Cette fonction permet de consulter le détail des écritures passées sur un compte. Cette fonction peut être appelée depuis la consultation de la balance.

Prérequis

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Gestion de l'écran

L'écran de consultation par défaut du compte est associé au compte dans l'onglet Codes écrans du plan comptable.

En-tête

La consultation se fait sur un écran. Dans l’en-tête, saisissez tout d’abord au moins l’un des groupes d’information suivants :

  • une société, un groupe de sociétés ou un groupe de sites,
  • un type de référentiel parmi ceux rattachés à l'entité précédemment définie et ayant le type de comptabilité Générale,
  • une sélection sur la devise de transaction est possible si vous souhaitez filtrer uniquement les écritures passées dans une devise donnée (sinon, ce champ doit rester vide),
  • une borne de dates permettant de limiter la consultation,
  • soit un compte appartenant à un plan de comptes dont l'option de gestion Suivi général est cochée, et rattaché au référentiel sélectionné dans la fiche courante,
  • soit le collectif et le compte individuel (Tiers) à consulter (si vous souhaitez voir uniquement les écritures d’un compte individuel sur un collectif donné),
  • soit un groupe de collectifs et le compte individuel à consulter (si vous souhaitez voir uniquement les écritures d’un compte individuel sur une liste de collectifs donnés, identifiés par un groupe de collectifs),
  • soit uniquement un compte individuel, si vous souhaitez le consulter tous collectifs confondus.

Le solde affiché dans l'entête est toujours exprimé en devise de société (ou locale), à savoir la devise de tenue du référentiel général principal de la société.
Dans le cas d'une consultation sur un groupe, la devise de tenue du référentiel social principal doit être identique pour toutes les sociétés.

Onglet Compte

Vous pouvez définir des critères de filtrage et d’affichage. Selon les différents critères saisis, la liste des écritures correspondantes du compte s'affiche.

Il est alors possible de se positionner avec le curseur sur une ligne, puis de déclencher, depuis l'icône Actions, le zoom souhaité :

  • la pièce comptable (pour tous les types de pièces). Vous pouvez accéder à cette fonction en visualisation, en création ou en modification.
  • la facture (pour les pièces de type Factures, Avoirs),
  • les échéances (pour les pièces de type Factures, Avoirs).

Saisie des critères

Cliquez sur En tête, Ligne et Analytique, pour saisir des critères complémentaires sous la forme de conditions se combinant. Ces conditions peuvent faire appel respectivement à tous les champs des tables GACCENTRY (En-tête des écritures), GACCENTRYD (Lignes d’écritures) et GACCENTRYA (Lignes d’écritures analytiques) ainsi qu’aux opérateurs égal, plus grand, plus petit, différent et à des valeurs constantes.

Lorsque vous utilisez la fonction de définition des critères, vous pouvez mémoriser les paramètres modifiés, en cliquant sur Mémo. Une fenêtre vous permet alors de saisir un code mémo identifiant les paramètres mémorisés.
Cliquez sur Rappel pour saisir un code mémo afin de rappeler les critères associés à ce code.
Lorsque vous entrez dans la fonction de consultation de compte, les paramètres stockés avec le code STD sont rappelés par défaut.

Si les critères ne sont pas mémorisés dans un mémo STD, les valeurs par défaut proposées sont le site comptable par défaut pour l’utilisateur (et la société correspondante) , les bornes de dates correspondant au dernier exercice ouvert. La devise par défaut provient de la société (si pas de gestion de la balance en contre-valeur), ou du compte général/tiers demandé (si gestion de la balance en contre-valeur).

SEEINFO Les champs décrits ci-après sont paramétrables depuis l'écran.

Onglet Réaliser

Pour chaque fin de période comptable incluse dans les bornes de date de la consultation, les soldes débiteurs et créditeurs, ainsi que le total des mouvements de la période sont affichés, soit en devise de transaction (si une sélection dans une devise a été faire sur l'entête de la consultation) et en contre-valeur en devise de société, soit en devise de société (code devise = blanc).

Soldes et cumuls par période

Les montants de la balance sont affichés dans cette table. Il s'agit des soldes du compte ou de la section à chaque fin de période sur les dates de sélection de l'en-tête.
Seuls les critères précisés en en-tête sont pris en compte pour les calculs.

Total critères sélection

Le Total débit, Total crédit, et Solde sont calculés à partir des filtres supplémentaires spécifiés en cliquant sur Critères dans le volet d'actions.

