Commandes ouvertes

Le site de vente est initialisé par le site de vente associé à l'utilisateur dans son Profil fonction. Le site de vente est modifiable (tant qu'aucune ligne n'a été saisie sur le document) à condition d’être choisi dans la liste des sites de vente autorisés à l'utilisateur.

Le type de commande permet de déterminer les informations suivantes :

• La catégorie de commande : seul le type Commande ouverte peut être sélectionné.
• Le compteur utilisé : si le compteur est un compteur manuel, le numéro de commande peut être saisi.

Seul peut être renseigné un type de commande dont la législation et le groupe de sociétés sont cohérents avec ceux de la société du site de vente.

Ce numéro de pièce permet d'identifier la facture de façon unique. Ce numéro est attribué automatiquement ou saisi à chaque création de la commande selon le paramétrage de compteur associé au type de commande choisi.

Si le compteur de commande est défini avec attribution automatique, alors le champ numéro de commande n'est pas accessible et le compteur est affecté à la création de la commande. A l'inverse, si le compteur de commande est défini avec attribution manuelle on pourra le saisir manuellement. Si celui-ci n'est pas renseigné au moment de la création, le système attribuera automatiquement un numéro de commande en fonction du compteur.

Il s'agit du dernier numéro d'avenant établi pour cette commande ouverte. Il est incrémenté automatiquement à chaque modification du contrat si le paramètre >SALREV (gestion des avenants est positionné à 'Oui') et si l'utilisateur confirme que la modification qu'il a effectué fait l'objet d'un avenant.

Cette information permet de préciser la référence de la commande chez le client. Dans le cadre d'une commande de vente inter-sociétés ou inter-sites, générée à partir d'une commande d'achat du même type, le numéro de la commande d'achat sera inscrit dans cette zone et un tunnel permettra d'accéder à la commande d'achat du site client.

La date de demande d'achat est initialisée par la date du jour et est modifiable (seulement en création). La modification de cette date en cours de création déclenche un message vous proposant de réactualiser les prix et les éventuelles remises calculées sur les lignes de commande déjà saisies. Cette modification entraîne également la mise à jour de la date de réception prévue pour les lignes de commande n'ayant consommé aucun besoin.

Ce champ indique le code identifiant du client. 

Il s'agit du code du client à facturer, initialisé par défaut par le code du client lui-même.
Ce client peut être un autre client choisi dans la table des clients.

Il est possible de rechercher un client ou plusieurs clients réunis sous un même critère en sélectionnant 'Recherche client rapide'. Une liste de correspondances est générée lors de la tabulation dans le champ suivant.
Pour une recherche plus ciblée, tous les champs présents dans le bloc peuvent être renseignés. La liste de correspondances est réduite à chaque tabulation.

Ce champ permet de renseigner le code du client payeur, initialisé par défaut par le code du client saisi en en-tête. L'échéancier de règlement de factures est alloué à ce tiers.
Ce client peut être un autre client choisi dans la table des clients.

Le client groupe est initialisé par le code client groupe associé au client commande dans la fiche de ce dernier. Cette information permet notamment d’établir des statistiques. Elle intervient également dans le regroupement des factures lors de la génération automatique des factures. On a la possibilité de modifier le client groupe si nécessaire. A partir de cette zone on peut sélectionner un client ou accéder par tunnel à la gestion des clients si les habilitations utilisateur le permettent.

Ces informations non modifiables précisent si la commande ouverte est de type inter-site ou inter-société.
Lorsque la commande ouverte concerne un client inter-sites (site de la même société) celle-ci ne pourra pas être facturée.
Lorsque la commande ouverte concerne un client inter-sociétés (site d'une société différente), une facture pourra être générée à partir des livraisons issues de cette commande.

