une note de crédit.
  • Les factures générées à partir de factures périodiques ne peuvent pas être supprimées si celles-ci servent de modèle de référence (première facture périodique/facture périodique d'origine).
    Par ailleurs, la facture ne doit pas être modifiée si elle est également utilisée comme facture de référence.
  • Pour le module Immobilisations :
    Lorsque le paramètre SALINV - Facture de vente à produire (chapitre AAS, groupe FAS) a pour valeur Oui, une facture client tiers est générée automatiquement après la validation de la Sortie d'actif quand le motif est de type Ventes . Lorsque la sortie porte sur un bien principal et ses composants, une seule facture client est générée avec autant de lignes que de biens vendus.
    Chaque bien concerné peut être identifié grâce à sa référence affichée au niveau du champ Commentaire de la ligne de facture.
    Les valeurs de certains champs issues des informations renseignées lors de la sortie du bien ne sont pas modifiables : il s’agit de la date comptable, de la devise et du client dans la section d'en-tête et du montant ainsi que tous les éléments de taxe dans la section Lignes.

Sign. électroniques françaises pour fac. de vente et pièces

Conformément aux exigences légales imposées par les lois anti-fraude française et portugaise, et dans une volonté de garantir la sécurité des données, les signatures électroniques sont générées automatiquement quand une facture client ou une pièce comptable est comptabilisée, ou qu'elle prend le statut Définitif. Après génération de la signature électronique, il est facile de détecter les modifications apportées aux champs suivants.

Vous pouvez utiliser la fonction Contrôle signatures électroniques (FRADSICTL) pour contrôler la signature électronique courante et mettre en évidence les potentielles incohérences.

Se reporter aux livres blancs "Signature électronique française" et "Certification SVAT pour la législation portugaise" disponibles sur le Centre d'aide en ligne pour plus de détails sur la mise en œuvre de cette fonctionnalité. Ce document s'adresse aux administrateurs et consultants qui maintiennent et mettent à jour Sage X3.

Exceptions

Les données de factures ou de pièces comptabilisées avant l'activation de la fonctionnalité des signatures électroniques ne sont pas ajoutées à la table DKSDATAFRA. Dans ce contexte, aucune signature électronique n'est générée.

Les législations autres que française et portugaise ne permettent pas de générer des signatures électroniques.

Une signature électronique est un enregistrement, contenu dans la table des signatures électroniques (DKSDATAFRA), qui contient des données issues des champs des tables Factures de vente (SINVOICE) et Pièces comptables (GACCENTRY) ci-dessous :

Code du champ

Description

Source de données : SINVOICE

Source de données : GACCENTRY

ORIDOC

Origine du document

1

2

DOCTYP

Journal

SINVOICE.SIVTYP

GACCENTRY.TYP

DOCNUM

Intitulé journal

SINVOICE.NUM

GACCENTRY.NUM

TOTTAX(9)

Cumul par taux taxe

SIH.AMTTAX(i) + SIH.BASTAX(i)

AMTATI

Montant facture avec TVA

SIH.AMTATI

DATTIM

Date et heure de la signature

Datetime$

INVSNS

Type de pièce

Evaluer SIH.SNS

CPYNAM

Raison sociale

CPY.CPYNAM

POSCOD

Code postal société

BPA.POSCOD

CPYEECNUM

Numéro TVA société

CPY.EECNUM

BPRNAM

Nom client

SIH.BPRNAM(0)

BPARTNER.BPRNAM

BPREECNUM

Code postal client

SIH.POSCOD

JOU

Code du journal

GACCENTRY.JOU

DESTRA

Intitulé journal

GACCENTRY.DESTRA

FNLPSTNUM

Numéro définitif

GACCENTRY.FNLPSTNUM

ACCDAT

Date comptable

SINVOICE.ACCDAT

GACCENTRY.ACCDAT

ACC

Code compte

GACCENTRYD.ACC

BPR

Tiers

SINVOICE.BPR

GACCENTRYD.BPR

LIN

Ligne de pièce

GACCENTRYD.LIN

LINDES

Libellé ligne

string$([F:DAE]DES<>"",
[F:DAE]DES)+string$([F:DAE]DES="","NA")

Prérequis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Limites

Lorsque la facture est entrée en mode TTC et qu'un code taxe parafiscale ou spéciale est présent (saisi ou chargé automatiquement à partir du compte), les montants des trois niveaux de taxes doivent être saisis manuellement.