SEEWARNING Pour un groupe de sociétés ayant des exercices décalés, l'onglet Soldes n'est pas alimenté.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  GLGRPAUX : Grand-livre auxiliaire

  GLGRP : Grand-livre général

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Cette fonction est uniquement associée aux deux états légaux ci-dessus, GLGRPAUX - Grand-livre auxiliaire et GLGRP - Grand-livre général. Vous ne pouvez pas changer ces états en appliquant un autre paramétrage : seuls ces deux états ont été adaptés à cette consultation dans le code.
Un seul des deux états peut être imprimé pour la consultation courante. L'état affecté dépend de la valeur des champs Compte (COMPTE) et Tiers (TIERS), de la façon suivante :

  • GLGRPAUX peut être imprimé lorsque la consultation courante concerne un tiers, soit lorsque le champ Tiers (TIERS) de la section d'en-tête contient un code tiers.
  • GLGRP peut être imrpimé lorsque la consultation courante concerne un compte, soit lorsque le champ Compte (COMPTE) de la section d'en-tête contient un code de compte.

Boutons spécifiques

Plusieurs actions sont disponibles, dont les actions suivantes :

  • Vous pouvez utiliser les icônes 'Flèche' Premier, Dernier, Précédent, Suivant, pour naviguer sur les enregistrements de compte ou de tiers correspondants.
  • Vous pouvez utiliser les actions Retour, Suivant et Dernier pour naviguer dans les pages de l'onglet Comptes. Ces actions sont uniquement disponibles si le nombre de lignes est supérieur au nombre de lignes à afficher défini par le code activité CNS.


Critères

Cliquez sur Critères pour utiliser des paramètres de consultation plus détaillés.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose les critères de sélection suivants :

  • Le code société et le code site (l’un des deux au moins doit être saisi)
  • Les bornes de dates pour limiter aux écritures comprises entre ces deux dates
  • Sélectionnez plusieurs cases à cocher pour inclure des écritures spécifiques dans la consultation (reports à nouveau, clôture, hors bilan).
  • Sélectionnez d'afficher uniquement les écritures lettrées, uniquement les écritures non lettrées, ou les deux.

Cette fenêtre propose également des critères de présentation des informations :

  • Le choix de classement des écritures (date / lettre / date d’échéance)
  • Le code de l’écran utilisé pour afficher les écritures. Si vous sélectionnez un code paramétré pour afficher l'origine et la transaction d'origine, ces deux colonnes s'affichent pour chaque écriture de la table des résultats.
  • Le schéma utilisé pour visualiser les pièces comptables si on passe par un zoom sur les pièces.

Vous pouvez enregistrer vos sélections en cliquant sur Mémo et en définissant un code Mémo.

Pour afficher une sélection mémorisée, cliquez sur Rappel et saisissez le code Mémo.

Pour effacer une sélection mémorisée, cliquez sur Eff. mémo et saisissez le code Mémo.

Réaliser

Le bouton Solde est présent et remplace l'onglet Solde uniquement si le code activité CNT est à Non.
Pour chaque fin de période comptable incluse dans les bornes de date de la consultation, les soldes débiteurs et créditeurs, ainsi que le total des mouvements de la période sont affichés, soit en devise de transaction (si une sélection dans une devise a été faire sur l'entête de la consultation) et en contre-valeur en devise de société, soit en devise de société (code devise = blanc).
Les informations sont affichées sous forme 'tableau' ou 'graphique'.
 Ce bouton permet de basculer du mode graphique au mode tableau.
Les totalisations des mouvements sont exprimées dans les devises suivantes :

  • en devise de transaction (première colonne),
  • en devise de référentiel (deuxième colonne si présente).

Limites

Exercices comptables homogènes ou décalés

Premier cas : la consultation porte sur une société, un site ou un groupe de sociétés avec des exercices comptables homogènes, c'est-à-dire avec les mêmes dates de début et de fin d'exercice.

Les règles suivantes sont à respecter :

  • le type de référentiel choisi doit être de même devise de tenue pour chacune des sociétés du groupe (la devise du type de référentiel étant déterminée au niveau du paramétrage du modèle comptable),
  • la consultation doit porter sur un même plan de comptes,
  • le découpage des exercices doit être identique pour toutes les sociétés contenues dans le groupe.

