Saisie lots
Utilisez cette fonction pour indiquer un ensemble, ou groupe, de pièces.
Chaque lot doit être équilibré à zéro avant de pouvoir être validé. Les lots doivent être équilibrés pour pouvoir être comptabilisés, et que le pièces puissent être générées.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Cette fonction est personnalisée selon les besoins de votre organisation et vos process. La transaction que vous sélectionnez définit la méthode de saisie des informations et l'affichage et l'impression des informations.
Si une seule transaction a été paramétrée, l'écran de saisie par défaut s'affiche.
La fonction Saisie lots propose une zone contenant les informations d'en-tête de pièce et une seconde zone pour la saisie des lignes de pièce.
Ecran de saisie
Saisissez, ou sélectionnez, les informations d'en-tête de pièce relatives au lot de pièces concerné, notamment le site sur lequel les comptabilisations seront effectuées.
Saisissez ensuite les lignes de pièce. Pour chaque nouvelle pièce (champ Pièce = 'Oui') vous pouvez indiquer une devise différente de celle de la pièce précédente.
Bloc numéro 1
Lot (champ LOT) |
Ce code est l'identificateur unique en saisie des écritures par lot. |
Transaction (champ DACDIA) |
Sélectionnez la transaction de saisie avec laquelle les écritures vont être générées. Le paramètre SCHSAILOT - Transaction de saisie lot (chapitre CPT, groupe DEF) peut être paramétré pour proposer la transaction de saisie par défaut. |
Transaction de saisie (champ DACDIAGAS) |
Si une transaction de saisie par défaut s'affiche dans le champ Transaction (DACDIA), sélectionnez la transaction de saisie selon laquelle les écritures vont être générées. |
Validé (champ UPDFLG) |
Ce champ n'est pas disponible à la saisie. Il est sélectionné lorsque le lot est validé via le traitement de validation des lots. |
Bloc numéro 2
Site (champ FCY) |
Le code du site de l'opération est initialisé par le site associé à votre code utilisateur. Il est modifiable à condition d'être choisi dans la liste des sites autorisés. |
Journal (champ JOU) |
La saisie de lot est mono-journal. On ne peut donc enregistrer que des opérations sur des types de pièce qui autorisent l’utilisation de ce journal. |
Libellé (champ DESLOT) |
Saisissez une description pour cet enregistrement (30 caractères alphanumériques maximum). |
Tableau Saisie
No (champ NUMLIG) |
Il s'agit du numéro de ligne. |
Pièce (champ NEW) |
Ce champ vous permet de dissocier les pièces dans le lot et de reconnaître les lignes de pièce. |
Type (champ TYP) |
Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc. Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce. Selon le paramétrage du type de pièce retenu, vous pouvez ouvrir ou fermer la propagation sur les référentiels manuels. Le type de pièce prévaut et interrompt la propagation vers les autres référentiels de la société du site de saisie. |
Date (champ ACCDAT) |
Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice ou à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels. |
Devise (champ CUR) |
La devise dans laquelle sera enregistrée l’écriture (appelée devise de transaction) est par défaut la devise du Grand-livre général de la société à laquelle appartient le site. Si la devise est différente de la devise d'origine, la conversion se basera sur les cours enregistrés dans la base pour le type de cours et la date de cours choisis.
Tous les montants et les cours, qu’ils soient saisis ou importés, sont convertis et stockés dans la devise de transaction et la devise du référentiel. La pièce comptable ne peut donc être créée que si les deux cours de conversion nécessaires à cette opération sont renseignés (pour tous les types de référentiels présents dans l'écriture). |
Site (champ FCYLIN) |
Vous pouvez saisir sur la ligne d'écriture un site différent de celui indiqué dans l'entête. |
Coll (champ SAC1) |
Le compte associé au collectif s'affiche par défaut. Le tiers reste à préciser. Dans le cas d'un tiers multi-rôle, l'algorithme de recherche dépend :
L'initialisation du code du champ Contrôle dépend de la présence de l'onglet Tiers/Société sur la fiche Tiers (GESBPR). |
champ ACC1 |
Ce champ permet la sélection des comptes enregistrés sur le plan de comptes courant. Sur ce champ ACC, vous avez uniquement accès aux comptes du référentiel courant. S'il s'agit d'un compte général non rattaché à un collectif, tapez son numéro ou son code d'appel (du fichier compte ou du journal). |
Tiers (champ BPR) |
Indiquez le code du tiers. Si la case à cocher Collectif et Compte sont vides, le numéro du compte collectif est déterminé par le code comptable du tiers. La recherche de ce compte s'effectue selon l'ordre de priorité défini dans la transaction de saisie de pièce (champ Recherche tiers), et prend en compte l'onglet Tiers/Société s'il est présent. Pour rechercher un fournisseur via l'option de sélection automatique, saisissez plusieurs caractères inclus dans le nom ou le code du fournisseur et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée . La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des fournisseurs correspondant aux caractères saisis. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs. La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui. |
Numéro de pièce (champ NUM) |
Ce champ représente l'identifiant unique d'une pièce dans un type de pièce. |
Débit (champ DEB) |
