Utilisez cette fonction pour effectuer le contrôle qualité, c'est à dire vérifier la conformité des produits avant leur mise en stock.

Ce contrôle peut intervenir à plusieurs reprises dans le cycle de stockage :

 A l'entrée en stock d'un produit en provenance d'un fournisseur ou de la fabrication. Selon la paramétrage choisi pour l'article et éventuellement l'article - fournisseur, il peut entrer en stock directement ou passer par un contrôle qualité.

* Lorsque la date de péremption du produit est atteinte ou sur le point d'être atteinte (selon le paramétrage prévu pour la marge péremption).

* En cours de stockage ou d'utilisation du produit. La fonction Changement de Statut permet de demander un contrôle qualité pour un article ou un lot en stock dont la qualité paraît suspecte : il convient pour cela de prévoir lors du paramétrage de l'article, la génération d'une demande d'analyse lors d'une changement de statut en statut Q.

La qualité des stocks se traduit par l'utilisation de statuts :

* A = accepté. Ce statut qualifie les stocks bons.

* Q = Contrôle qualité. Ce statut qualifie les stocks en attente de validation. Si le paramétrage prévoit que la génération d'une demande d'analyse est obligatoire à la création d'un stock en statut Q, alors il conviendra de réaliser un contrôle qualité afin de valider la qualité de ce stock. Ce paramétrage se fait sur via les règles de gestion décrites sur la catégorie article. Sinon, le simple changement de statut suffira.

Selon le paramétrage des règles de gestion sur la catégorie de l'article, un stock en statut Q peut être alloué lors d'une allocation globale ou détaillée (voir la description d'une règle d'allocation détaillée) et même être sorti.

Par ailleurs, selon paramétrage, ces stocks peuvent être pris en compte dans les calculs de réapprovisionnement.

* R = Rejeté. Ce statut qualifie les stocks rejetés en attente de destruction ou de retour au fournisseur.

Selon le paramétrage des règles de gestion sur la catégorie de l'article, un stock en statut R peut être alloué lors d'une allocation globale ou détaillée (voir la description d'une règle d'allocation détaillée) et même être sorti.

Les stocks en statut R ne sont pas pris en compte dans les calculs de réapprovisionnement.

En tout état de cause, même si le paramétrage ne prévoit pas la possibilité d'allouer et / ou de sortir du stock en statut autre que A, le paramètre utilisateur STOADMIN - Administrateur stock (chapitre STO, groupe MIS) permet de décrire un utilisateur comme Administrateur des Stock. Cet utilisateur peut lui, manipuler tous les statuts de stock.

A ce premier caractère A/Q/R imposé par le progiciel, peut s'ajouter un sous statut de 2 caractères alphanumériques maximum paramétré dans la table des sous-statuts.

La mise en statut Q d'un article ou d'un lot se traduit, si cela est prévu dans les règles de gestion de la catégorie de l'article manipulé, par la création d'une demande d'analyse numérotée à l'aide d'un compteur et précisant une date de fin de contrôle prévue. Cette date est calculée en ajoutant le délai de contrôle qualité paramétré sur la fiche article-site à la date du jour d'entrée en statut Q.

Cette date peut, selon le paramétrage de la transaction de contrôle qualité, être modifiable sur la demande d'analyse. En tout état de cause, lorsque le contrôle qualité est validé, la date de fin de contrôle est mise à jour avec la date de validation finale de la demande d'analyse.

Il est possible dans la consultation des stocks détaillés de visualiser pour un article donnés les stocks en attente de contrôle qualité.

La fonction Contrôle Qualité permet d'assumer les rôles suivants :

* tester un produit sur la base d'une fiche technique ou fiche qualité : une fiche qualité peut être rattachée à un article, elle rassemble la liste des tests à effectuer pour cet article. Quand une demande d'analyse est générée pour cet article, la fiche qualité est jointe au contrôle qualité. Il convient alors d'introduire les réponses aux questions paramétrées sur cette fiche.

* modifier le statut des stocks afin de passer d'un statut Q vers un statut A ou R selon les résultats des tests effectués.

