Utilisez cette fonction pour créer, consulter, modifier ou supprimer des réceptions.
Les réceptions peuvent être directes (voir paramètre PTHDIR - Réception directe) ou liées à un des éléments suivants :

  • une commande,
  • une commande ouverte,
  • une expédition de commandes,
  • une expédition de conteneurs,
  • une pré-réception de commandes,
  • une livraison de vente dans le cas d'une réception inter-sites ou inter-sociétés.

Les réceptions sont accessibles à partir des menus Achats ou Stocks.

Pour un site et un fournisseur donnés, cette fonction vous permet de réceptionner un ensemble de commandes, en totalité ou partiellement, pour un nombre d'articles réceptionnés et/ou de quantités réceptionnées.

Si les articles sont gérés en stock, vous avez la possibilité de préciser toutes les informations relatives à la gestion de stock. S'ils sont gérés par emplacement, vous pouvez préciser uniquement une partie des informations en effectuant une réception administrative de type quai. Les informations de stock restantes pourront alors être précisées par l'intermédiaire du Plan de rangement au moment de leur rangement dans les stocks de masse.

Dans toutes les cas, la création d'une réception déclenche une entrée en stock, pour les articles gérés en stock, et une mise à jour des cumuls en quantité et en valeur.

Cette fonction est directement liée à la fonctionnalité des Non-conformités. Si le processus d'entrée en stock prévoit l'envoi de notifications à l'équipe Qualité en cas de non-conformité, vous pouvez déclarer un incident de non-conformité directement depuis cette fonction. Par exemple, vous recevez un composant d'un fournisseur non conforme aux spécifications, ou un produit défectueux.

L'envoi de notifications en temps réel sur la non-conformité peut être déterminant pour votre gestion de la conformité.

SEEREFERTTO Une fonction Réceptions est également disponible en mode VT. Accessible depuis un terminal portable, elle permet de créer des réceptions fournisseur, de générer les bordereaux et de lancer automatiquement l'impression des étiquettes.

Prérequis

SEEREFERTTO Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre

Gestion de l'écran

Cette fonction est personnalisée selon les besoins de votre organisation et vos process. La transaction que vous sélectionnez détermine comment saisir les informations et comment elles seront affichées et imprimées.

Si une seule transaction a été paramétrée, l'écran de saisie par défaut s'affiche. La fonction Réceptions contient une section d'en-tête et trois sections spécifiques.

En-tête

Onglet Lignes

Lignes des réceptions

Les lignes de réceptions peuvent être issues d'une commande, d'une demande de livraison ou d'une livraison inter-sites / inter-sociétés et :

Etre initialisées automatiquement à partir des lignes de commandes sélectionnées dans la fenêtre de picking.

Etre initialisées automatiquement à partir des lignes de livraisons sélectionnées dans la fenêtre de picking.

Etre saisies manuellement. Dans ce cas, il sera nécessaire de préciser manuellement le numéro de la commande et le numéro de la ligne concernée.

Les lignes de réceptions peuvent être directes. Dans ce cas, vous devez saisir manuellement les informations nécessaires.

Vous ne pouvez pas ajouter de ligne supplémentaire, ni modifier les lignes ayant un impact sur la répartition des éléments de facturation, dans les cas suivants :

  • une des lignes de la réception est partiellement facturée (directement ou par le biais d'une facture de commande),
  • une ligne est liée à une facture complémentaire.

Vous ne pouvez pas supprimer directement une ligne de réception portant sur un article en cours d'inventaire. Vous devez effectuer la suppression depuis l'action Modification entrées.

Soumis à contrôle qualité

Cette information n'est pas accessible. Elle précise si le statut de l'article peut être dans un autre statut que le statut à contrôler. La gestion du contrôle qualité peut prendre le pas sur la règle de gestion associée au type de mouvement Réception fournisseur définie pour la catégorie de l'article.

Cette information peut prendre une des trois valeurs suivantes :

Pas de contrôle : dans ce cas, les statuts autorisés et la valeur de statut proposée par défaut dépendent de la règle de gestion de stock associée au type de mouvement 'Réception fournisseur'.

Contrôle non modifiable : dans ce cas, les seuls statuts autorisés seront ceux appartenant à la famille des statuts à contrôler. La règle de gestion ne sera utilisée que si elle définie des sous-statuts de la famille des statuts à contrôler et le statut par défaut sera utilisé s'il correspond à un statut à contrôler. Dans le cas contraire c'est le statut Q qui sera proposé par défaut.

Contrôle modifiable : dans ce cas, tous les statuts autorisés par la règle de gestion de stock associée au type de mouvement 'Réception fournisseur' peuvent être choisis. Par contre, la valeur proposée par défaut sera en statut à contrôler. Si le statut par défaut de la règle de gestion ne correspond pas à un statut à contrôler, c'est le statut Q qui sera proposé par défaut.

Une demande d'analyse ne sera générée que si la règle de gestion définie la génération de demandes d 'analyses lors de la réception d'articles en statuts Q*.

Cette information est initialisée de la manière suivante :

Si une fiche Article-fournisseur existe pour l'article à réceptionner, alors cette information est initialisée par la valeur saisie sur cette fiche.

S'il n'existe pas de fiche Article-fournisseur pour l'article à réceptionner, alors on prendra la valeur définie pour l'article au niveau de la section Gestion de la fiche article (Bloc Qualité).

Particularité concernant les réceptions issues d'une commande :  au niveau de la ligne de commande on a la possibilité de modifier la règle de soumission à contrôle, si la règle Article-fournisseur ou Article est différente de la valeur 'Contrôle non modifiable'. Dans ce cas, on reprendra la valeur saisie sur la ligne de commande.

