Utilisez cette fonction pour créer et gérer des factures périodiques, telles qu'un loyer mensuel, des versements contractuels ou des primes d'assurance. La facture de référence est la première facture périodique. Elle sert de modèle pour chacune des factures périodiques suivantes. Vous pouvez définir la fréquence et l’intervalle des factures périodiques.

Utilisez la Création facture périodique pour générer, en fonction des critères de sélection, une ou plusieurs factures tiers fournisseur. Dans ce cas, la saisie manuelle des factures n'est pas nécessaire. Vous pouvez utiliser le mode simulation pour afficher, au préalable, la facture périodique qui sera générée.

La plupart des données s'affichent automatiquement lorsque vous sélectionnez la facture de référence. Chaque fois qu'une facture périodique est traitée, le programme met à jour le nombre de factures, le numéro de la dernière facture, le montant comptabilisé et le nombre de factures validées.

Remarque importante sur les périodes de prestation

Une facture de référence peut inclure des périodes de prestation sur une ligne. Les périodes de prestation des factures périodiques créées à partir de cette facture de référence ne sont pas mises à jour ou recalculées. Elles restent identiques à la facture de référence. Vous pouvez mettre à jour les périodes de prestation de ces factures, tant que les factures générées n’ont pas été comptabilisées.

Pour modifier une période de prestation, vous pouvez accéder à cette période depuis la ligne concernée sur la facture générée. Cliquez ensuite sur Période de prestation depuis l'icône Actions disponible en début de ligne.

NotePour utiliser cette fonction, vous devez avoir accès aux Factures périodiques et au Factures périodiques clients dans la fonction Habilitation fonctionnelle.

Prérequis

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Gestion de l'écran

En-tête

Bloc numéro 1

Site (champ FCY)

Le site doit être un site financier. Il peut être différent du site précédemment sélectionné, mais il doit appartenir à la même société.
Société (champ CPY)

Ce champ affiche la société liée au site financier.
Numéro abonnement (champ RCRNUM)

Saisissez un numéro d'abonnement ou laissez le champ vide pour assigner automatiquement un numéro de séquence à partir de la fonction Affectation.

Il est possible de saisir un numéro d'abonnement uniquement si l'affectation s'applique au module Comptabilité tiers, le type du document est Facture tiers fournisseur ou Facture tiers client et le champ Manuel a pour valeur 'Oui'.
Description (champ DES)

Saisissez un libellé qui décrit l'objet de cette facture périodique.

Bloc numéro 2

Numéro facture (champ NUM)

Sélectionnez le numéro d'une facture tiers fournisseur/client existante. Il est possible de sélectionner des factures inter-sociétés fournisseurs/clients uniquement si le paramètre INTCPYINV a pour valeur 'Oui'.

Les factures d'achat ne sont pas admises pour les factures tiers fournisseur. Les factures de vente ne sont pas admises pour les factures tiers client.

  • La catégorie de facture doit être Facture. D'autres catégories telles qu'Avoir, Note de débit, Note de crédit et Proforma ne sont pas admises.
  • Le type du tiers indiqué sur la facture client/fournisseur doit être Normal.
  • Le site de la facture client/fournisseur doit correspondre à celui de la facture périodique.
  • Le statut de la facture fournisseur doit être soit A valider ou Validée. Le statut de la facture client doit être soit Validée ou Non validée.
  • Le numéro de facture client/fournisseur doit être unique et ne peut pas être référencé dans une autre pièce d'abonnement.
Type facture (champ INVTYP)

Ce champ indique le type de facture.
Tiers (champ BPR)

Code identifiant le tiers qui peut avoir différents rôles suivant le contexte :
Code adresse (champ BPAINV)

Ce champ permet d'indiquer un code adresse de facturation pour le fournisseur facturant choisi. L’adresse par défaut de ce fournisseur est proposée.

En saisie de facture, ce code adresse sera proposé. Il est modifiable si nécessaire.
Nom (champ BPRNAM)

Ce champ affiche automatiquement le nom du tiers provenant de la facture de référence.

Montant TTC (champ AMTATI)

Ce champ affiche automatiquement le montant total TTC de la facture de référence.
champ CUR

Ce champ, non modifiable, affiche la devise de la société.

Onglet Abonnement

Généralités

Date début (champ STRDAT)

Saisissez la date à laquelle la génération de factures débute pour la facture périodique. Aucune facture ne sera générée avant cette date. La date par défaut correspond à la date comptable de la facture de référence.

NoteLa date de début doit être postérieure ou égale à la date comptable de la facture de référence et doit être antérieure à la date saisie dans le champ Date fin.
Date fin (champ ENDDAT)

Saisissez la date à laquelle la génération de factures prend fin pour la facture périodique. Passé cette date, aucune facture ne sera générée. La date par défaut est un an après la date de début.

NoteLa date de fin doit être postérieure à la date saisie dans le champ Date début.
Statut abonnement (champ RCRSTA)

Le statut de la facture peut inclure une des valeurs suivantes :

  • En attente : Indique que l'enregistrement de l'abonnement est créé, mais qu'il n'a aucun lien avec les tables de factures.
  • En cours : Indique que l'enregistrement de l'abonnement est soit créé ou actualisé et qu'un lien est établi avec les tables de factures.
  • Effectué : Indique que l'enregistrement de l'abonnement a été finalisé. Lorsque le schéma de périodicité a été finalisé ou lorsque la date de fin est une date passée, la fonction Création facture périodique attribue automatiquement la valeur 'Effectué' à l'enregistrement d'abonnement.
  • Annulé : Indique que l'enregistrement de l'abonnement a été annulé.

