La función de entrada de facturas de proveedores permite gestionar la facturación de proveedores fuera del ciclo comercial tipo.
En este contexto, esta función no permite gestionar el pedido, el vale de recepción con la entrada en stock, etc. Los datos necesarios para la contabilidad se registran al emitir la factura.

Para el seguimiento del proveedor (extracto de vencimientos, gestión de pagos, etc.), el proceso es idéntico tanto para las facturas emitidas del ciclo completo como para las procedentes de la entrada de facturas de terceros.

  • En este documento, el término "factura" se utiliza, salvo excepciones, en el sentido genérico: puede tratarse de una factura, un abono, una nota de cargo o una nota de abono.
  • Las facturas generadas a partir de facturas periódicas no se pueden suprimir si sirven de modelo de referencia (primera factura periódica/factura periódica original).
    Asimismo, no se debe modificar la factura si también se utiliza como factura de referencia.

Para la legislación suiza: Consulta la guía sobre la Localización suiza para obtener más información sobre la parametrización y el uso de comprobantes de pago ISR y QR-facturas.

Particularidades vinculadas a las facturas intersociedad de proveedores

Si la sociedad utiliza la facturación intersociedad, se pueden indicar la referencia de una sociedad de destino, su planta y sus secciones en cada línea.

Si la sociedad de destino no corresponde a la sociedad de origen, se utilizarán las cuentas generales y las secciones asociadas a la sociedad de destino.
Cuando la sociedad de destino introducida en la línea no corresponde a la sociedad de origen:

  • La primera columna de la cuenta está vinculada al plan de cuentas del referencial general principal de la sociedad de destino.
  • Para las siguientes columnas del plan de cuentas, solo se creará una entrada si ya existe un plan de cuentas para este tipo de referencial en el modelo contable de la sociedad.  De lo contrario, se omitirá la columna. 
  • Solo se pueden introducir los códigos de cruce de ejes asociados a los referenciales que aparecen. Si no se muestra el referencial, no se pueden introducir las secciones de la sociedad de destino. 
    SEEWARNINGUn mensaje de error aparece si las secciones son obligatorias para el referencial analítico y la sociedad de origen no tiene dicho referencial, mientras que la sociedad de destino sí lo tiene.
  • El nombre de la columna siempre mostrará el plan de cuentas que corresponde al referencial de la sociedad de origen, aunque este sea diferente al de la sociedad de destino.

Al validar la factura, se generan otros asientos en las cuentas de crédito y débito definidas para las sociedades de origen y destino en el Mapeo de cuentas intersociedad.

Requisitos previos

SEEREFERTTO Consulta la documentación de Puesta en marcha

Limitaciones

Cuando la factura se introduce con IVA incluido y existe un código de impuesto parafiscal o especial (introducido o cargado automáticamente a partir de la cuenta), los importes de los tres niveles de impuestos se deben introducir manualmente.

Solo se pueden eliminar facturas intersociedad cuando el parámetro SIVSUP - Supr. factura/asiento contable (capítulo TC, grupo INV) tiene asignado el valor "Sí" para todas las sociedades (origen y destino).

Gestión de pantalla

Contabilizar las facturas de proveedores implica completar tres secciones que contienen las características de todas las partes del grueso de la factura.

Cabecera

En primer lugar, hay que introducir los datos contables clave de la factura:

  • la planta
  • el tipo de factura
    SEEREFERTTO Consulta la documentación sobre el Tipo de factura proveedor.
    Esta información determina la categoría del documento (factura/abono/nota de cargo/nota de abono), el asiento automático, el diario y el tipo de asiento que se utilizarán en la contabilización.
  • el número de asiento (si se permite un rango manual)
  • la fecha de contabilización del documento, que por defecto es la de entrada en el dossier
  • el código de identificación del proveedor y la cuenta de control contable de registro del asiento

Esta información determina:

  • la cabecera de factura
  • las líneas de factura
  • la dirección de facturación

Después de introducir estos datos, haz clic en Contabilizar para:

  • pasar la factura a contabilidad. Haz clic en Asiento para consultar el asiento contable que se ha generado al validar la factura.
  • cuando el módulo de Inmovilizados se gestiona en el dossier y se reúnen las condiciones necesarias, crear automáticamente un gasto para cada línea de factura de proveedor (las modalidades de creación del gasto se detallan a continuación).
    La lista de selección de Gastos vinculados presenta los gastos que se han generado de esa manera y permite acceder a la función de gestión del gasto seleccionado.