Informations de stock

En fonction de la configuration de l'article, certaines caractéristiques de stock seront à préciser. Ces caractéristiques sont les suivantes :

Le Statut. Il s'agit du statut de qualité de l'article.

Le type d'emplacement et l'emplacement si l'article est géré par emplacements.

Le lot interne.

Le nombre de Sous-lot et le numéro de Sous-lot. Le Sous-lot fin est calculé si plusieurs Sous-lots sont précisés et s'ils sont consécutifs (cette information n'est pas modifiable).

Le lot fournisseur.

Le numéro de Série si l'article est sérialisé. Le numéro de Série fin si plusieurs numéros de série sont réceptionnés et qu'ils sont consécutifs (cette information n'est pas modifiable).

Le prix de l'ordre. Il s'agit de la valeur de stock attribuée au mouvement de réception.

La désignation du mouvement. Il s'agit d'une description qui sera inscrite dans le journal des stocks.

En fin de ligne de réception, une fenêtre de saisie du détail stock pourra s'ouvrir automatiquement si toutes les informations de stock n'ont pas été saisies ou initialisées. Il faut saisir ces informations dans cet écran de détail.

Outre les caractéristiques de stock de l'article, un certain nombre de règles régissent les entrées de stock. Pour une réception fournisseur ces règles peuvent être décrites de manière générales, voir Règles de gestion de stock,  pour la rubrique Réception fournisseur. Ces règles peuvent également être affinées par Catégories d'articles ou par Catégories d'articles déclinées par sites. Une règle d'entrée de stock sur réception pourra également, si nécessaire, être définie par Catégories d'articles pour une typologie de mouvement (voir définition du code mouvement sur le paramétrage des transactions de Réceptions).

Différents cas sont à considérer en fonction qu'il s'agit d'une réception directe ou d'une réception de commande ou d'une réception ayant pour origine une ligne de livraison inter-sites ou inter-sociétés.

Réception directe ou réception issue d'une commande :

Dans le cas d'une réception directe ou issue d'une commande, certaines informations seront initialisées automatiquement et d'autres devront être saisies manuellement.

Le type d'emplacement et l'emplacement : si l'article est géré par emplacement, un emplacement par défaut pourra être initialisé en fonction de la règle de gestion attribuée au type de mouvement Réception fournisseur et en fonction des emplacements paramétrés sur la fiche Article/site. La sémantique identifiant une catégorie d'emplacement permet d'y associer sur la fiche Article/site un type d'emplacement et un emplacement éventuel. Le type d'emplacement et l'emplacement définis sur la fiche Article/site peuvent faire référence à un groupe de types d'emplacements et/ou d'emplacements si des jokers ( ?,*) sont utilisés dans leur définition (voir Types d'emplacements et Article/Site). Dans le cas de certaines typologies d'emplacements leur affectation dépendra également de leur disponibilité ou de leur capacité (gestion de remplissage). Ces informations pourront être éventuellement modifiées si nécessaire.

Lorsqu'un dépôt est renseigné, seul un emplacement rattaché au dépôt saisi peut être renseigné.

Si la transaction de réception le permet, un emplacement de type quai pourra être saisi en en-tête de réception. Si tel est le cas, ce sera cet emplacement qui sera systématiquement proposé par défaut. Les emplacements de type quai ne sont pas proposés en sélection si la transaction de retour ne spécifie pas les réceptions à quai.

Dans certains cas, on pourra intentionnellement ne pas saisir de type d'emplacement et/ou d'emplacement car la marchandise à réceptionner va être répartie sur différents emplacements de stockage. On saisira alors cette répartition dans la fenêtre de détail stock. Si un '$' apparaît dans ces zones en fin de saisie, cela signifie que différents types d'emplacements et/ou emplacements ont été attribués et qu'il existe un sous-détail de lignes de stock.

A partir du champ Type d'emplacement, vous pouvez utiliser le bouton contextuel pour :

Sélectionner un type d'emplacement.

Accéder par tunnel à la table des types d'emplacements si les habilitations utilisateur le permettent.

A partir du champ Emplacement, vous pouvez utiliser le bouton contextuel pour :

Sélectionner un emplacement.

Accéder par tunnel à la table des emplacements si les habilitations utilisateur le permettent.

Accéder par tunnel à la consultation Occupation des emplacements si les habilitations utilisateur le permettent.

accéder par tunnel à la consultation des Emplacements dédiés pour l'article en cours de saisie si les habilitations utilisateur le permettent.

Le Lot : Si l'article est géré par lot, différents cas sont envisageables en fonction de la règle de gestion des lots associée au mouvement de type Réception fournisseur et en fonction de la règle de gestion des lots de l'article.

Si un article n'est pas géré par lot, les colonnes Lot et Lot fournisseur sont inaccessibles.

Si un article est géré en lot obligatoire ou facultatif, l'accès à la zone lot dépend d'une part du paramétrage de la transaction de réception utilisée, mais également de la règle de gestion Réception fournisseur définie dans la catégorie de l'article ou dans les règles de gestion de stock.

En effet, on pourra préciser à ce niveau que le lot ne sera pas saisi, que sa saisie est libre ou que le lot peut être saisi à condition qu'il s'agisse d'un nouveau lot.

Par ailleurs, il sera possible d'attribuer au lot une valeur par défaut. Dans ce cas plusieurs choix sont également offerts. Ne jamais initialiser le lot ou initialiser le lot avec le numéro du document (l'initialisation avec le numéro de document n'est pas visible en cours de saisie si le numéro de réception est attribué automatiquement à la création, elle correspond à la valeur vide). Si l'on ne met pas un numéro de lot dans la zone lot, le numéro de document sera inscrit dans le lot à l'enregistrement de la réception. On pourra également choisir d'initialiser le lot interne avec le lot fournisseur saisi précédemment.