Périodicité

champ RCRPAN

Sélectionnez la fréquence à laquelle la facture périodique sera générée. Les différents choix possibles sont :

  • Journalier
  • Hebdomadaire
  • Mensuelle

Journalier

Journalier (champ DLY)

Sélectionnez l'option voulue pour générer la facture périodique.

  • Tous les jours : La facture est générée chaque jour de la semaine (7 jours sur 7).
  • Jours de semaine : La facture est générée chaque jour, à l'exception des week-ends.

NoteCe champ est disponible lorsque l'option Journalier est sélectionnée dans la rubrique Schéma périodicité.

Hebdomadaire

Jour de la semaine (champ WEEDAY)

Sélectionnez cette option pour générer une facture un jour donné de la semaine. La valeur par défaut de l'intervalle est 1.

La semaine est considérée débuter le lundi et se terminer le dimanche. La facture de référence est considérée être la première facture périodique. Par exemple :
Jour de la semaine = vendredi
Intervalle hebdomadaire = 1
Date comptable de la facture de référence = lundi
La prochaine facture sera générée le vendredi de la semaine suivante.

NoteCe champ est disponible lorsque l'option Hebdomadaire est sélectionnée dans la rubrique Schéma périodicité.
Intervalle hebdomadaire (champ WEEIRT)

Saisissez l'intervalle auquel la facture sera générée. La valeur par défaut de l'intervalle est 1.

La périodicité est déterminée grâce à ce champ et au champ Jour de la semaine. La facture de référence est considérée être la première facture périodique. Par exemple :
Jour de la semaine = vendredi
Intervalle hebdomadaire = 1
Date comptable de la facture de référence = lundi
La prochaine facture sera générée le vendredi de la semaine suivante.

NoteCe champ est disponible lorsque l'option Hebdomadaire est sélectionnée dans la rubrique Schéma périodicité.

Mensuel

Quantième (champ MONDAY)

Saisissez le jour du mois (de 1 à 31) auquel la facture mensuelle sera générée. Si la valeur saisie est supérieure au nombre de jours compris dans le mois, la facture sera générée le dernier jour du mois. La valeur par défaut de l'intervalle est 1.

La facture de référence est considérée être la première facture périodique. Par exemple :
Jour du mois = 15
Intervalle mensuel = 1,
Date comptable de la facture de référence = 1er janvier
La prochaine facture sera générée le 15 février.

NoteCe champ est disponible lorsque l'option Mensuel est sélectionnée dans la rubrique Schéma périodicité.
Intervalle mensuel (champ MONIRT)

Saisissez l'intervalle auquel la facture sera générée. La valeur par défaut de l'intervalle est 1.

La périodicité est déterminée grâce à ce champ et au champ Quantième. Par exemple :
Jour du mois = 15
Intervalle mensuel = 1,
Date comptable de la facture de référence = 1er janvier
La prochaine facture sera générée le 15 février.

NoteCe champ est disponible lorsque l'option Mensuel est sélectionnée dans la rubrique Schéma périodicité.

Dernière facture

Numéro facture (champ LASINV)

Ce champ indique le numéro de la dernière facture générée en fonction de la date du dernier abonnement.
Date comptable (champ LASACCDAT)

Ce champ indique la date comptable associée au numéro de la dernière facture générée.
Date abonnement (champ LASRCRDAT)

Ce champ indique la date d'abonnement de la dernière facture traitée.

Total

Généré (champ NUMINV)

Ce champ indique le nombre total de factures générées à partir de l'abonnement.
Validé (champ NUMPST)

Ce champ indique le nombre total de factures validées qui ont été générées à partir de l'abonnement.
Montant comptabilisé (champ AMTPST)

Ce champ indique le montant total validé de toutes les factures générées à partir de l'abonnement.

NoteIl est vide si la devise de la facture de référence ne correspond pas à la devise de la facture générée.
champ CURPST

Ce champ affiche automatiquement la devise de la facture comptabilisée.

NoteIl est vide si la devise de la facture de référence ne correspond pas à la devise de la facture générée.

Onglet Factures générées

Tableau

Numéro facture (champ INVNUM)

Ce champ indique le numéro de facture qui a été généré à partir de la facture périodique.
Date comptable (champ INVACCDAT)

Ce champ indique la date de la facture périodique.
Date abonnement (champ INVRCRDAT)

Ce champ indique la date d'abonnement de la facture périodique.
Etat (champ INVSTA)

Ce champ affiche le statut de la facture périodique.

  • Le statut indique A valider ou Validée pour les factures tiers fournisseurs.
  • Le statut indique Validée ou Non validée pour les factures tiers clients.
Montant TTC (champ INVAMTATI)

Ce champ affiche automatiquement le montant total TTC de la facture de référence.
Devise (champ INVCUR)

Ce champ indique la devise de la facture.
Conditions paiement (champ INVPTE)

Ce champ indique les conditions de paiement de la facture.
Facture

Sélectionnez cette option pour consulter la facture du fournisseur dans Factures tiers fournisseur.

Pour modifier une période de prestation d’une facture non comptabilisée, sélectionnez cette option puis cliquez sur Période de prestation depuis l'icône Actions disponible en début de ligne.
Facture

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en œuvre

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