* la fonction de contrôle qualité permet enfin de mettre à jour les caractéristiques du lot (informations de péremption, titre éventuel du lot, rubriques utilisateur) à l'occasion d'un contrôle. Il est à noter que ces caractéristiques peuvent être mises à jour indépendamment de tout contrôle qualité via la fonction Changement des Caractéristiques Lot.

Le résultat du contrôle qualité met à jour :

* Les cumuls de stock par statut consultables sur la fiche article-site et via les diverses consultations de stock.

* Les lignes de stock  en fonction des nouveaux statuts affectés et éventuellement des changements d'emplacements induits.

Pré-requis

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Gestion de l'écran

La saisie d'un bordereau de contrôle qualité se fait sur un écran unique. La présentation du bordereau est fonction du paramétrage de la transaction choisie.

Si une seule transaction est paramétrée, aucun choix n'est proposé à l'entrée dans la fonction. Dans le cas contraire, une fenêtre s'ouvre pour présenter la liste des transactions susceptibles d'être utilisées (le choix peut également être restreint par code d'accès).

Ecran de saisie

Les informations d'en-tête

Demande d'analyse : une demande d'analyse est de façon générale créée au moment de l'entrée en stock du lot ou des pièces en statut Q « à contrôler », selon la règle de gestion retenue pour l'entrée en stock.

Une demande d'analyse concerne un unique article et une unique pièce d'entrée en stock. Par contre, elle peut concerner plusieurs lots, sous-lots ou numéros de série de ce même article, entrés selon le même bordereau d'entrée .

Une demande d'analyse est donc un bordereau composé d'un en-tête et de lignes. Une ligne de demande d'analyse est alors le reflet d'une ligne de stock.

Au moment de l'entrée en stock, le système fournit le ou les numéros de demandes d'analyse générés pour les différentes lignes de cette entrée.

Dans la fonction Contrôle Qualité, il convient alors de sélectionner ce numéro de pièce afin de pouvoir traiter le contrôle qualité.

Les contrôles qualité non traités ou en cours de traitement sont disponibles dans la liste Contrôles Qualité du volet de sélection : cela représente le travail restant à faire en terme de contrôle qualité.

Les contrôles qualité complètement traités sont eux disponibles dans la liste Historique du volet de sélection, uniquement pour consultation.

SEEINFO Remarques  :

  • En cours de stockage d'un article, il peut être nécessaire de redemander un contrôle qualité pour l'article. Dans ce cas, il convient de passer les lots concernés en statut « à contrôler » via la fonction de changement de statut, ce qui, si cela est prévu par le paramétrage article, donnera lieu à une demande d'analyse donc à un contrôle qualité en bonne forme.
  • Lors d'une entrée sur un emplacement de type « en attente de rangement » en statut « à contrôler », la demande d'analyse ne sera générée qu'à la suite du rangement du stock concerné, via le plan de rangement.

Tableau Détail Contrôle Qualité

Ce tableau présente toutes les lignes de la demande d'analyse : chaque ligne est le reflet d'une ligne de stock.

Selon le mode de gestion de l'article (géré en lot, sous-lot, numéro de série), les champs correspondants sont dynamiquement présentés dans le tableau ou non.

Cas particulier des numéros de série :

  • Pour les articles gérés en Entrée/sortie : la transaction de contrôle qualité permet de prévoir le regroupement des lignes de demande d'analyse concernant des numéros de série. Dans ce cas, le tableau présente les lignes de demandes d'analyse regroupées par plages de numéros de série consécutifs, ce qui permet d'accélérer la saisie du contrôle qualité. La saisie de la fiche qualité pour une ligne  « regroupée » ainsi que la saisie des statuts après contrôle est alors valable pour toutes les lignes qu'elle « regroupe ». Cliquez sur Saisie détail contrôle qualité  depuis l'icône Actions pour accéder au détail des numéros de série.
     
  • Pour les articles gérés en Entrée/sortie globale : les numéros de série ne sont pas visibles. Pour visualiser et si nécessaire, ventiler les quantités sur différentes séquences de numéros de série, cliquez sur Saisie détail contrôle qualité  depuis l'icône Actions.

La ligne de demande d'analyse présente principalement les informations de lot, sous-lot, série, statut origine, renseigné lors de l'entrée.