Cet indicateur vous permet d'indiquer qu'il s'agit d'un tiers inter-sites :

• Les tiers clients/fournisseurs inter-sites sont utilisés pour les échanges multi-sites,
• Un tiers client est un site d'achat ou un site financier,
• Un tiers fournisseur est un site de vente ou un site financier.

La gestion du code affaire est fonction de la valeur du paramètre CTLOPPCOD - Contrôle affaire obligatoire (chapitre TC - groupe MIS).

• Lorsqu'il a pour valeur Non, il peut s'agir d'un code librement choisi.
• Lorsqu'il a pour valeur Oui, un contrôle d'existence du code affaire saisi est systématiquement effectué.

Lorsque la saisie est contrôlée, et en fonction du contexte, l'utilisateur peut choisir une affaire, ou l'une des entités imputables de l'affaire (un lot budgétaire ou une tâche), au travers de son code imputation :

Vous ne pouvez sélectionner qu'un code imputation actif, dépendants du statut de l'entité concernée. S'il devient inactif après la création du document, le contrôle s'applique et empêche la modification du document.

Le code affaire est, en création, systématiquement reporté sur les lignes du document où il n'est modifiable que si la gestion multi-affaires des documents est autorisée (le paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document a pour valeur Non).

Lors de la transformation d'un document, le code affaire de l'en-tête est initialisé par le premier document sélectionné (si le code affaire de l'en-tête du document d'origine est devenu inactif, celui du document de destination n'est pas alimenté).

• Oui : le code affaire est reporté sur toutes les lignes, à l'exception de celles liées à un plan de facturation et de celles liées à un jalon non compatible.
• Non : le code affaire n'est pas reporté sur les lignes.
• Même valeur : le code affaire est reporté uniquement sur les lignes qui avaient l'ancien code affaire.

Documents ventes : devis, commandes, livraisons et factures :

• Pour un devis : le devis n'est pas commandé.
• Pour une commande : la commande n'est pas livrée (cas des commandes normales) ou n'est pas facturée (cas des commandes à facturation directe) et aucune ligne n'est soldée.
• Pour une livraison : la livraison n'est pas validée et il s'agit d'une livraison directe.
• Pour une facture ou un avoir : la facture ou avoir n'est pas validé et il s'agit d'une facture ou d'un avoir direct.

Le regroupement de deux ou plusieurs documents ayant en en-tête des codes affaires différents est autorisé uniquement si le paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document a pour valeur Non. Dans ce cas, 2 commandes disposant d'un code affaire distinct peuvent être regroupées sur un même bon de livraison, par exemple.

• Si la gestion multi-affaires des documents est autorisée (le paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document a pour valeur Non), la livraison peut porter sur des lignes de livraison directe et sur des lignes articles associées à des tâches. Le code affaire affiché en en-tête est utilisé comme valeur par défaut uniquement sur les lignes de livraison directe. Les lignes articles associées à des tâches conservent leur code affaire qui n’est pas modifiable. Si le code affaire est modifié en en-tête, le report de ce code sur les lignes est proposé selon le mécanisme indiqué ci-dessus. Il s’applique exclusivement aux lignes de livraison directe.
• Si la gestion multi-affaires des documents est interdite (le paramètre PJTSNGDOC - Une affaire par document a pour valeur Oui), la livraison ne peut pas porter à la fois sur des lignes de livraison directe et sur des lignes articles associées à des tâches.
• Lorsque la livraison porte sur des lignes de livraison directe, vous ne pouvez pas saisir en en-tête un code affaire auquel sont associées des tâches.
• Lorsque la livraison porte sur des lignes articles associées à des tâches, vous pouvez sélectionner uniquement des lignes articles associées à la même tâche. Le code affaire affiché en en-tête permet ainsi de filtrer les tâches dans le volet de sélection.

Cas particulier des articles gratuits générés par une recherche de tarif après modification du code affaire en en-tête : L'article gratuit affiche le code affaire de l'article d'origine, mais uniquement si ce code n'est pas utilisé sur une tâche.

