Utilisez cette fonction pour gérer les retours de biens chez les fournisseurs. Vous pouvez notamment créer, modifier, supprimer, afficher et imprimer des retours.

Vous pouvez effectuer des retours fournisseurs liés à une ou plusieurs réceptions ou à des retours directs non liés à une réception, selon la valeur du paramètre PNHDIR - Retour fournisseur direct (chapitre ACH, groupe RET).

Prérequis

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Gestion de l'écran

La présentation de l'écran de saisie dépend du paramétrage de la transaction choisie.

Si une seule transaction a été paramétrée, aucun choix n'est proposé à l'entrée de la fonction. Dans le cas contraire une fenêtre s'ouvre pour présenter la liste des transactions susceptibles d'être utilisées (le choix peut également être restreint par code d'accès) . En fonction de la transaction choisie, la saisie manuelle du retour fournisseur se fait sur un écran composé d'un en-tête et d'un onglet permettant de saisir les articles à retourner.

Onglet Écran de saisie

Les lignes de retours peuvent être :

  • Issues d'une réception.
    Elles peuvent  initialisées automatiquement à partir des lignes de réceptions sélectionnées dans la fenêtre de picking. Elles peuvent également être  saisies manuellement. Dans ce cas, vous devez préciser manuellement le numéro de la réception et le numéro de la ligne concernée.
  • Directes
    Dans ce cas, vous devez saisir manuellement les informations nécessaires. 

Informations de stock

En création de ligne de retour, les informations de stock, paramétrables par transaction de saisie, vous permettent de saisir les caractéristiques  des marchandises à sortir lorsqu'elles sont connues et uniques (un seul numéro de lot par exemple). Dès que la ligne est saisie et que le stock est déterminé par le système, les informations de stock de la ligne de retour ne sont plus directement accessibles. Pour modifier les lignes de stock à sortir, utilisez l'action Sorties de stock accessible sur la ligne de retour.

Le stock est déterminé lorsque toutes les caractéristiques identifiant la ligne de stock ont été saisies sur la ligne de retour. Dès qu'une ambiguïté existe ou s'il manque une caractéristique de stock, le stock n'est pas déterminé et la fenêtre de détail stock s'ouvre automatiquement en fin de ligne.

Lorsque l'article à retourner ne possède aucune caractéristique de stock particulière si ce n'est les unités et le statut, l'algorithme d'allocation détaillée (s'appuyant sur la règle d'allocation du négoce et restreinte par la règle de sortie) est systématiquement déclenché en fin de ligne pour déterminer le stock à sortir en fonction de l'unité et du statut. Si le statut est saisi sur la ligne de retour, il est exploité comme filtre exclusif. Si aucune ligne de stock n'est trouvée dans ce statut, la fenêtre de détail s'ouvre alors automatiquement pour vous laisser décider du stock à sortir.

Lorsque les informations sont multiples pour une même caractéristique (par exemple plusieurs lots ou plusieurs numéros de série), ne saisissez rien en création de ligne de retour : vous devez saisir ces informations par l'intermédiaire de la fenêtre de détail Sorties stock accessible depuis l'icône Actions sur la ligne de retour ou lorsque cette fenêtre s'ouvre automatiquement en fin de saisie de ligne. Si vous saisissez une caractéristique du stock sur la ligne de retour, elle est exploitée comme filtre exclusif dans l'écran de détail des sorties de stock (c'est le cas du statut, du numéro de contenant, des numéros de lot et des numéros de série).

En fonction de la transaction de retour utilisée, différents modes de fonctionnement sont possibles. Un code mouvement pourra être associé aux transactions de retour à condition qu'un code mouvement particulier ait été défini pour les mouvements de type Retour réception au niveau des règles de sorties de stock de la catégorie de l'article. Un code mouvement particulier permet de définir des règles de sorties différentes pour certaines transactions notamment pour les statuts et sous-statuts autorisés et pour la gestion des lots périmés (les emplacements décrits par la règle de sortie ne sont exploités que par la fonction de proposition automatique disponible dans la fonction de détail des sorties de stock si la règle d'allocation du négoce exploite la notion d'emplacements).

Ainsi dans le cas d'un retour direct, toutes les lignes de stock correspondant aux règles de sorties peuvent potentiellement faire l'objet d'un retour.

Lorsque le retour est issu d'une réception et que la ligne de réception a été sélectionnée par la liste de picking, la quantité retournée proposée par défaut est égale à la quantité totale réceptionnée et les lignes de stock sont automatiquement sélectionnées en tenant compte des caractéristiques de stock saisies sur la ligne de réception (Unité, Coefficient entre l'unité et l'unité de stock, Emplacement, Contenant, Statut et Identifiants supplémentaires). Si l'article est géré en numéros de série ou en numéros de lot (et sous-lots), les critères précédents ne seront pas exploités. De fait, pour ce type d'articles, on proposera en retour les lignes de stocks mêmes si elles sont sur un autre emplacement ou dans un autre statut (en respectant la règle de sortie) car elles sont identifiées par leur caractéristique majeure.