A l'issue de la saisie, si aucun numéro de lot n'a été renseigné, plusieurs cas peuvent se présenter: Soit la règle de gestion du mouvement attribue le numéro de document, soit le système va utiliser le compteur de lot de l'article pour attribuer un nouveau numéro de lot. Si aucun compteur de lot n'a été spécifié sur l'article et que le lot est obligatoire, alors un message bloquant sera retourné à l'utilisateur.

Cas particulier des articles gérés en lot facultatif : Ce type d'article autorise la saisie de lot blanc. Dans ce cas, il faut le préciser en saisie sur la zone lot en appelant la fonction accessible en clic droit dans ce contexte Lot blanc. A ce moment, à l'enregistrement du document, les compteurs ou le numéro de document ne seront pas utilisés. Ce mode de gestion est donc incompatible avec une règle de gestion n'autorisant pas la saisie du numéro de lot interne.

Le tableau, ci-dessous, récapitule l'impact du paramétrage de la règle de gestion sur le type de mouvement Réception fournisseur en gestion de lot obligatoire lors de la saisie d'une réception directe ou issue d'une ligne de commande. Dans le cas du lot facultatif, on disposera d'une fonction supplémentaire en clic droit sur la zone lot permettant de spécifier que l'on souhaite enregistrer un lot blanc.

Saisie lot

Non

Libre

Nouveau lot

Lot par défaut

Aucun

Pas de saisie à la ligne ou dans la fenêtre de détail stock.

Attribution automatique selon compteur.

Sélection sur tous les lots.

Fonction Info lot

Pas d'initialisation.

On peut saisir ce que l'on veut.

Fonction Numéro compteur lot suivant.

Si lot non renseigné attribution automatique selon compteur.

Pas de sélection.

Fonction Info lot

Pas d'initialisation.

On peut saisir ce que l'on veut. Mais contrôle sur existence d'un lot.

Fonction Numéro compteur lot suivant.

Si lot non renseigné attribution automatique selon compteur

Numéro de pièce

Pas de saisie à la ligne ou en détail.

Attribution automatique selon N° document.

Sélection sur tous les lots.

Fonction Info lot

Pas d'initialisation si compteur réception automatique.

On peut saisir ce que l'on veut.

Fonction Numéro compteur lot suivant.

Si lot non renseigné attribution N° document.

Pas de sélection.

Fonction Info lot

Pas d'initialisation si compteur retour automatique.

On peut saisir ce que l'on veut. Mais contrôle sur existence d'un lot.

Fonction Numéro compteur lot suivant.

Si lot non renseigné attribution N° document.

Lot fournisseur

Pas de saisie à la ligne ou dans la fenêtre de détail stock.

Attribution automatique du code lot fournisseur dans la zone lot

Sélection sur tous les lots.

Fonction Info Lot.

Initialisation avec le lot fournisseur.

On peut saisir ce que l'on veut.

Fonction Numéro compteur lot suivant.

Si lot non renseigné attribution automatique selon compteur.

Pas de sélection.

Fonction Info Lot.

Initialisation avec le lot fournisseur.

On peut saisir ce que l'on veut. Mais contrôle sur existence d'un lot.

Fonction Numéro compteur lot suivant.

Si lot non renseigné attribution automatique selon compteur.

A partir de ce champ, on a la possibilité en clic droit de :

Sélectionner un numéro de lot parmi la liste des lots déclarés sur le site. Si l'article est géré par lot et sous-lot, les sous-lots apparaîtront également dans la fenêtre de sélection. Le choix d'un lot et d'un sous-lot servira à alimenter les zones lot et sous-lot.

D'identifier la manière dont sera calculé le lot, lorsque celui-ci n'est pas attribué, par la fonction Info lot (Lot blanc, Compteur de lot ou numéro de document).

Il est par ailleurs possible d'entrer sur une même ligne de réception plusieurs lots différents. Il faut pour cela détailler la ligne dans la fenêtre Saisie détail des quantités. Cette fenêtre s'ouvre automatiquement s'il manque des informations de stock en fin de saisie de ligne. Dans le cas contraire, il faut l'ouvrir par bouton droit à la ligne de réception. Si une ligne d'entrée est ventilée sur plusieurs lots différents, la zone correspondante de la ligne de document est chargée par le caractère $.

Les numéros de série : Si l'article est géré par numéros de série en entrée/sortie, il faudra obligatoirement renseigner, avant d'enregistrer la réception, un ou plusieurs numéros de série en fonction de la quantité réceptionnée (cette saisie n'est obligatoire que dans la fenêtre de détail stock). Un contrôle sera effectué pour vérifier que le numéro saisi n'est pas déjà en stock (un numéro de série étant considéré comme unitaire et non fractionnable).

Lorsque plusieurs numéros de série sont réceptionnés, le numéro de fin contiendra le dernier numéro de la série. A condition que les numéros soient consécutifs. Sinon un $ sera affiché dans les deux champs pour spécifier que les numéros réceptionnés ne sont pas consécutifs. Il conviendra d'accéder à la fenêtre de détail stock pour visualiser l'ensemble des numéros de série.

A partir de ce champ, on a la possibilité en clic droit de sélectionner les numéros de série connus par le système et n'étant plus stock (cette fonction est également disponible pour les numéros de série gérés en sortie uniquement).

Réception issue d'une livraison inter-sites :

Dans le cas d'une réception issue d'une livraison inter-sites, la majorité des informations seront initialisées automatiquement à partir des informations de stock de la ligne du document d'origine, d'autres devront être saisies manuellement ou seront initialisées en fonction du paramétrage associé au mouvement d'entrée de type Réception fournisseur.