Date de fin de validité du contrat.

Code associé par défaut au tiers courant, permettant de définir les conditions de paiement.
Ce code détermine le mode de règlement, le type d'échéance, ainsi que l'échelonnement des paiements (une ou plusieurs échéances au comptant, 30 jours, fin de mois).
Il est possible, dans la gestion de cette table, de simuler les règles de calculs qui seront appliquées en saisie.

Code associé par défaut au tiers courant, permettant de définir les conditions de paiement.

Ce code détermine le mode de règlement, le type d'échéance, ainsi que l'échelonnement des paiements (une ou plusieurs échéances au comptant, 30 jours, fin de mois ..
Il est possible, dans la gestion de cette table, de simuler les règles de calculs qui seront appliquées en saisie.

Seule peut être renseignée une condition de paiement cohérente par rapport à la législation et au groupe de la société du site du document.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Si le devis concerne un prospect, cette information n'est pas initialisée.

Cette information est saisie sur le devis et est initialisée par le code escompte du client facturé. Elle permet de déterminer une série de taux d'escomptes ou d'agios à appliquer en fonction de l'avance ou du retard de règlement par rapport à la date d'échéance. 
Seul peut être renseigné un code escompte cohérent par rapport à la législation et au groupe de la société du site du document.
Les principes généraux liés au paramétrage multi-législation sont détaillés ici.

Si le devis concerne un prospect, cette information n'est pas initialisée.

Ce champ, non modifiable, rappelle le Type de livraison associé au Type de commande choisi.

A défaut d'être renseigné :

• Lors de la livraison de la commande via le bouton [Livraison] :
  C'est le type de livraison indiqué par le paramètre SDHTYPNOR - Type de livraison normale ou SDHTYPLND - Type de livraison de prêt (chapitre VEN, groupe SSD) qui est pris en compte.
• Lors des traitements de Livraison automatique des  commandes et Livraison des bons de préparation :
  C'est le type de livraison renseigné dans la fonction de lancement du traitement qui est pris en compte.

Il s'agit de la devise de la commande, de la livraison, ou de la facture.
Elle est initialisée par défaut par la devise du client facturé et peut être modifiée. Dans ce cas, elle peut uniquement être modifiée en création ou duplication et est contrôlée par la table des devises.

Il est possible de choisir la devise de transaction de la livraison, ainsi que de définir (en fonction de la valeur paramètre 'Prix HT et TTC' - Chapitre TC/ Groupe INV/NOTATI) si les prix sont exprimés en HT ou en TTC. Lorsque la livraison est issue d'une commande, ces informations sont automatiquement reprises et ne sont pas modifiables. Lorsqu'il s'agit d'une livraison directe, ces informations ne sont plus modifiables dés lors qu'au moins une ligne de livraison a été saisie. Elles sont héritées dans ce cas des informations du client facturé.

Type de cours

Cette zone est initialisée par le type de cours du client facture.

Elle est contrôlée par un menu local modifiable et peut prendre, entre autre, les valeurs suivantes :

- cours du jour

- cours du mois

- cours moyen.

Ce champ permet de renseigner le régime de taxe.

Le régime de taxe représente la territorialité de la taxe, c'est-à-dire les règles de calcul qui doivent être appliquées pour déterminer le montant de la taxe.

Les régimes sont classés par type de régime (dans la fonction Régime de taxe du tiers, GESTVB) afin d'identifier les différents modes de fonctionnement.

Le régime de taxe est paramétré au niveau du tiers. Le régime paramétré sur la fiche client ou sur la fiche fournisseur est proposé par défaut dans toutes les transactions où ce tiers intervient.

En général, le croisement d'un régime de taxe et d'un niveau de taxe permet de déterminer le code taxe à appliquer à la ligne de document, et par conséquent à la ligne d'écriture.