Ejemplo de facturación intersociedad

Una sociedad (origen) asume los gastos de su seguro médico y de los de otra empresa (destino). Una parte de la factura constituye un gasto para la sociedad de origen y la otra representa el importe que la sociedad de destino debe a la sociedad de origen. Cuando la factura se introduce en el sistema, las líneas de factura de la sociedad de origen A son las siguientes:

 Sociedad

 Planta

Social

Importe

Descripción

 B

 B1

 SEGURO

 300,00

 En cuenta de sociedad B

 A

 A1

 SEGURO

 700,00

 En cuenta de sociedad A

La factura se introduce en la sociedad de origen. La contabilización de la factura en la cuenta de la sociedad A genera los siguientes asientos contables:

Sociedad A

 Planta

Social

Debe

Haber

Descripción

 A1

 SEGURO

 700,00

 

 

 A1

 IMPORTE DEBIDO POR LA SOCIEDAD B

 300,00

 

 Apunte deudor en la cuenta general de la sociedad de origen

 A1

 SALDO DEUDOR

 

 1000,00

 

Sociedad B

 Planta

Social

Debe

Haber

Descripción

 B1

 SEGURO

 300,00

 

 

 B1

 IMPORTE DEBIDO A LA SOCIEDAD A

 

 300,00

 Apunte acreedor en la cuenta general de la sociedad de destino

Ejemplo de factura de proveedor con línea de impuestos

Cuando la línea asociada a la transacción intersociedad es imponible, el cálculo del impuesto debe basarse en la sociedad de destino.
Cuando la factura se introduce en el sistema, las líneas de factura de la sociedad de origen A son las siguientes:

 Sociedad

 Planta

Social

Importe

Impuesto en línea

Importe
Importe total de línea
 

 B

 B1

 SEGURO

 300,00

 30,00

 330,00

 A

 A1

 SEGURO

 700,00

70,00

 770,00

La factura se introduce en la sociedad de origen. La contabilización de la factura en la cuenta de la sociedad A genera los siguientes asientos contables:

Sociedad A

Planta

Social

 Debe

Haber    

 Descripción

 A1

 SEGURO

700,00

 

 

 A1

 IMPORTE DEBIDO POR LA SOCIEDAD B

 330,00

 

 

 A1

 Tasa (línea 2)

 70,00

 

Plan de cuentas de sociedad de origen para código de contabilidad fiscal

 A1

 SALDO DEUDOR

 

 1.100,00

 

Sociedad B

Planta

Social

 Debe

Haber

 Descripción

 B1

 Tasa (línea 1)

 30,00

 

Plan de cuentas de sociedad de destino para código de contabilidad fiscal

 B1

 SEGURO

 300,00

 

 

 B1

 IMPORTE DEBIDO A LA SOCIEDAD A

 

 330,00

 

Pestaña Cabecera

Características de la factura

Algunos campos de la cabecera permiten completar la identificación de la factura:

  • Campos Importe AI e Importe II
    La entrada es opcional. Al introducir los importes en las líneas de factura, dichos importes se muestran automáticamente en los campos correspondientes de la cabecera. Si no se han completado los campos de la cabecera, durante la creación aparece este mensaje de advertencia: "Totales diferentes de la cabecera".
  • El vínculo entre un abono y la factura original a través del número de factura o el vínculo entre el abono y el número de la solicitud de abono del cliente, etc.
  • Un periodo de prestación que indica la parte de prestación que se va a anticipar para el siguiente periodo o ejercicio mediante rangos de fecha de inicio y fin. Este campo solo está disponible cuando el código de actividad SVC - Gast./ing. ant. periódicos está activado. Los gastos o ingresos que se van a anticipar se generan en la función Gast./ing. ant. de cierre (CPTSVC).
  • La analítica por defecto que se le aplica a los pagos para las cuentas del tercero. En la cabecera de la factura se pueden definir secciones por defecto (ver documentación Secciones por defecto)

Características de los vencimientos

Los demás campos permiten caracterizar las condiciones de pago de la factura:

  • Tercero pagador
  • Elección del vencimiento de pago
  • Nivel de autorización de pago (al que se accede en función del valor del parámetro FLGPAZ - Gestión autorizaciones de pago)
  • Indicador de Factura UE, que permite condicionar la generación de asientos de IVA deducible y repercutido en una adquisición intracomunitaria. Si se trata de una factura UE, el importe con impuestos que se calcula en las líneas de factura siempre es igual al importe sin impuestos, pero los asientos de IVA se generan.
  • En el formulario 1099 (específico de Estados Unidos), si la casilla 1099 está marcada, la factura incluye los elementos que hay que declarar conforme a dicho formulario. No se realiza ningún control del valor. Esta casilla solo está disponible si el proveedor está parametrizado para gestionar formularios 1099.
    SEEREFERTTO Para más información, consulta la documentación sobre Proveedores.
  • Gestión de extractos de vencimientos

Una vez que la factura se ha registrado, el botón Vencimientos permite visualizar los vencimientos y la fase del pago.

El campo Estado indica el estado de la factura con respecto a la validación contable. Se puede seleccionar el estado En espera para desactivar el acceso al botón Validación y a la selección de facturas en el proceso global.
El estado debe ser En espera para que la factura se pueda contabilizar de manera manual o global. Esta modificación se realiza manualmente, caso por caso, o de manera más global con el proceso adecuado.
SEEREFERTTO Consulta la documentación sobre Facturas en espera.

Pestaña Líneas

Esta tabla muestra cada línea de factura desde un punto de vista contable:

Naturaleza

Si la cuenta tiene un seguimiento en contabilidad analítica, define su naturaleza. A nivel de las cuentas generales puedes definir una naturaleza vinculada automáticamente a la cuenta. El campo "Naturaleza" no se puede modificar.
SEEREFERTTO Consulta la documentación sobre Cuentas generales.
No obstante, si se ha definido un filtro de naturaleza, puedes elegir otra naturaleza analítica.

Ejes

Si el importe contable no se ha distribuido entre varias secciones analíticas, no se puede completar el campo "Asignación". Los datos se introducen directamente en las siguientes columnas, en la sección correspondiente, para cada uno de los ejes.

Puedes definir secciones por defecto a nivel de la naturaleza, pero son prioritarias las que se definen en el proceso de secciones por defecto.
SEEREFERTTO Consulta la documentación sobre las secciones por defecto.

Consulta de cuentas

AFC/GESBIC/40/405

Códigos estadísticos

AFC/GESBIC/40/410

Gast./ing. ant. periódicos

AFC/GESBIC/40/415

Esquema de cuentas

AFC/GESBIC/40/420

Informes

Por defecto, los informes siguientes están asociados a la función :

  SIMFACFOU : Simulación facturas proveedor

  FACTRSF : Lista facturas proveedor

Pero esto se puede modificar por parametrización.

Acciones específicas

Mensajes de error

[<<<

Menú de acciones

[>>>>MENU_FLOTTANT_DIV]

Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :

"XXX: La planta no es financiera."

La planta seleccionada para registrar la factura no está definida como planta financiera. Por lo tanto, no puede recibir asientos contables.

"Periodo no abierto"

La fecha de contabilización de la factura es incorrecta, ya que no se encuentra en el rango de los periodos abiertos de la sociedad.

"Fecha incorrecta"

La fecha de contabilización de la factura es incorrecta, ya que depende de un ejercicio que aún no se ha creado o no corresponde a una fecha real. Este mensaje también aparece si las fechas de inicio/fin de la duración de la prestación (ver sección "Líneas") no son coherentes.

"Tercero incompatible con la cuenta de control"

La elección de la cuenta de control de contabilización de la factura es incorrecta, ya que debe ser de tipo "Cliente", no "Proveedor", "Representante", etc.

Asimismo, el tercero y la cuenta de control de la línea de factura deben ser de un tipo compatible.

"Abono sin número de factura"

Este mensaje advierte de que el abono en curso no está asociado a ninguna factura. No es obligatorio vincular un abono a una factura, pero así no se generará ningún marcaje al validar el abono.

"Factura en divisa XXX"

La elección de la factura como origen del abono no es válida, ya que las características de la divisa de estos dos elementos deben ser idénticas.

"Factura del cliente XXX"

El abono no se puede vincular a una factura con un cliente facturado diferente.