Certaines lignes de stock pourront ne pas être automatiquement sélectionnées si elles dérogent à la règle de sortie définie pour le retour fournisseur (Sous-statuts autorisés et péremption du lot) ou si les caractéristiques de stock sont différentes de la réception d'origine. Dans ce cas, l'opérateur devra choisir manuellement la ou les lignes de stocks à sortir.

A l'issue de la saisie d'une ligne de retour, plusieurs situations sont possibles. Elles sont matérialisées, par défaut, par le codes couleur suivants, déterminés par des Styles de présentation :

  • L'article de la ligne de retour s'affiche en rouge (code AWARNHIGH).
    Les lignes de stock à sortir n'ont pas été complètement déterminées. Vous pouvez éventuellement accéder aux informations de stock de la ligne de retour ou accéder au détail des lignes à sortir par la fonction Sorties stock accessible depuis l'icône Actions. Tant qu'une ligne est dans cette situation, il est impossible de créer ou d'enregistrer le retour.
  • L'article de la ligne de retour s'affiche en bleu (code AWARNLOW).
    Les lignes de stock à sortir n'ont pas été complètement déterminées, mais le reliquat a été enregistré comme manquant (cela n'est possible que pour les articles autorisant le stock négatif). Vous ne pouvez pas accéder directement aux informations de stock de la ligne de retour, vous devez passer par la fenêtre de détail pour modifier le stock à sortir.
  • L'article de la ligne de retour s'affiche en noir .
    Le stock à sortir a été correctement déterminé. Vous ne pouvez pas accéder directement aux informations de stock de la ligne de retour, vous devez passer par la fenêtre de détail pour modifier le stock à sortir.

Si pour une ligne de retour, il existe un sous-détail de stock (plusieurs lignes de stock choisies), la présence de ce sous-détail est matérialisé par le sigle $ dans la ou les colonnes caractérisant le stock ayant un sous-détail (par exemple un $ dans la colonne lot signifie que plusieurs numéros de lots sont associés à la ligne de retour).

Lorsque le retour est créé ou enregistré, les lignes de stock sélectionnées sont allouées en détaillé au titre du retour. Les manquants constatés vont quant à eux générer des allocations en rupture avec des informations de stock éventuelles si celles-ci ont été saisies dans l'écran de détail stock (Numéro de lot…).

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BONPRERET : Bons de préparation de retour

  BONRET2 : Bons de retour pied fixe

  PRETURNE : Liste des retours achat

  PRETURNL : Liste retours d'achat détail

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Ce paramétrage s'effectue au niveau de la Personnalisation de l'objet en cours, en lui associant soit un code état, soit un code impression.
Il est possible d'affiner ce paramétrage :

  • En indiquant un état particulier au niveau de la transaction de saisie. Si cet état correspond à un code impression, la liste des états associés à ce code impression est également proposée.
    L'état renseigné au niveau de la transaction de saisie ainsi que les états associés au code impression sont proposés automatiquement uniquement en mode création.
  • A un niveau plus fin, en associant au tiers, un modèle d'édition indiquant l'état à utiliser en priorité pour l'impression de chacun des documents, ainsi que le nombre de copies attendu.
    SEEINFOSi le nombre de copies n'est pas renseigné ou si aucun modèle d'impression n'est associé au tiers, c'est le nombre de copies défini pour l'imprimante de Destination qui est pris compte ; si le nombre de copies n'est pas renseigné sur l'imprimante de destination, alors par défaut, une seule copie est imprimée.

Actions spécifiques

Compléments

Cliquez sur cette action  pour accéder à différents types d'informations relatifs à l'expédition du retour fournisseur. Les informations accessibles par cette fonction sont :