Dans l’onglet Tiers/Société de ce tiers, il est possible de définir un régime de taxe par défaut différent en fonction de la société. Lorsqu’une valeur existe pour une société, cette valeur est proposée en priorité.

Seul un régime de taxe dont la législation et le groupe sont cohérents avec ceux du document, peut être renseigné.
 Consultez la documentation sur les principes généraux liés au paramétrage multi-législation.

Le paramètre CTLTAX – Contrôle des codes taxes (chapitre VEN, groupe VAT) permet de contrôler que le régime de taxe du tiers :

• est renseigné,
• est actif,
• que sa législation et son groupe sont cohérents avec ceux du document.
  

Cette information permet de connaître la situation du document du point de vue de la gestion des signatures. Les valeurs possibles sont : 'Non', 'Partiellement', 'Totalement', 'Pas de gestion', 'Oui automatique'.

- Si la gestion des signatures n'est pas activée pour la société (paramètre APPSQH pour les devis, APPSOH pour les commandes ou APPSOC pour les commandes ouvertes), la valeur sera systématiquement égale à 'Pas de gestion'. On pourra éditer le document et le transformer (transformer le devis en commande, livrer la commande ou la demande de livraison).

- Si la gestion des signatures est activée pour la société, la valeur dépendra des règles de signatures et des signatures effectuées :

• - Si la valeur est à 'Non', cela signifie qu'aucune signature n'a été effectuée ou que les signatures déjà effectuées ont été annulées par un signataire.
• Si la valeur est à 'Partiellement', cela signifie qu'une partie seulement des signataires désignés par le circuit de signature ont signé le document.
• Si la valeur est à 'Totalement', cela signifie que tous les signataires désignés par le circuit de signature ont signé le document. Il pourra être édité et commandé (pour les devis) ou livré (pour les commandes et les demandes de livraison).
  Dans ces deux derniers cas, la modification de certains champs du document (voir liste dans la documentation sur les Règles de signatures (SQHSIG pour les devis, SOHSIG pour les commandes et SOCSIG pour les commandes ouvertes) peut réinitialiser le circuit des signatures et impacter la situation du document au regard des signatures.
  Dans le cas particulier d'une commande ouverte, le circuit des signatures n'est pas modifié dès lors qu'au moins une demande de livraison lui est associée.
• Si la valeur est 'Oui automatique', cela signifie que la gestion des signatures est facultative (paramètre APPSQH, APPSOH ou APPSOC) et qu'aucun circuit de signature n'a été déterminé pour ce document. Il est donc considéré comme signé et pourra être édité et commandé (pour les devis) ou livré (pour les commandes et les demandes de livraison).

Parmi les choix proposés :

• 'Bloqué' : l'état crédit du client est 'Bloqué' lorsque sur la fiche client on a indiqué que l'en-cours était bloqué,
• 'Dépassement d'en-cours' : l'état crédit du client est en 'Dépassement d'en-cours' lorsque le Total en-cours du client est supérieur à son En-cours autorisé.

Concernant l'allocation des demande de livraison associées à la commande ouverte, si vous décidez d'allouer une demande de livraison et que l'en-cours calculé du client est supérieur à l'en-cours autorisé, vous obtiendrez un message vous demandant confirmation (si le paramètre utilisateur SCDTUNL vous l'autorise).
Le cas échéant, vous ne pourrez pas allouer la demande de livraison et un message bloquant sera affiché.
Si l'en-cours du client est bloqué, les demandes de livraison associées à la commande ouverte ne pourront être allouées et de nouvelles commandes ouvertes pour ce client ne pourront être créées.

La valeur de ce champ (H.T. ou T.T.C.) est définie par le paramètre général SALPRITYP - Type prix/montant (chapitre TC, groupe INV).

Si le paramètre général NOTATI - Prix/Montant HT et TTC (chapitre TC, groupe INV) a pour valeur Non, vous ne pouvez pas modifier cette information.