Gestion de l'écran

La comptabilisation des factures tiers clients implique de renseigner trois sections contenant les caractéristiques de chacune des parties du corps de la facture.

En-tête

Dans un premier temps, les informations comptables-clés de la facture doivent être saisies :

  • le site,
  • le type du facture qui détermine la catégorie du document (facture, avoir, note de débit, note de crédit), la pièce automatique ou le groupe de pièces automatiques, le journal et le type de pièce qui seront utilisés lors de la comptabilisation du document
    SEEREFERTTO (se reporter à la documentation sur le type de facture client),
  • le numéro du document (dans le cas où une plage manuelle est autorisée),
  • la date de comptabilisation du document, par défaut celle d'entrée dans le dossier,
  • le code d'identification du client et le collectif comptable d'enregistrement du document.

Vous pouvez définir :

  • l'en-tête de facture,
  • les lignes de facture.

Après saisie des innformations ci-dessus, vous pouvez Comptabiliser la facture.

Onglet En-tête

Caractéristiques de la facture

Certains champs de l'en-tête permettent de compléter l'identification de la facture :

  • Champs Montant HT et Montant TTC
    Par défaut, la saisie d'un montant dans l'un de ces deux champs est optionnelle. Le caractère obligatoire de cette saisie est défini par le paramètre HEAAMTBPC - Ctrl mtt en-tête fact clients (chapitre TRS, groupe INV).
    Quand vous saisissez des montants sur les lignes de facture, les montants s'affichent automatiquement dans les champs correspondants de l'en-tête. Si les montants sont différents, un message d'avertissement s'affiche par défaut : Totaux différents de l’en-tête. Utilisez le paramètre WRNMSGBPC - Msg avert facture clients (Chapitre TRS, groupe INV) pour désactiver l'affichage de ce message.
  • Le lien entre un avoir et la facture d'origine au moyen du numéro de facture, ou le lien entre l'avoir et le numéro de la demande d'avoir du client, etc.
  • L'analytique par défaut pour la facture est alors appliqué aux règlements pour les comptes tiers :
    Vous pouvez définir des sections par défaut en en-tête de facture.

Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.

Caractéristiques des échéances

Utilisez les champs restants pour caractériser les échéances de la facture par rapport à la gestion des règlements (identification du tiers payeur, des conditions de paiement), à la gestion des relevés d'échéances et au traitement de relance.

Une fois la facture enregistrée, cliquez sur Echéances pour visualiser les échéances le statut du règlement associé.

Onglet Lignes

Le tableau de cette section permet de caractériser chacune des lignes de facture d'un point de vue comptable :

Nature

Si le compte est suivi en comptabilité analytique, vous devez définir sa nature. Au niveau des comptes généraux, vous pouvez définir une nature liée automatiquement au compte. Le champ nature n’est alors pas modifiable.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les comptes généraux.
Par contre, si un crible nature a été défini, vous pouvez choisir une nature analytique différente, conforme au crible.

Sections analytiques

Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ Allocation ne peut pas être renseigné. La saisie est réalisée directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes.

Vous pouvez définir des sections par défaut au niveau de la nature, mais celles définies par le traitement des sections par défaut sont prioritaires.
SEEREFERTTO Se reporter à la documentation sur les sections par défaut.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BPCINV : Facture tiers client

  BPCINV2 : Facture tiers client

  BPCINVFIN : Facture définitive

  BPCINVPRE : Facture d'acompte

  BPCINVTAX : Facture tiers client

  SIMFACCLI : Simulation factures clients

  FACTRSC : Liste factures tiers clients

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Boutons spécifiques

Tableau Saisie des échéances

  • No (champ NUMLIG)
  • Echéance (champ DUDDAT)

Date limite de paiement de l'échéance.