  • Le fournisseur facturant.
    Indiquez le fournisseur pour lequel un avoir est attendu, si le retour doit faire l'objet d'un avoir. Par défaut il s'agit du fournisseur facturant associé au fournisseur concerné par le retour.
    Cliquez sur l'icône Sélection pour choisir un autre fournisseur, le cas échéant.
    Vous pouvez également cliquez sur l'icône Aller à pour accéder à la table des fournisseurs, si vos habilitations vous le permettent.
  • Le fournisseur Payé
    Indiquez le fournisseur pour lequel un avoir est attendu si le retour doit faire l'objet d'un avoir. Par défaut il s'agit du tiers payé associé au fournisseur concerné par le retour.
    Cliquez sur l'icône Sélection pour choisir un autre tiers le cas échéant.
    Vous pouvez également cliquez sur l'icône Aller à pour accéder à la table des tiers, si vos habilitations vous le permettent.
  • Le mode de livraison
    Il est initialisé par le mode de livraison du fournisseur concerné par le retour.
    Cliquez sur l'icône Sélection pour choisir un autre mode de livraison. Vous pouvez également cliquez sur l'icône Aller à pour accéder à la table des modes de livraison, si vos habilitations vous le permettent.
  • Le transporteur en charge du retour.
    Il est initialisé par le transporteur du fournisseur concerné par le retour.
    Cliquez sur l'icône Sélection pour choisir un autre transporteur.
    Vous pouvez également cliquez sur l'icône Aller à pour accéder à la table des transporteurs, si vos habilitations vous le permettent.
  • Unité de poids
    L'unité de poids est initialisée par la première unité de poids rencontrée sur les lignes du retour.  
    Cliquez sur l'icône Sélection pour choisir une autre unité de poids. Vous pouvez également cliquez sur l'icône Aller à pour accéder à la table des unités, si vos habilitations vous le permettent.
    Si vous modifiez l'unité de poids, vous devez convertir manuellement les poids brut et net dans cette nouvelle unité.
  • Le poids brut et le poids net. 
    Ces valeurs sont exprimées dans l'unité de poids décrite précédemment. Ces informations seront alimentées par les différents poids constatés sur les différentes lignes du retour. Tous les poids des différentes lignes seront convertis dans l'unité de poids. Vous pouvez modifier les poids nets et bruts manuellement pour ajouter le poids lié au conditionnement, etc. S'il est ensuite nécessaire de modifier les lignes de retour, les modifications effectuées manuellement sont alors prises en compte.
  • Volume et unité de volume.
    Vous devez saisir ces deux informations. Elles concernent le volume global des marchandises retournées.
  • Observations. 
    Utilisez cette zone de texte interne pour renseigner des commentaires relatifs au retour.
  • Informations transport.
    Ces champs fournissent des informations relatives au transport, telles que l'immatriculation du camion, la date et l'heure d'arrivée/départ, le numéro de bon transport, le numéro de remorque/scellé, ainsi que le code SCAC et le numéro progressif (PRO), le cas échéant.

Bloc numéro 1

Code contrôlé dans la table des Modes de livraison et permettant de définir les informations relatives au transport et à la livraison.

Initialisé par défaut par le code fournisseur facturant du fournisseur saisi en entête. Ce fournisseur peut être un autre fournisseur choisi dans la table des fournisseurs mais il faut que les deux fournisseurs aient la même structure tarif.

  • champ BPAINV

Utilisez ce champ pour indiquer un code d'adresse de facturation pour le fournisseur facturant.
Le code adresse est obligatoirement lié à une adresse paramétrée dans l'onglet 'Adresse' de la fiche courante.
En saisie de facture, le code adresse du tiers facturant sera initialisé avec ce code.

Tiers payé : Cette zone contient le numéro du fournisseur à qui l'on règle la facture. Elle est initialisée par défaut avec le numéro du fournisseur payé provenant de la fiche fournisseur ou en cas de champ non renseigné par le fournisseur facturant saisi précédemment.


  • champ BPAPAY

Zone permettant d'indiquer un code adresse de paiement pour le fournisseur payé.
Le code adresse est obligatoirement lié à une adresse paramétrée dans l'onglet "Adresse" de la fiche du tiers payé.
En saisies de facture et de paiement, le code adresse du tiers payé sera initialisé avec ce code.

Ce champ indique le code identifiant le Transporteur en charge de l’acheminement de la marchandise.

  • Poids brut (champ TOTGROWEI)

Poids brut

Unité de poids.

  • Poids net (champ TOTNETWEI)

Poids net

  • Volume (champ TOTVOL)

Volume

Code de l'unité dans laquelle est exprimé le volume de l'emballage.
Cette unité a été préalablement définie dans la table des Unités.

Observations

  • champ REM

Observations ou remarques.

Transport

  • Immatriculation (champ LICPLATER)

Numéro d'immatriculation du véhicule qui achemine la marchandise.

  • Immat remorque (champ TRLLICPLAT)

Saisissez le numéro d'immatriculation de la remorque.

  • Date départ (champ DPEDATR)

Affiche la date de départ pour cette livraison ou ce retour.
  • Heure départ (champ ETDR)

Heure de départ de la livraison.

  • Date arrivée (champ ARVDATR)

Affiche la date d'arrivée pour cette livraison ou ce retour.