Mode opératoire du contrôle qualité

Le contrôle qualité se déroule d'une manière générale en deux étapes dont l'ordre est imposé : saisie des réponses au rapport de contrôle qualité puis modification des statuts en fonction de ces réponses.

Via la gestion des habilitations pour la fonction Contrôle Qualité, il est possible de dissocier les rôles par utilisateur : un utilisateur qui n'a accès qu'à la fiche qualité et ne pourra donc pas modifier les statuts des lots contrôlés ; un utilisateur qui a tous les accès et  qui pourra donc procéder à la validation du contrôle qualité réalisé en intervenant sur les statuts de stock.

Un indicateur à la ligne de demande d'analyse (première colonne du tableau Détail Contrôle Qualité) permet de connaître l'état de contrôle d'une ligne. Les différentes valeurs de cet indicateur sont :

* F : la fiche qualité n'a pas encore été traitée ou a été traitée partiellement.

* + : la fiche qualité a été traitée complètement, il est désormais possible d'intervenir sur les statuts de stock. Si une partie du stock de la ligne de demande d'analyse a été qualifiée en terme de statut, la ligne reste en l'état « + ». La fiche qualité reste encore accessible en modification tant qu'aucune partie du stock n'a été qualifiée. Dès qu'une partie du stock de la ligne a changé de statut, la fiche qualité n'est plus accessible qu'en consultation.

* * : tout le stock de la ligne a été qualifié, le contrôle qualité est terminé pour cette ligne. La fiche qualité n'est plus accessible. Le détail des changements de statut effectués est accessible en cliquant sur Visualisation des mouvements de stock depuis l'icône Actions accessible sur la ligne.

Saisie de la fiche qualité :

Si une fiche qualité est rattachée à la demande d'analyse en cours, il est impératif de la saisir complètement pour pouvoir procéder aux changements de statuts qui s'imposent. La fiche qualité d'une ligne est accessible depuis l'icône Actions sur la ligne de demande d'analyse.

Une fiche qualité permet  de décrire le mode opératoire du contrôle qualité  et de lister un certain nombre de questions auxquelles il conviendra d'apporter des réponses lors du contrôle qualité.

Selon le paramétrage des Questions/ Réponses, différentes actions sont possibles :

* Saisir directement la réponse dans le format proposé ou valider la réponse proposée par défaut.

- Si la question est de type « liste de valeurs », la liste des valeurs possibles est disponible depuis l'icône Actions sur le champ Réponse. Une action Question est aussi disponible sur ce champ afin de visualiser la description complète de la question.

- Si la question est de type « bornes de valeurs », la description de la question est disponible depuis l'icône Actions sur le champ Réponse, ce qui permet de visualiser la plage des réponses possibles et leur type (alphanumérique ou numérique).

- Si la question est de type « date », alors un calendrier est disponible depuis l'icône Actions sur le champ Réponse, qui permet de sélectionner une date.

- Si la  question est de type « booléen », la zone Réponse est une case à cocher.

* Le paramétrage des questions prévoit un comportement face aux réponses hors standard :

- Si les réponses hors standard ne sont pas autorisées, il n'est pas possible de saisir une autre valeur que celles prévues pour la question.

- Si les réponses hors standard sont autorisées, un message d'avertissement apparaît et doit être validé pour confirmer la réponse hors standard. Selon le paramétrage de la question, la saisie d'une réponse hors standard peut n'avoir aucune conséquence, mais peut aussi imposer la saisie d'un statut R* « Rebuté » (hors standard avec blocage statut) ou imposer un nouveau contrôle, c'est à dire la saisie d' une nouvelle fiche qualité complète (hors standard avec Saisie nouvelle fiche).

Pour une même analyse, il est donc possible de saisir un ou plusieurs rapports de contrôle successifs : ces différents rapports sont rattachés à une ligne de demande d'analyse par des numéros de séquence successifs et sont consultables en historique. (activation du bouton de bas d'écran Historique Qualité qui envoie vers la consultation Historique Fiche Technique).

Si toute la fiche a été renseignée avec au moins une réponse  hors standard  à une question de type « blocage statut si réponse hors standard », alors la ligne de demande d'analyse est positionnée à l'état « +R » afin de signifier que le changement de statut sera limité.

Il convient d'avoir apporté des réponses à toutes les questions de la fiche qualité avant de passer à l'étape suivante.