Si le code activité MAXPD -  Délai maximum (entreprises) est activé, un message d'avertissement s’affiche si la date de dernière échéance est supérieure au délai précisé, suivant les cas, au niveau de l’un des paramètres suivants, ou au Délai contractuel éventuellement renseigné au niveau du Tiers.

Mode de règlement lié à la ligne d'échéance.
Le mode de règlement définit le moyen de paiement (chèque, espèces, carte bancaires, effet de commerce ....).
Il est contrôlé dans la table des modes de règlement


  • Montant (champ AMTCUR)

Montant de la ligne d'échéance


Code utilisé par défaut pour le tiers courant permettant d'identifier une série de taux d'escomptes et d'agios (jusqu'à 12) à appliquer à un règlement en fonction d'un nombre de jours d'avance ou de retard par rapport à la date d'échéance.

  • Relevé (champ SOI)

Indicateur relevé
Si cet indicateur est à "Oui", les échéances calculées à partir de ces conditions de paiement sont prises en compte par le traitement de génération automatique des relevés clients.


  • Bon à payer (champ FLGPAZ)

Niveau de bon à payer.

Code identifiant le litige de l'impayé.

  • Numéro VCS (champ BELVCS)

Ce champ affiche le tiers payé ou payeur défini sur la facture. Vous pouvez le modifier. Si la ligne d'échéance est éclatée, c'est la valeur de la première ligne qui est utilisée.

  • Adresse tiers (champ BPAPAY)
  • Règlements (champ PAYCUR)
  • Règlement provisoire (champ TMPCUR)
  • Numéro relevé (champ SOINUM)
  • Compte bancaire (champ BIDNUM)

Par défaut, ce numéro reprend la valeur liée au profil du tiers et au code adresse. Le format du numéro de compte bancaire dépend de la localisation de la banque.

Par exemple, pour le format IBAN, ce champ contient uniquement le numéro de compte bancaire, soit à partir du cinquième chiffre de l'IBAN complet. Le préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle n'est pas inclus.

Pour modifier le numéro de compte bancaire, sélectionnez le Tiers depuis l'icône Actions disponible sur le champ pour accéder au profil du tiers et sélectionner ou saisir un compte bancaire différent.

  • Code IBAN (champ IBAN)

Ce champ affiche l'IBAN complet, comprenant un préfixe constitué du code du pays et d'une clé de contrôle, suivi du numéro de compte bancaire. Si le préfixe de l'IBAN n'existe pas, ce champ reste vide.

  • Domiciliation (champ PAB)

Ce champ affiche la domiciliation bancaire liée au champ Compte bancaire.

Bloc numéro 2

  • Total pièce (champ AMTTOT)
  • Total règlements (champ PAYTOT)

Utilisez cette action pour visualiser ou modifier les échéances associées à la facture tiers client courante.

Les modes de règlement associés à des échéances ne peuvent pas être modifiées depuis :

  • un mode de règlement de Traitement Sage Exchange vers un mode de règlement autre que Sage Exchange,
  • un mode de règlement autre que Sage Exchange vers un mode de règlement de Traitement Sage Exchange.

Les lignes d’échéances sont mise à jour en cas de modification au niveau de l’en-tête de la référence mandat d’une facture tiers client. La modification de la référence mandat au niveau d'une ligne d’échéance ne modifie pas celle au niveau de l’en-tête.

Une fois la facture validée, la référence mandat reste modifiable au niveau du tableau de saisie des échéances, mais elle n’est plus modifiable au niveau de l’en-tête.