"Factura sobre la cuenta de control XXX"

El abono no se puede vincular a una factura con una cuenta de control diferente.

"Factura sobre la planta XXX"

La planta a la que está asociada la factura de imputación del abono no corresponde con la planta del abono.

"Factura sin validar"

La elección de la factura de imputación del abono no es válida, ya que aún no se ha validado en contabilidad.

"Línea n Sección: Sección obligatoria en eje X"

Si la analítica se define como obligatoria para el eje X y el esquema de cuentas asignado y ejecutado no contiene una analítica para este eje, las líneas de factura se cargan previamente sin analítica, aunque sea obligatoria.

"XXX: Cuenta reservada a la planta XXX"

La planta vinculada a la cuenta no es compatible con la planta de contabilización de la factura.

"Clase de cuenta prohibida en este tipo de asiento"

La cuenta seleccionada para la contabilización de la línea de factura debe ser de un tipo distinto a Extra; es decir, de tipo Ingresos, Gastos o Tercero.

"No se puede determinar la cuenta de control"

Cuando una línea de factura trata sobre un tercero, es imprescindible definir el tercero auxiliar y la cuenta de control asociada.

"XXX: Fuera del límite de fechas de validez"

Las fechas de validez de la cuenta/naturaleza/clave de distribución/sección son incompatibles con la fecha de contabilización de la factura.

"Impuesto de tipo IVA"

En los campos "Impuesto 1" e "Impuesto 2" de la pantalla de entrada de IVA de la línea solo se pueden utilizar códigos de tipo "Impuesto parafiscal" o "Impuesto especial".

"Este impuesto no es de tipo IVA"

En cambio, en el campo "IVA" de la misma pantalla de entrada y en la línea de factura solo son válidos los códigos de tipo "IVA".

"XXX: Cuenta analítica reservada a la planta XXX"

La planta vinculada a la naturaleza no es compatible con la planta de contabilización de la factura.

"Distribución reservada a la planta XXX"

La planta vinculada a la distribución analítica no es compatible con la planta de contabilización de la factura.

"Total de distribuciones incorrecto"

No se puede validar la distribución analítica en importe que se ha introducido, ya que el total de importes distribuidos no corresponde con el importe de la línea de factura.

"Línea de distribución n.º 1: YYY Sección reservada a la planta XXX"

La elección de la clave de distribución analítica no es válida, ya que una de sus secciones constitutivas está vinculada a una planta diferente a la de la factura.

"XXX: Prohibido con la cuenta analítica"

No se acepta la sección analítica utilizada, ya que la combinación de esta sección y la naturaleza analítica de la línea está definida como prohibida.

"XXX: Prohibido con la sección XXX"

La sección analítica introducida no es compatible con la otra sección. La combinación de estas dos secciones está definida como prohibida.

"Sección obligatoria en eje X"

Si la imputación en el eje analítico X está definida como obligatoria, el campo es obligatorio.

"Campo obligatorio"

Es obligatorio completar ciertos campos para contabilizar la factura: la planta, el código del cliente, la divisa de facturación y el tercero pagador.

"Importe total inferior al importe sin IVA"

Este mensaje no es de bloqueo, pero advierte de que el importe sin impuestos introducido en la cabecera de la factura es superior al importe total. Ambos importes se pueden modificar mientras el asiento no esté validado en contabilidad.

"Ningun gasto se creará para la línea"
Cuenta social sin seguimiento y cuenta IAS con seguimiento (o) Cuenta social con seguimiento y cuenta IAS sin seguimiento
"El directorio DBS está solo en modo lectura, serán imposibles las conexiones distantes SYSDBA."

Este mensaje de advertencia aparece en la validación cuando se cumplen las siguientes condiciones:
- Se gestiona el módulo de Inmovilizados.
- Una cuenta tiene seguimiento y la otra, no.
Si seleccionas , el gasto no se crea, pero no se genera un error. Si seleccionas "No", la validación se detiene y se genera un error.

"Error en campo" "Tipo de factura"
"IN1 [LEG 1]: Tipo asiento IN2: La ficha no existe para la legislación en curso [LEG 1]"

Este mensaje aparece cuando la legislación del tipo de entrada que está vinculado al tipo de factura no corresponde a la legislación de la factura.

Tablas utilizadas

SEEREFERTTO Consulta la documentación de Puesta en marcha