  • Heure arrivée (champ ETAR)

Heure d'arrivée de la livraison.


Document manuel

  • Document manuel (champ MANDOCR)

Si le web service est indisponible, la note de transport doit être communiquée via un document papier mentionnant le numéro du document papier et le numéro de système interne. Cette communication doit être effectuée directement dans le portail AT.

Ce champ doit contenir une barre oblique (/) pour séparer le numéro séquentiel de la série (à gauche) du numéro séquentiel lui-même (à droite). Ceci est requis pour toutes les notes de transport avec documents manuels.


Communication

  • Code AT (champ ATDTCODR)

Ce champ affiche le code AT de la note de transport transmise par l'autorité fiscale.

Ce champ s'alimente automatiquement lorsque vous communiquer via le web service.
Si vous communiquez le transport via un document manuel, vous devez saisir le code pour l'autorité fiscale manuellement.

Bon de transport

  • Numéro BT (champ BOLNUM)

Ce champ affiche le numéro de bon de transport de cette livraison.

  • Numéro remorque/scellé (champ TRAILER)

Ce champ affiche le numéro de remorque ou de scellé figurant sur le bon de transport.

  • Code SCAC (champ SCAC)

Ce champ affiche le code SCAC (Standard Carrier Alpha Code) du bon de transport. Ce champ est seulement disponible si le code d'activité KUS - Localisation USA et le paramètre USABOL - Bon de transport (chapitre LOC, groupe USA) ont pour valeur 'Oui'.

Le code SCAC est un code unique servant à identifier les compagnies de transport.

  • Numéro progressif (champ PRONUM)

Ce champ affiche le numéro progressif figurant sur le bon de transport. Ce champ est seulement disponible si le code d'activité KUS - Localisation USA et le paramètre USABOL - Bon de transport (chapitre LOC, groupe USA) ont pour valeur 'Oui'.

Le numéro progressif est un numéro de suivi. Il est utilisé par certains transporteurs pour suivre la progression de chaque expédition.

Validation

Cliquez sur cette action pour valider le retour.

Barre de menus

Messages d'erreur

Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :

Aucun compteur n'est affecté à ce document

Ce message apparaît lorsque l'affectation des compteurs pour le module Achats n'a pas été effectuée. Pour remédier à ce problème, vérifiez que les compteurs nécessaires existent bien (si ce n'est pas le cas, créez-les) puis affectez-les aux différents documents à l'aide de la fonction appropriée.

XXX Problème lors de la récupération du compteur

Ce message apparaît en création lorsque la lecture du compteur spécifié est invalide et que le système n'a pas été capable de récupérer un compteur.

Période indéfinie ou traitement interdit à cette date

Ce message apparaît en contrôle de la date de retour si celle-ci se trouve dans une période ou la mise à jour est interdite ou si la période l'incluant n'est pas définie.

La quantité à retourner dépasse le maximum autorisé : xxx

En création comme en modification de lignes, une quantité maximum à retourner (xxx) est calculée. Cette quantité maximum est égale, pour un retour lié à une réception, à la quantité réceptionnée moins la quantité déjà retournée pour un article géré en stock et à la quantité en litige sur la ligne réceptionnée moins la quantité déjà retournée pour un article non géré en stock (voir paramètre Retour sur statut "A" (chapitre ACH, groupe RET)).

Lorsque le retour fournisseur est un retour direct, la quantité maximum pouvant être retournée est la quantité en stock déterminée par la règle de sortie définie sur la catégorie de l'article (quantité en stock dans les grandes familles de statuts autorisés). Il est possible d'avoir différentes règles de sorties pour les retours fournisseur, dans ce cas c'est la règle de sortie identifiée par le code mouvement précisé sur la transaction de retour qui est exploitée.

Ce message apparaît si la quantité saisie dépasse ce maximum autorisé.

Article non géré par l'acheteur

Ce message apparaît après la saisie d'un article si le filtre par acheteur est actif (voir paramètre Filtre par acheteur (chapitre ACH, groupe AUZ)) et que l'article en question n'est pas géré par l'acheteur saisi en en-tête de retour.

Fiche déjà existante

Ce message apparaît si le mode d'attribution du numéro de pièce est manuel et que le numéro saisi existe déjà.

Fiche inexistante

Ce message apparaît en contrôle de toutes les informations associées à une table si la valeur saisie n'existe pas (site, acheteur, fournisseur…)

Vous avez déjà sélectionné cette ligne de réception

Ce message apparaît après la saisie d'une ligne de réception si cette ligne est déjà présente dans le tableau.

Il existe déjà un retour non validé sur cette ligne de réception

Ce message apparaît si un retour non validé existe sur la même ligne de réception.

Tables mises en œuvre

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