Cas particulier des numéros de série : chaque numéro de série fait l'objet d'une ligne de demande d'analyse. Lorsque l'article est géré en Entrée/sortie, toutes ces lignes peuvent être présentées regroupées si la transaction utilisée le prévoit.  Dans ce cas, l'action Qualité accessible depuis une ligne « regroupée » permet de donner simultanément les mêmes réponses aux fiches qualité de tous les numéros de série regroupés. Il est toujours possible de particulariser certains numéros de série par la saisie détaillée ou par le recours à une transaction qui ne prévoit pas le regroupement.

Changements de Statut

Une fois la fiche qualité complètement saisie, il est possible de procéder  aux changements de statuts qui s'imposent.

Saisie du changement de statut

Le changement de statut se fait :

* soit en saisie directe sur la ligne de demande d'analyse : Il convient de se positionner sur la première zone saisissable de la ligne, de saisir une quantité qualifiée (qui est la quantité à traiter pour le changement de statut, sachant qu'il est possible de qualifier partiellement une ligne) pour avoir accès à la saisie du nouveau statut puis de l'emplacement et du numéro de contenant où positionner le stock après le contrôle.

* soit en saisie détaillée dans la fenêtre de Saisie détail Contrôle Qualité accessible depuis l'icône Actions sur la ligne. La saisie détaillée, comme dans tous les bordereaux de stock, permet de ventiler une ligne de contrôle qualité sur plusieurs statuts et / ou emplacements et / ou numéros de contenants à l'issue du  contrôle si cela est nécessaire.

Depuis la fenêtre de saisie détaillée, il est aussi possible d'accéder, en cliquant sur Option / Fiche Qualité dans le volet d'action, à la fiche qualité telle qu'elle a été remplie pour la ligne traitée, en modification si encore aucun changement de statut n'a été enregistré pour la ligne, sinon en consultation seule.

Depuis la fenêtre de saisie détaillée, il est aussi possible d'accéder, en cliquant sur Option / Compléments lot dans le volet d'action, aux informations complémentaires du lot - informations de péremption, de titre, rubriques utilisateur - en consultation ou en modification.

Choix du nouveau statut résultant du contrôle qualité

Sur la catégorie article est définie une règle de gestion dédiée au contrôle qualité. Cette règle permet entre autres de préciser quels sont les statuts et sous-statuts qu'il est possible d'attribuer en contrôle qualité.

Le choix du nouveau statut se fait donc sur la base de cette règle de gestion, des contraintes  éventuelles imposées par la saisie de réponses hors standard aux questions de la fiche qualité  et bien sûr de l'appréciation du contrôleur qualité à la lecture de la fiche qualité.

Choix du nouvel emplacement résultant du contrôle qualité

A l'issue d'un contrôle qualité, en fonction du nouveau statut attribué, il est possible ou nécessaire de déplacer le stock vers un nouvel emplacement et un nouveau numéro de contenant sur le même dépôt ou sur un autre dépôt.  A cet effet, les champs Dépôt, Type d'emplacement destinataireEmplacement destinataire et Numéro contenant destinataire sont saisissables (si le paramétrage de la transaction de saisie utilisée le prévoit).

  • Si un dépôt destination est saisi et différent du dépôt d'origine, le type d'emplacement et l'emplacement seront initialisés à partir du paramétrage effectué pour l'article-dépôt.
    A défaut, ou si le nouveau statut n'est plus compatible avec cet emplacement, la gestion de l'emplacement est assujettie à la règle de gestion des types de mouvement Contrôle qualité et des paramètres emplacement de l'article-site concerné. Dans le cas où ce dernier emplacement ne conviendrait toujours pas, le système propose par défaut le premier emplacement du dépôt compatible avec le statut. Il est toujours possible de saisir manuellement l'emplacement de son choix.
     
  • Si aucun dépôt destination n'est saisi ou reste identique au dépôt origine, il n'y aura par défaut aucun changement d'emplacement : l'emplacement destination sera initialisé avec l'emplacement d'origine sauf si celui-ci n'accepte pas le nouveau statut ; dans ce cas, c'est la règle de gestion types de mouvement Contrôle qualité et des paramètres emplacement de l'article-site concerné qui est appliquée. 
    La saisie d'un dépôt n'est pas obligatoire mais il sert de filtre aux emplacements. Le fait de ne renseigner aucun dépôt permet la gestion des pièces multi-dépôts.