Le type d'allocation (global/détaillé) est initialisé par la valeur du paramètre général ALLTYP -Type allocation (chapitre VEN, groupe SAL). Il est modifiable selon la transaction de saisie utilisée. Le type d'allocation précisé dans cet onglet sert de valeur par défaut pour les lignes de commandes qui seront saisies par la suite.

Cette information n'est plus modifiable dès lors qu'il existe des allocations sur la commande.

L'allocation globale réserve de la marchandise sans distinction en s'appuyant sur un cumul global, alors que l'allocation détaillée réserve précisément des objets de stock (lot, série...). Une commande peut être allouée depuis la commande : vous pouvez saisir la quantité à allouer en cliquant sur l'icône Actions de la ligne pour choisir des lignes de stock dans le cas d'une allocation détaillée, ou sur le bouton Allocation, ou utiliser les fonctions Allocation automatique ou Allocation par article.

Ce tableau permet de renseigner ou de visualiser les axes analytiques, en fonction du paramétrage de la transaction de saisie des commandes ouvertes.

Ce champ reprend l'intitulé de l'axe analytique.

Les sections analytiques sont initialisées conformément au paramétrage des Sections par défaut, associé à la gestion des commandes ouvertes. En fonction du paramétrage, elles restent modifiables.

Lorsqu'un axe analytique est utilisé pour le suivi de la gestion à l'affaire, toute modification du code affaire en en-tête de document entraîne la réinitialisation de ce code section, en utilisant le paramétrage des Sections par défaut. 

Particularités liées à l'inter-sociétés : Dans le cas d'une commande ouverte inter-sociétés ou inter-sites, le paramétrage du code sections par défaut SOR, permettra, le cas échéant, de transférer les sections analytiques, de certains axes, saisies en entête de commande ouverte d'achat.

Saisissez la désignation courte.

Par défaut, l'intitulé court, l'intitulé long ou l'en-tête de colonne d'une donnée est enregistré (en création/modification) dans la langue de connexion de l'utilisateur.
Vous pouvez les traduire dans une autre langue par l'intermédiaire de la fonction Traduction :

• Cliquez sur Traduction depuis l'icône Actions dans le champ concerné.
• Dans la fenêtre Traduction, ajoutez un nouveau code langue et la traduction dans cette langue.

Un utilisateur qui se connecte dans cette langue disposera de l’intitulé court, de l'intitulé long ou de l'en-tête de colonne dans sa langue de connexion si la traduction a été effectuée. Sinon, les intitulés seront disponibles dans la langue du dossier.

 La langue de connexion doit être définie comme langue par défaut dudossier.

Les valeurs sont relatives au pied de facturation. Ces informations peuvent provenir du paramétrage des éléments de pied de facture directement ou bien de la fiche du client concerné.
 Reportez-vous à la documentation des éléments de facturation pour plus de précisions.
Les valeurs des éléments de pied peuvent être modifiées. Les montants HT et TTC du document sont directement impactés par ces valeurs.
Particularités liées à l’inter-sociétés
Si la commande a été générée à partir d’une commande d’achat inter-sociétés ou inter-sites, et que le paramétrage inter-sociétés précise que les éléments de facturation sont issus des Achats, ceux-ci seront initialisés avec les valeurs renseignées sur la commande d’achat d’origine.

Le système précise si l’élément de facturation est un pourcentage ou un montant HT ou TTC.

Saisissez le code à utiliser pour remplacer le code de taxe SST par défaut de l'article ou de l'élément de facturation. Ce code taxe est reconnu par Sage Sales Tax et permet d'identifier les types de ligne à des fins fiscales. Ce champ est seulement disponible si le code d'activité LTA - Imposition locale est activé et si le paramètre USATAX - Utilisation Système de taxes a pour valeur Oui.

Dans le cas des éléments de facturation désignés comme remise sur document SST pour une société, vous ne pouvez pas supprimer la valeur du code de taxe SST du document.