Si la ligne de pièce correspondant à un débit, saisissez le montant du débit. Le sens du montant par défaut est défini sur la fiche du compte. Si le sens par défaut du compte est indéterminé, le curseur se positionne sur la zone qui permet d'équilibrer la pièce. La pièce doit être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire. |
Crédit (champ CDT) |
Si la ligne de pièce correspondant à un crédit, saisissez le montant du crédit. Le sens du montant par défaut est défini sur la fiche du compte. Si le sens par défaut du compte est indéterminé, le curseur se positionne sur la zone qui permet d'équilibrer la pièce. La pièce doit être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire. |
Libellé (champ DES) |
Cette zone est libre et permet d'expliquer la passation de cette écriture. En utilisant " / ", l’intitulé du compte s’affiche par défaut ; et avec " = ", le libellé de la ligne précédente est recopié. |
Taxe (champ TAX) |
Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, le champ taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe définit le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l'opération. Si le champ Type contrôle est positionné à Inactif pour le Compte, vous pouvez saisir une valeur de votre choix sur la ligne. Si le champ Type contrôle a pour valeur Autorisation sur le compte, vous pouvez uniquement saisir un code parmi ceux qui sont listés dans le tableau des Contrôle codes taxes de l'onglet Gestion du compte. Sinon, vous recevez un message bloquant. Si le champ Type contrôle a pour valeur Interdiction sur le compte, vous pouvez uniquement saisir un code qui n'est pas listé dans le tableau des Contrôle codes taxes . Sinon, vous recevez un message bloquant. |
Unité (champ UOM) |
Lors du paramétrage d'un compte analytique, on définit si il y a saisie d’unités d’œuvre, et on lui alloue alors une unité, en précisant sa valeur par défaut (en devise commune). C’est cette unité qui apparaît lors de la saisie de pièce. La quantité est automatiquement calculée en divisant le montant HT par la valeur de l’unité d’œuvre. La quantité peut être modifiée. |
Quantité (champ QTY) |
Compte tenu de la nature analytique d'une ligne, vous devez saisir une quantité exprimée dans l'unité d'œuvre indiquée.
Cette information peut-être exploitée sur les états analytiques et budgétaires et servir pour le calcul automatique des répartitions analytiques. |
Répartition (champ DSP) |
On définit ici les modalités de répartition du montant de la ligne sur les différentes sections de chaque axe. Ces modalités sont définies de la façon suivante :
Par exemple : Pour ces deux derniers cas, on peut pré-initialiser la répartition avec une clé déjà existante. L'affichage final sera " $ ". |
champ CCE1 |
Indiquez les sections que vous souhaitez affecter à la ligne d'écriture. Pour rechercher une section via l'option de sélection automatique, saisissez un mot clé pour la section, par exemple "imprimante", et appuyez sur la touche de tabulation ou sur Entrée . La fenêtre de sélection s'ouvre et affiche la liste des sections correspondant au mot clé saisi. Les résultats incluent les enregistrements actifs et inactifs. La sélection automatique est disponible quand le paramètre AUTOSEL - Sélection auto (chapitre SUP, groupe INT) a pour valeur Oui. Important
Si le montant comptable n’est pas ventilé sur plusieurs sections analytiques, le champ Allocation ne peut pas être renseigné. La saisie s'effectue directement dans les colonnes suivantes, sur la section concernée, pour chacun des axes. Des sections par défaut peuvent être définies au niveau du compte analytique et être prise en compte ou non, selon le paramétrage des sections par défaut. Pour les pièces générées automatiquement via d’autres modules, les sections par défaut sont définies par un traitement (cf. Sections par défaut ). |
Référence (champ REF) |
Ce champ contient la référence de la pièce. |
Document origine (champ BPRVCR) |
Les champs "document origine" et "date document" correspondent respectivement, à la référence (numéro de pièce) et la date de la pièce du tiers. |
Date document (champ BPRDATVCR) |
Date saisie (champ ENTDAT) |
Echéance (champ DUDDAT) |
Date de valeur (champ VALDAT) |
La valeur par défaut de la date de valeur est la date de saisie. |
Totaux
Total débit (champ TOTDEB) |
Totalisation des lignes de débit qui composent les lignes d'écritures. |
champ CURAFF |
Devise de saisie. |
Total crédit (champ TOTCDT) |
Totalisation des lignes de crédit qui composent les lignes d'écritures. |
champ CURAFF2 |
Compte
Libellé (champ AFFICHE) |
Solde (champ SOLDE) |
Ce champ affiche la somme totale des débits et des crédits. |
Consultation de comptes |
Cliquez sur Consultation de comptes depuis l’icône Actions pour afficher les comptabilisations effectuées sur le compte. |
Consultation de comptes ana |
Cliquez sur Consultation compte analytique depuis l’icône Actions pour afficher les comptabilisations effectuées sur la section analytique. |
Codes statistiques |
Cliquez sur Codes statistiques depuis l’icône Actions pour afficher les résultats des codes d'analyse statistique sélectionnés. |
États
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
LOT : Impression des lots
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Barre de menus
Cliquez sur Transaction pour visualiser le format de cette transaction de saisie. |
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
"Axe ? obligatoire"Un axe est défini comme obligatoire dans la fonction des Valeurs paramètres (ADPVAL).
"Type de pièce non autorisé"Le code journal affiché en en-tête n’est pas compatible avec le type de pièce saisi à la ligne.