Le type d'emplacement et l' emplacement : le fonctionnement est identique à celui des réceptions directes ou issues d'une commande.

Le lot interne : Cette information ne sera pas accessible dans ce contexte sur la ligne de réception. Si la réception concerne une livraison ne référençant qu'un seul numéro de lot, celui-ci sera affiché sur la ligne. Si le document d'origine, référence plusieurs numéro de lots le sigle $ sera affiché dans la zone lot. Si la livraison est multi-lots, et que la réception ne concerne qu'une partie de la livraison le choix du lot se fera au travers de l'écran de détail stock (en supprimant les lignes inutiles). Mêmes remarques concernant la gestion des numéros de sous-lot.

Le numéro de série : Cette information ne sera pas accessible dans ce contexte sur la ligne de réception. Si les numéros de série de la ligne de livraison sont consécutifs ils seront affichés sur la ligne de réception. Dans le cas contraire, le sigle $ sera affiché dans les deux zones pour signaler que les numéros réceptionnés sont disjoints. Si le document d'origine contient plusieurs numéros de série et que le réception ne concerne qu'une partie de ces numéros, il faudra accéder à la fenêtre de détail stock pour choisir les numéros requis. Seuls les numéros de série de la ligne de livraison d'origine pourront être choisis. La fenêtre de sélection des numéros de série ne proposera que les numéros de série de la ligne de document d'origine.

Note concernant la cinématique de saisie en création de réception :

Lors que l'on crée une ligne de réception en sélectionnant une ligne de livraison et que plusieurs lignes de détail stock sont générées, les informations de stock ne pourront être modifiées que par l'intermédiaire de la fenêtre de Détail Stock. Même remarque pour la modification d'une ligne de réception directe ou issue d'une commande (tant que la réception n'a pas été créée). Seules les informations suivantes restent accessibles : Unité, Quantité, Coefficient, Prix unitaire de l'ordre et Désignation du mouvement.

Lorsqu'une seule ligne de détail stock existe, les informations restent modifiables à la ligne de réception pour une réception directe ou issue d'une commande. Pour une réception ayant pour origine une livraison seules les informations concernant le Statut, le Type d'emplacement, L'emplacement, le Prix unitaire de l'ordre et la Désignation du mouvement seront modifiables.

Si l'on modifie la quantité sur la ligne de réception et qu'il existe plusieurs lignes de détail stock, alors la fenêtre de détail s'ouvrira automatiquement pour permettre de choisir la ou les lignes impactées par cette modification.

Si l'on augmente la quantité sur la ligne de réception et qu'il n'existe qu'une ligne de détail stock, alors la fenêtre de détail s'ouvrira automatiquement pour permettre de spécifier que la quantité supplémentaire concerne la même ligne de détail ou une autre ligne de détail.

Si l'on diminue la quantité sur la ligne de réception et qu'il n'existe qu'une seule ligne de détail, la fenêtre de stock ne s'ouvrira pas.

Lorsque vous créez une ligne de réception de sous-traitance avec ou sans OF, si la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité commandée pour l'article lancé et réceptionné, ou pour les matières consommées liées à l'article sous-traité, vous devez identifier manuellement les lignes de matières consommées. Cliquez sur Sorties ordre ss-trait depuis l'icône Actions pour afficher les lignes de stock. Cliquez ensuite sur l'icône Actions au niveau des lignes liées à la réception et Saisie détail quantités pour indiquer la quantité effectivement consommée.
Une fois la réception enregistrée, les informations de stock et la quantité réceptionnée ne sont pas modifiables pour un article lancé et réceptionné, ni pour les matières consommées au titre de l'article sous-traité. Si vous souhaitez modifier ces informations ou la quantité, vous devez supprimer la réception et la recréer.

Note concernant la gestion des coefficients et des unités de réception :

Lorsque la réception à pour origine une livraison, les unités utilisées pour effectuer le mouvement de stock seront par défaut celles de la livraison. Ainsi si une expédition avait pour unité de vente un Carton, mais que le mouvement de stock associé s'est fait en unité, l'unité utilisée par défaut pour faire l'entrée en stock sera l'unité. L'unité de la ligne de réception sera quant à elle égale à l'unité de la ligne d'expédition (à condition que cette unité soit définie pour les achats).

Il est possible de modifier le coefficient de conversion entre l'unité de réception et l'unité de stock. Si cette modification a lieu non pas sur la ligne de réception, mais dans la fenêtre de détail stock, la modification du coefficient sera répercutée sur la ligne de réception. Sauf si dans la fenêtre de détail stock d'autres unités sont utilisées ou si des lignes avec des coefficients différents sont saisis et que la quantité saisie ne correspond pas à la quantité de la ligne de réception. Dans ce cas l'unité de la ligne de réception sera remplacée par l'unité de stock pour assurer une conversion avec les unités utilisées pour faire l'entrée en stock.

Note concernant la réception de livraisons ayant des manquants :

Il ne sera pas possible de faire une réception sur une ligne de livraison ne contenant que des articles manquants. Il faudra au préalable renseigner les informations de stock sur la livraison d'origine. Un message sera affiché pour signaler le problème.

Si la réception concerne une ligne de livraison contenant des manquants et des lignes de stock identifiées, seules les quantités correspondant au lignes de stock identifiées seront proposées sur la ligne de réception. Il ne sera alors pas possible de modifier la quantité réceptionnée au delà des quantités identifiées lors de la sortie d'origine. Si la réception concerne une livraison avec un conditionnement ne pouvant être décimalisée, l'unité proposée sera alors l'unité de stock.

Solder

Cette information n'est accessible que lorsque la ligne de réception concerne une ligne de commande ou une demande de livraison et lorsque le paramètre POHCLE l'autorise. Cette information permet de solder le reliquat à recevoir sur la ligne de commande concernée.