 

Par exemple :

  • Groupe 1 :
    • La société 1 a une date de 1er exercice au 01/01/2008 et des exercices calendaires (de janvier à décembre).
    • La société 2 a une date de 1er exercice au 01/01/2010 et des exercices calendaires (de janvier à décembre).

La consultation sur le groupe 1 sera possible à partir du 01/01/2008.

 

  • Groupe 2 :
    • La société 1 a une date de 1er exercice au 01/07/2008. Son 1er exercice débute le 01/07/2008 et se termine le 30/06/2009.
      Son 2eme exercice couvre la période du 01/07/09 au 31/12/09 et les exercices suivants sont calendaires (de janvier à décembre).
    • La société 2 a une date de 1er exercice au 01/01/2009 et ses exercices sont calendaires (de janvier à décembre).

Jusqu'au 01/01/2010 la consultation suivra les règles relatives aux groupes de sociétés avec des exercices comptables décalés.
A partir du 01/01/2010 la consultation suivra les règles relatives aux groupes de sociétés avec des exercices comptables homogènes.

Deuxième cas : la consultation porte sur un groupe de sociétés avec des exercices comptables décalés, c'est-à-dire avec des dates de début et de fin d'exercices différentes.

Les mêmes règles sont à respecter.

Pour rappel, lorsque la consultation porte sur un groupe de sociétés avec exercices décalés :

  • le solde comptable de l'en-tête n'est pas calculé/affiché,
  • la section Soldes n'est pas alimentée.
  • Exemples :

    • La société 1 a une date de 1er exercice au 01/01/2008 et des exercices calendaires (de janvier à décembre).
    • La société 2 a une date de 1er exercice au 01/09/2009 et des exercices de septembre à octobre.

    La consultation est demandée du 01/01/2010 au 30/06/2010.
    Le résultat affiche, pour le compte demandé, le détail des écritures pour la période demandée. Le solde comptable d'en-tête et l'onglet Soldes ne sont pas alimentés.

    Limites concernant les codes d’accès

    Dans le cas où la consultation porte sur un compte comportant un code d’accès, le comportement est le suivant :

    Si le code d’accès est paramétré au niveau de l’utilisateur, avec un droit de consultation, toutes les lignes d’écritures passées sur le compte seront affichées, bien que le type de pièce ou le journal associé ne soient pas autorisés pour l’utilisateur.

    Si vous utilisez l’action Aller à, Sage X3 ne prend pas en compte le code d’accès paramétré sur le type de pièce, mais se base sur le code d’accès paramétré sur le journal.

    Exemples :

    Si la ligne d’écriture passée sur le compte est faite sur un type de pièce non autorisé, alors que le journal est autorisé, Sage X3 autorise l’utilisation de l’action Aller à.

    Si la ligne d’écriture passée sur le compte est faite sur un type de pièce autorisé, alors que le journal n’est pas autorisé, Sage X3 n’autorise pas l’utilisation de l’action Aller à. On obtient le message suivant : XXXX Journal non autorisé.

    Messages d'erreur

    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Tableau plein

    Ce message n’est pas à proprement parler un message d’erreur. En effet, pour des raisons techniques, le nombre de lignes chargées dans l’écran de consultation est limité à 500. Si plus de 500 lignes répondent aux critères, ce message est affiché, et seules les 500 premières lignes peuvent être visualisées. Il faut alors se montrer plus restrictif sur les critères pour obtenir moins de lignes dans le tableau.

    Vous devez saisir un site ou une société

    En saisie de critère, les zones société et site sont simultanément vide (ce qui n’est pas autorisé).


    Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

    Toutes les sociétés n'utilisent pas le même plan de compte pour ce type de référentiel

    La consultation demandée porte sur un groupe de sociétés dont les plans de compte rattachés au type de référentiel sont différents. La consultation est impossible.

    Toute les sociétés n'ont pas la même devise pour ce référentiel

    La consultation demandée porte sur un groupe de sociétés dont les devises paramétrées pour les référentiels rattachés au type de référentiel sélectionné sont différentes. La consultation est impossible.

    Périodes incompatibles entre les sociétés du groupe

    La consultation demandée porte sur un groupe de sociétés dont les périodes des exercices comptables ont un découpage différent.
    Par exemple, pour la société 'A' l'exercice démarre le 01/01/2010, les périodes commencent donc le premier jour de chaque mois. Pour la société 'B' l'exercice démarre le 15/01/2010, les périodes commencent donc le 15 de chaque mois.
    La consultation est impossible.

    Tables mises en œuvre

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