En cas d’une échéance entièrement ou partiellement réglée, il est interdit de modifier le mode de règlement SDD. En effet, la référence mandat a déjà été utilisée pour régler une partie du règlement. Il faut alors éclater l’échéancier pour pouvoir changer le mode de règlement.

Validation

Utilisez cette action pour comptabiliser la facture tiers client courante afin de disposer de son écriture.

QR-données

Barre de menus

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

XXX : Ce site n’est pas financier

Le site sélectionné pour l'enregistrement de la facture n'est pas défini comme un site financier. Il ne peut donc pas recevoir d'écritures comptables.

Période non ouverte

La date de comptabilisation de la facture est incorrecte dans la mesure où elle n'est pas comprise dans les bornes de périodes ouvertes pour la société.

Date incorrecte

La date de comptabilisation de la facture est incorrecte car elle dépend d'un exercice non créé ou elle ne correspond pas à une date réelle. Ce même message apparaît aussi si les dates de début / fin pour la durée de la prestation (voir section Lignes) ne sont pas cohérentes.

: code paramètre inexistant

Dès lors qu'un paramètre nécessaire à la génération de l'écriture comptable manque, ce message s'affiche.
Cela peut provenir, par exemple, du paramétrage du type de pièce (ex : facture client) qui est incomplet (manque du compteur de numéro de pièces).

"Tiers incompatible avec le collectif"

Le choix du collectif de comptabilisation de la facture est incorrect dans la mesure où il doit nécessairement être de type Client, plutôt que Fournisseur, Représentant ou…
De même, au niveau de la ligne de facture, le tiers et le collectif en ligne doivent être d'un type compatible.

Collectif inexistant

Le collectif retenu ne correspond pas à une donnée existante / référencée d'où ce message.

Avoir sans numéro de facture

Ce message avertit simplement que l'avoir en cours de saisie n'a pas été rattaché à une facture. Il n'est en effet pas obligatoire de lier un avoir à une facture, aucun lettrage n'étant alors généré lors de la validation de l'avoir.

Facture en devise XXX

Le choix de la facture qui est identifiée comme à l'origine de l'avoir est erroné dans la mesure où les caractéristiques de ces deux éléments doivent être identiques pour ce qui concerne la devise.

Facture du client XXX

L'avoir ne peut être rattaché à une facture dont le client facturé est différent.

Facture sur le collectif XXX

L'avoir ne peut être lié à une facture dont le collectif est différent du sien.

Facture sur le site XXX

Le site auquel la facture d'imputation de l'avoir est rattachée ne correspond pas au site de l'avoir.

Facture non validée

Le choix de la facture d'imputation de l'avoir n'est pas correct dans la mesure où celle-ci n'a pas été validée en comptabilité.

Ligne n Section : 'Section obligatoire sur axe X'

L'analytique ayant été défini comme obligatoire pour l'axe X et le schéma de comptes appelé et exécuté ne contenant pas d'analytique pour cet axe, les lignes de facture sont préchargées sans analytique alors qu'elles doivent en contenir.

XXX : Compte réservé au site XXX

Le site de rattachement du compte n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.

Classe de compte interdite sur ce type de pièce

Le compte sélectionné pour la comptabilisation de la ligne de facture doit nécessairement être d'un type autre que Hors-bilan, c'est-à-dire de type Produits, Charges ou Tiers, …

Impossible de déterminer le compte collectif

Dès lors que la ligne de facture porte sur un tiers, il est indispensable de définir le tiers auxiliaire et le compte collectif associé.

XXX : Hors limite dates de validité

Les dates de validité du compte/de la nature/de la clé de répartition/de la section sont incompatibles avec la date de comptabilisation de la facture.

Taxe de type TVA

Dans les deux zones Taxe 1 et Taxe 2 de l'écran de saisie de TVA à la ligne, les seuls codes taxes de type Taxe parafiscale ou Taxe spéciale sont utilisables.

Cette taxe n'est pas de type TVA

A contrario, dans la zone TVA de ce même écran de saisie, ainsi que dans la zone TVA de la ligne de facture, les seuls codes TVA de type TVA sont acceptés.