Si la réception est issue d'une demande de livraison et que l'on réceptionne partiellement la demande, celle-ci sera automatiquement splittée et la nouvelle demande générée sera ou non soldée en fonction de la valeur de solde renseignée sur la ligne de réception.

Remises et Frais

Les différents champs remises et frais qui apparaissent au niveau de chaque ligne de réception sont déterminés via le code structure associé au fournisseur dans la fiche de ce dernier. Les valeurs contenues dans ces champs proviennent de la recherche tarif et peuvent être modifiées si le motif associé le permet (ou si la valeur de motif donnée au paramètre >UPDPRIPUR le permet).

Le bouton contextuel permet de visualiser l'ensemble des motifs associés aux prix et remises et de modifier, le cas échéant, les motifs affectés à chacune des colonnes.

Prix unitaire de l'ordre

Il s'agit du montant unitaire par unité de stock pouvant être utilisé pour valoriser le stock (si la méthode de valorisation pour une réception fournisseur est Prix Ordre). La méthode de valorisation des stocks est définie par catégorie d'article ou par catégorie d'article en fonction d'un site de stockage.

Elle pourra être paramétrée par typologie de mouvement. Cette information pourra être modifiée manuellement le cas échéant si la transaction l'autorise. Cette information pourra également être visualisée dans la fenêtre de détail stock.

Le prix de l'ordre est initialisé de la manière suivante :

Si la ligne de réception ne concerne pas une livraison inter-sites (les livraisons inter-sociétés sont calculées de cette manière) alors le prix de l'ordre est égal au prix net de la ligne de livraison converti dans la devise de la société en utilisant comme date de cours la date définie par le paramètre PTHCURDAT et comme type de cours le type de cours en en-tête de la réception.

Si la ligne de réception a pour origine une ligne de livraison inter-sites, alors le prix de l'ordre sera initialisé par le prix de sortie de stock de la livraison d'origine.

Famille mouvement

Il s'agit d'une information statistique qui sera reprise sur les mouvements de stock associés à la ligne de réception. Cette information est contrôlée par la table diverse numéro 9 et peut être initialisée par la transaction de réception utilisée.

Le bouton contextuel permet de :

Sélectionner une famille de mouvements dans la liste.

D'accéder à la table des familles de mouvements en fonction des habilitations de l'utilisateur.

Compte

La présence de cette information dépend du paramétrage de la transaction.

Il s'agit du compte qui sera transmis sur le contrôle facture achats. Ce compte est alimentée par défaut en fonction du compte présent sur la ligne de commande à l'origine de la ligne de réception ou par le compte déterminé par la pièce automatique PORD dans le cas d'une réception fournisseur directe ou liée à livraison inter-sites ou inter-sociétés.

Onglet Coûts

Cette section est affichée uniquement si la transaction de saisie le permet.
Elle présente un récapitulatif des coûts relatifs à l'ensemble du document, à la fois dans la devise de celui-ci et dans la devise de la société.
Les informations qu'elle présente étant obtenues par calcul, cette section n'est alimentée qu'une fois le document créé. En cas de modification d'un document existant, les données ne sont mises à jour qu'après enregistrement de la modification.

  • Le bloc Coût achat présente, pour l'ensemble du document :
    - le total des lignes HT,
    - le total des différents types de charge intervenant dans le calcul du coût d'achat,
    - le total des factures complémentaires (et avoirs sur factures complémentaires) venant impacter le document en cours, de façon directe ou indirecte. Il s'agit des factures complémentaires remplissant les deux conditions suivantes : elles sont validées et sont prises en compte dans le coût d'achat réalisé (leur indicateur Nouveau coût est actif).
    Rappel : l’impact du montant des factures complémentaires dont l’indicateur Nouveau coût a pour valeur Non, est visible au niveau du champ Montant HT ajusté dans l’écran SCD – détail lignes document accessible depuis la ligne de réception, et dans le champ Total charges produit.
    - le total des éléments de facturation majorants et minorants.
    - le Coût d'achat total (somme des lignes précédentes).

    Rappel :
    - Le total des charges directes est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en structure de coûts. La ventilation par nature de charge est disponible dans la fenêtre affichée grâce à l'option du bloc Répartition des coûts.
    - Le total des frais d'approche est alimenté uniquement si le document courant porte sur au moins un article dont les frais d'approche sont gérés en coefficient de frais d'approche et/ou coût fixe unitaire.
    - Lorsque la commande est de type inter-sites, le calcul du coût d'achat ne prend pas en compte le montant des lignes, ni les taxes non déductibles, ni les éléments de facturation.

  • Le bloc Répartition des coûts contient un zoom qui permet de consulter la liste des charges directes par nature de charge en devise document et en devise société.

    La liste des charges regroupées par nature de charges, ou détaillée par charge peut également être obtenue grâce à l'état PURFCS - Charges achat, disponible depuis la fonction des Impressions ou depuis le menu Fichier/Impression de la fonction courante ainsi que de celui de la fonction des Charges.

États

Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :

  BONRCP : Bons de réception

  PURFCS : Charges achats

  PRECEIPTE : Liste des réceptions d'achat

  PRECEIPTL : Liste réceptions achat détail

Mais ceci peut être modifié par paramétrage.