Modification de l'unité de conditionnement

Si le paramétrage de la transaction choisie le prévoit, il est possible de modifier l'unité de conditionnement du stock contrôlé. L'unité de conditionnement et le coefficient UC / US sont alors saisissables en contrôle qualité et peuvent être modifiés (le coefficient UC/US n'est modifiable que si cela est autorisé pour l'article). A l'issue du contrôle qualité, le stock du lot contrôlé se trouve alors conditionné ou déconditionné. 

Une fois qualifiée toute la quantité d'une ligne de demande d'analyse , cette ligne est positionnée en état « * » : elle ne peut alors plus être modifiée. Il est toujours possible de consulter le détail de ce contrôle via le en cliquant depuis l'icône Actions, sur Visualisation des Mouvements : on accède alors à la fenêtre de saisie détaillée des changements de statuts uniquement en consultation cette fois, avec la possibilité de consulter la fiche qualité ( Option / Fiche Qualité dans le volet d'action de cette fenêtre) et les Compléments Lot ( Option / Compléments Lot dans le volet d'action de cette fenêtre).

Une fois contrôlées toutes les lignes de la demande d'analyse, celle-ci passe en statut « Validé » et est historisée.

Remarque : selon le paramétrage des règles d'allocation pour l'article, il est possible que du stock en statut « à contrôler » fasse l'objet d'une allocation (de commande de vente par exemple), et ce, même si ce stock est en cours de contrôle qualité. Dans ce cas, à l'issue des changements de statut du contrôle qualité, le statut du stock alloué est mis à jour en conséquence.

Dans le détail contrôle qualité, la première colonne signale au moyen de la lettre E la possibilité de saisie d'échantillonnage.
Cliquez sur la zone puis cliquez sur l'option Saisie échantillonnage depuis l'icône Actions.
Dans la fenêtre affichée, cliquez sur Saisie détail échantillonnage depuis l'icône Actions accessible depuis une ligne de lot pour de particulariser, par quantité, le statut, le dépôt et l'emplacement destination.

SEEREFERTTO La gestion d'acceptation dépend du paramétrage du Niveau de Qualité acceptable.

Historique qualité : fiche Historique qualité : ligne Infos échantillon No séries concernés

Cette action est disponible lorsque les numéros de série de l'article sont gérés en Entrée/sortie globale et que la ligne de stock sélectionnée correspond à plusieurs numéros de série ou séquences de numéros de série.
Cliquez sur cette action pour visualiser les séquences de numéros de série.

Onglet Compta/coûts

Utilisez cet onglet pour définir les données comptables : code comptable, niveaux de taxes et sections analytiques.

Les données de valorisation de l'article en stock doivent être définies :

  • Méthode de valorisation : il s'agit d'attacher à une catégorie les options de valorisation  des mouvements de stock.
    SEEREFERTTO Vous pouvez vous reporter à la documentation sur l'annexe pour plus de précision la valorisation des stocks.
  • Famille de coûts : les calculs de coûts standard permettent de ventiler les coûts des postes de charge à l'intérieur de trois sous-totaux machine et trois sous-totaux main d'œuvre distincts,
  • Code frais généraux : à choisir dans la table des codes frais. Ce code est utilisé dans les fonctions de calculs de coûts et de prix de revient de fabrication pour :
    • valoriser les frais généraux des postes de charge liés à la section de valorisation,
    • valoriser les frais généraux des matières ou des semi-finis.
  • Mise à jour des coûts : il s'agit d'indicateur de mise à jour de coût (pour chaque type pour chaque type de coût) :
    • Saisi : le calcul de coût ne modifiera pas les données saisies pour ce type de coût, et ne descendra pas la nomenclature plus bas,
    • : les coûts existants (saisis ou calculés) seront écrasés par le prochain calcul. La colonne correspondante est quand même saisissable.

Etats

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  FICQUAL : Fiche qualité

  FICQUALSMP : Fiche qualité échantillonnage

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Actions spécifiques

Barre de menus

Messages d'erreur

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en oeuvre

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