XXX : Nature réservée au site XXX

Le site de rattachement de la nature n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.

Répartition réservée au site XXX

Le site de rattachement de la répartition analytique n'est pas compatible avec le site de comptabilisation de la facture.

Total des ventilations incorrect

La ventilation analytique en montant qui a été saisie ne peut être validée dans la mesure où le total des montants ventilés ne correspond pas au montant de la ligne de facture.

Ligne de ventilation no 1 : YYY Section réservée au site XXX

Le choix de la clé de répartition analytique ne convient pas dans la mesure où l'une des sections constitutive de celle-ci est rattachée à un site différent de celui de la facture.

XXX : Interdit avec la nature

La section analytique retenue n'est pas acceptée dans la mesure où la combinaison de cette section et de la nature analytique en ligne a été définie comme interdite.

XXX : Interdit avec la section XXX

La section analytique saisi n'est pas compatible avec l'autre section mentionnée. La combinaison de ces deux sections a été définie comme interdite.

Section obligatoire sur axe X

L'imputation sur l'axe analytique X ayant été définie comme obligatoire, la zone doit nécessairement être renseignée.

Champ obligatoire

Certaines zones doivent nécessairement être renseignées pour permettre la comptabilisation de la facture, à savoir : le site, le code du client, la devise de facturation, le tiers payeur.

TTC inférieur au HT

Ce message d'avertissement non bloquant signale simplement que le montant HT saisi dans l'en-tête de facture est inférieur au total TTC aussi renseigné. Ces deux montants restent modifiables tant que la validation comptable de la pièce n'a pas été effectuée.

Une facture par avoir (Paramètre BELVCS)

Dans le cas d'un avoir lié à plusieurs factures, un contrôle bloque le rattachement de l'avoir aux différentes factures. L'utilisateur doit créer autant d'avoirs que de factures.

'Erreur zone' 'Type de facture'
'IN1 [LEG 1] : Type de pièce IN2 : Fiche inexistante pour la législation courante [LEG 1]'

Ce message s’affiche quand la législation du type de saisie lié au type de facture ne correspond pas à la législation de la facture.

Montant HT ou montant TTC obligatoire

A la création de la facture, ce message s'affiche si le champ Montant HT ou Montant TTC n'est pas renseigné et le paramètre HEAAMTBPC - Ctrl mtt en-tête fact client (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner. Il est obligatoire de renseigner les montants HT et TTC.

Vous pouvez positionner le paramètre HEAAMTPBS sur Montants HT et TTC facultatifs si vous ne souhaitez pas que ces montants soient obligatoires pour la société concernée.

Montant HT et montant TTC obligatoires

A la création d'une facture, ce message s'affiche si le paramètre HEAAMTPBC - Ctrl mtt en-tête fact client (chapitre TRS, groupe INV) a pour valeur Montants HT et TTC à renseigner. Il est obligatoire de renseigner les montants HT et TTC.

Totaux différents de l'en-tête

Ce message s'affiche si les champs Montant HT et Montant TTC ne correspondent pas aux montants récapitulatifs des champs Total HT et Total TTC au moment de la création de facture.

L'affichage de ce message est contrôlé par le paramètre WRNMSGBPC - Msg avert facture clients (chapitre TRS, groupe INV).

Création de facture tiers impossible : Date incorrecte par rapport à la facture précédente

Ce message d’erreur s'affiche lorsque vous essayez de vendre une immobilisation, mais que les dates de facture ne sont pas cohérentes. La date de vente indiquée sur la facturation client ne peut pas être antérieure à la date de la facture tiers précédente. Ce contrôle est appliqué lorsque que la case à cocher ‘Contrôle chronologique’ est activée dans la fonction Définition des compteurs (GESANM) pour le type d’écriture lié au type de facture concerné. Par conséquent, l’immobilisation n’est pas vendue.

Tables mises en œuvre

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