Ce paramétrage s'effectue au niveau de la Personnalisation de l'objet en cours, en lui associant soit un code état, soit un code impression.
Il est possible d'affiner ce paramétrage :

  • En indiquant un état particulier au niveau de la transaction de saisie. Si cet état correspond à un code impression, la liste des états associés à ce code impression est également proposée.
    L'état renseigné au niveau de la transaction de saisie ainsi que les états associés au code impression sont proposés automatiquement uniquement en mode création.
  • A un niveau plus fin, en associant au tiers, un modèle d'édition indiquant l'état à utiliser en priorité pour l'impression de chacun des documents, ainsi que le nombre de copies attendu.
    SEEINFOSi le nombre de copies n'est pas renseigné ou si aucun modèle d'impression n'est associé au tiers, c'est le nombre de copies défini pour l'imprimante de Destination qui est pris compte ; si le nombre de copies n'est pas renseigné sur l'imprimante de destination, alors par défaut, une seule copie est imprimée.

Actions spécifiques

Barre de menus

Texte / Texte entête

Cliquez sur cette action pour saisir un texte d'en-tête de réception. Ce texte sera imprimé sur le bon de réception.

Lors de la transformation du document, ce texte n'est jamais propagé sur les autres documents.

Texte / Texte pied

Cliquez sur cette action pour saisir un texte de pied de réception. Ce texte sera imprimé sur le bon de réception.

Lors de la transformation du document, ce texte n'est jamais propagé sur les autres documents.

Adresse / Adresse expédition

Cette fenêtre contient l'adresse d'expédition du fournisseur. Lors de la réception d'une ou plusieurs commandes, elle est alimentée avec le détail de l'adresse d'expédition de la première commande sélectionnée. C'est cette adresse qui sera utilisée pour déterminer, d'après l'origine du flux, si celui-ci doit donner lieu à une déclaration d'échanges de biens.

Option / Critères picking

Cliquez sur cette action pour saisir des critères de sélection permettant d'affiner la recherche sur les commandes fournisseur, sur les livraisons inter-sites et inter-sociétés à réceptionner, sur les expéditions et sur les pré-réceptions.

Les critères pouvant être utilisés sont les suivants :

  • Inter-sites : cochez cette case pour que la sélection affiche uniquement les commandes fournisseur inter-sites,

  • Code du fournisseur : vous pouvez utiliser des jokers de sélection (*, ?)

  • Référence article : vous pouvez utiliser des jokers de sélection (*, ?),

  • Référence article fournisseur : vous pouvez utiliser des jokers de sélection (*, ?),

  • Numéro de commande,

  • Date minimum de commande,

  • Numéro ordre fabrication/sous-traitance : vous pouvez indiquer le numéro de l'ordre de fabrication concerné (permet de sélectionner une ligne de commande de sous-traitance).

  • Numéro d'expédition générée par Sage X3,

  • Date minimum d'expédition (date d'en-tête de l'expédition),

  • Numéro d'identification de l'expédition (donné par le transitaire ou par l'agent chargé de l'expédition),

  • Transporteur,

  • Numéro de transport.

Après validation des critères saisis, les différentes listes de sélection sont automatiquement filtrées.

Informations douanières

Cette fenêtre contient les informations douanières ainsi que celles nécessaires à l'établissement de la déclaration d'échanges de biens (DEB). En création, certaines sont issues de la commande, ou initialisées à partir de celles renseignées sur la fiche Fournisseur lorsqu'il s'agit d'une réception directe.

  • Incoterm négocié ainsi que la ville Incoterm, le cas échéant.
    Le choix de l'incoterm n'est plus modifiable dès lors qu'un article géré avec une structure de coût est enregistré dans le document.
  • Code du transitaire ainsi que son adresse, lorsque la marchandise transite par un transporteur, en charge de l'export, se situant dans un pays de l'Union européenne : informations utilisées également pour la déclaration d'échange de biens portant sur l'acheminement de la marchandise jusqu'à son point d'exportation.

Les Informations CEE, utiles uniquement à la DEB, sont soumises au code activité DEB :

  • Numéro d'identification CEE du client (ou numéro de TVA intracommunautaire), lieu de transport CEE et mode de transport CEE.

Les informations liées aux Flux physiques : Régime CEE et Nature transaction, soumises également au code activité DEB, sont issues du paramétrage effectué au niveau de la fonction Régimes et natures mouvement.

Transport

Les codes incoterms, normalisés par la Chambre de Commerce Internationale, visent à uniformiser les termes commerciaux les plus utilisés dans le commerce international en définissant par un terme unique, interprétable d'une façon identique de par le monde, les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur lors de l'établissement d'un contrat de vente.

Le code incoterm, contrôlé dans la table des Incoterms, est notamment utilisé dans la Déclaration d'Echanges de Biens. Il peut, également, être exploité dans la définition des tarifs.

  • Ville Incoterm (champ ICTCTY)

Il s'agit de la ville associée à certains types d'incoterm. Exemples : FOB Le Havre. Une fenêtre de sélection permet de choisir une ville répertoriée dans le système. Il est, malgré tout, possible de saisir une ville non répertoriée.

Le transitaire permet d'identifier un tiers mandaté par l'expéditeur ou le destinataire pour assurer la continuité du transport lorsqu'une marchandise doit suivre plusieurs transports successifs. Le transitaire est contrôlé dans la table des transporteurs.

Le transitaire et son adresse seront exploités dans la Déclaration d'échanges de biens pour déclarer des flux de marchandises entre l'adresse de l'expéditeur et l'adresse du transitaire ou entre l'adresse du transitaire et l'adresse du destinataire.

Ce peut être notamment le cas lorsque l'on expédie des marchandises à l'export, les formalités douanières étant réalisées par un transitaire dans un autre pays membre de l'union. Un dépôt de DEB devant être effectué pour le transfert de la marchandise dans cet autre pays membre de l'Union.

  • Adresse transitaire (champ FFWADD)

Il s'agit du code adresse du transitaire. Il est initialisé avec l'adresse par défaut du tiers correspondant au transitaire. Cette adresse permet de déterminer si un dépôt de DEB pour ce flux est nécessaire.

Informations DEB
  • N° TVA intracommunautaire (champ EECNUM)

Il s'agit du numéro d'identification à la TVA du tiers. 

Ce numéro de TVA Européen doit être renseigné sur toutes les factures à destination ou en provenance de la Communauté Européenne. Il commence par deux lettres identifiant le pays du tiers puis par un numéro variable selon le pays.

En France, le numéro est constitué de FR, suivi de deux chiffres identifiant le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et suivi du numéro SIREN de la société.

Cette information doit obligatoirement être renseignée si le code SIREN est paramétré comme étant obligatoire pour le pays de la société.

  • Lieu transp. DEB (champ EECLOC)

Le lieu de transport est une information nécessaire à la Déclaration d'échanges de biens. Il se combine au code Incoterm pour déterminer les conditions de livraison reprenant les dispositions relatives au contrat de vente qui spécifient les obligations respectives du vendeur et de l'acheteur.

Cette information n'est pas exploitée pour la déclaration française.

  • Mode transport DEB (champ EECTRN)

Il s'agit du moyen de transport par lequel les marchandises sont présumées quitter le territoire national à l'expédition ou avoir pénétré sur le territoire national à l'introduction. Il est exploité dans la Déclaration d'échanges de biens (D.E.B.).

Flux physique

Il s'agit de l'information économique sur l'opération réalisée. La nature de la transaction est exploitée dans la Déclaration d'échanges de biens.
Cette information est initialisée sur les flux physiques où elle peut être modifiée. Sur certains flux financiers (Factures et avoirs de ventes) on aura également accès à cette information.
L'initialisation de la nature de la transaction s'effectue selon le paramétrage effectué au niveau de la table de correspondance des Régimes et natures mouvement, table permettant d'associer, à chaque type de flux, un Régime CEE et une Nature transaction CEE. Ce paramétrage pouvant être particularisé par législation, pays et groupe de sociétés.

Le régime CEE ou statistique permet de caractériser la nature de l'opération intracommunautaire d'un point de vue fiscale ou statistique. Le régime CEE est exploité dans la Déclaration d'échanges de biens.
Cette information est initialisée sur les flux physiques où elle peut être modifiée. Sur certains flux financiers (Factures et avoirs de ventes) on aura également accès à cette information.
L'initialisation de la nature de la transaction s'effectue selon le paramétrage effectué au niveau de la table de correspondance des Régimes et natures mouvement, table permettant d'associer, à chaque type de flux, un Régime CEE et une Nature transaction CEE. Ce paramétrage pouvant être particularisé par législation, pays et groupe de sociétés.

Option / Sections analytiques entête

Cliquez sur cette action pour accéder aux sections analytiques de l’en-tête de réception. Ces sections sont alimentées en fonction du code section par défaut PTH.

Option / Situation réception

Cliquez sur cette action pour avoir une vision détaillée de l'état de la réception, du point de vue de la facturation et du point de vue des retours fournisseurs.
Vous pouvez vérifier les informations suivantes :

  • le nombre de lignes de la réception,
  • si la réception est comptabilisée,
  • si une facture à recevoir a été générée,
  • le nombre de lignes de réception comptabilisées,
  • si la réception a été imprimée,
  • si la réception est soldée du point de vue de la facturation (Non, Partiellement, Totalement),
  • le nombre de lignes facturées.
Un premier tableau affiche les lignes de réceptions avec leurs informations de situation (Numéro de commande, Quantité commandée, Quantité réceptionnée, Soldée, Facturée, etc.).

Un second tableau affiche le détail des lignes de factures associées à la réception avec un tunnel disponible (si vous disposez des habilitations nécessaires) vers le contrôle facture achat pour chaque ligne de facture. Pour chaque ligne de facture, le  numéro de la ligne de réception concernée est également affiché.

Un dernier tableau présente le détail des lignes de retours associées à la réception avec un tunnel disponible (si vous disposez des habilitations nécessaires) vers les différents retours. Pour chaque ligne de retour, le numéro de la ligne de réception concernée est également affiché.

Option / Consultation de réceptions

Cliquez sur cette action pour accéder à la consultation des différentes réceptions fournisseurs.

Option / Transaction

Cliquez sur Transaction pour visualiser le format de cette transaction de saisie.

Traçabilité pièces

Cliquez sur cette action pour accéder à la fonction de consultation Traçabilité pièces. Cette fonction permet de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.

Non-conformité / Créer

Cliquez sur l'action Créer pour déclarer un incident de non-conformité pour la réception sélectionnée.

En général, vous déclarez une non-conformité quand vous avez observé, ou qu'on vous a informé, qu'un produit ne respecte pas les spécifications établies. La non-conformité déclarée présente des détails et des informations clés permettant d'analyser les raisons de l'incident ou la défaillance constatés.

Si un unique champ Description s'affiche, cela signifie que votre organisation requiert un minimum d'informations. Conservez la Description par défaut, ou modifiez-la si nécessaire, puis cliquez sur Créer pour créer la non-conformité.

Si la fonction Non-conformité s'affiche, vous êtes autorisé à créer un incident détaillé de non-conformité. Cela signifie que votre paramètre utilisateur NCSDOCCRE - Mode création non-conformité (chapitre TC, groupe NCS) a pour valeur 'Complet'. Vous pouvez conserver les valeurs de la réception par défaut, ou saisir ou sélectionner les valeurs que vous souhaitez afficher. Dans la section Identification, ajoutez vos observations détaillées sur les éléments non conformes aux spécifications, ou sur les défaillances ou défaillances potentielles du produit. Vous revenez sur cette fonction quand vous fermez une non-conformité.

  • Description (champ TITLE)

Conservez la description par défaut ou saisissez un description courte de la non-conformité. La description par défaut présente :

  • Le type de transaction et le numéro de transaction, par exemple 'Réception d'achat RECFR0110038', 'Retour client SRTPT0310002', 'Suivi de fabrication WOTFR0110011', si vous avez cliqué sur l'action Créer.
  • Le type de transaction, le numéro de transaction, et le numéro de ligne, par exemple 'Réception d'achat RECFR0110038 4000', 'Retour client SRTPT0310002 1000' si vous avez cliqué sur Créer non-conformité depuis l'icône Actions d'une ligne du document.

Ce champ est obligatoire.

Non-conformité / Lister

Cliquez sur l'action Liste pour afficher la liste des incidents de non-conformité qui ont été déclarés pour ce numéro de réception.

Les informations affichées indiquent toutes les modifications apportées à l'incident d'origine, par exemple les changements de quantité (champ Quantité NC), ou si la ligne de réception est active pour l'incident concerné (champ Statut ligne). La description par défaut présente le numéro de la ligne concernée de la réception, si la non-conformité a été créée depuis la ligne de document, par exemple 'Réception achat RECFR0110038 4000'.

La liste des non-conformités s'affiche dans l'ordre croissant avec la non-conformité la plus récente sur la première ligne. Cliquez sur Non-conformité depuis l'icône Actions pour afficher ou modifier les détails de la non-conformité.

Tableau

  • champ NBLIG

Ce champ indique le numéro de la ligne de la table ou du bloc.

Ce champ affiche l'identifiant unique de la non-conformité.

Mise en œuvre > Compteurs

  • Description (champ TITLE)

Ce champ affiche la description de la non-conformité saisie manuellement ou reprise de la transaction par défaut. La description par défaut présente :

  • Le type de transaction et le numéro de transaction, par exemple 'Réception d'achat RECFR0110038', 'Retour client SRTPT0310002', 'Suivi de fabrication WOTFR0110011'.
  • Le type de transaction, le numéro de transaction, et le numéro de ligne, par exemple 'Réception d'achat RECFR0110038 4000', 'Retour client SRTPT0310002 1000' si cette non-conformité a été créée à partir d'une ligne spécifique de transaction.

  • Type document (champ DOCTYP)

Ce champ identifie le type de transaction pour laquelle on a constaté un défaut, une défaillance, ou une défaillance potentielle de conception, de fabrication, de process, d'un service, ou du système. Si la non-conformité correspondante a été créée directement depuis une transaction, ce champ affiche le type de la transaction concernée.

  • Numéro document (champ VCRNUM)

Ce champ identifie le numéro de l'ordre ou de la pièce d'origine.

  • Numéro de la ligne (champ VCRLIN)

Ce champ identifie la ligne associée sur l'ordre ou la pièce d'origine. Si ce champ est nul, la non-conformité a été créée pour un document dans sa totalité, et non une ligne spécifique.

  • Date document (champ DOCDAT)

Ce champ affiche la date clé de la section d'en-tête du document d'origine ou de la commande. Par exemple, il peut s'agir de la date de réception effective (Réception d’achat), de la date de retour (Retour client) ou de la date de suivi (Suivi de fabrication/d’opérations).

  • Quantité NC (champ NCSQTY)

Ce champ présente la quantité réelle du document d'origine ou de la ligne de commande liés à cette non-conformité. Il peut s'agir de la quantité totale du document d'origine ou de la ligne de commande, ou d'une quantité partielle saisie manuellement. Dans le cas d’une non-conformité détectée dans le processus de fabrication, il s'agira de la quantité rejetée réalisée. La quantité est exprimée en unité de stock.

  • Quantitée origine (champ DOCQTY)

Ce champ présente la quantité de la pièce d'origine ou de la ligne de commande. La quantité est exprimée en unité de stock.

Ce champ affiche le code du fournisseur pour qui le document d'origine ou la commande ont été créés. Il est uniquement disponible quand le Type document (champ DOCTYPE) concerne les documents d'achat.

Ce champ affiche le code du client pour qui le document d'origine ou la commande ont été créés. Il est uniquement disponible quand le Type document (champ DOCTYPE) concerne les documents de vente.

Ce champ affiche le code d'affaire associé. Il peut contenir :

  • Un code affaire
  • Un code affaire et un code de budget d'affaire
  • Un code affaire et un code de tâche d'affaire, soit un code de tâche matière ou de tâche main d'œuvre (ventes uniquement), ou une combinaison entre un code tâche main d'œuvre et matière.

Si ce champ affiche un caractère spécial, par exemple un point d'exclamation (!), cela signifie qu'il est lié à la structure de l'affaire. Les points d'exclamation servent de séparateur entre le code affaire et la structure ; soit la structure du budget de l'affaire, soit la structure opérationnelle de l'affaire (relative à la tâche). Par exemple, si le code de tâche matière est 'USA-P3' et le code affaire est 'USA12345678', ce champ affiche le lien à la structure opérationnelle de l'affaire soit USA12345678!USA-P3'.

Le nombre de séparateurs utilisés permet ainsi d'identifier facilement et rapidement le lien vers l'affaire ou la structure de l'affaire. S'il n'y a aucun séparateur, le lien est effectué vers l'affaire. Un unique séparateur, par exemple un point d'exclamation, placé après le code affaire (le premier code) signifie que le lien correspond à une tâche (lien vers la structure opérationnelle d'affaire). Deux séparateurs placés après le code affaire signifient que le lien correspond à un code budget (lien vers la structure du budget de l'affaire).

  • Etat ligne (champ LINSTA)

Ce champ indique si une ligne spécifique est active et pertinente pour la non-conformité.

Bloc numéro 2

Il n'y a pas de message d'erreur autre que les messages d'erreur génériques.

Tables mises en œuvre

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